BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Setiap kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris Dekan tentunya mempunyai batasan-batasan dalam melakukan pekerjaannya. Batasan-batasan tersebut dapat meliputi tata krama, sopan santun, protokoler dan lain-lain. Di maksudkan agar menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat agar mereka senang, tenang, tentram, terlindung tanpa merugikan kepentingannya serta terjamin agar perbuatannya yang tengah dijalankan sesuai dengan adat kebiasaan yang berlaku dan tidak bertentangan dengan hak-hak asasi umumnya. Hal itulah yang mendasari tumbuh kembangnya etika di dalam diri seorang sekretaris dekan dan penting untuk di terapkan. Menurut para ahli maka etika tidak lain adalah aturan prilaku, adat kebiasaan manusia dalam pergaulan antara sesamanya dan menegaskan mana yang benar dan mana yang buruk. Di dalam Fakultas Ekonomi, Dekan mempunyai tiga orang sekretaris. Tetapi tidak ada pembagian tugas secara khusus pada ketiganya, hanya saja salah satunya bertugas membantu dekan pada sore hari di jadwal ekstensi dan dua orang sekretaris bertugas pada pagi hingga siang hari. Akan tetapi semua dapat dikerjakan bersama-sama dan berkesinambungan baik membantu menangani tugas Dekan yang berkaitan dengan public relation maupun yang lainnya. Sekretaris Dekan melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai seorang sekretaris organisasi maupun pribadi. Sekretaris dekan melakukan banyak
hal mulai dari tugas perkantoran, resepsionis, keuangan, sosial hingga tugas insentil atau menyiapkan agenda rapat. Sekretaris dekan juga melakukan tugas untuk mahasiswa seperti menstempel berkas, membuat dan memberi nomor surat masuk dan surat keluar. Dimana dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sekretaris dekan harus memiliki suatu batasan atau etika profesi agar tugas maupun fungsinya dapat dilakukan secara kompeten dan terealisasi dengan baik tanpa adanya suatu kesalahan yang fatal. Mengingat banyaknya tugas yang harus dikerjakan oleh sekretais dekan, Maka dari itu sangat penting penerapan etika profesi pada pekerjaan sekretaris dekan fakultas ekonomi USU. Adapun Etika didefenisikan juga sebagai ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia, mana yang dapat dinilai baik dan mana yang dapat dinilai tidak baik (Perkembangan etika profesi :http//rizal.blog.undip.ac.id). Etika akan berkaitan dengan konsep yang dimiliki oleh individu ataupun kelompok untuk menilai apakah tindakan-tindakan yang telah dikerjakannya itu salah atau benar, buruk atau baik. Etika akan memberikan semacam batasan maupun standar yang akan mengatur pergaulan manusia di dalam kelompok sosialnya. Dalam pengertiannya yang secara khusus dikaitkan dengan seni pergaulan manusia, etika ini kemudian dirupakan dalam bentuk aturan (code) tertulis yang secara sistematik sengaja dibuat berdasarkan prinsip-prinsip moral yang ada dan pada saat yang dibutuhkan akan bisa difungsikan sebagai alat untuk menghakimi segala macam tindakan yang secara logika-rasional umum (common sense) dinilai menyimpang dari kode etik.
Menurut Surna (1990:56) kode etik ibarat kompas yang menunjukkan arah moral bagi suatu profesi sekaligus sebagai sarana untuk membantu para pelaksana seseorang sebagai seseorang yang professional supaya tidak dapat merusak etika profesi. Menurut Surna (1990:56) ada tiga hal pokok yang merupakan fungsi kode etik profesi yaitu : 1. Kode etik profesi memberikan pedoman bagi setiap anggota profesi tentang prinsip profesionalisme yang digariskan. Maksudnya bahwa dengan kode etik profesi, pelaksana profesi mampu mengetahui suatu hal yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan. 2. Kode etik profesi merupakan sarana kontrol sosial bagi masyarakat atas profesi yang bersangkutan. Maksudnya bahwa etika profesi dapat memberikan suatu pengetahuan kepada masyarakat agar juga dapat memahami arti pentingnya suatu profesi, sehingga memungkinkan pengontrolan terhadap para pelaksana di lapangan kerja (kalangan sosial). 3. Kode etik profesi mencegah campur tangan pihak diluar organisasi profesi tentang hubungan etika dalam keanggotaan profesi. Arti tersebut dapat dijelaskan bahwa para pelaksana profesi pada suatu instansi atau perusahaan profesi di lain instansi atau perusahaan. Sekretaris dekan merupakan orang yang berperan penting dalam membantu tugas-tugas pimpinan. Seorang sekretaris diharapkan mampu memperlancar tugas pimpinan dengan segala kemampuan dan keterampilan yang miliki, tetapi bukan hanya itu saja, seorang sekretaris juga harus memiliki etika sesuai dengan panggilannya sebagai seorang sekretaris.
Dalam konteks profesional, menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan etika yang berlaku memang merupakan suatu keharusan, bukan hanya pilihan. Hal ini berlaku untuk seluruh jajaran sumber daya manusia dalam perusahaan, termasuk juga untuk seorang sekretaris, seorang sekretaris mesti memahami dasar-dasar etika kesekretarisan, yang melandasi profesionalisme seorang sekretaris. Konsistensi dalam mengimplementasi etika akan menunjang kemantapan karir dan sukses berkesinambungan. Untuk itulah sekretaris dekan harus mampu menentukan apa yang harus dilakukan seperti menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima intrusksi dan dikte dari dekan, menangani surat-surat masuk dan surat-surat keluar, mengetik suratsurat untuk dekan membuat konsep surat bersifat rutin, serta memfile dan mengindeks surat-surat, menjadwal kegiatan Dekan, menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar, menerima tugas akhir mahasiswa yang akan ditandatangani Dekan, mengantar surat masuk ke bagian lain yang sudah diproses Dekan, mengetik surat keluar, menerima telepon, menerima fax, menerima tamu yang akan bertemu dngan dekan, mencatat janji-janji untuk dekan, menangani urusan pribadi dekan dengan bank, memeberikan ucapan selamat atau menyatakan ikut berduka cita kepda relasi atas nama dekan, memproses program dekan dan tim, serta memantau kenyamanan, keserasian, dan kelengkapan ruang kerja dekan, sekretaris dan ruang rapat Dekan. Oleh karena itu, sebuah profesi hanya dapat memperoleh kepercayaan dari orang lain apabila dalam dirinya ada kesadaran kuat untuk mengindahkan etika profesi pada saat memberikan jasa keahlian profesi kepada orang lain atau
masyarakat yang memerlukannya. Tanpa penerapan etika profesi apa yang semula dikenal sebagai sebuah profesi yang terhormat akan segera jatuh menjadi sebuah pekerjaan yang mencari nafkah biasa yang sedikit pun tidak diwarnai dengan idealisme dan ujung-ujungnya akan berakhir dengan tidak adanya lagi respek maupun pekerjaan yang pantas diberikan kepada profesi tersebut. Pentingnya penerapan etika pada seorang penyandang profesi sekretaris dekan bertujuan untuk mengarahkan agar tidak menyimpang dari peraturan tata tertib serta budaya yang diciptakan dalam organisasi tersebut. Suatu penyimpangan akan terjadi jika etika tidak dilaksanakan dengan baik, sehingga mengakibatkan ketidaklancaran dalam melaksanakan tugas sebagai seorang sekretaris. Dari uraian di atas untuk itulah penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana Penerapan Etika Profesi Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi. B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusahan masalah yang akan dibahas dalam paper ini adalah Bagaimana Penerapan Etika Profesi Pada Pekerjaan Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi? C. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian adalah untuk mengetahui penerapan etika profesi Serketaris Dekan Fakultas Ekonomi.
D. Manfaat Penelitian a. Bagi peneliti, menambah pengetahuan dan pemahaman mengenai penerapan etika profesi sekretaris dalam organisasi serta memperkenalkan pada lingkungan kerja atau wujud nyata dari profesi sekretaris b. Bagi organisasi, memberikan bahan masukan, sumbagan pemikiran dan perbaikan apabila terdapat kesalahan dalam penerapan etika profesi sekretaris c. Bagi pembaca, menambah pengetahuan, wawasan, dan refrensi tentang Penerapan etika profesi seorang sekretaris E. Jadwal Kegiatan Penelitian Riset ini diakukan oleh penulis pada kantor Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi dan jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut : Tabel 1. 1 Jadwal Kegiatan Penelitian No Kegiatan Minggu ke I II III IV 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan
Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset selama beberapa minggu mulai tanggal 20 Februari 03 Maret 2012 di bagian Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. F. Sistematika Penulisan Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah : BAB I. PENDAHULUAN Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan. BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Fakultas Ekonomi. BAB III. PEMBAHASAN Pada bab ini penulis akan menguraikan pembahasan tentang pengertian dan bentuk penerapan etika profesi sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi. BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai penerapan etika profesi pada pekerjaan sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi.