FENOMENA PENGALIHAN / KONVERSI SUATU SISTEM LAMA KE SISTEM BARU Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Setiap pengkonversian memiliki derajat kesulitan dan kompleksitas tergantung pada sejumlah faktor. Jika sistem baru merupakan sebuah perangkat lunak yang terbungkus (canned) maka konversi akan relatif lebih mudah. Namun jika konversi harus memanfaatkan perangkat lunak yang dibuat sesuai dengan pesanan (customized) baru, database baru, perangkat komputer dan perangkat lunak kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi lebih sulit dan menantang. Alasan Melakukan Konversi Perusahaan atau organisasi melakukan pengalihan atau konvesri sistem yang lama disebabkan karena beberapa hal. Pertama, adanya permasalahanpermasalahan (problems) yang timbul pada sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :ketidakberesan dalam sistem yang lama sehingga mengakibatkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan atau karena adanya pertumbuhan organisasi yang menyebabkan timbulnya kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data juga semakin meningkat dan terjadi perubahan prinsip akuntansi yang baru sehingga perlu disusun sistem yang baru. Sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. Kedua, Untuk meraih kesempatan-kesempatan dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan pengembangan sistem informasi sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen. Ketiga, adanya instruksi dari pimpinan atau adanya peraturan pemerintah.
Kesalahan-kesalahan yang Berakibat Buruk Bagi Perusahaan Ketika Melakukan Pengalihan/Konversi Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi atau perusahaan, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Fenomena tersebut dapat disebabkan oleh beberapa hal. Pertama, sistem yang dikembangkan tidak sesuai dengan keinginan user. Hal ini dimungkinkan terjadi ketika proses pengembangan sistem meliputi proses investigasi, analisa design sistem, dan sebagianya kurang teridentifikasi dengan jelas. Kedua, Sikap dan perilaku dari user ataupun manajemen yang tidak sejalan dengan alur pengembangan bahkan cenderung menolak atau sulit menerima adanya konversi sistem yang terjadi di perusahaan. Ketiga, kekhawatiran yang berlebih dari para karyawan perusahaan karena adanya konversi sistem informasi yang baru akan mengakibatkan terjadinya lay-off atau pengurangan karyawan perusahaan. Keempat, proses konversi tidak dibarengi dengan business reengineering process, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan. Kelima, perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang meliputi aktivitas: Hardware, software and services acquisition, Software development or modification, End user training, System documentation & Conversion methode. Hal inilah yang terjadi ketika perusahaan Garuda Indonesia melakukan Konversi pada sistem penerbangannya. Ada empat macam cara umum yang digunakan untuk melakukan peralihan/konversi dari sistem lama menuju sistem baru, yaitu: 1. Sistem Paralell cut over 2. Direct Cut-Over (Immedite Cut Over) 3. Phased in Cut Over Method 4. Pilot Approach atau Distributed Approach BERBAGAI CARA DALAM PENGKONVERSIAN SISTEM 1. Sistem Paralell cut over Sistem ini memungkinkan melakukan pengoperasian sistem lama dan sistem baru secara bersamaan (pada suatu saat yang telah ditentukan). Setiap
hasil proses akan dievaluasi, disambung dan apabila sistem baru telah/menjadi lebih baik dari sistem lama maka dilakukan penggantian dengan sistem yang baru. Kelebihan sistem Paralel: Memungkinkan pengecekan data pada sistem lama, karena kedua sistem dimungkinkan dilakukan secara bersamaan. Menambah rasa aman bagi user, karena proses pengalihan tidak berlangsung seketika itu namun melalui proses peralihan paralel. Gambar 1. Proses Konversi Menggunakan Metode Paralell Kekurangan sistem paralell: Penggunaan tenaga kerja menjadi dua kali lebih banyak untuk menangani sistem lama dan sistem baru. Masalah biaya, hal ini terkait dengan penggunaan sumber daya yang lebih banyak sehingga berimplikasi terhadap biaya yang relatif lebih mahal. Tidak mudah membandingkan kualitas hasil output sistem informasi yang baru terhadap sistem lama. 2. Direct Cut-Over (Immedite Cut Over) Metode ini dilakukan dengan cara pengalihan langsung, dimana sistem yang baru langsung digunakan untuk menggantikan sistem lama pada suatu saat/periode yang telah ditentukan. Konversi ini dapat dilakukan apabila: Telah dilakukan pengecekan secara sistem ekstensif sehingga menghindari kemungkinan kesalahan sistem.
Adanya toleransi terhadap waktu tunggu (Time Delay). User dipaksa harus menggunakan sistem baru. Hal ini berkaitan dengan sifat dari sistem yang baru akan diterapkan. Apabila sistem tersebut harus segera digunakan maka metode direct cut over merupakan pilihannya. Pemotongan Total KONVERSI LANGSUNG Suatu metode atau sistem konversi yang digunakan tentunya terdapat resiko-resiko dalam pengimplementasiannya. Resiko yang dimungkinkan terjadi pada teknik Direct Cut-Over ini adalah: Delay yang lama berakibat terjadi makin banyak kesalahan. User menggunakan sistem yang belum dikenal. Karena sifatnya memaksa user untuk menggunakan, ada kemungkinan user tidak mengenali dengan baik mengenai sistem baru tersebut. User tidak berkesempatan membandingkan antara sistem lama terhadap sistem baru. Hal ini terkait dengan sifat sistem yang memaksa sehingga user tidak punya pilihan untuk membandingkannya dengan sistem yang lain. 3. Phased in Cut Over Method Strategi konversi ini menggabungkan dua pendekatan. Pertama, dengan mengurangi sebanyak-banyaknya resiko yang dapat terjadi. Dengan kata lain, pada saat awal dilakukan parallel run selanjutnya pada pertengahan periode secara bertahap sistem lama digantikan sistem baru.
Pemotongan Total Sistem Lama Sistem Baru KONVERSI PHASE-IN Keuntungan menggunakan metode Phased in cut over method: User terlibat dalam konversi ini. Dapat mendeteksi bila terjadi kesalahan sistem/data. Kerugiannya menggunakan metode Phased in cut over method: Membutuhkan waktu yang lebih lama. Apabila sistemnya besar, strategi ini akan sulit dilakukan. 4. Pilot Approach atau Distributed Approach Strategi konversi ini dilakukan apabila terdapat beberapa lokasi atau site. Misalnya pada sistem bank, franchise, restoran, supermarket dan lainnya. Pengujian dan pengoperasiannya dilakukan pada suatu lokasi terpilih dan apabila hasilnya memuaskan baru dilakukan konversi di lokasi lainnya. Pemotongan Total KONVERSI PILOT Dengan metode Konversi pilot ini, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Dengan kata lain metode pilot ini mensegemntasi organisasi berbeda dengan metode phase in yang
mensegmentasi sistem. Penggunaan metode ini sedikit lebih berisiko dibandingkan dengan metode langsung dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel. Metode ini memungkinkan untuk melokalisir dan melakukan koreksi sebelum konversi lebih jauh diimplemntasikan. Metode pilot lebih cocok digunakan apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya. Mengkonversi File Data Keberhasilan dalam melakukan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru yang meliputi: Format File, Isi File, dan Media Penyimpanan. Secara mendasar, terdapat dua metode yang dapat digunakan untuk menjalankan konversi file, yaitu: (A). Konversi File Total dimana metode ini dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas (4 metode). (B) Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung. Referensi: http://ihsansenjaya.blogspot.com/2010/06/konversi-sistem-baru.html http://adwirman.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/fenomena-konversisistem-lama-ke-sistem-baru/comment-page-1/#comment-4 mia says: December 27, 2010 at 1:08 pm Adwirman, anda sangat detail menjelaskan mengenai metode konversi sistem lengkap dengan solusi untuk masing-masing metode konversi. ada baiknya anda menambahkan gambar-gambar sebagai ilustrasi untuk masing-masing metodenya agar lebih mudah dipahami.
https://www.blogger.com/comment.g?blogid=6538426957561674803&postid=21 12644504609348217&page=1&token Mia berkata... Informasi mengenai metode konversi yang disampaikan cukup detai dan padat disertai kelebihan dan kekurangan masing-masing metode konversi. Sangat informatif. seringkali ketika suatu organisasi atau perusahaan melakukan konversi terjadi kesalahan dan berakibat fatal terhadap perusahaan. menurut anda, apa saja kesalahan yang dapat terjadi dan berdampak buruk bagi perusahaan atau organisasi? sebelumnya terima kasih atas jawabannya.