MENGENAL MYOB ACCOUNTING 1. SEKILAS TENTANG MYOB ACCOUNTING MYOB (Mind Your Own Business) ACCOUNTING merupakan software olah data akuntansi secara terpadu (integrated software), yaitu proses pencatatan data transaksi akuntansi dilakukan dengan cara mengentri data transaksi melalui media form yang terdapat dalam Command Centre, kemudian program MYOB akan memproses secara otomatis, cepat, tepat, dan terpadu ke dalam seluruh catatan akuntansi dan berakhir dengan laporan keuangan. Software ini dibuat oleh MYOB Limited Australia, dan sudah dipakai di berbagai negara, baik di Eropa, Amerika, Kanada, dan Asia. MYOB ACCOUNTING dapat diterapkan pada berbagai jenis perusahaan, baik bidang jasa, dagang (retail) maupun industri (pengolahan), dan pertanian serta usaha-usaha yang lain. MYOB ACCOUNTING memiliki berbagai kelebihan dibandingkan dengan software sejenis lainnya, di antaranya : Mudah dipahami dan digunakan sehingga bisa diajarkan kepada mahasiswa/i, maupun dipelajari oleh user secara mandiri untuk aplikasi langsung dalam pengelolaan perusahaan. Bisa diterapkan untuk jenis usaha yang ada di Indonesia, baik untuk skala kecil, menengah, dan besar. Mampu menampilkan data secara cepat dan mudah, baik ke layar monitor maupun dicetak ke printer. Mampu menyajikan laporan keuangan yang lengkap, akurat, dan cepat serta memenuhi Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Indonesia. Mampu menstransfer data maupun laporan keuangan ke program excel, sehingga kalau ada laporan keuangan yang tidak sesuai keinginan user dapat diedit dengan excel. Fleksibel, artinya kode akun dan nama akun dapat disesuaiakan dengan kondisi perusahaan, Standar Akuntansi Keuangan (SAK). Integrated, data akuntansi mulai dari jurnal, modul besar, modul pembantu, kartu persediaan, ayat penyesuaian, dan laporan keuangan menjadi satu sehingga dalam satu unit komputer mampu dipakai untuk banyak jenis usaha dan data yang berbeda.
2. CARA KERJA MYOB ACCOUNTING Siklus akuntansi dimulai dari pencatatan data keuangan awal tahun, kemudian dilakukan pencatatan transaksi ke dalam jurnal sekaligus ke dalam kartu piutang, utang, dan kartu persediaan, dan dilanjutkan dengan memposting jurnal ke dalam modul besar, membuat ayat jurnal penyesuaian, dan posting ayat jurnal penyesuaian ke dalam modul besar dan diakhiri dengan penyusunan laporan keuangan. Pada akhir tahun dilakukan pencocokan antara jumlah saldo-saldo kartu piutang dengan saldo akun piutang usaha dalam modul besar, demikian juga dengan kartu utang dan kartu persediaan. Melihat proses akuntansi dalam satu siklus yang demikian, banyak pekerjaan, form, modul, kartu, dan laporan-laporan, maka pekerjaan demikian menjadi tidak efisien dan efektif, jika dikerjakan secara manual. Untuk itu, MYOB ACCOUNTING memberikan solusi yang baik untuk Anda. Berikut ini gambaran cara kerja MYOB ACCOUNTING Accounts Fasilitas account berfungsi untuk membuat/mengedit akun, mencatat saldo awal modul besar, proses pembuatan jurnal umum, posting, dan penyusunan laporan keuangan. Menu Accounts dapat menyajikan laporan yang berhubungan dengan laba rugi dan neraca. Banking Fasilitas banking berfungsi untuk mencatat penerimaan uang (deposit) dan pengeluaran cek yang bukan bersumber dari pelunasan piutang dan pembayaran utang. Menu banking mampu menyajikan laporan penerimaan dan pengeluaran kas secara keseluruhan. Sales Fasilitas sales berfungsi untuk mencatat, menampilkan, dan mencetak transaksi penjualan, retur penjualan dan pelunasan piutang serta menyajikan laporan yang berhubungan dengan penjualan, misalnya rekap penjualan per item barang, penjualan per costumer, dan laporan analisis piutang per kelompok umur dan saldonya. Purchases Fasilitas purchases berfungsi untuk mencatat, menampilkan, dan mencetak transaksi pembelian, retur pembelian, dan pembayaran utang serta menyajikan laporan keuangan
yang berhubungan dengan pembelian, misalnya rekap pembelian per item barang dan pembelian tiap-tiap pemasok. Inventory Fasilitas Inventory berfungsi untuk mencatat, barang (item) yang dibeli untuk dijual, penggabungan komponen barang menjadi satu unit barang, atau menguraikan satu unit barang menjadi komponen-komponen yang lebih kecil, dan menyajikan laporan yang berkaitan dengan persediaan. Card File Fasilitas card file berfungsi untuk mengadministrasikan data pelanggan (customer) dan pemasok (supplier) baik yang berkaitan dengan nama, alamat, saldo awal piutang, utang dan pengaruh transaksi penjualan dan pembelian serta perjanjian bisnis lain. Selain itu, dapat juga digunakan untuk administrasi karyawan perusahaan. 3. TATA CARA PENGOPERASIAN MYOB ACCOUNTING merupakan software yang berbasis Windows sehingga Anda akan lebih mudah mengoperasikan program ini apabila anda sudah memahami dan mampu mengoperasikan sistem operasi Windows dengan baik. Pembahasan pada bagian ini akan menguraikan beberapa istilah/perintah dasar yang secara umum digunakan dalam operasi Windows dan MYOB ACCOUNTING : Click (klik) Menekan tombol kiri mouse dan melepaskannya. Klik kanan Menekan tombol kanan mouse dan melepaskannya. Klik ganda Menekan dan melepaskan tombol kiri mouse sebanyak dua kali secara cepat dan berurutan. Klik & Drag Menekan dan menahan tombol kiri mouse sambil menggerakkan pointer mouse ke arah yang dikehendaki, kemudian melepaskan tombol kiri mouse tersebut. Ikon Merupakan gambar grafis dalam monitor yang mewakili suatu perintah tertentu yang disajikan dalam bentuk simbol, bilamana disorot dengan mouse akan menampilkantext,dan bila diklik akan melakukan sesuatu perintah atau operasi tertentu. Kotak Cek/periksa Merupakan media untuk mengaktifkan atau
menonaktifkan pilihan pilihan text di sampingnya. Contohnya adalah Jika kotak cek ini di klik, maka akan bertanda cek( ), artinya harga sudah Termasuk pajak. Namun apabila tidak ada tanda cek ( ), maka harga belum Termasuk pajak. Panah Zoom Merupakan media untuk membuka pilihan-pilihan sesuai dengan text di sampingnya. Contohnya adalah Jika panah zoom ini di klik, maka akan membuka akun cash in bank. Selanjutnya bisa dilakukan edit dan sebagainya. Panah dropdown Merupakan media untuk mengaktifkan atau membuka Pilihan-pilihan sesuai dengan text di sampingnya. Contohnya adalah Jika panah dropdown ini di klik,maka akan membuka daftar nama akun (account list), dan pilih salah satu diantaranya sebagai nama akun yang sesuai dengan kategori akun income account, maka akun untuk mencatat pendapatan, adalah akun Penjualan. Option Merupakan opsi atau pilihan sesuai dengan pengertian text yang ada disampingnya.contohnya adalah Jika option ini yang dipilih (ada titik hitam dalam bulatan), maka akun tersebut tergolong akun detail, yaitu akun postable, akun yang bisa menerima posting. Jika yang ada tanda titik hitam adalah header account, yaitu akun header atau non-postable artinya tidak bisa menerima posting. Akun ini hanya berfungsi sebagai rekap jumlah akun dalam kelompoknya, misalnya aktiva lancar. Kotak Dialog Merupakan sebuah tampilan yang muncul setelah melakukan perintah (mengklik suatu menu), sebagai media untuk berdialog antara Anda dan MYOB ACCOUNTING. Kotak dialog ini berisi beragam isian dan
pilihan sesuai yang dibutuhkan untuk menjalankan program MYOB ACCOUNTING. <Tab> Artinya tombol Tab pada keyboard. <Enter> Artinya tombol enter pada papan keyboard. [...] Artinya tombol/tab pada jendela kerja MYOB ACCOUNTING. Dalam modul ini ditulis sebagai tombol [Record], yaitu untuk mengeksekusi (menyimpan) jurnal atau entry data lainnya. Dalam modul ini ditulis sebagai tombol [Next>], yaitu untuk melanjutkan ke proses berikutnya. Tab adalah kotak khusus untuk mengubah tampilan dalam sebuah jendela. Contoh Tab Disbursment (aktif). Tombol 1 2 4 1 3 4 1. Minimize adalah tombol yang berfungsi untuk mengecilkan tampilan jendela atau menutup sementara. 2. Maximize adalah tombol yang berfungsi untuk menampilkan jendela dalam kondisi satu layar penuh, dan tombol ini akan berubah menjadi tombol restore. 3. Restore adalah tombol yang berfungsi untuk kembali ke tampilan semula. 4. Close adalah tombol yang berfungsi untuk menutup jendela yang sedang aktif atau dapat juga berfungsi sebagai tombol untuk mengakhiri program MYOB ACCOUNTING. 4. KEUNTUNGAN KOMPUTERISASI DATA AKUNTANSI Dengan komputerisasi data akuntansi menggunakan MYOB ACCOUNTING, tentunya banyak keuntungan-keuntungan yang bisa diperoleh. Beberapa keuntungan yang disajikan dibawah ini merupakan keuntungan penggunaan MYOB ACCOUNTING. 1) Proses kerja cepat. Sistem komputer dapat menghasilkan informasi atau laporan keuangan relatif lebih cepat dibandingkan dengan pekerjaan manual, karena
komputer dapat melaksanakan beberapa pekerjaan secara bersamaan dengan kecepatan tinggi. 2) Pencegahan kesalahan. Sistem komputer selain mampu bekerja cepat, juga teliti dan patuh melaksanakan perintah. Pemakaian komputer dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang sering dilakukan manusia. Komputer memproses data yang dientri oleh manusia. Jika manusia tidak teliti dan melakukan kesalahan, maka pemrosesan data oleh komputer juga akan salah. 3) Posting dari jurnal ke modul besar dan modul pembnatu serta kartu persediaan dapat dilakukan secara otomatis, sehingga informasi keuangan dapat dilihat atau dicetak setiap saat, dan dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan secepatnya. 4) Volume kerja lebih besar. Dengan komputerasisasi akuntansi, data transaksi akuntansi yang diolah dapat lebih banyak dan informasi yang dihasilkanpun lebih banyak. Dengan demikian, dapat memacu bisnis anda untuk berkembang lebih pesat lagi karena tidak ada rasa khawatir administrasi keuangan jadi terbengkalai. 5) Pencetakan dokumen dan laporan keuangan dapat dilakukan berulang kali, dalam waktu yang cepat. Karena data akuntansi dapat disimpan dalam komputer (hard disk) maupun media lain. Jika sewaktu-waktu dibutuhkan, tinggal buka dan cetak.