PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN Disajikan oleh: Nur Hasanah, SE, MSc KONSEP PPK Salah satu unsur pokok dalam TQM adalah PPK. Pelibatan karyawan: suatu proses untuk mengikutsertakan para karyawan pada semua level organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah. Pemberdayaan karyawan: pelibatan karyawan yang benar-benar berarti (signifikan); tidak sekedar hanya memberi masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan dan menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan, pelibatan karyawan menjadi alat manajemen yang tidak berguna. Tujuan PPK: Untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk memberikan customer value. Dasar pemikiran PPK: PPK merupakan cara terbaik untuk mengarahkan kreativitas dan inisiatif dari para karyawan terbaik ke arah peningkatan daya saing perusahaan. Perbedaan PPK dan Manajemen partisipatif: Manajemen partisipatif: cara kerja di mana manajer dan penyelia selalu meminta bantuan para karyawannya untuk melakukan tugas pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan lain-lain. PPK: mengarahkan para karyawan untuk membantu dirinya sendiri, saling membantu, dan membantu perusahaan. 1
PEMBERDAYAAN KARYAWAN Memberi tanggung jawab kepada karyawan Melatih cara melakukan pendelegasian dan penerimaan tanggung jawab Komunikasi dan umpan balik kepada karyawan Adanya penghargaan dan pengakuan Pemberdayaan karyawan merupakan kunci utama dalam meningkatkan motivasi dan produktivitas karyawan. FAKTOR PENGHAMBAT PPK Penolakan dari Manajemen 1. Ketidakamanan 2. Nilai-nilai pribadi 3. Ego 4. Pelatihan Manajemen 5. Karakteristik Kepribadian Para Manajer 6. Ketidakterlibatan Manajer 7. Struktur Organisasi dan Praktik Manajemen Penolakan dari Karyawan dan Serikat Pekerja Sindrom WOHCAOskeptis Kelembaman (inertia) Untuk mengatasi hambatan dan penolakan terhadap pelaksanaan PPK diperlukan 3 fungsi dari peranan manajemen yaitu komitmen, kepemimpinan, dan kemudahan. Peranan manajemen dalam PPK: 1. Menunjukkan sikap yang mendukung 2. Menjadi role model 3. Menjadi pelatih 4. Menjadi fasilitator 5. Mempraktekkan MBWA 6. Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi 7. Menghargai prestasi karyawan 2
IMPLEMENTASI PPK 1. Menciptakan lingkungan yang mendukung 2. Menentukan dan mengatasi penghambat 3. Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung 4. Menilai, menyesuaikan dan memperbaikinya Kesuksesan implementasi PPK memerlukan perubahan budaya organisasi (cara berpikir dan bekerja para manajer) KESALAHAN UMUM YANG HARUS DIHINDARI SAAT MENGIMPLEMENTASIKAN PPK 1. Memulai kegiatan tanpa adanya strategi sistemik 2. Memulai kegiatan PPK tanpa adanya kepemimpinan yang aktif dari manajemen 3. Menghitung kegiatan (seperti jumlah pertemuan tim untuk peningkatan kualitas) 4. Rencana dan harapan yang tidak realistis 5. Mengharapkan pelibatan akan ada akhirnya 5 METODE UNTUK MENDORONG KARYAWAN MEMBERIKAN MASUKAN 1. Brainstorming 2. Nominal Group Technique 3. Quality Circle 4. Kotak Saran 5. Management by Walking Around 3
PENGHARGAAN DAN PENGAKUAN PRESTASI Di dalam model TQM, peranan penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan, seperti penilaian kinerja, kompensasi, program pengakuan prestasi, dan sistem promosi, merupakan motivasi untuk mencapai sasaran perusahaan. Penghargaan biasanya dalam bentuk moneter, sedangkan pengakuan adalah tindakan atau kegiatan dalam bentuk non moneter. PENGHARGAAN UNTUK KARYAWAN Karyawan yang berprestasi harus diberikan penghargaan atau kompensasi. Sistem kompensasi harus memenuhi 4 prinsip manajemen kualitas: 1. Berorientasi pada pelanggan 2. Berorientasi pada tim kerja 3. Dapat diukur 4. Mengikutsertakan partisipasi seluruh karyawan SISTEM SARAN: KONSEP DAN IMPLEMENTASI Sistem saran merupakan kumpulan proses yang digunakan untuk meminta, mengumpulkan mengevaluasi, dan menerima atau menolak saran. Segi positif dari sistem saran: setiap saran yang berasal dari karyawan pasti akan dipatuhi oleh mereka. 4
PERANAN MANAJEMEN DALAM IMPLEMENTASI DAN OPERASI SISTEM SARAN TERDIRI ATAS TUJUH TAHAP Membuat Kebijakan Mengadakan Sistem Saran Mempromosikan Sistem Saran Evaluasi Saran dan Sistem Saran Melaksanakan Saran Menghargai Karyawan Memperbaiki Sistem Saran PERBAIKAN SISTEM SARAN 1. Perbaikan pemrosesan saran Kriteria sistem saran yang baik: Semua saran mendapatkan tanggapan formal Semua saran ditanggapi dengan segera Prestasi setiap departemen dalam memberikan dan menanggapi saran dipantau oleh manajemen Biaya dan penghematan sistem dilaporkan Penghargaan dan pengakuan ditangani segera Ide-ide yang bagus dilaksanakan Konflik kepribadian diminimumkan 2. Perbaikan setiap saran Identifikasi masalah dan perumusan ide untuk perbaikan Menyampaikan ide-idenya secara ringkas dan jelas dalam bentuk tulisan PARTISIPASI KARYAWAN DALAM SISTEM SARAN Menghilangkan hambatan tersembunyi Perilaku negatif Keterampilan menulis yang kurang baik Khawatir sarannya ditolak Ketidakmudahan Mendorong karyawan baru agar terlibat Menjelaskan pentingnya saran-saran Melakukan suatu perbaikan kecil pada tugas karyawan baru Menugaskan untuk bekerjasama dengan karyawan yang berpengalaman Memberikan umpan balik positif Melatih karyawan yang segan berpartisipasi 5
REFERENSI Nasution, MN. 2010. Manajemen Mutu Terpadu: Total Quality Management. Ghalia Indonesia, Bogor. Tjiptono, Fandy & Anastasia Diana. 2001. Total Quality Management. Andi, Yogyakarta. 6