PERANCANGAN APLIKASI FARMASI HOSPITAL INFORMATION SYSTEM DI SILOAM HOSPITALS William Saputra 1, Hery 2, Kusno Prasetya 3, Andree E. Widjaja 4 Jurusan, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pelita Harapan Jl. M.H Thamrin Boulevard Tangerang, Banten, 15811 Telp : (021) 5460901, Fax : (021) 5460910 1 william_saputra@hotmail.com, 2 hery.fik@uph.edu, 3 kusno.prasetya@uph.edu, 4 andree.widjaja@uph.edu Abstrak Sebagai sebuah rumah sakit bertaraf internasional, Siloam Hospitals Lippo Village mencoba untuk terus meningkatkan dan menjaga kualitas mutu serta pelayanannya. Peningkatan kualitas dilakukan secara merata pada seluruh departemen yang ada salah satunya adalah departemen farmasi. Departemen farmasi membutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu proses bisnisnya seperti proses penjualan obat, proses pencatatan penerimaan obat, dan proses pengelolaan data obat. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat dan merancang sebuah aplikasi yang bertujuan untuk membantu departemen farmasi Siloam Hospitals Lippo Village dalam hal penjualan obat dan pengolahan data yang berhubungan dengan penjualan obat. Pembangunan aplikasi ini menggunakan Systems Development Life Cycle (SDLC) dengan metodologi Rapid Application Development Prototyping. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi berbasis web yang dapat digunakan untuk mencatat penjualan obat, mengolah data yang berhubungan dengan penjualan obat, mencetak label obat, dan mencetak laporan penjualan dan stok obat. Fungsi yang dimiliki pada aplikasi ini dapat digunakan oleh departemen farmasi Siloam Hospitals Lippo Village. Kata kunci : Perancangan aplikasi farmasi, Hospital Information System 1. Pendahuluan Penggunaan teknologi informasi telah berkembang dengan sangat pesat pada era globalisasi ini. Lembaga kesehatan seperti rumah sakit juga telah turut serta memanfaatkan kemajuan teknologi informasi ini. Penerapan teknologi informasi yang digunakan oleh rumah sakit untuk membantu mengolah seluruh informasi dan meningkatkan pelayanan kesehatan secara lebih efektif, efisien, dan transparan disebut Hospital Information Systems (HIS) [4]. Salah satu contoh rumah sakit yang melihat manfaat dari penerapan teknologi yaitu Siloam Hospitals Lippo Village (SHLV). Untuk dapat memanfaatkan peranan HIS pada departemen farmasi, maka dirancanglah sebuah aplikasi farmasi berbasis web untuk dapat membantu rumah sakit SHLV khususnya dalam hal proses pengelolaan obat obatan serta memberikan fungsi tambahan untuk mencetak label obat, mencetak laporan penjualan obat, dan ditambahkannya fitur reminder stok obat. Diharapkan dengan adanya aplikasi ini, efisiensi kerja departemen farmasi rumah sakit SHLV menjadi lebih optimal. 2. Landasan Teori 406 Landasan teori yang digunakan dalam pembuatan dan perancangan penelitian ini adalah Hypertext Preprocessor (PHP), Hospital Infromation System (HIS), System Developments Life Cycle (SDLC), Unified Modeling Language (UML), dan Prototyping. 2.1 Hypertext Preprocessor (PHP) Hypertext Preprocessor (PHP) adalah bahasa server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis [1]. PHP merupakan produk open source sehingga source code PHP dapat didistribusikan dan dikustomisasi dengan bebas. 2.2 Hospital Information System (HIS) Hospital Information System (HIS) adalah sebuah aplikasi sistem informasi yang di dalamnya terdapat beberapa modul berbeda yang terintegrasi satu sama lain. Modul-modul berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola data informasi yang ada pada suatu rumah sakit guna meningkatkan keefektivitasan kegiatan operasional rumah sakit [4]. HIS telah ada sejak tahun 1960 dan telah berevolusi sampai sekarang ini. HIS ini bertujuan untuk mempercepat segala proses kegiatan yang ada pada suatu rumah sakit sehingga akan berdampak
pada peningkatan kinerja rumah sakit tersebut. Dengan adanya HIS, rumah sakit dapat mengolah data dengan lebih efektif dan hasil pengolahan data ditampilkan dalam bentuk laporan yang dapat digunakan sebagai sistem pendukung pengambilan keputusan bagi rumah sakit. 2.3 Systems Development Life Cycle (SDLC) Systems Development Life Cycle (SDLC) adalah metode pengembangan sistem informasi yang dapat mendukung kebutuhan bisnis melalui empat tahapan yaitu tahap perencanaan, tahap analisis, tahap perancangan, dan tahap implementasi [6]. 2.4 Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi objek [7]. Aplikasi farmasi HIS ini dirancang dengan menggunakan model UML. Teknik penggambaran UML yang digunakan dalam pembuatan aplikasi farmasi HIS ini adalah class diagram, activity diagram, dan use case diagram. 2.5 Prototyping Metodologi prototyping melakukan tahap analisis, desain dan implementasi secara berulang hingga menghasilkan sebuah sistem yang lengkap. Setelah melakukan analisis dan desain awal, implementasi sistem dilakukan dan menghasilkan sebuah system prototype. System prototype ini kemudian akan dicoba oleh pengguna untuk mendapatkan umpan balik dan menjadi evaluasi untuk membentuk prototype pada perulangan selanjutnya. Proses ini terus berulang hingga analis, pengguna, dan sponsor setuju terhadap prototype yang dihasilkan diterapkan pada organisasi [3]. 3. Analisis dan Perancangan Sistem HIS yang dibangun berdasarkan tahapan dalam SDLC yang terdiri dari perencanaan, analisis, perancangan, dan implementasi. 3.1 Tahap Perencanaan Tahap perencanaan adalah fase awal yang berguna untuk mengidentifikasi permasalahan dan kekurangan yang ada pada proses berjalan yang akan membantu menganalisis pengembangan aplikasi farmasi HIS yang akan dibangun. 3.2 Tahap Analisis Pada tahap analisis ini berguna untuk memahami lebih dalam keunggulan serta kelemahan yang ada pada sistem aplikasi farmasi HIS yang akan dibangun. Analisis yang berdasarkan user 407 requirements diperlukan untuk dapat memahami dan mengetahui gambaran sistem yang akan dibangun. Untuk mendapatkan user requirements dapat dilakukan dengan berbagai cara, yaitu dengan wawancara ke pengguna yang bersangkutan, analisis dokumen, dan pengamatan proses yang berjalan saat ini secara langsung. User requirements dibagi menjadi dua bagian, yaitu functional requirements dan nonfunctional requirements. Functional requirements adalah requirements yang harus terpenuhi pada aplikasi farmasi HIS yang dikarenakan requirements ini adalah kebutuhan dasar dalam proses transaksinya. Adapun functional requirements pada aplikasi farmasi HIS ini adalah: 1) Pengelolaan pengguna: aplikasi ini dilengkapi dengan tiga level akses yang terdiri dari admin, supervisor, dan staff. Admin berfungsi sebagai pengelola dari aplikasi farmasi HIS yang dapat menentukan hak akses masing masing pengguna. Supervisor adalah pengguna yang tingkatannya di atas tingkatan staff. Supervisor dapat mencetak laporan penjualan dan penerimaan obat, dan mengubah beberapa record. Level staff hanya dapat melihat record transaksi yang dilakukannya, menggunakan fitur penjualan dan pencatatan penerimaan obat, serta menambahkan beberapa record tertentu saja. 2) Pengelolaan data pengguna: masing masing pengguna dapat mengubah profil mereka sendiri. Password juga dapat diubah oleh pengguna yang bersangkutan melalui halaman profil pengguna tersebut. 3) Pengelolaan data obat: aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengelola data obat yang ada. Pengguna dapat memasukan informasi mengenai obat seperti nama obat, kode produk obat, tipe obat, jumlah obat, satuan obat, deskripsi obat, harga obat, dan maksimal serta minimal stok obat. Aplikasi ini juga dapat menampilkan obat yang akan mendekati tanggal kadaluarsa dan juga menampilkan obat yang stoknya melewati batas minimum. Stok obat juga ditampilkan dalam bentuk grafik dengan tujuan untuk memudahkan pengguna dalam mengamati stok obat. 4) Pengelolaan data pasien: aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengelola data pasien seperti mencatat nama, usia, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat, nomor telepon, dan tanggal registrasi. Data yang telah dicatat ini dapat dikelola lebih lanjut dalam fungsi penjualan obat. 5) Pengelolaan data dokter: aplikasi juga dapat mencatat data dokter yang ada di rumah sakit tersebut. Data yang dicatat adalah nama dokter, alamat dokter, nomor telepon dokter, dan spesialisasi dari dokter tersebut. 6) Pengelolaan data spesialis: aplikasi farmasi HIS ini memiliki fungsi untuk mencatat spesialis yang dimiliki oleh dokter. Admin dapat menambahkan atau mengubah data spesialis sesuai dengan kebutuhan departemen farmasi.
7) Pengelolaan penjualan, pemesanan, dan pencatatan penerimaan obat: salah satu fungsi utama dari aplikasi ini adalah fungsi penjualan obat. Staff dapat memasukan data obat yang akan dibeli konsumen, menampilkan total harga yang harus dibayar konsumen, dan juga mencetak invoice-nya. Sistem ini juga memiliki fungsi untuk dapat memesan dan mencatat penerimaan obat. Stok obat akan bertambah sesuai dengan obat yang dipesan dan telah diterima. 8) Pencetakan label obat dan invoice obat: aplikasi ini dapat mencetak label obat yang dibeli oleh konsumen. Pencetakan label obat dibagi menjadi dua macam, label yang memiliki background warna hijau untuk obat dalam dan label yang memiliki background warna merah untuk obat luar. Selain label obat, sistem juga dapat mencetak invoice obat. Invoice dan label obat dapat dicetak melalui halaman detail transaksi penjualan. 9) Pengelolaan laporan penjualan, penerimaan, pemesanan dan stok obat: aplikasi farmasi HIS ini dapat menampilkan laporan penjualan, penerimaan obat, pemesanan obat dan stok obat. Tujuan adanya fungsi ini adalah untuk membantu mempermudah pengguna dalam pengolahan data lebih lanjut. Laporan penjualan, pemesanan, dan penerimaan obat dapat dicetak oleh supervisor sedangkan laporan stok obat dapat dicetak baik pengguna yang levelnya supervisor maupun staff. Pada nonfunctional requirements terdapat requirements berupa perilaku yang harus dimiliki oleh sistem untuk menunjang performa fungsi fungsi yang ada. Nonfunctional requirements ditentukan setelah functional requirements terpenuhi. Berikut adalah daftar nonfunctional requirements pada aplikasi farmasi HIS ini: 1) Kinerja a) Aplikasi farmasi HIS dapat diakses kapan saja selama terhubung dengan jaringan internet. b) Aplikasi terhubung dengan database, sehingga data dapat disimpan dan diubah. 2) Operasional a) Aplikasi dapat dijalankan dengan baik pada web browser Google Chrome versi 49. 3) Keamanan a) Aplikasi memiliki tingkatan akses pengguna yang berbeda dimana tiap tingkatan memiliki hak akses yang berbeda. b) Login hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang terdaftar dan dapat memasukan username dan password yang sesuai. c) Password login tiap pengguna dapat diganti oleh pengguna yang bersangkutan secara pribadi. 4) Budaya dan politik Aplikasi ini akan menggunakan tampilan Bahasa Indonesia sepenuhnya. Setelah mendapatkan user requirements maka dapat dibuat use case diagram dari aplikasi farmasi HIS SHLV yang dapat dilihat pada Gambar 1. 3.3 Tahap Perancangan Tahap perancangan meliputi perancangan table relationship diagram dan perancangan antarmuka. 3.3.1 Perancangan Table Relationship Diagram Perancangan table relationship diagram aplikasi farmasi HIS yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 2. 3.3.2 Perancangan Antarmuka Aplikasi farmasi HIS yang dibangun mencakup tiga level akses pengguna, yaitu admin, staff, dan supervisor. Menu dalam aplikasi farmasi HIS hanya dapat diakses bagi pengguna yang sudah login ke dalam sistem. Setiap level akses memiliki kemampuan yang berbeda sesuai dengan level aksesnya. Rancangan antarmuka aplikasi farmasi HIS dapat dilihat pada Gambar 3-6 dihalaman selanjutnya. 3.4 Tahap Implementasi Setelah selesai perancangan aplikasi farmasi HIS maka dilakukan pengujian terlebih dahulu guna menguji apakah aplikasi sudah berfungsi dengan semestinya atau tidak. Hasil yang diberikan oleh masing masing fungsi harus sesuai dengan rancangan awal yang telah ditentukan. Pengujian dilakukan dengan menggunakan metode blackbox testing. Setelah melalui tahapan perencanaan, analisis, dan perancangan serta pengujian, tahapan terakhir dalam pengembangan sebuah sistem adalah tahap implementasi. Aplikasi yang telah diuji akan diimplementasikan dengan penginstalan langsung di lingkungan SHLV. 4. Kesimpulan dan Saran Setelah menyelesaikan rancangan sistem sesuai requirements yang ditentukan maka diperoleh kesimpulan dan saran sebagai berikut: 408
Gambar 1. Use Case Diagram Aplikasi Farmasi HIS 409
Gambar 2 Table Relationship Diagram Aplikasi Farmasi HIS 410
Gambar 3. Tampilan Dashboard Admin Gambar 4. Tampilan Form Transaksi Penjualan 411
Gambar 5. Tampilan Invoice Transaksi 412
Gambar 6. Output Label Obat Untuk Obat Dalam (Kiri) dan Output Label Obat Untuk Obat Luar (Kanan) 4.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian ini dapat diambil kesimpulan yaitu: 1. Penelitian ini menghasilkan sebuah aplikasi berbasis web yang dapat digunakan oleh departemen farmasi rumah sakit SHLV. 2. Aplikasi ini memiliki fungsi untuk mengolah data penjualan obat dan data data lain yang terhubung dengan penjualan obat seperti data dokter, data pasien, data spesialis, data obat, data supplier, dan data label obat. Pengolahan data yang saling terhubung pada satu aplikasi ini dapat mempercepat pengguna dalam memproses data. 3. Dengan adanya aplikasi ini, data redundancy yang disebabkan oleh duplikasi data yang sama dapat dihilangkan. 4. Pengguna dapat melakukan pengawasan obat secara lebih optimal dikarenakan aplikasi ini memiliki fungsi untuk menampilkan obat yang mendekati expiry date dan obat yang stoknya akan habis. 5. Aplikasi dapat membantu pengguna dalam mengambil atau menentukan suatu keputusan dikarenakan aplikasi ini memiliki fungsi untuk menampilkan data pemesanan obat, penerimaan obat, dan stok obat dalam bentuk laporan. Laporan juga dapat dicetak untuk memudahkan pengguna dalam mengolah dokumentasi data. 6. Desain tampilan dan fungsi fungsi yang ada pada aplikasi dirancang dan dibuat berdasarkan kebutuhan pengguna. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk memudahkan pengguna dalam menguasai aplikasi ini dengan cepat. 7. Aplikasi dapat memenuhi kebutuhan mendasar kegiatan operasional departemen farmasi dalam hal pengelolaan data data yang berhubungan dengan penjualan obat di farmasi dan juga pencetakan laporan laporan yang dapat bermanfaat untuk pengguna. 4.2 Saran Dalam pengembangan aplikasi farmasi HIS ini, diperoleh beberapa saran yang bermanfaat untuk mengembangkan aplikasi farmasi HIS ini, yaitu: 1. Perlunya diadakan pelatihan untuk pengguna yang akan menggunakan aplikasi farmasi HIS ini dengan tujuan memaksimalkan pemahaman pengguna terhadap sistem. 2. Perlunya dilakukan maintenance rutin agar aplikasi farmasi HIS ini dapat selalu berjalan dengan optimal. 3. Perlunya ditambahkan fungsi untuk melakukan kustomisasi laporan sesuai dengan kebutuhan. Daftar Pustaka: [1] Arief, M.R, 2011, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySql, Yogyakarta, Andi. [3] Dennis, A., Wixom, B.H., & Tegarden, D, 2012, Systems Analysis and Design with UML, 4th ed, USA, Wiley. [4] Grandia, L, 2014, Healthcare Information Systems: A Look at the Past, Present, and Future, [Online] Available from: https://www.healthcatalyst.com/wp- content/uploads/2014/11/healthcare- Information-Systems-A-Look-at-the-Past- Present-and-Future.pdf [Accessed 15th May 2016]. [6] Janner, S, 2010, Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta, Andi. [7] Nugroho, A, 2010, Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP, Yogyakarta, Andi. 413