PANDUAN SMART ONLINE I. REGISTRASI 2 II. III. PEMESANAN 1. Permintaan Pemesanan 3 2. Konfirmasi Pemesanan Oleh Pengguna 5 3. Persetujuan Atasan 6 ALUR KERJA SMART ONLINE SYSTEM 1. Alur Registrasi 7 2. Alur Ganti Password 7 3. Alur Pemesanan 8 4. Alur Perubahan Pemesanan 9 5. Alur Persetujuan Atasan 10 1
I. REGISTRASI 1.1 Silahkan membuka link SMART ONLINE ; smart.sfg.id 1.2 Silahkan klik tombol Join Us. Lengkapi data diri dan klik tombol Sign Up 1.3 Registrasi selesai. Anda akan mendapatkan email Registrasi Anggota dan Konfirmasi Akun berisi info user name dan password. 1.4 Mengganti Password dan Edit Data Untuk memudahkan login, silahkan mengganti password pribadi yang mudah diingat. a. Login menggunakan akun & password sesuai yang tertera di email Konfirmasi Akun. b. Klik Profil di pojok kanan atas - Ganti password - Simpan 1.5 Jika password terlupa, silahkan klik tombol Lupa Password Setelah melakukan login, pengguna harap membaca Petunjuk Penggunaan dan Ketentuan Pemesanan yang terdapat pada Beranda SMART ONLINE. 2
II. PEMESANAN A. Permintaan Pemesanan a.1. Login a.2. Klik Pemesanan : Masukkan jumlah pengguna dan klik Pemesan sebagai Pengguna bila pemesan termasuk dalam perjalanan dinas. a.3. Silahkan klik tombol Lanjut 3
a.4. Lengkapi data perjalanan ticket pesawat/kai, hotel, dan mobil rental dengan teliti dan benar. Jika terdapat kesalahan dalam menginput data setelah klik tombol Pesan, silahkan membuat pemesanan baru. a.5. Permintaan pemesanan yang telah terkirim ke admin SMART ONLINE akan tercatat di Daftar Pemesanan dengan no. pemesanan. 4
B. Konfirmasi pemesanan oleh pengguna. Setelah permintaan pemesanan diajukan, SMART ONLINE akan mengirimkan email konfirmasi pemesanan. Untuk mengetahui status pemesanan, mengubah pemesanan, dan memberikan konfirmasi untuk issue pemesanan yang sudah sesuai, silahkan buka Daftar Pemesanan. Proses pemesanan dapat terlihat dari status masing-masing no. pemesanan. Email notifikasi dari setiap proses pemesanan secara otomatis akan dikirim pula oleh sistem. Berikut ini daftar status yang terlihat pada Daftar Pemesanan berdasarkan proses yang telah dilakukan: 1. New request Permintaan pemesanan baru sudah dikirim ke SMART ONLINE. 2. Need Confirm Setelah pemesanan diproses, SMART akan mengirimkan konfirmasi pemesanan. Pengguna diminta mengkonfirmasikan permintaan pemesanan dengan meng-klik Need confirm. Info data perjalanan akan muncul untuk diperiksa oleh pengguna. Jika sudah sesuai, klik KONFIRM, dan email permintaan approval akan terkirim ke Atasan. Jika perlu perubahan, klik UBAH RESERVASI, maka email permintaan perubahan akan terkirim kembali ke admin SMART. 5
Jika sudah sesuai dan sudah klik Konfirm, status pemesanan berubah menjadi OK. 3. Superior Approval Jika permintaan pemesanan sudah disetujui/tidak disetujui oleh Atasan, maka status pemesanan berubah menjadi Superior Approval. 4. Done Status permintaan pemesanan yang sudah di-issued menjadi Done. 6
ALUR KERJA SMART ONLINE SYSTEM 1. Alur Registrasi SMART.SFG.ID (Smart Online System) Klik Join Us Input Data Diri Klik Sign Up Cek Email untuk melihat Username & Password Login ke Smart Online (Input Username & Password) 2. Alur Ganti Password Login ke Smart Online Pilih Menu Profil Klik Ubah Password Masukkan Password baru di field Password Baru dan Konfirmasi Passsword Cek Email untuk melihat Username & Password Login ke Smart Online (Input Username & Password) 7
3. Alur Pemesanan LOGIN (Smart Online System) Pilih Menu Pemesanan Jika sebagai pengguna Jika bukan sebagai pengguna Isi Form Data Pengguna Isi Data Pemesanan * Klik Pesan **Cek Email Konfirmasi Pemesanan Klik link Lihat Reservasi yang ada di email Klik Need Confirm untuk status No. Reservasi yang sesuai dengan yang ada di email Klik Konfirmasi Jika disetujui Jika tidak disetujui Pemesanan di-issued Buat pemesanan dari awal Notes : * Mendapat email yang berisi detail permintaan pemesanan dan no reservasi pemesanan. ** Mendapat email yang berisi info detail jadwal penerbangan dan hotel yang tersedia. 8
4. Alur Perubahan Pemesanan Klik Need Confirm untuk status No Reservasi yang sesuai di dalam email Klik Ubah Reservasi Isi permohonan perubahan di field Komentar Perubahan Penerbangan / Hotel * Klik OK **Cek email Konfirmasi Perubahan Klik link Lihat Reservasi yang ada di email Klik Need Confirm untuk status No Reservasi yang sesuai dengan yang ada di email Klik Konfirmasi Jika disetujui Jika tidak disetujui Pemesanan di-issued Buat pemesanan dari awal Notes : * Mendapat email yang berisi detail perubahan pemesanan. ** Mendapat email yang berisi info detail jadwal perubahan penerbangan dan hotel yang tersedia. 9
5. Alur Persetujuan Atasan Atasan mendapat email notifikasi Permohonan Persetujuan Atasan klik link Setuju / Tidak Setuju yang ada di email Jika disetujui Jika tidak disetujui Pemesanan di-issued Buat pemesanan baru CATATAN : Jika email notifikasi tidak terkirim karena masalah jaringan, silahkan untuk cek langsung progres proses pemesanan dan melakukan konfirmasi pemesanan pada akun SMART Online Anda. 10