BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Perkembang zaman sekarang ini informasi memegang peran dalam setiap kegiatan. Setiap organisasi pasti membutuhkan dan memerlukan informasi dalam melakukan kegiatan. Arsip adalah salah satu sumber informasi yang dibutuhkan. Dalam organisasi arsip berfungsi sebagai pusat ingatan dan membantu dalam penggambilan keputusan. Pengertian arsip menurut Judith Ellis arsip adalah dokumen yang dibuat atau diterima dan dikumpulkan oleh seorang atau organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan pelestarian karena mempunyai nilai yang berkepanjangan 1. Kearsipan : Selain itu menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2 Setiap transaksi organisasi menghasilkan arsip yang memiliki karateristik yang berbeda beda sesuai dengan fungsi masing masing organisasi. Pada dasarnya arsip ada beberapa bentuk. Media paling umum yang saat ini digunakan adalah tekstual. 1 David Robert Managing Records in Special Formats dalam Judith Ellis, Keeping Archives (Victoria: Australia Society of Archives, 1993), hlm.2. 2 Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 Ayat 2.
2 Rekaman kegiatan tidak hanya dalam bentuk tekstual tetapi terdapat arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus salah satunya adalah arsip audio visual. Arsip audio visual memiliki karakteristik yang unik karena hanya dapat dilihat menggunakan alat yang khusus sehingga berbeda dengan arsip yang lainnya. Arsip ini digunakan sebagai pelengkap dan pendukung kegiatan organisasi, karena menggunakan media rekam yang berbeda. Pada dasarnya arsip audio visual tidak terbentuk sendiri melainkan dilengkapi dengan arsip pendukung lainnya. Arsip audio visual dapat berguna untuk memperkuat arsip dan membantu pengambilan keputusan. Karakteristik yang khusus pada arsip audio visual memerlukan sebuah program khusus agar informasi yang ada di dalamnya dapat diakses. Keterbatasan informasi yang ada pada arsip tekstual dapat dilengkapi dengan adanya arsip audiovisual. Kedua arsip tersebut akan saling mendukung dan melengkapi, sehingga organisasi semakin kaya akan informasi. Menurut Imam Gunarto dalam buku Manajemen Rekod Audio Visual menyebutkan perbedaan jenis arsip audio visual yang dibagi menjadi 5 (lima), yaitu arsip citra bergerak, citra statis, rekaman suara, peta, dan gambar konstruksi, serta arsip elektronik. 3 Salah satu jenis arsip audio visual adalah rekaman suara. Arsip rekaman suara adalah arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. 4 Arsip rekaman suara yang 3 Imam Gunarto dan Dwi Mudalsih, Manajemen Rekod Audio Visual (Jakarta : Universitas Terbuka, 2011), hlm.1.16 4 Ibid, hlm.1.17
3 menggunakan sistem perekam suara tertentu contohnya adalah CD, kaset, dan piringan hitam. Arsip rekaman suara sangat mendukung dalam kegiatan organisasi tetapi rentan mengalami kerusakan, terlebih pada kondisi lingkungan yang tidak mendukung. Maka dari itu arsip rekaman suara harus dijaga keselamatan fisik maupun infomasinya. Perlunya pemeliharaan dan perawatan arsip rekaman suara adalah demi menunjang keselamatan arsip itu sendiri. Banyak organisasi dapat menghasilkan berbagai arsip, namun tidak mampu dalam penerapan proses pemeliharaan dan preservasi. Saat ini perawatan di organisasi lebih berfokus kepada arsip tekstual, sedangkan pada arsip bentuk khusus seperti rekaman suara masih kurang diperhatikan. Apabila arsip rekaman suara tersebut telah rusak akan menghilangkan informasi yang ada di dalamnya. Sebagai mana mestinya arsip rekaman suara menjadi bagian yang kuat dalam organisasi. Perlunya pengakuan tehadap keberadaan arsip rekaman suara sebagai bagian dari kegiatan organisasi. Banyak jenis arsip rekaman suara yang tercipta di organisasi. Sound recording can come to the archives as part of large collection, as the result of a community oral history programme, and individually as recording of special event, celebrations, or presentations. 5 Rekaman suara bisa menjadi arsip sebagai bagian dari koleksi besar, sebagai hasil dari program sejarah lisan masyarakat dan individu sebagai rekaman acara khusus, perayaan, atau presentasi. Maka dari itu, preservasi terhadap arsip rekaman suara perlu dilaksanakan pada organisasi sebagai upaya penyelamatan serta memperpanjang umur arsip. Arsip 5 Laura Coles, A Manual for Archives (Columbia : Association of British Columbia Archivists, 1988),hlm.113
4 rekaman suara banyak tercipta dalam organisasi penyiaran salah satunya adalah PT. Radio Prima Unisi Yogyakarta. PT. Radio Prima Unisi Yogyakarta sering disebut dengan Radio Unisi merupakan organisasi yang bergerak dalam bidang penyiaran. Kegiatan penyiaran yang dilakukan pasti menghasilkan serta membutuhkan rekaman suara. Rekaman suara yang ada salah satunya adalah kaset yang berisi lagu-lagu lama. Unisi menggunakan rekaman suara berupa kaset dimulai pada tahun 1974. Selain itu kaset yang ada di Unisi didapat dengan cara membeli maupun sampel dari perusahaan musik. Jumlah kaset yang ada kurang lebih 1.000 buah, serta merupakan kaset yang telah tidak diproduksi kembali. Arsip rekaman suara yang berada di Unisi harus diberikan perawatan guna menjaga informasi. Preservasi menurut The Australian Institute for the Conservation of Cultural Material (AICCM) dalam buku Keeping Archive adalah : All actions taken to retard deterioration of or prevent damage to cultural material. It involves controlling the environment and conditions of use, and may include treatment in order to maintain an object as nearly as possible in an unchanging state. 6 Semua tindakan yang diambil untuk menghambat kerusakan atau mencegah kerusakan bahan budaya. Itu melibatkan pengendalian lingkungan dan penggunaan, termasuk pengobatan untuk mempertahankan arsip agar tidak rusak. Tindakan dalam upaya preservasi arsip rekaman suara di UNISI masih sederhana. Kemungkinan untuk mengalami kerusakan sangat besar ditambah dengan usia arsip yang tua. Hal lain seperti keterbatasan SDM dalam mengelola arsip rekaman suara juga membuat arsip tidak dipelihara dengan rutin berkala. 6 Elizabeth Hadlow, Preservation, dalam Jackie Bettington, Keeping Archives (Canberra: Australian Society of Archivist, 2008), hlm.87
5 Berdasarkan uraian latar belakang penulis dapat merumuskan beberapa masalah yaitu, bagaimana kondisi arsip rekaman suara di Unisi? Bagaimana prosedur perawatan arsip rekaman suara berupa kaset di Unisi? Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam perawatan arsip rekaman suara berupa kaset di Unisi? Kendala apa saja yang dialami dalam perawatan arsip rekaman suara berupa kaset di Unisi? B. Keaslian PT. Radio Prima Unisi Yogyakarta merupakan organisasi yang bergerak dalam bidang penyiaran. Arsip yang dihasilkan dalam kegiatan penyiaran adalah rekaman suara berupa kaset. Jumlah kaset yang ada kurang lebih terdapat 1.000 buah. Terdapat bermacam-macam jenis musik yang dimiliki yaitu pop, rock, slow rock, jazz. Selama 5 tahun terakhir PT. Radio Prima Unisi Yogyakarta belum pernah digunakan sebagai bahan kajian oleh mahasiswa Kearsipan dengan tema Preservasi Rekaman Suara. Namun tema Tugas Akhir yang membahas tentang Preservasi Rekaman Suara sebelumnya telah diambil oleh Yasminda Haru Fajarini, Pogram Studi Kearipan Universitas Gadjah Mada pada tahun 2015 berjudul Preservasi Rekaman Suara di Radio Republik Indonesia. Tugas Akhir ini membahas tentang preservasi arsip audio visual di RRI berupa piringan hitam dan kaset. Upaya perawatan yang dilakukan adalah melakukan pencucian piringan hitam, pembersihan pita kaset serta perbaikan pita kaset yang putus. Selain itu
6 perawatan lainnya adalah dengan melakukan alih media piringan hitam dan kaset menjadi bentuk CD. 7 Tema tugas akhir yang diambil oleh penulis adalah Preservasi Rekaman Suara di Unisi. Pada dasarnya perawatan arsip rekaman suara di PT. Radio Prima Unisi Yogyakarta akan mencakup apa yang telah dibahas dalam Tugas Akhir sebelumnya tetapi memiliki segi yang berbeda. Perbedaan itu meliputi objek yang diambil yaitu lebih berfokus kepada rekaman suara kaset. Selain itu dalam kegiatan preservasi lebih bermacam cara, yaitu pembersihan tape recorder, perbaikan pita kaset yang putus, perbaikan bantalan kaset, melakukan alih media, dan pencegahan pita kaset lengket. Tugas akhir ini merupakan karya orisinil dari penulis. Adapun karya tugas akhir sebelumnya yang memiliki tema yang serupa. Tetapi terdapat berbedaan mencakup pada tempat, objek, serta subjek. Terlihat jelas perbedaan antara tugas akhir penulis dengan karya sebelumnya yang memiliki tema yang sama. Adanya berbedaan tugas akhir baik dalam tempat, objek, serta objek diharapkan dapat menambah khasanah pembaca C. Tujuan dan Manfaat Tujuan dan manfaat Tugas Akhir dengan judul Preservasi Arsip Rekaman Suara di Radio Unisi adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui kondisi arsip rekaman suara di Unisi 7 Yasminda Haru Fajarini, Preservasi Arsip Rekaman Suara di Radio Republik Indonesia (RRI) Cabang Yogyakarta, Laporan Tugas Akhir pada Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2014.
7 2. Untuk mengetahui dan memahami prosedur perawatan arsip rekaman suara di Unisi berupa kaset. 3. Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan untuk perawatan arsip rekaman suara di Unisi. 4. Untuk mengetahui kendala yang terjadi dalam preservasi arsip rekaman suara di Unisi. D. Sistematika Penulisan Tugas Akhir dengan judul Preservasi Arsip Rekaman Suara di PT. Radio Prima Unisi Yogyakarta disusun menjadi 4 bab. Tiap bab memiliki keterkaitan terhadap bab yang lainnya. Agar mendapat gambaran mengenai kajian penulisan, berikut adalah sistematikanya. Bab 1 merupakan pendahuluan yang membahas tentang Latar Belakang dan Permasalahan, Keaslian, Tujuan Praktik Kerja Lapangan, dan Sistematika Penulisan. Latar belakang dan permasalahan merupakan sub bab yang membahas mengenai hal yang melatar belakangi disusunnya Tugas Akhir yang dilengkapi teori yang berkaitan. Selanjutnya, keaslian membahas tentang uraian bahwa Tugas Akhir Preservasi Arsip Rekaman Suara di PT. Radio Prima Unisi Yogyakarta merupakan karya orisinil dari penulis. Tujuan kerja praktik lapangan membahas tentang manfaat dari Praktik Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan, sehingga menambah wawasan serta pengetahuan ilmu kearsipan bagi penulis. Untuk sistematika penulisan adalah penjabaran mengenai hal yang akan ditulis. Ditulis menurut garis besar setiap bab yang terdapat dalam Laporan Tugas Akhir.
8 Bab 2 berisi mengenai Tinjauan Pustaka dan Metode Pengumpulan Data. Pada tinjauan pustaka menjelaskan berbagai kata kunci yang terkait dengan tema Tugas Akhir. Setiap kata kunci ditulis menurut studi pustaka yang relevan dengan tema yang diambil. Sedangkan metode pengumpulan data membahas mengenai berbagai metode yang digunakan dalam penyusunan Tugas Akhir. Metode yang digunakan meliputi observasi dan partisipasi, wawancara, serta studi pustaka. Bab 3 merupakan pembahasan mengenai Gambaran Umum Lembaga, Pengelolaan Arsip di Lembaga, dan Preservasi Arsip Rekaman Suara. Gambaran umum lembaga berisi mengenai profil Radio Unisi, struktur organisasi dan tugas pokok fungsi, serta pengorganisasian kearsipan. Untuk pengelolaan arsip di lembaga membahas mengenai jenis arsip yang berada di Radio Unisi, volume arsip, kondisi, serta sistem pengelolaan arsip. Selanjutnya, preservasi arsip rekaman suara merupakan pembahasan tentang hasil Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan oleh penulis. Sub bab ini ditulis menurut realita yang ada selama berada ditempat praktik. Bab 4 merupakan bab penutup meliputi Kesimpulan, Saran, Daftar Pustaka, dan Lampiran. Untuk sub bab kesimpulan adalah pernyataan secara singkat tentang pembahasan Tugas Akhir ini. Selanjutnya saran mengenai masukan yang berikan penulis didasarkan pada Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan yaitu tentang preservasi yang terdapat di Radio Unisi. Daftar pustaka berisi tentang semua bahan studi pustaka yang digunakan penulis. Lampiran berisi tentang dokumen tambahan yang digunakan, sehingga dapat menjelaskan lebih lanjut mengenai pokok bahasan di Tugas Akhir.