SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Pendahuluan Revisi --- 1 Internal Audit Charter Latar Belakang IAC (Internal Audit Charter) atau Piagam Internal Audit adalah sebuah kriteria atau landasan pelaksanaan internal auditing dan tata tertib secara tertulis tentang pelaksanaan pemeriksaan dan evaluasi untuk Satuan Kerja Audit Internal (SKAI) dan Satuan Pengawasan Internal (SPI) di dalam organisasi Bank. IAC menjelaskan visi dan misi peran SKAI serta menjelaskan tujuan, ruang lingkup, kedudukan, hak dan tanggungjawab, wewenang, serta norma-norma yang menjadi tolak ukur bagi SKAI untuk melakukan pekerjaannya, sehingga tidak akan terdapat kesalah-pahaman antara auditor dan auditee. IAC juga menjadi ketentuan yang harus dipenuhi untuk menjaga kualitas kinerja Internal Auditor dan Satuan Pengawasan Internal Bank Mestika dan hasil kerja, serta menekankan kualitas profesional, cara mengambil pertimbangan dan keputusan sewaktu melakukan pemeriksaan dan pelaporan. Hasil audit yang memenuhi standar akan sangat membantu pelaksanaan tugas Dewan Komisaris, Direksi dan Unit Bisnis / Unit kerja yang diaudit.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Pendahuluan Revisi --- 2 IAC ini berisikan pokok-pokok dan lampiran penjelasan sebagai berikut: No. Ref. Judul Manual Bab I Pasal 1. Bab III Pasal 5. Bab V Pasal 15 ayat 2a. Bab V Pasal 15 ayat 2b. Bab V Pasal 15 ayat 2c. Bab V Pasal 15 ayat 2d. Bab V Pasal 15 ayat 2e. Definisi dan Istilah. Kedudukan dan Struktur Organisasi SKAI Standar Prilaku / Kode Etik. Standar Atribut Standar Kinerja Standar Pelaporan dan Tindak Lanjut Standar Pengelolaan Mutu / Quality Assurance Lampiran Lainnya
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 1 INTERNAL AUDIT CHARTER ( PIAGAM INTERNAL AUDIT) BAB I. PENDAHULUAN Pasal 1 Definisi. Definisi dan istilah yang digunakan dalam Piagam ini dirincikan dalam Penjelasan Bab dan Pasal ini. Pasal 2 Maksud dan Tujuan 1. Sebagai pedoman untuk mengimplementasikan strategi yang ditujukan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan, serta merepresentasikan nilai-nilai yang ingin ditanamkan dalam organisasi Bank, tingkat ketaatan dan kontribusi pada pembentukan citra Bank. 2. Meningkatkan fungsi pengendalian yang terintegrasi (integrated control system) guna memastikan bahwa kegiatan fungsional dan operasional Bank sudah dijalankan dengan baik dan dapat memberikan nilai tambah bagi organisasi Bank melalui efektivitas penerapan Good Corporate Governance, pelaksanaan manajemen risiko dan prinsip-prinsip kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku. 3. Sebagai sarana bagi Bank dalam memahami peran, ruang lingkup, dan tujuan internal auditing dan SKAI.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 2 4. Mendorong peningkatan praktek kehati-hatian dalam organisasi Bank, dan memberikan kerangka untuk melaksanakan dan mengembangkan kegiatan internal auditing dalam meningkatkan kinerja organisasi Bank. 5. Menggambarkan prinsip-prinsip dasar praktek internal audit Bank yang seharusnya (best practices), memberikan kerangka dasar yang konsisten dalam mengevaluasi kegiatan dan kinerja SKAI maupun individu internal auditor. 6. Meningkatkan kualitas sistem dan sumber daya internal audit melalui pengembangan Soft Control dan Hard Control secara berkesinambungan sehingga diharapkan dengan sistem pengendalian yang semakin baik dapat mengoptimalkan pencapaian sasaran Bank yang ditetapkan.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 3 BAB II. VISI DAN MISI Pasal 3. Visi Menjadi Satuan Kerja yang memiliki dedikasi dan profesionalisme tinggi, mampu memberikan nilai tambah bagi organisasi Bank, membantu Dewan Komisaris dan Direksi menuju terciptanya Good Corporate Governance sehingga melalui aktvitas operasional, fungsional dan penggunaan teknologi sistem informasi, Bank menjadi institusi yang efisien dan efektif serta berdaya saing tinggi Pasal 4. Misi 1. Melaksanakan aktivitas internal auditing terhadap proses pengendalian fungsional dan operasional Bank, dan pengelolaan risiko serta kepatuhan menuju terciptanya Good Corporate Governance. 2. Meningkatkan kompetensi agar menjadi internal auditor yang profesional. 3. Membantu penilaian pelaksanaan kegiatan operasional dan fungsional Bank secara akurat, objektif, independen, tepat waktu dan tepat guna serta melaporkan penilaian tersebut kepada Presiden Direktur. 4. Memberikan nilai tambah baik secara kualitas maupun kuantitas, melalui pola kerja yang berfokus pada proses bisnis Bank dan nasabah, proaktif, antusias dan terpercaya, dapat berkomunikasi secara efektif, mampu menemukan akar permasalahan dan solusi serta dapat memanfaatkan secara optimal sistem teknologi informasi.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 4 BAB III. KEDUDUKAN, FUNGSI, TUGAS & TANGGUNG JAWAB SERTA WEWENANG SKAI Pasal 5. Kedudukan Satuan Kerja Audit Internal (SKAI) Bank Mestika adalah pelaksana tugas di bidang pengawasan internal aktifitas fungsional dan operasional Bank yang berkedudukan dibawah Presiden Direktur, serta bertanggungjawab langsung kepada Presiden Direktur. Kedudukan SKAI diatur dalam Struktur Organisasi yang ditetapkan Manajemen Bank, dan struktur organisasi internal SKAI dirincikan dalam Penjelasan Bab dan Pasal ini. Pasal 6. Fungsi 1. Menjadi pengawas independen yang berperan membantu Presiden Direktur dalam mengamankan investasi dan aset Bank secara efektif. 2. Melakukan fungsi sebagai konsultan untuk melakukan analisa dan evaluasi efektivitas penerapan GCG, manajemen risiko dan kepatuhan, serta sistem dan prosedur pada semua bagian dan unit kegiatan Bank. 3. Mendampingi pelaksanaan audit oleh pihak auditor eksternal agar kelancaran proses audit dapat tercapai.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 5 Pasal 7. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Melaksanakan pemeriksaan / audit berbasis Governance, Risk dan Compliance (GRC) terhadap jalannya aktifitas fungsional dan operasional Bank melalui penyajian pelaporan sesuai standar yang ditetapkan. 2. Melakukan evaluasi dan validasi terhadap sistem pengendalian, pengelolaan, pemantauan efektifitas serta efisiensi sistem dan prosedur untuk setiap unit organisasi Bank. 3. Memastikan proses tata kelola dan kepatuhan Bank telah sesuai dengan visi dan misi Bank, serta sejalan dengan ketentuan lainnya yang diatur oleh Otoritas Perbankan dan lembaga berwenang lainnya. 4. Mengidentifikasi kelemahan dan penyimpangan secara dini, potensi risiko, melakukan analisa risiko, memberi solusi / rekomendasi / alternatif perbaikan atas kelemahan yang timbul dan atau pengendalian yang dibutuhkan, sesuai perkembangan kompleksitas dan usaha Bank, baik di area operasional, fungsional dan penggunaan sistem teknologi informasi, yang akan menjadi fokus audit. 5. Melakukan monitoring dan evaluasi atas hasil-hasil temuan audit serta menyampaikan saran perbaikan terhadap penyelenggaraan kegiatan dan sistem / kebijakan / peraturan yang sesuai dengan persyaratan, peraturan perundangundangan, regulasi yang berlaku. 6. Berperan sebagai narasumber dalam aspek pengendalian dalam hal Bank melakukan pengembangan penyelenggaraan aktvitas operasional dan fungsional serta teknologi sistem informasi Bank.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 6 7. Mengidentifikasi dan menilai kembali kewajaran kebijakan dan prosedur yang ada di Bank secara berkesinambungan. 8. Menyampaikan hasil audit yang telah dilaksanakan kepada Presiden Direktur dengan tembusan kepada Dewan Komisaris dan Direktur Kepatuhan. 9. Melaksanakan tugas khusus dalam lingkup pengendalian intern sesuai ketentuan yang berlaku atau sesuai penugasan dari Direksi dan Dewan Komisaris. Pasal 8. Wewenang 1. Menyusun, mengubah dan melaksanakan Piagam Internal Audit secara berkala, minimal tiga tahun sekali, dan dilakukan penyesuaian dan atau perubahan jika diperlukan. Wewenang SKAI dalam hal ini termasuk menentukan kebijakan, prosedur dan lingkup pelaksanaan pekerjaan audit serta Pedoman Pelaksanaan Audit. 2. Mendapatkan akses terhadap semua dokumen, data, pencatatan, personal dan fisik, informasi atas objek audit yang dilaksanakan berkaitan dengan pelaksanaan tugas dalam aktivitas operasional dan fungsional Bank termasuk sistem informasi Bank. 3. Melakukan verifikasi dan uji kehandalan terhadap informasi yang diperoleh, dalam kaitan dengan penilaian efektivitas sistem audit. 4. Memastikan penerapan prinsip kerahasiaan (confidentiality), integritas (integrity) dan ketersediaan (availability) dalam aktifitas operasional dan fungsional Bank ternasuk sistem informasi Bank.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 7 5. Menilai dan menganalisa aktivitas organisasi Auditee, namun tidak mempunyai kewenangan dalam melaksanakan aktifitas fungsional dan harian atas aktifitas yang direview / diaudit. 6. Mengevaluasi kepatuhan aktifitas operasional dan fungsional serta teknologi sistem informasi Bank terhadap ketentuan intern, ketentuan Otoritas Perbankan dan ketentuan perundang - undangan yang berlaku, serta international best practices jika dimungkinkan dan dibutuhkan. 7. Melakukan penyesuaian struktur organisasi internal SKAI dengan persetujuan Presiden Direktur untuk menjawab kebutuhan tuntutan perkembangan kompleksitas dan usaha Bank. 8. Mengalokasikan sumber daya internal auditor, menentukan fokus, ruang lingkup dan jadwal audit, penerapan teknik yang dipandang perlu untuk mencapai tujuan audit, mengklarifikasi dan membicarakan hasil audit, meminta tanggapan lisan/tertulis pada auditee, memberikan saran dan rekomendasi. 9. Mendapatkan saran dari narasumber yang profesional dalam kegiatan auditing. 10. Menyampaikan laporan dan melakukan konsultasi dengan Presiden Direktur, berkoordinasi dengan Direksi lainnya dan atau pejabat lainnya, dan jika diminta oleh Direksi, dapat memberikan peringatan / warning atau teguran pada auditee bila terjadi penyimpangan. 11. Menindaklanjuti hasil pemeriksaan yang telah dilakukan. 12. Mengusulkan untuk promosi, rotasi, mengikuti pendidikan, pelatihan, seminar dan kursus yang berkaitan dengan kelancaran tugas-tugas audit
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 8 atau untuk memenuhi kompetensi auditor sesuai tuntutan perkembangan dan jenjang karier yang telah ditetapkan oleh Organisasi Bank.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 9 BAB IV. RUANG LINGKUP Pasal 9. Lingkup Pengendalian Internal 1. Memastikan bahwa semua elemen pada organisasi Bank mengimplementasikan prinsip-prinsip pengendalian internal berbasis risiko yang semestinya, meliputi proses dual control atau four eyes principle. 2. Memastikan bahwa pengamanan dan pemanfaatan aset organisasi berjalan sebagaimana mestinya termasuk perangkat teknologi sistem informasi. 3. Memastikan bahwa penggunaan sumber daya dijalankan secara efisien dan efektif. 4. Memastikan bahwa pencapaian target Bank sesuai dengan rencana, taat terhadap kebijakan, prosedur, peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. 5. Melakukan audit, evaluasi dan konsultasi tentang kemampuan, efektivitas, ketaatazasan dan kualitas pelaksanaan tugas operasional antara lain meliputi pengelolaan risiko, pengadaan, pembelian dan lain sebagainya. Pasal 10. Lingkup Good Corporate Governance 1. Memastikan bahwa Manajemen telah menetapkan nilai dan sasaran Bank dalam lingkup tata kelola yang baik. Lingkup tata kelola yang dimaksud mencakup: commitment on governance, governance structure, governance mechanism, dan governance outcomes.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 10 2. Meriview, memonitor dan memastikan bahwa semua proses bisnis dalam Bank memenuhi prinsip Transparancy, Accountability, Responsibility, Independence dan Fairness. Pasal 11. Lingkup Manajemen Risiko 1. Memastikan bahwa risiko-risiko yang dikelola Bank sudah diidentifikasi, dianalisa, dievaluasi, ditangani, dimonitor dan dikomunikasikan sesuai dengan tujuan implementasi manajemen risiko. 2. Mempertimbangkan aspek keterbatasan jumlah auditor terhadap / berbanding jumlah auditee, dalam hal ini objek audit berbentuk fungsi, kegiatan, proyek, aset dan lain-lain sehingga jumlah auditor lebih sedikit dari jumlah objek audit, maka untuk efektifitas pelaksanaan audit berbasis risiko dimana pemilihan objek audit (auditee) dilakukan dengan tahapan penilaian risiko (risk assessment). Pasal 12. Lingkup Kepatuhan 1. Memastikan bahwa kegiatan operasional dan fungsional Bank patuh dan mengacu pada ketentuan yang berlaku. 2. Memastikan dalam setiap aktivitas elemen organisasi mengacu pada ketentuan internal maupun eksternal yang berlaku. 3. Memastikan kebijakan dan prosedur Bank mencukupi perkembangan aktifitas Bank, dan merekomendasikan pengkinian kebijakan dan prosedur terhadap ketentuan yang berlaku jika diperlukan.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 11 BAB V. STANDAR INTERNAL AUDITING Pasal 13. Rencana Kerja Tahunan SKAI bertanggungjawab menyusun rencana kerja audit tahunan (Annual Working Plan) dengan mempertimbangkan hasil penilaian risiko, alokasi waktu, skala prioritas dan sumber daya audit,dan anggaran yang tersedia serta hal lainnya yang timbul, sebagaimana yang diatur dalam Pedoman Penyusunan AWP yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari pasal ini. Pasal 14. Pemeriksaan Khusus Apabila Direksi dan atau jajaran Manajemen membutuhkan audit di luar rencana audit tahunan, maka akan ditentukan berdasarkan objek audit (auditee) secara ad hoc (khusus) maupun berdasarkan permintaan (request) dan waktu pelaksanaan diluar ketentuan yang normal (rencana tahunan). Pasal 15. Standar Internal Audit 1. Standar Internal audit merupakan syarat yang harus dipenuhi untuk menjaga kualitas kinerja SKAI dan hasil audit dalam pelaksanaan tugas, yang berlaku juga untuk melakukan pertimbangan dan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan tugas dan pelaporan.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 12 2. Standar Internal Audit Bank Mestika ditetapkan sebagai berikut: a) Standar Prilaku / Kode Etik. b) Standar Atribut. c) Standar Kinerja. d) Standar Pelaporan dan Tindak Lanjut. e) Standar Pengelolaan Mutu / Quality Assurance. Standar yang disebutkan diatas dirincikan dalam lampiran Internal Audit Charter ini dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari IAC ini. Pasal 16. Pelanggaran atas Standar Internal Audit Setiap penyimpangan ataupun pelanggaran atas Standar Internal Audit akan ditindaklanjuti dengan mekanisme sebagai berikut : 1. Pelanggaran digolongkan berdasarkan tingkat beratnya pelanggaran yaitu ringan, menengah dan berat. 2. Sanksi yang akan dijatuhkan disesuaikan dengan tingkat pelanggaran dan frekuensi, yakni teguran lisan, teguran tertulis dan surat peringatan. 3. Kadiv SKAI melaporkan kepada Presiden Direktur terkait dengan tingkat pelanggaran dan sanksi yang dijatuhkan.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 13 BAB VI. EVALUASI DAN PENYEMPURNAAN Pasal 17. Evaluasi dan Penyempurnaan 1. SKAI perlu melakukan program pengembangan kualitas untuk dapat mengevaluasi kinerja dan memperoleh keyakinan yang memadai bahwa kinerja Internal Audit telah sesuai dengan Piagam Audit Internal dan tujuan Bank. Untuk itu Kadiv SKAI harus : Melakukan supervisi dan pemberdayaan terus menerus sejak tahap perencanaan, pelaksanaan, evaluasi pelaporan, hingga pemantauan tindak lanjut hasil audit. Melakukan review internal secara berkala bersama pimpinan dan staf atau tim lain yang independen, untuk menilai tingkat efektifitas audit, kepatuhan auditor terhadap standar audit, dan ketentuan dan kebijakan lain. 2. Kadiv SKAI harus mengevaluasi, mengkaji dan melakukan penyempurnaan Piagam Audit Internal ini secara periodik sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan Organisasi Bank. 3. Fungsi Audit Internal Bank, termasuk fungsi audit IT, wajib dikaji ulang paling kurang setiap 3 (tiga) tahun sekali oleh lembaga / pihak ekstern yang independen. Laporan atas review ekstern ini harus memuat pendapat tentang hasil kerja SKAI dan kepatuhannya terhadap SPFAIB serta perbaikan yang mungkin dilakukan. Hasil review tersebut harus disampaikan pula ke Bank Indonesia.
SK No. 004/SK-BMD/ tgl. 26 Januari Internal Audit Charter Revisi --- 14 Pasal 18. Penutup Demikianlah Internal Audit Charter / Piagam Audit Internal Bank ini disusun dan wajib dilaksanakan oleh seluruh Bank Mestika termasuk Internal Control Bank dengan penuh rasa tanggung-jawab. Masa berlaku : Internal Audit Charter ini berlaku efektif sejak tanggal 1 Februari Ditetapkan di : Medan Pada tanggal : 26 Januari