i
KATA PENGANTAR Kurikulum 2013 dirancang untuk menumbuhkan kompetensi siswa dari sisi sikap, pengetahuan, dan keterampilan secara keseluruhan. Kompetensi tersebut nantinya mendasari perumusan kompetensi setiap mata pelajaran meliputi kompetensi dasar kelompok sikap, kompetensi dasar kelompok pengetahuan, dan kompetensi dasar kelompok keterampilan. Pembelajaran kelas X Sekolah Menengah Kejuruan yang disajikan dalam modul ini juga berdasarkan pada ketentuan tesebut. Modul ini berisi materi pembelajaran tentang pengetahuan, keterampilan, dan menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak yang membekali peserta didik serta sikap sebagai makhluk yang mensyukuri augerah Tuhan Yang Maha Esa yang dikaruniakan kepada peserta didik melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab. Modul ini mendiskripsikan usaha yang perlu dilakukan peserta didik untuk mencapai kompetensi yang harus dicapai pada kompetensi dasar menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran. Sesuai dengan pendekatan yang digunakan pada kurikulum 2013, peserta didik dituntut untuk mencari dari sumber belajar lain. Peranan pendidik sangat penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan modul ini. Pendidik dapat memberikan variasi dengan kreasi dalam bentuk aktivitas-aktivitas positif lain yang sesuai dan relevan. Modul ini masih sangat memerlukan perbaikan serta penyempurnaan. Untuk itu, penulis mempersilahkan para pembaca untuk memberikan kritik, saran, serta masukan demi perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Atas kontribusi tersebut, penulis mengucapkan terima kasih. Malang, November 2014 Penulis Modul Pengantar Administrasi Perkantoran i
DAFTAR ISI Kata Pengantar... i Daftar Isi... ii Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran... 1 Petunjuk Belajar... 1 KI/KD/Indikator... 2 Materi Pembelajaran... 3 Informasi Pendukung... 3 Paparan Isi Materi... 5 Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran... 5 Unsur-unsur Administrasi Perkantoran... 6 Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran... 8 Tujuan Administrasi Perkantoran... 11 Pekerjaan Kantor... 12 Rangkuman Materi... 15 Latihan... 19 Tugas... 24 Penilaian... 25 Glosarium... 26 Daftar Pustaka... 27 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran ii
PETUNJUK BELAJAR Untuk Peserta Didik: 1. Bacalah Modul dengan seksama serta kerjakan tugas dan latihan dengan jujur. 2. Anda diperbolehkan bertanya kepada guru bila dianggap perlu. 3. Usahakan menyelesaikan Modul lebih cepat dari waktu yang telah ditetapkan. 4. Jika ada bagian yang belum Anda pahami, cobalah telebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum bertanya kepada guru. Apabila diperlukan, Anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber lain. Untuk Pendidik: 1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya bahan ajar dan mempunya daftar bagian yang sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan atau jawaban yang diperlukan. 2. Pendidik harus mempunyai daftar sumber lain yang bisa disarankan kepada peserta didik. 3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik. 4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan tes. 5. Bahan ajar yang digunakan peserta didik harus dimulai secara berurutan. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 1
KOMPETENSI INTI Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah KOMPETENSI DASAR 1. Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran. 2. Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari INDIKATOR 1. Siswa dapat menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran 2. Siswa mampu mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 2
MATERI PEMBELAJARAN A. Pengertian kantor dan administrasi perkantoran B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran C. Ruang lingkup administrasi perkantoran D. Tujuan administrasi perkantoran INFORMASI PENDUKUNG Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan statistik, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan bersama. A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor Secara umum aktivitas-aktivitas yang dilakukan di dalam kantor adalah sebagai berikut : 1. Penerimaan dan pengiriman warkat 2. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email, faximile 3. Penerimaan Tamu Kantor 4. Penyelenggaraaan Pertemuan 5. Pengetikan Penggandaan 6. Penyalinan 7. Penataan Warkat 8. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak 9. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan dan pesanan 10. Penyimpanan Warkat 11. Penerimaan uang tunai 12. Pembayaran uang tunai 13. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 3
14. Pengawasan Aliran kerja. Dari rincian pekerjaan kantor di atas, kemudian berkembang menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik ( Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan komputer ) dan Keuangan. Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor : 1. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan. Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis seperti : a. Pengurusan surat masuk dan keluar b. Penyimpanan surat c. Pengetikan d. Pengurusan kepegawaian e. Pengurusan Keuangan f. Pengurusan Perlengkapan g. Penggandaan h. Pembuatan Laporan. 2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan. Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis. Seperti : a. Penerimaan Tamu b. Pelayanan Telepon c. Pelayanan Keamanan d. Pelayanan Kebersihan. B. Peranan Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor memiliki peranan yaitu: 1. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat. 2. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 4
C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor 1. Bersifat memberi Pelayanan. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Misalnya tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya. Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biaya-biaya yang lebih rendah. 2. Bersifat Memudahkan atau Meringankan. a. Memudahkan dalam usaha menambah output b. Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai c. Memudahkan dalam pembelian bahan d. Memudahkan dalam membayar upah atau gaji e. Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik internal maupun eksternal. 3. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi ( adanya pemencaran pekerjaan ) Semua bagian dalam organisasi atau perusahaan akan melakukan kegiatan kantor / ketatausahaan, mulai dari pucuk pimpinan sampai pada bagian yang terkecil akan melakukan pekerjaan pekerjaan kantor. 4. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak 5. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan perhitungan. 6. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 5
PAPARAN ISI MATERI KEGIATAN BELAJAR I 1. Pengertian Administrasi A. Pengertian Administrasi 1. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi. 2. Dalam bahasa inggris administration. 3. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha. 4. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. 5. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. B. Unsur-Unsur Administrasi Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modern terdiri dari delapan unsur: 1. Pengorganisasian 2. Manajemen 3. Tata hubungan 4. Kepegawaian 5. Keuangan 6. Perbekalan Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 6
7. Tata usaha 8. perwakilan C. Fungsi Adminitrasi Menurut Quible ada lima fungsi administrasi yaitu: 1. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. 2. Fungsi teknis: fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai. 3. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat keputusan pembelian. 4. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim. 5. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian. 2. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran A. Pengertian Kantor Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja. Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha. B. Pengertian Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli : 1. William Spriegel dan Ernest Davies Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 7
2. George R. Terry Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 3. Arthur Granger Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 8
KEGIATAN BELAJAR II 3. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut. A. Pengorganisasian Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan. B. Manajemen Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan sumber daya (karyawan-karyawan) dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai. C. Tata Hubungan Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 9
D. Kepegawaian Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama. E. Keuangan Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama. F. Perbekalan Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalan usaha kerja sama. G. Tata Usaha Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keteranganketerangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama. H. Perwakilan Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 10
KEGIATAN BELAJAR III 4. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut : A. Kegiatan Kantor Kegiatan kantor saling berkaitan di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini : 1. Perencanaan Perkantoran (office planning) Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran, meliputi : a. Perencanaan gedung b. Tata ruang kantor c. Penerangan/cahaya d. Ventilasi e. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor f. Anggaran (budgeting) perkantoran g. Standar kualitas kerja, h. Sistem informasi dan telekomunikasi 2. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing) Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 11
fungsi-fungsi organisasi tersebut. Pengorganisasian Perkantoran meliputi : a. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan. b. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan c. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan 3. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating) Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi : a. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan. b. Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan c. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. d. Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi e. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. f. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. 4. Pengawasan Perkantoran (Office controlling) Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi : Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 12
a. Penggunaan peralatan dan perabot kantor b. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor c. Kualitas pekerjaan kantor d. Pelayanan kantor e. Waktu f. Biaya perkantoran Proses menetapkan sasaran organisasi dan cara mencapainya PLANNING ORGANIZING Proses pengaturan dan alokasi tugas, wewenang dan sumber daya untuk mencapai sasaran Proses untuk memastikan bahwa kegiatan tetap mengarah pada sasaran CONTROLLING ACTUATING Proses menggerakkan orang agar termotivasi mengerjakan tugas B. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi perkantoran akan mengandung arti kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut 1. Lokasi Kantor Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain : Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 13
a. Faktor keamanan b. Faktor lingkungan c. Faktor harga 2. Gedung Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain : a. Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan b. Gedung memiliki fasilitas yang memadai c. Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan 3. Peralatan Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut: a. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. b. Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. 4. Interior Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 14
Gambar 2.4.1 Interior Kantor Modern 5. Mesin-Mesin Kantor Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 15
KEGIATAN BELAJAR IV 5. Tujuan Administrasi Perkantoran Secara terperinci tujuan Administrasi Perkantoran di antaranya adalah : A. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien B. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar C. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien D. Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan E. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap pegawai kantor F. Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien. 6. Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan statistik, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan bersama. A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor Secara umum aktivitas-aktivitas yang dilakukan di dalam kantor adalah sebagai berikut : 1. Penerimaan dan pengiriman warkat 2. Menerima dan mengirim berita lewat pesawat telepon, email, faximile 3. Penerimaan Tamu Kantor 4. Penyelenggaraaan Pertemuan 5. Pengetikan Penggandaan 6. Penyalinan 7. Penataan Warkat 8. Penyimpanan dokumen dalam jumlah banyak 9. Pemprosesan dokumen seperti dokumen keuangan, pergudangan dan pesanan 10. Penyimpanan Warkat Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 16
11. Penerimaan uang tunai 12. Pembayaran uang tunai 13. Penyelenggaraan Akuntansi, pembukuan dan 14. Pengawasan Aliran kerja. Dari rincian pekerjaan kantor di atas, kemudian berkembang menjadi pengetahuan ketatausahaan yang bersifat khusus seperti Kearsipan, Surat Menyurat/ korespondensi, Stenografi, Mengetik ( Manual, Listrik dan elektronik serta menggunakan computer ) dan Keuangan. Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor : 1. Pekerjaan Kantor yang bersifat ketatausahaan. Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis-menulis seperti : a. Pengurusan surat masuk dan keluar b. Penyimpanan surat c. Pengetikan d. Pengurusan kepegawaian e. Pengurusan Keuangan f. Pengurusan Perlengkapan g. Penggandaan h. Pembuatan Laporan. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 17
2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan. Yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan pekerjaan tulismenulis. Seperti : a. Penerimaan Tamu b. Pelayanan Telepon c. Pelayanan Keamanan d. Pelayanan Kebersihan. B. Peranan Pekerjaan Kantor Pekerjaan kantor memiliki peranan yaitu: 1. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat. 2. Melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi, karena berfungsi sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen. C. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor 1. Bersifat memberi Pelayanan. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Misalnya tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya. Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biayabiaya yang lebih rendah. 2. Bersifat Memudahkan atau Meringankan. a. Memudahkan dalam usaha menambah output b. Memudahkan dalam memberikan dorongan pegawai c. Memudahkan dalam pembelian bahan d. Memudahkan dalam membayar upah atau gaji e. Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik internal maupun eksternal. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 18
3. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi ( adanya pemencaran pekerjaan ) Semua bagian dalam organisasi atau perusahaan akan melakukan kegiatan kantor / ketatausahaan, mulai dari pucuk pimpinan sampai pada bagian yang terkecil akan melakukan pekerjaan pekerjaan kantor. 4. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak 5. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan pengetikan dan perhitungan. 6. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 19
RANGKUMAN MATERI Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha. Administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Sedangkan sarana fasilitas kerja perkantoran mencakup 5 aspek yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 20
Tujuan Administrasi Perkantoransecara terperinci adalah mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien, agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancar, agar pengawasan pekerjaan kantor dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien, terciptanya suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan, terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab dari setiap pegawai kantor dan adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal dan efisien. Pekerjaan kantor berhubungan dengan warkat-warkat dengan statistic, perhitungan, komunikasi dan kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada pihak-pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan bersama. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 21
LATIHAN Berikan tanda silang (x) pada huruf a,b,c,d dan e yang menurut anda benar! 1. Pengertian kantor menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah... a. Tempat dimana para pekerja menyampaikan aspirasinya b. Wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha c. Sarana yang bertujuan untuk memfasilitasi masyarakat untuk berdemokrasi d. Tempat yang berfungsi untuk mengumpulkan masyarakat dari berbagai lapisan e. Tempat bagi sekelompok orang melakukan aktivitas produksi 2. Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kutipan tersebut merupakan pendapat dari... a. James Thompson dan Alexander Kolarov b. William Spriegel dan Ernest Davies c. George R. Terry d. Arthur Granger e. William Leffingwell dan Edwin Robinson 3. Dibawah ini adalah unsur-unsur administrasi perkantoran kecuali... a. Pengupahan b. Manajemen c. Kepegawaian d. Keuangan e. Perbekalan 4. Berikut adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan dalam tata usaha kecuali... a. Menghimpun Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 22
b. Mencatat c. Mengolah d. Menghancurkan e. Menggandakan 5. Dibawah ini yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran adalah... a. Tata ruang kantor b. Manajer dan karyawan kantor c. Peralatan dan mesin-mesin kantor d. Struktur organisasi kantor e. Kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran 6. Yang tidak termasuk dalam kegiatan pekerjaan kantor adalah... a. Kegiatan analisis perkantoran (office analizing) b. Kegiatan perencanaan perkantoran (office planning) c. Pengoganisasian perkantoran (office organizing) d. Pengarahan perkantoran (office actuating) e. Pengawasan perkantoran (office controlling) 7. Pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut merupakan pengertian dari... a. Analisis perkantoran b. Perencanaan perkantoran c. Pengarahan perkantoran d. Pengawasan perkantoran e. Pengoganisasian perkantoran 8. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor antara lain... a. Ketenangan, kebersihan dan keselarasan b. Keamanan, lingkungan dan harga c. Penduduk, keramaian dan keamanan d. Transportasi, harga dan keamanan e. Lokasi, transportasi, keamanan Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 23
9. Dibawah ini yang tidak termasuk pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah... a. Penerimaan Tamu b. Pelayanan Telepon c. Pelayanan Keamanan d. Pengurusan kepegawaian e. Pelayanan Kebersihan. 10. Dibawah ini yang bukan ciri-ciri pekerjaan kantor adalah... a. Bersifat memberi Pelayanan b. Bersifat Memudahkan atau Meringankan c. Melibatkan remaja dan anak-anak dibawah umur d. Pekerjaan Kantor dilakukan oleh semua pihak e. Secara tidak langsung mendatangkan keuntungan 11. Wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha adalah pengertian dari... a. Kantor b. Gubug c. Pabrik d. Gedung e. Pondok 12. Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan merupakan pengertian dari... a. Manajemen b. Tata hubungan c. Kepegawaian d. Tata usaha e. Pengorganisasian 13. Dibawah ini yang bukan obyek pengawasan perkantoran adalah... a. Penggunaan peralatan dan perabot kantor b. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor c. Prosedur pencapaian tujuan organisasi Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 24
d. Kualitas pekerjaan kantor e. Pelayanan kantor 14. Dibawah ini yang termasuk perabotan kantor antara lain... a. Meja b. Kursi c. Rak d. Laci-laci e. Semua jawaban benar 15. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif merupakan ciri-ciri pekerjaan kantor bersifat... a. Menambah informasi b. Memberi Pelayanan. c. Memudahkan atau Meringankan. d. Merembet kesegenap bagian organisasi e. Mendatangkan keuntungan. 16. Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut... a. Management plan b. Office administration c. Post Office d. Office management e. Business management 17. Rangkaian perbuatan menggerakkan sumber daya (karyawankaryawan) dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai merupakan pengertian dari... a. Organisasi b. Pimpinan c. Analisis d. Manajemen e. Pengawasan Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 25
18. Suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis adalah pengertian dari... a. Office planning b. Office actuating c. Office management d. Office organizing e. Office controlling 19. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien merupakan salah satu tujuan dari... a. Administrasi perkantoran b. Manajemen perkantoran c. Aktivitas perkantoran d. Target organisasi e. Pengawasan perkantoran 20. Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi merupakan gagasan dari... a. Eddy van Halen b. Dave Munstaine c. Arthur Granger d. Jimmy Sullivan e. Mike Wazowski Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 26
TUGAS Buatlah kelompok yang terdiri dari siswa 1 kelas kemudian lakukan sebuah simulasi aktivitas kantor meliputi pengurusan surat masuk dan keluar, penyimpanan surat, pengetikan, pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan, pembuatan laporan, penerimaan tamu dan pelayanan telepon. Sampaikan pengalaman simulasi yang telah saudara lakukan dalam selembar kertas. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 27
PENILAIAN Kunci Jawaban 1. B 11. A 2. C 12. E 3. A 13. C 4. D 14. E 5. E 15. B 6. A 16. D 7. E 17. D 8. B 18. B 9. D 19. A 10. C 20. C Keterangan: Setiap soal memiliki skor 5 NILAI = JUMLAH JAWABAN BENAR JUMLAH SOAL X 100 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 28
GLOSARIUM Administrasi Akuntansi Arsip Balai Faksimile Interior Kearsipan Korespondensi Manufakturing Statistik Stenografi Warkat Warta : Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi : Teori dan praktik keakunan termasuk tanggung jawab, prinsip, standar, kelaziman (kebiasaan), dan semua kegiatannya : Dokumen tertulis yang disimpan rapi dan memiliki nilai guna : Gedung, rumah, kantor : Pesawat atau mesin untuk mengirim dan menerima berita dan gambar melalui telefoto atau komunikasi radio dengan sistem reproduksi : Bagian dalam gedung atau bangunan : Kegiatan pengelolaan arsip : Perihal surat menyurat : Hal-hal yang berkaitan dengan proses mengubah bahan mentah menjadi barang untuk dapat digunakan atau dikonsumsi oleh manusia : Data yang berupa angka yang dikumpulkan, ditabulasi, digolong-golongkan sehingga dapat memberi informasi yang berarti mengenai suatu masalah atau gejala : Tulisan cepat menggunakan huruf steno : Isi dari suatu dokumen/surat : Berita/kabar Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 29
DAFTAR PUSTAKA Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga Tim Pusat Diklat Pegawai. 2008. Pengetahuan Perkantoran. Jakarta: Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran 30