BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisis Sistem Yang Sedang Digunakan Sistem yang digunakan saat ini pada PT. Media Medan Pers adalah sistem yang dapat dikatakan masih manual, yang saat ini bergerak dibidang pendistribusian koran di kota Medan, yang selama ini belum memanfaatkan layanan web dalam mendukung sistem pendistribusian perusahaannya. Selama ini sistem pendistribusian yang ada, dilakukan secara manual, dimana loper koran mencatat data surat kabar yang didistribusikan dan disesuaikan dengan pengambilan atau nama lain transaksi untuk pendataan distribusi, dari proses itu semua data setiap bulannya direkap kembali. sehingga selain kurang praktis, dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menangani pendataan distribusi surat kabar. Adapun dari proses dokumentasi data dari pendistribusian surat kabar PT. Media Medan Pers adalah sebagai berikut : 1. Petugas atau koordinator, mencatat data surat kabar yang masuk dari supplier percetakan sesuai surat kabar yang didistribusikan oleh PT. Media Medan Pers. 2. Setelah surat kabar diterima, barulah proses distribusi dapat dilakukan, proses ini loper koran mendistribusikan ke pelanggan. 3. Dari seluruh proses menghasilkan laporan yang akan diperoleh oleh pimpinan. 40
41 III.1.1. Analisa Input Analisa input ini dilakukan untuk mengetahui data-data apa saja yang dibutuhkan untuk pemrosesan nantinya, adapun proses penginputan data dan contoh inputan tersebut dapat dilihat pada gambar III.1 dibawah ini: III.1.2. Analisa Proses Gambar III.1. Contoh Input Data Loper Koran Sumber : PT. Media Medan Pers Gambaran aliran informasi (FOD) dari sistem pengolahan data distribusi surat kabar PT. Media Medan Pers dapat penulis gambarkan pada gambar III.2 dibawah ini : Loper Koran Koordinator Mengambil Surat Kabar Data Loper Surat Kabar Pendataan Distribusi Surat Kabar Data Pendistribusian Surat Kabar Distribusi Surat Kabar Distribusi Arsip Penyajian Gambar III.2. FOD Sistem Yang Sedang Digunakan
42 Berdasarkan gambar III.2. diatas, sistem dapat dijelaskan berawal dari loper koran mengambil surat kabar untuk diedarkan, sebagai loper koran yang aktif, data yang diberikan diantarnya data loper dan jumlah pengambilan koran untuk didistribusikan. Bagian koordinator mendata dan berikutnya mendata surat kabar yang didistribusikan setiap harinya, dan membuat serta menyajikan laporan, pimpinan menerima laporan dari pengolahan data dari sistem sebagai akhir dari proses yang berjalan. III.1.3. Analisa Output Berdasarkan hasil dari input dan proses yang berjalan saat ini maka selanjutnya dilakukan analisa output, Adapun contoh output tersebut dapat dilihat pada gambar III.3 dibawah ini: Gambar III.3. Contoh Output Data Loper Koran Sumber : PT. Media Medan Pers
43 III.2. Evaluasi Sistem Yang Berjalan Dari hasil analisa terhadap sistem yang sedang digunakan ditemukan kendala-kendala dalam proses manajemen pendistribusian surat kabar PT. Media Medan Pers. Adapun kendala-kendala tersebut yaitu: 1. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses pendataan, data dicatat secara manual, harus dilakukan oleh petugas koordinator, pengolahan data dan penyimpanan masih menggunakan media kertas dengan mengetikan data satu persatu kedalam aplikasi Micorosft Excel lalu dicetak. 2. Sulitnya mencari data distribusi yang berlangsung selama per hari, per bulan maupun per tahun, hal ini berkaitan dengan media penyimpanan data, yang sering mengalami ketidak cocokan untuk rekapitulasi pendistribusian. 3. Banyak ditemui pengetikan data-data yang bersifat duplikat, yang sering mengakibatkan kesalahan pendataan. III.3. Desain Sistem Tahapan dari desain sistem memiliki tujuan untuk merancang sistem yang baru yang dapat memecahkan masalah-masalah yang dihadapi pengguna sistem yang sedang berjalan. Desain memberikan gambaran logika sistem yang baru secara garis besar kepada pemakai sistem. Dalam desain ini sudah tergambar logika dari sistem secara keseluruhan. Pembuatan sistem berdasarkan dari hasil penelitian dilapangan yang selanjutnya dimodifikasi sedemikian rupa sehingga dapat diusahkan perbaikan-perbaikan dari sistem yang lama.
44 III.3.1. Use Case Diagram Diagram use case ini menggambarkan user yang menggunakan sistem dan perilaku user (aktor) terhadap sistem seperti terlihat pada gambar III.4 berikut. Dalam sistem website Sistem Informasi ini tedapat aktifitas yang dapat dilakukan oleh pengguna, yang dapat digambarkan sebagai berikut. Login Data User Login Petugas Data Surat Kabar <<Include>> Data Loper <<Include>> Data Supplier Log Out <<Include>> Data Pembelian <<Include>> Log Out Data Distribusi <<Include>> Data Persediaan Pembelian Distribusi Gambar III.4. Use Case Diagram Use case diagram diatas menjelaskan aktifitas aktor yang mewakili petugas dan pimpinan. Pada bagian petugas, akses data laporan dan data user tidak dapat diakses, sedangkan pada bagian pimpinan, data mengakses data user dan laporan atau output dari seluruh proses pengelolaan data distribusi. Baik data laporan per hari hingga seluruh laporan yang ada.
45 III.3.2. Activity Diagram Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal. Adapun rancangan diagram aktivitas dari website ini adalah sebagai berikut. 1. Activity Diagram Menu Pengguna Pada gambar activity diagram dibawah ini menjelaskan aktifitas pengguna dalam pemilihan menu, seperti gambar III.5 berikut. Log In [Valid] Tidak Ya Petugas Data Pembelian Data Distribusi Data User Pembelian Distribusi Data Supplier Data Loper Data Surat Kabar Gambar III.5. Activity Diagram Menu Pengguna
46 Pada gambar diatas menjelaskan menu yang dapat diakses pengguna seperti petugas dan pimpinan. Dengan fungsi masing-masing akan menampilkan halaman baru sesuai pilihan. 2. Activity Diagram Form Data User Pada gambar activity diagram dibawah ini menjelaskan aktifitas pengguna dalam untuk input data user, seperti gambar III.6 berikut. Cari Data Tambah Edit Hapus Input Data User [Submit] Ya Tidak Update Data UserLama [Submit] Ya Tidak Gambar III.6. Activity Diagram Form Data User 3. Activity Diagram Form Data Loper Pada gambar activity diagram dibawah ini menjelaskan aktifitas pengguna dalam untuk input data loper, seperti gambar III.7 berikut. Cari Data Tambah Edit Hapus Input Data Loper [Submit] Ya Tidak Update Data Loper [Submit] Ya Tidak
47 Gambar III.7. Activity Diagram Form Data Loper 4. Activity Diagram Form Data Supplier Pada gambar activity diagram dibawah ini menjelaskan aktifitas pengguna dalam untuk input data supplier, seperti gambar III.8 berikut. Cari Data Tambah Edit Hapus Input Data Supplier [Submit] Tidak Update Data Supplier [Submit] Tidak Ya Ya Gambar III.8. Activity Diagram Form Data Supplier
48 5. Activity Diagram Form Data Pembelian Pada gambar activity diagram dibawah ini menjelaskan aktifitas pengguna dalam untuk input data pembelian, seperti gambar III.9 berikut. Cari Data Tambah Edit Hapus Input Data Pembelian [Submit] Ya Tidak Update Data Pembelian [Submit] Ya Tidak Gambar III.9. Activity Diagram Form Data Pembelian 6. Activity Diagram Form Data Distribusi Pada gambar activity diagram dibawah ini menjelaskan aktifitas pengguna dalam untuk input data distribusi, seperti gambar III.10 berikut. Cari Data Tambah Edit Hapus Input Data Distribusi [Submit] Ya Tidak Update Data Distribusi [Submit] Ya Tidak Gambar III.10. Activity Diagram Form Data Distribusi
49 7. Activity Diagram Form Rekap Pembelian Pada gambar activity diagram dibawah ini menjelaskan aktifitas pengguna dalam untuk menampilkan laporan pembelian, seperti gambar III.11 berikut. Semua Pembelian Per Faktur Per Harian Per Bulanan Per Tahun Per Surat Kabar Per Supplier Gambar III.11. Activity Diagram Form Rekap Pembelian 8. Activity Diagram Form Rekap Distribusi Pada gambar activity diagram dibawah ini menjelaskan aktifitas pengguna dalam untuk menampilkan laporan pendistribusian, seperti gambar III.12 berikut. Semua Distribusi Per Faktur Per Harian Per Bulanan Per Tahun Per Surat Kabar Per Loper Gambar III.12. Activity Diagram Form Rekap Distribusi
50 III.3.3. Desain Sistem Secara Detail Perancangan interface pengguna terdiri dari beberapa gambar konsep halaman yang akan ditampilkan, yang dapat dilihat pada penjelasan berikut. III.3.3.1. Desain Output Disain output pada aplikasi distribusi surat kabar yang akan penulis rancang terdiri dari. 1. Daftar Persediaan Surat Kabar PT. MEDIA MEDAN PERS DAFTAR PERSEDIAAN SURAT KABAR dd-mm-yyyy Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No ID Nama Jenis Jumlah Satuan Tanggal Penetapan : dd-mm-yyyy Harga Total Total Laba Harga Jual Pembelian Jual [Back] Disetujui Oleh Gambar III.13. Daftar Persediaan Surat Kabar 2. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Harian PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN PEMBELIAN SURAT KABAR dd-mm-yyyy Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Kode Nama Nama Kode Tanggal : dd-mm-yyyy Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.14. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Harian
51 3. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Faktur PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN Pembelian Surat Kabar Per Faktur Nomor Faktur : xxxx ID Supplier : xxxx Tgl Pembelian : dd-mm-yyyy Nama : xxxx No No Kode Nama Nama Kode Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Diketahui Oleh Dibuat Oleh Petugas Gambar III.15. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Faktur 4. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Bulan PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN PEMBELIAN SURAT KABAR BULAN mm-yyyy Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Kode Nama Nama Kode Tanggal : dd-mm-yyyy Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.16. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Bulan
52 5. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Tahun PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN PEMBELIAN SURAT KABAR TAHUN mm-yyyy Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Kode Nama Nama Kode Tanggal : dd-mm-yyyy Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.17. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Tahun 6. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Surat Kabar ID Surat Kabar : xxxx Nama : xxxx PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN PEMBELIAN SURAT KABAR xxxx No No Kode Nama Nama Kode Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.18. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Surat Kabar
53 7. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Supplier PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN PEMBELIAN SURAT KABAR PER SUPPLIER ID Supplier: xxxx Nama : xxxx Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Kode Nama Nama Kode Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.19. Daftar Pembelian Surat Kabar Per Supplier 8. Daftar Distribusi Surat Kabar PT. MEDIA MEDAN PERS DAFTAR DISTRIBUSI SURAT KABAR dd-mm-yyyy Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Nama Petugas ID Tanggal Tgl : dd-mm-yyyy Jummlah Penetapan Harga Total Laba Faktur Loper Barang Distribusi Harga Jual Jual 999 xxxx xxxx xxxx xxxx dd-mm-yyy 9999 99 99 99 99 999 xxxx xxxx xxxx xxxx dd-mm-yyy 9999 99 99 99 99 [Back] Disetujui Oleh Gambar III.20. Daftar Distribusi Surat Kabar
54 9. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Faktur Nomor Faktur : xxxx Tgl Distribusi : dd-mm-yyyy PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN Distribusi Surat Kabar Per Faktur ID Loper : xxxx Nama : xxxx No ID Nama Tgl Jumlah Penetapan Harga Total Total Laba Distribusi Harga Jual Pembelian Jual 999 xxxx xxxx xxxx xxxx 9999 99 99 99 99 999 xxxx xxxx xxxx xxxx 9999 99 99 99 99 [Back] Diketahui Oleh Dibuat Oleh Petugas Gambar III.21. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Faktur 10. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Harian PT. MEDIA MEDAN PERS DAFTAR DISTRIBUSI SURAT KABAR dd-mm-yyyy Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Nama Petugas ID Tanggal Tgl : dd-mm-yyyy Jummlah Penetapan Harga Total Laba Faktur Loper Barang Distribusi Harga Jual Jual 999 xxxx xxxx xxxx xxxx dd-mm-yyy 9999 99 99 99 99 999 xxxx xxxx xxxx xxxx dd-mm-yyy 9999 99 99 99 99 [Back] Disetujui Oleh Gambar III.22. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Harian
55 11. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Bulan PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN DISTRIBUSI SURAT KABAR BULAN mm-yyyy Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Kode Nama Nama Kode Tanggal : dd-mm-yyyy Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.23. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Bulan 12. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Tahun PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN DISTRIBUSI SURAT KABAR TAHUN mm-yyyy Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Kode Nama Nama Kode Tanggal : dd-mm-yyyy Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.24. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Tahun
56 13. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Surat Kabar ID Surat Kabar : xxxx Nama : xxxx PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN DISTRIBUSI SURAT KABAR xxxx No No Kode Nama Nama Kode Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.25. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Surat Kabar 14. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Loper PT. MEDIA MEDAN PERS LAPORAN DISTRIBUSI SURAT KABAR PER LOPER ID Loper: xxxx Nama : xxxx Tanggal Cetak : dd-mm-yyyy No No Kode Nama Nama Kode Nama Tanggal Jumlah Harga Total Faktur Supplier Petugas Barang Barang Harga [Back] Disetujui Oleh Gambar III.26. Daftar Distribusi Surat Kabar Per Loper
57 III.3.3.2. Desain Input Desain input bertujuan untuk memudahkan pemakai di dalam menentukan data-data yang diperlukan, dengan demikian dapat menjamin pemasukan data dan dapat diterima serta dimengerti oleh pemakai. Desain input yang dirancang disini adalah sebagai berikut: 1. Login Pengguna Halaman login pengguna merupakan layar depan saat pengguna ingin mengakses sistem distribusi yang dirancang, seperti gambar dibawah ini. Header Username : Password : Login Footer Gambar III.27. Halaman Login
58 2. Halaman Data User Halaman data user berfungsi untuk menambah, merubah atau menghapus data user, dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Header Pilih Cari User - xxx - xxx - Log Out Data Master - Akses User - Surat Kabar - Loper - Supplier - Pembelian - Distribusi - Persediaan No 1 2 3 Username : Password : Level : Email : Entry Footer Gambar III.28. Halaman Data User
59 3. Halaman Data Surat Kabar Halaman data surat kabar berfungsi untuk menambah, merubah atau menghapus data surat kabar, seperti gambar berikut ini. Header Pilih Cari User - xxx - xxx - Log Out Data Master - Akses User - Surat Kabar - Loper - Supplier - Pembelian - Distribusi - Persediaan Kode Surat Kabar : Nama: Jenis: Satuan : Harga Jual No 1 2 3 Entry Footer
60 Gambar III.29. Halaman Data Surat Kabar 4. Halaman Data Loper Halaman data loper berfungsi untuk administrasi mengentry data loper yang mendistribusikan surat kabar, dapat dilihat berikut ini. Header Pilih Cari User - xxx - xxx - Log Out Data Master - Akses User - Surat Kabar - Loper - Supplier - Pembelian - Distribusi - Persediaan Kode Loper : Nama: Alamat : Kota : Kode Pos : No 1 2 3 Entry
61 Footer Gambar III.30. Halaman Data Loper 5. Halaman Data Supplier Halaman data supplier berfungsi untuk administrasi mengentry data supplier surat kabar pada perusahaan, dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
62 Header Pilih Cari User - xxx - xxx - Log Out Data Master - Akses User - Surat Kabar - Loper - Supplier - Pembelian - Distribusi - Persediaan Kode Supplier : Nama Supplier: Alamat : Telepon : Kontak : Email : Kota : Handphone : No 1 2 3 Entry Footer Gambar III.31. Halaman Data Supplier 6. Halaman Data Pembelian Halaman data pembelian berfungsi untuk mendata transaksi pemasukan surat kabar atau pembelian, yang dapat dilihat pada gambar berikut ini.
63 Header Pilih Cari User - xxx - xxx - Log Out Data Master - Akses User - Surat Kabar - Loper - Supplier - Pembelian - Distribusi - Persediaan No Faktur: Tanggal Faktur: Petugas : ID Supplier : ID Produk : Penetapan Harga : Jumlah : Tanggal Released : No 1 2 3 Entry Footer Gambar III.32. Halaman Data Pembelian 7. Halaman Data Distribusi
64 Halaman data distribusi berfungsi untuk mendata transaksi distribusi surat kabar atau pendistribusian oleh loper koran, yang dapat dilihat pada gambar berikut ini. Header Pilih Cari User - xxx - xxx - Log Out Data Master - Akses User - Surat Kabar - Loper - Supplier - Pembelian - Distribusi - Persediaan No Faktur: Tanggal Faktur: Petugas : ID Loper : ID Produk : Harga Jual: Jumlah : No 1 2 3 Entry Footer Gambar III.33. Halaman Data Distribusi 8. Halaman Data Persediaan
65 Halaman data persediaan berfungsi untuk berfungsi untuk menampilkan persediaan surat kabar yang masih ada saat ini, yang dapat dilihat pada gambar berikut ini. Header Pilih Cari User - xxx - xxx - Log Out Data Master - Akses User - Surat Kabar - Loper - Supplier - Pembelian - Distribusi - Persediaan No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Kode Surat Kabar Nama Surat Kabar Satuan Stok Ready Harga Pokok Harga Distribusi Total Laba Footer Gambar III.34. Halaman Data Persediaan III.3.4. Perancangan Database Adapun desain database dari perancangan museum online yang akan dirancang dapat dilihat pada penjelasan berikut. III.3.4.1. Design Tabel / File Pada tahap ini adalah penggambaran tabel-tabel berikut primary key dari database yang dirancang. a. Tabel Barang
66 Nama Database : mediamedan Nama Tabel : barang Primary Key : Kd_Barang Tabel III.1. Tabel barang No Field Name Type Size Description 1 Kd_barang Varchar 5 Kode Surat Kabar 2 Nm_barang Varchar 50 Nama Surat Kabar 3 Jenis Varchar 5 Jenis Barang 4 Jumlah Int 11 Jumlah Barang 5 Satuan Varchar 11 Satuan Hitung 6 Harga_Distribusi int 11 Harga Distribusi b. Tabel Loper Nama Database Nama Tabel Primary Key : mediamedan : loper : kd_loper Tabel III.2. Tabel loper No Field name Type Size Description 1 Kd_loper Varchar 20 Kode Loper 2 Nm_loper Varchar 50 Nama Loper 3 Alamat Text 0 Alamat 4 Telepon Varchar 20 Telepon 5 Kota Varchar 50 Kota 6 Handphone varchar 20 Handphone c. Tabel Supplier Nama Database Nama Tabel Primary Key : mediamedan : supplier : kd_supplier Tabel III.3. Tabel Supplier No Field name Type Size Description 1 Kd_supplier Varchar 20 Kode Supplier 2 Nm_supplier Varchar 50 Nama Supplier 3 Alamat Text 0 Alamat 4 Telp Varchar 20 Telepon 5 Kota Varchar 50 Kota 6 Kd_pos Varchar 20 Kode Pos 7 Email Varchar 20 Email Supplier 8 Fax Varchar 20 Fax d. Tabel User
67 Nama Database Nama Tabel Primary Key : mediamedan : user : user Tabel III.4. Tabel User No Field name Type Size Description 1 User Varchar 20 Kode User 2 Pass Varchar 32 Password 3 Level Varchar 30 Level akses login 4 Email Varchar 30 Email e. Tabel Barang Masuk Nama Database Nama Tabel Primary Key Foreign Key : mediamedan : barang_masuk : No_Faktur : Kd_supplier, Kd_barang Tabel 3.5. Tabel Barang_Masuk No Field name Type Size Description 1 No_Faktur Varchar 20 Nomor Faktur Pemelian 2 Petugas Varchar 20 Petugas 3 Kd_Supplier Varchar 20 Supplier 4 Kd_Barang Varchar 20 Barang 5 Jumlah_Masuk Int 20 Jumlah 6 Tanggal Date 0 Tgl transaksi 7 Tanggal_Release Varchar 20 Tanggal Koran 8 Harga_Beli Int 20 Harga pembelian 9 Status_stok Int 4 Status transaksi f. Tabel Barang_Keluar Nama Database Nama Tabel Primary Key Foreign Key : mediamedan : barang_keluar : No_Faktur : Kd_supplier, Kd_barang
Tabel 3.5. Tabel Barang_Keluar No Field name Type Size Description 1 No_Faktur_Distribusi Varchar 20 Nomor Faktur Pemelian 2 Petugas Varchar 20 Petugas 3 Kd_Loper Varchar 20 Loper 4 Kd_Barang Varchar 20 Barang 5 Jumlah_Keluar Int 20 Jumlah 6 Tgl_Keluar Date 0 Tgl transaksi 7 Harga_Distribusi Int 20 Harga Distribusi 8 Status Int 4 Status transaksi 68