1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Semua lembaga atau instansi dalam pelaksanaan kegiatan sehari hari baik administrasi maupun non administrasi tidak dapat terlepas dari proses penciptaan arsip, karena arsip merupakan catatan atau rekaman dari suatu kegiatan yang dilakukan baik oleh instansi maupun perseorangan. Pengertian ini didasarkan pada Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 1, yaitu: Arsip adalah rekaman suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam perkembangan suatu organisasi tidak akan terlepas dari arsip, oleh karena itu untuk menjaga arsip tetap baik dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahan, sangat diperlukan perhatian khusus, apalagi untuk arsip tekstual yang kondisi fisiknya rentan terhadap kerusakan. Pengelolaan dan penataan yang kurang baik mengakibatkan rusaknya fisik arsip sekaligus isi informasi yang ada. Terutama untuk arsip arsip statis dan juga vital yang umur penyimpanannya sudah lama dan penggunaan yang relatif tinggi. 1 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Bab 1 Ketentuan Umum, pasal 1 angka 2.
2 Kerusakan pada arsip tekstual perlu penanganan khusus baik masalah yang terjadi karena umur arsip yang sudah tua maupun pemeliharaan yang kurang baik. Selain itu ada beberapa faktor yang menyebabkan kerusakan arsip seperti bencana alam, hewan, kimiawi dan perlakuan pengguna arsip yang tidak beraturan. Faktor di atas menyebabkan permasalah dalam pengelolaan arsip tektual karena pengelolaan yang dilakukan tidak secara profesional dan baik. Jika dibiarkan terus menerus kerusakan arsip ini akan berakibat pada hilangnya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut yang jelas saja akan berdampak fatal, yaitu hilangnya bukti-bukti otentik dan memori kolektif bangsa. Solusi untuk penanganan masalah ini salah satunya dengan melakukan restorasi arsip yang merupakan bagian dari preservasi arsip. Preservasi arsip adalah kegiatan penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian arsip. Pemeliharaan sendiri sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk melindugi, mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya, dengan cara menjamin kondisi fisik dan lingkungan penyimpanannya dan sekaligus menjamin arsip dari kerusakan yang dapat menyebabkan kemusnahan. 2 Dalam tahap perawatan dan pemeliharaan arsip, restorasi sangatlah penting karena jika tidak ada restorasi arsip yang masih bernilai guna namun kondisinya sudah tidak layak atau rusak tidak bisa di gunakan dan terancam musnah. Restorasi arsip adalah tindakan memperbaiki arsip-arsip yang sudah 2 Martono Boedi, Sistem Kearsipan Praktis, jilid I (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990) hlm 66.
3 rusak, sulit dipergunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat dipergunakan dan disimpan kembali untuk jangka waktu yang lebih lama lagi. 3 Restorasi sendiri biasanya dilakukan untuk arsip arsip vital dan juga statis walaupun ada beberapa arsip inaktif juga mendapat perbaikan bila kondisinya sudah tidak layak atau terjadi kerusakan karena penggunaan dan penyimpanan yang tidak seharusnya. Kegiatan restorasi penting dilakukan karena dapat membantu mengatasai permasalahan kerusakan arsip yang masih bernilai guna agar isi informasi yang terekam di dalam arsip tetap terjaga dengan baik. Kesadaran untuk memelihara kelangsungan hidup arsip-arsip tersebut sangat dibutuhkan mengingat pentingnya arsip arsip tersebuat untuk kelangsungan hidup sebuah organisasi. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari cara memelihara dan memperbaiki arsip rusak yang dimiliki oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai salah satu Lembaga Pemerintah yang mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan 4. Tugas pokok dan fungsi dari Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah tentu saja memiliki sarana dan prasana yang memadai juga sumber daya manusia yang terampil. Selain itu Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah menjadi pusat dari pengelolaan dan penyimpanan arsip yang ada di Provinsi Jawa Tengah 3 Ig. Wursanto, Kearsipan I ( Yogyakarta: Kanisius 1991 ) hlm 231 4 Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 87 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
4 juga mempunyai banyak arsip yang bersal dari berbagai pencipta arsip dengan kondisi yang berbeda-beda. Di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sendiri sudah melakukan restorasi baik untuk arsip tekstual maupun audiovisual. Namun, masih banyak sekali arsip yang belum di restorasi khususnya untuk arsip tekstual karena sarana dan prasarana yang tidak dapat dipenuhi karena harus menunggu kiriman dari Arsip Nasional Republik Indonesia, misalnya untuk pengadaan kertas penambal atau kertas tissu yang didatangkan langsung dari Jepang melalui ANRI. Selain itu, tenaga kerja yang mengaerjakan kegiatan restorasi juga tidak dapat bekerja dengan maksimal karena dibebani oleh pekerjaan lain di luar restorasi. Dan beberapa faktor lain yang menyebabkan kegiatan restorasi tersebut tidak berjalan dengan maksimal. Tetapi beberapa arsip yang kondisinya sudah sangat rapuh telah di alih mediakan agar informasi yang terkandung didalam arsip tersebut tidak hilang. Berdasarkan uraian di atas dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana prosedur dan tata cara pelaksanaan restorasi arsip? 2. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam restorasi arsip? 3. Kendala dan permasalahan apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan restorasi arsip?
5 B. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui prosedur dan tata cara pelaksanaan restorasi arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 2. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala dalam restorasi arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 3. Untuk mengetahui Sarana dan Prasarana apa saja yang digunakan dalam kegiatan restorasi arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah. Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi penulis a) Sebagai persyaratan dalam mencapai gelar Ahli Madya sekaligus telah menyelesaikan pendidikan di Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. b) Sebagai bahan perbandingan teori yang di dapatkan di mata kuliah dengan kenyataan yang ada di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. c) Mengembangkan pengetahuan penulis tentang kemajuan teknologi dan informasi dibidang kearsipan yang tidak banyak didapatkan selama mengikuti mata kuliah. d) Menambah wawasan dan pengalaman tentang dunia kerja yang akan dihadapi di masa yang akan datang. 2. Bagi Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
6 a) Sebagai wujud kerjasama antar lembaga dengan pihak lain. b) Mendapat masukan untuk perkembangan instansi atau lembaga di masa mendatang. 3. Bagi Universitas Gadjah Mada a) Melihat sejauh mana penulis dapat menerapkan teori yang telah di dapat selama perkuliahan. b) Dapat menjalin kerja sama antara pihak Universitas Gadjah Mada dengan pihak Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah C. Tinjauan Pustaka Untuk menunjang praktik kerja lapangan dan tema tugas akhir yang akan saya ambil, terutama untuk pemahaman dasar dan aplikasi dalam restorasi perlu ditinjau bahan pustaka yang paling relevan dengan topik yang saya pilih. Beberapa literatur yang digunakan sebagai acuan teori dalam praktik dan penulisan tugas akhir ini di antaranya adalah buku Kearsipan 1 karangan Ig. Wursanto, buku Manajemen Kearsipan Modern karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono pada bab VII halaman 83, dan buku Keeping Archives karangan Jeckie Bettington dkk yang diterbitkan oleh Australian Society of Archives, Inc. Canberra, ACT, Australia pada tahun 2008, khususnya pada Section 2 dengan judul Managing The Archives. Buku pertama adalah Kearsipan 1 Karangan Ig. Wursanto pada bab VII halaman 220 235. Pada bab VII dibahas bagaiman pemeliharan dan pengaman arsip. Pemeliharan disini dilakukan dengan beberapa usaha yang menjaga agar arsip yang ada dapat terus terjaga dengan baik dan terhindar dari faktor faktor
7 yang menyebabkan kerusakan. Dibahas juga lembaga lembaga apa saja yang berkewajiban memelihara arsip. Sedangakan untuk pengamanan arsip dibagi menjadi dua, yakni pengamanan untuk isi informasi dan fisik arsip. Dalam bab ini restorasi termasuk dalam pengamanan arsip dari segi fisik. Dijelaskan bahwa restorasi arsip bertujuan untuk menambah jangka waktu simpan agar bisa lebih lama. Buku kedua adalah Manajemen Kearsipan Modern karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Gava Media Yogyakarta. Buku ini terdiri dari 13 bab yang terdiri dari pendahuluan, sistem kearsipan, prosedur kearsipan, mengindeks, sistem penyimpanan, peralatan dan kelengkapan kearsipan, pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip, pengendali arsip, penyusutan arsip, penggunaan komputer dalam sistem kearsipan, konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer, contoh perangkat lunak kearsipan yang berkembang dan pengendalian sistem berbasis komputer. Dalam buku ini bab yang paling relevan dengan tema yang di ambil adalah pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip halaman 83 93 banyak menjelaskan tentang tata cara melakukan perbaikan arsip yang rusak serta cara penyimpanan arsip yang benar agar arsip tetap terjaga dengan baik. Buku ketiga adalah Keeping Archives karangan Jeckie Bettington dkk yang diterbitkan oleh Australian Society of Archives, Inc. Canberra, ACT, Australia pada tahun 2008. Pembahasan tentang preservasi dalam buku ini terdapat pada Section 2 dengan judul Managing The Archives, pada bab ini dibahas tata cara memperbaiki arsip yang dijelaskan secara rinci dengan
8 menggunakan gambar yang menjelaskan kegiatan perbaikan tersebut dan apa saja bahan yang dibutuhkan untuk memperbaiki arsip. Di dalam bab ini juga di bahas komponen yang harus dipenuhi untuk melakukan preservasi. D. Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan Tugas Akhir (TA), penulis menggunakan empat metode untuk mendapatkan informasi yang akurat dan data yang relevan dengan tema yang dipilih. Metode yang pertama adalah studi pustaka. Studi pustaka dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh literatur data berdasarkan sumber yang jelas dan terpercaya sesuai dengan tema yang dipilih demi terciptanya relevansi antara teori dan praktik sehingga dapat di aplikasikan secara tepat, jelas dan nyata. Dengan metode studi pustaka data-data yang dibutuhkan atau dipergunakan sebagai sumber laporan penulisan tugas akhir dengan cara membaca, meneliti, serta menambahkan bahan pustaka yang relevan dengan topik yang di ambil sebagai sumber rujukan atau referensi. Metode kedua adalah Observasi Partisipasi. Teknik observasi yang diterapkan adalah participant observation, yaitu melakukan pengamatan secara langsung keadaan di lapangan, sehingga dengan metode ini penulis dapat secara langsung melakukan pengamatan terhadap kondisi arsip dan tata cara restorasi arsip konvensional di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Fokus penulis dalam melakukan observasi ini adalah mengamati tata cara restorasti arsip konvensional di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Tujuan dari participant observation ini adalah mengumpulkan data-data secara langsung yang diperlukan bagi penyusunan laporan tugas akhir penulis dan
9 mengetahui sejauh mana penerapan ilmu kearsipan dengan kenyataan yang ada di lapangan. Metode yang ketiga adalah wawancara. Metode wawancara dilakukan untuk mendapatkan sumber primer yang berguna di dalam kelancaran penulisan tugas akhir serta untuk melengkapi data-data yang masih kurang sempurna dan mendapatkan informasi yang lebih lengkap dari narasumber yang ahli dalam bidangnya. Sistem yang dipakai dalam wawancara adalah unguided interview, yaitu melakukan wawancara secara langsung tanpa menggunakan perantara. Wawancara baik secara formal maupun informal dapat dilakukan lebih dari satu orang narasumber guna mendapatkan informasi yang nilai subjektifnya kecil. Diharapkan informasi yang diperoleh dari wawancara dapat memperjelas dan mempertegas data-data yang didapatkan dalam proses penyusunan laporan tugas akhir. Setelah data-data dari lapangan terkumpul, penulis melakukan tindak lanjut dengan evaluasi data yang bertujuan untuk menilai data yang ada dengan menguji kebenarannya sehingga diperoleh data yang relevan dan sesuai topik yang dibahas. Yang keempat adalah dokumentasi. Dokumentasi dimaksudakan untuk memberikan bukti dari kegiatan yang dilakukan pada saat praktik kerja lapangan, baik itu menggunakan foto rekaman yang membuktikan kegiatan wawancara dan praktik kerja lapangan yang dilakukan.
10 E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir ini memiliki empat bab yang saling berhubungan. Bab pertama merupakan Pendahuluan yang berisi tentang Latar Belakang dan Permasalahan dalam melakukan restorasi arsip, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Tinjauan Pustaka, Metode Pengumpulan Data dan yang terakhir adalah Sistematika Penulisan. Bab kedua merupakan Gambaran Umum Badan Arsip dan Perpustakaan yang berisi tentang Sejarah Instansi, Visi dan Misi, Tugas Pokok dan Fungsi Instansi dan yang terakhir adalah Struktur Organisasi dan Uraian Tanggung Jawab Masing Masing Bagian. Bab ketiga merupakan pembahasan mengenai tata cara melakukan restorasi, sarana dan prasarana yang dipakai dalam restorasi serta kendala yang ditemui pada saat restorasi arsip di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Bab terakhir yaitu bab keempat merupakan penutup yang berisi kesimpulan dari Laporan Tugas Akhir yang telah di buat serta saran.