BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat telah menjangkau aktivitas manusia baik secara individual maupun organisasional. Teknologi informasi telah bertransformasi menjadi kebutuhan vital setiap individu maupun organisasi dalam rangka mencapai visi dan misi individu dan organisasi itu sendiri. Salah satu organisasi yang harus tanggap terhadap perkembangan teknologi tersebut adalah instansi kesehatan, seperti klinik, puskesmas, dan rumah sakit. Sebuah klinik dengan laju penambahan jumlah pasien yang cepat tentunya memiliki tantangan tersendiri dalam rangka mengelola data-data klinik yang ada, misalnya biodata pasien, riwayat penyakit pasien, data persediaan obat-obatan dan lain sebagainya. Data klinik dalam jumlah besar dengan perubahan yang cepat akan menimbulkan tantangan besar untuk mengelolanya apabila penyimpanannya masih dilakukan secara tradisional dengan media kertas pada lemari penyimpanan arsip. Penyimpanan secara tradisional juga rentan terhadap masalah integritas, security dan privacy, yaitu resiko kehilangan serta kerusakan data tersebut karena faktor kesengajaan ataupun kecelakaan. Aplikasi sistem informasi klinik sangat dibutuhkan bagi sebuah klinik yang masih menggunakan pengelolaan data-data secara tradisonal, disamping untuk memonitor dan mengatur pelayanan kesehatan yang ada, aplikasi klinik berfungsi sebagai dokumentasi rekam medik pasien. Menurut Megan Forster et al dalam jurnalnya yang berjudul Maternity patients access to their electronic medical records: use and perspectives of a patient portal, penyimpanan data medik pada komputer memberikan akses lebih cepat dan mudah mengenai informasi kesehatan secara pribadi maupun umum sehingga memberikan kemudahan bagi pasien seperti mempersiapkan janji pertemuan dengan dokter. Klinik Pratama Paseban yang berada di bawah naungan Rumah Sakit Santo Carolus yang berpusat di Jl. Salemba Raya 41 Jakarta Pusat, dan bergerak dibidang kesehatan merupakan sebuah instansi kesehatan yang memiliki beberapa cabang di DKI Jakarta. Klinik Pratama Paseban diisi oleh beberapa profesi seperti dokter, perawat, apoteker, kasir, administrasi, dan receptionist. Klinik ini mengalami penambahan pasien dalam jumlah banyak setiap harinya. Berdasarkan data 1
2 kunjungan harian, saat ini klinik mengangani 150 sampai dengan 200 pasien per hari dikarenakan tersedianya layanan kesehatan bagi pasien pengguna BPJS. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan kesehatan, Klinik Pratama Paseban menyimpan data-data klinik secara tradisional dengan media kertas pada lemari penyimpanan arsip. Cara pengelolaan data seperti ini akan menimbulkan kendala ketika seorang staff ingin mencari data pasien tertentu, kendala ini dapat menghambat kegiatan atau proses bisnis karena seorang staff hanya bisa fokus pada satu kegiatan dan membutuhkan waktu. Data klinik secara tradisional juga rentan akan masalah keamanan data pasien, seperti kehilangan dan kerusakan secara sengaja ataupun kecelakaan. Tantangan lain muncul ketika interaksi antar divisi terjadi misalnya, ketika seorang dokter membutuhkan data rekam medik pasien dengan segera, maka dokter harus memanggil asistennya untuk menghubungi bagian administrasi untuk mengambil data rekam medik yang dibutuhkan, jika dokter menangani pasien lainnya maka proses yang sama akan terulang secara terus menerus. Demikian juga staff administrasi, mencari data tertentu pada sebuah arsip yang besar akan menambah waktu menunggu dokter. Sistem informasi klinik berbasis web menjadi solusi tepat untuk mempermudah proses tata kelola data dalam jumlah banyak dengan perubahan yang cepat untuk jangka panjang tanpa harus menyimpannya secara tradisional di atas media kertas. Tidak hanya mempermudah tata kelola, tapi juga meningkatkan security dan privacy dengan cara mengatur otoritas pihak-pihak yang berkepentingan dengan menerapkan user control sesuai peranannya masing-masing. Untuk mengatasi masalah-masalah yang terdapat di Klinik Pratama Paseban, maka dilakukanlah analisis yang berlanjut pada PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KLINIK BERBASIS WEB PADA KLINIK PRATAMA PASEBAN yang diharapkan dapat meningkatkan proses bisnis perusahaan dengan baik dan terkendali secara berkelanjutan. 1.2 Ruang Lingkup Dengan pertimbangan untuk memfokuskan pada tujuan yang ingin dicapai maka diberikan batasan ruang lingkup pada penulisan ini. Adapun beberapa cakupan pembahasan ruang lingkup adalah sebagai berikut :
3 1. Unit Pelayanan Medik, yang meliputi : a) Pemantauan yang berhubungan dengan aktifitas klinik, riwayat diagnosa pasien, riwayat pengobatan pasien, dan riwayat kunjungan pasien. b) Penginputan dan pengelolaan data yang berhubungan dengan pendaftaran pasien, hasil diagnosa pasien, ketersediaan obat, pembuatan resep obat, dan data riwayat pasien. c) Pembuatan laporan yang berhubungan dengan hasil diagnosa penyakit pasien dan laporan pembayaran. 2. Unit Pelayanan Farmasi, yang meliputi : a) Pemantauan yang berhubungan dengan pemberian pengobatan sesuai dengan resep obat dari dokter. b) Pengelolaan data jumlah pembelian obat dan alat kesehatan berdasarkan waktu, jumlah pembelian obat dan alat kesehatan berdasarkan diagnosa dokter. c) Penyimpanan sejarah resep obat sesuai dengan data riwayat pembelian pasien. 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dalam membuat aplikasi ini, antara lain : 1. Menganalisis proses bisnis yang berjalan dan mengidentifikasi masalahmasalah yang dihadapi oleh organisasi. 2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi berupa laporan serta dokumendokumen yang diperlukan oleh setiap divisi. 3. Merancang dan mengembangkan aplikasi system informasi klinik yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis dan data antar divisi. Manfaat yang ingin diperoleh dari pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut : 1. Membantu karyawan klinik Pratama Paseban untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang terdapat di dalam setiap unit pelayanan medik dan farmasi serta memberikan rekomendasi dalam mengatasi masalah yang terjadi. 2. Menyediakan informasi berupa dokumen dan laporan yang diperlukan oleh admin, dokter, kepala klinik, dan apoteker dengan pertukaran informasi antar divisi secara tepat waktu, akurat, dan up-to-date, sehingga
4 dapat mendukung setiap divisi dalam melakukan aktivitas bisnis. 3. Menghasilkan aplikasi sistem informasi klinik berbasis web pada unit pelayanan medik khususnya dokter dan unit pelayanan farmasi yaitu apoteker yang dapat melakukan pemrosesan transaksi data secara terkomputerisasi yang nantinya akan digunakan oleh karyawan klinik Pratama Paseban. 1.4 Metode Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penyusunan laporan ini adalah metode pengumpulan data, metode analisis data, dan metode perancangan. 1.4.1 Metode analisis dan pengumpulan data 1. Studi Kepustakaan (Library Study) Dalam metode ini dilakukan dengan cara membaca, mencari, memahami serta meringkas hal hal yang berkaitan dengan skripsi ini. Studi pustaka ini dilakukan dengan menggunakan media buku, jurnal, artikel, serta berbagai media lainnya yang mendukung perancangan sistem klinik berbasis web 2. Studi Lapangan (Field Reserch) Dalam metode ini pengumpulan data yang dilakukan melalui survey kepada pihak yang terlibat langsung dan mengetahui sistem dan prosedur yang sudah ada dan sedang berjalan, struktur organisasi perusahaan, proses bisnis yang sedang berjalan. Studi lapangan ini dilakukan dengan cara : a. Studi Wawancara Studi wawancara dilakukan dengan cara mengadakan wawancara terhadap Kepala Bagian klinik untuk mengetahui hal hal yang berkaitan dengan system yang telah berjalan dan masalah atau kelemahan system yang di klinik. b. Observation (Pengamatan) Observation dilakukan dengan cara mengamati proses bisnis, system yang sedang berjalan.
5 1.4.2 Metode Perancangan Metode perancangan aplikasi ini menggunakan perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan pendekatan Unified Process (UP) menurut teori dari Satzinger, Jackson dan Stephen Burd pada buku Systems Analysis and Design (2010,61. Metode analisis dan perancangan yang digunakan terdiri dari beberapa tahap, antara lain : a) Inception Pada fase ini mendefinisikan tentang ruang lingkup proyek dengan menspesifikasikan diagram use case pada setiap proses pengembangan yang dilakukan. b) Elaboration Pada fase ini mendefinisikan requirement, perancangan solusi, dan implementasinya. Tim mendefinisikan requirement dan rancangan dengan membuat use case diagram, class diagram, sequence diagram, dan diagram UML lainnya. Biaya akhir dan perkiraan keuntungan juga diselesaikan pada fase elaboration. c) Construction Pada fase ini merupakan lanjutan pengembangan sistem dengan menggunakan perulangan-perulangan tambahan yang juga termasuk di dalamnya desain, implementasi, dan testing, dan mungkin merilis system baru. d) Transition Pada fase ini end user dilibatkan kedalam sistem dan fokus pada end-user training, instalasi, dan dukungan awal. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini dibagi menjadi beberapa bab inti, dan setiap babnya akan memiliki sub babnya masing - masing. Berikut adalah sistematika penulisan pada skripsi ini berdasarkan bab: BAB 1: PENDAHULUAN Pada bab ini berisi latar belakang penelitian, ruang lingkup, tujuan dan mamfaat yang diharapkan dari penelitian, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang menjadi kerangka penulisan pada skripsi ini.
6 BAB 2: LANDASAN TEORI Bab ini berisi landasan teori dasar dan umum seperti pengertian sistem informasi, Database, DBMS (Database Management System), UML (Unifield Modeling Language), ER Diagram ( Entity-Relationship Diagram), sedangkan teori-teori khusus seperti pengertian klinik, klinik yang sesuai dengan topik, serta simpulan dari beberapa jurnal mengenai topik sistem informasi klinik. BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini berisi metodologi yang digunakan, analisa kebutuhan user, identifikasi masalah, usulan pemecahan masalah, serta berbagai macam perancangan, baik perancangan sistem, perancangan layar, dan perancangan database. BAB 4: PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini membahas gambaran umum dari perusahaan antara lain, profil perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, pembagian tanggung jawab dan wewenang pada perusahaan, mengidentifikasi berbagai masalah dan kelemahan yang dihadapai perusahaan, memberikan masukan terhadap pemecahan masalah, serta analisa hasil implementasi dan evaluasi dari sistem yang baru. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi simpulan dan saran pada Klinik Pratama Paseban yang dibuat berdasarkan hasil evaluasi dari perancangan dan implementasi aplikasi pada Klinik Pratama Paseban.