BAB 3 GAMBARAN UMUM 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah PT JAS PT JAS didirikan pada tahun 1984 sebagai penyedia layanan ground handling di bandar udara. PT JAS memulai operasional mereka pada tahun 1985 di bandar udara Soekarno Hatta dengan menyediakan layanan kepada Cathay Pasific, Malaysian Airlines, Lufthansa, dan Singapore Airlines sebagai pelanggan pertama mereka. Pada tahun 2000, PT JAS memulai bisnis pengelolaaan dan penyimpanan kargo setelah PT Cardig Air menyerahkan bisnis mereka ke PT JAS. PT JAS mendaftarkan diri kepada Bursa Efek Surabaya (BES) yang kemudian menjadi perusahaan layanan ground handling pertama yang terdaftar di bursa saham pada tahun 2004. PT JAS, bekerja sama dengan Singapore Airport Terminal Services (SATS) membuat mereka semakin handal untuk dapat ikut berperan dalam industri layanan bandar udara di dunia internasional. Visi dan Misi PT JAS Visi Menjadi pilihan terbaik dalam memberikan pelayanan di bandar udara. Misi Memberikan pelayanan terbaik dengan profesionalisme dan inovasi. 39
40 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT JAS
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT JAS Di bawah CFO 41
42 3.3 Penjelasan Mengenai Bisnis yang Berjalan PT JAS telah bergerak di bidang penyedia Jasa Ground Services sejak 1985 dan telah menjadi penyedia jasa Ground Services yang independen di Indonesia yang telah mendapatkan konsesi dari pengelola bandara sendiri yaitu Angkasa Pura I and Angkasa Pura II. PT JAS dalam penyediaan jasa Ground Service yaitu meliputi Ticketing, Check-in, Boarding Gate, Airline Service Counter, Airport Service Assistance, Premier and Esplanade Executive Lounge, General Service For Arriving, Departing and Transiting Passenger, General Crew services for Airlines Customers, Baggage Handling for Domestic and International Airlines. PT JAS menyediakan jasa bagi para maskapai seperti Singapore Airlines, Eva Air, Air Asia, Mandala Air, dan lain-lain untuk jasa kargo, jasa penarik pesawat atau menyediakan tempat pesawat untuk parkir. Khusus Singapore Airlines ada hubungan kerja sama secara khusus, karena hanya penumpang Singapore airline yang hanya dapat berkunjung ke lounge tersebut. Terdapat juga lounge untuk umum bagi pelanggan yang memiliki kartu kredit bank yang bekerja sama dengan PT JAS. Penghasilan untuk bisnis lounge diperoleh dengan menagih bank atau maskapai penerbangan untuk layanan yang mereka berikan di area lounge. Lounge merupakan service tambahan yang diberikan oleh bank atau maskapai tertentu kepada pelanggan mereka. Proses kargo yang dijalankan PT JAS melayani proses eksport dan import barang yang urutannya sebagai berikut: menerima barang pelanggan, pengklasifikasi jenis barang, penyimpanan barang di gudang, lalu pengiriman barang.
43 3.4 Penjelasan Mengenai Sistem yang Berjalan Prosedur Billing System pada PT JAS Proses billing dilakukan terlebih dahulu untuk memastikan bahwa harga telah diinput ke dalam aplikasi billing untuk setiap jasa, sebelum jasa diberikan kepada pelanggan. Jika masih terdapat harga yang belum terinput di Price Master, maka dilakukan penginputan harga pada aplikasi billing / dokumen PMF manual. Selambatnya pada tanggal 2 atau tanggal 17 untuk invoice dua mingguan harus dipastikan bahwa service form/sales order telah diinput oleh staff dan telah di setujui oleh pejabat operation / station terkait dengan jasa yang diberikan kepada pelanggan. Dokumen pendukukung seperti Equipment Request dan Service Request telah ditandatangani oleh pihak pelanggan airline/non airline, kemudian rekapitulasi telah ditandatangani/disetujui oleh Station Mananger / kepala Departement terkait, dan telah di kirimkan kepada bagian MFB / Assistant Manager Billing. Melakukan monitoring status pending transaction (service form / sales order) paling lambat setiap tanggal 3 pada pukul 09.00 (dan tanggal 18 untuk invoice dua mingguan periode tanggal 1-15). Selanjutnya dalam aplikasi billing pilih menu proses invoice(batch), tentukan bulan dan tahun tagihan, pilih running date (MID untuk tagihan periode tanggal 1-15, END untuk tagihan periode tanggal 1-30/31 atau tanggal 16-30/31), pilih jenis proses view open transaction first, lalu tekan tombol / menu proforma. Jika masih terdapat data customer dengan status dokumen pending, lakukan proses konfirmasi dan tindak lanjut dari
44 Manager terkait melalui telepon dan email (cc kepada GSM) untuk diselesaikan selambatnya dalam waktu 1 hari. Monitor follow up dilakukan oleh Manager/staf terkait selambatnya dalam 1 hari. Setelah itu sampaikan status penyelesaian kepada MFB / supervisior / Assup Billing melalui email dan telepon selambatnya 1 hari berikutnya. Jika sudah tidak ada lagi status pending, maka proses billing dimulai. Pada applikasi billing pilih menu proses Invoice (batch), tentukan bulan dan tahun tagihan, pilih running date (MID untuk tagihan periode tanggal 1-15, END untuk tagihan periode tanggal 1-30/31 atau tanggal 16-30/31), pilih jenis proses initiate billing process for all customers, lakukan proses proforma invoice dengan menekan tombol / menu proforma, kemudian balik ke menu utama dan pilih menu performa invoice list untuk menarik data invoice hasil proses billing. Tentukan bulan dan tahun tagihan. Untuk penarikan data dapat dilakukan berdasarkan kriteria sebagai berikut: No Invoice, tanggal invoice, nomor pelanggan, nama pelanggan, currency, data source. Lakukan pemeriksaan invoice hasil proses billing (batch) dengan menggunakan menu view data pada tabel hasil inquiry, tekan tombol / menu print invoice untuk menghasilkan file invoice dalam format PDF, serta tombol / menu print attachment untuk menghasilkan file lampiran invoice dalam format PDF sebagai dokumen pendukung (supporting documents), periksa dan pastikan tidak ada kesalahan baik pada file invoice, lampiran invoice maupun kelengkapan dokumen pendukung yang relevan (misal sales / service form non-package telah ditandatangani oleh pihak airline).
45 Jika terjadi kesalahan, sampaikan kepada bagian Operation atau Commercial melalui telepon dan email minta untuk diperbaiki segera dalam waktu 1 hari kerja (cc dan otorisasi persetujuan dari GSM dan / atau GMC). Setelah diperbaiki, pada aplikasi billing pilih menu proses Invoice (batch), tentukan bulan dan tahun tagihan, pilih running date (MID untuk tagihan periode tanggal 1-15, END untuk tagihan periode tanggal 1-30/31 atau tanggal 16-30/31), pilih jenis proses initiate billing process for all customers, lakukan proses proforma invoice dengan menekan tombol / menu proforma, balik ke menu utama dan pilih menu performa invoice list untuk menarik data invoice hasil proses billing. Tentukan bulan dan tahun tagihan. Untuk penarikan data dapat dilakukan berdasarkan kriteria sebagai berikut: No Invoice, tanggal invoice, nomor pelanggan, nama pelanggan, currency, data source. Kemudian periksa invoice hasil proses billing (batch) dengan menggunakan menu view data pada tabel hasil inquiry, tekan tombol/menu print invoice untuk menghasilkan file invoice dalam format PDF, serta tombol / menu print attachment untuk menghasilkan file lampiran invoice dalam format PDF sebagai dokumen pendukung (supporting documents), periksa dan pastikan tidak ada kesalahan baik pada file invoice, lampiran invoice, maupun kelengkapan dokumen pendukung yang relevan (misal sales / service form nonpackage telah ditandatangani oleh airline). Jika tidak terdapat kesalahan, pada aplikasi billing pilih menu proses Invoice (batch), tentukan bulan dan tahun tagihan, pilih running date (MID untuk tagihan periode tanggal 1-15, END untuk tagihan periode tanggal 1-30/31 atau tanggal 16-30/31), pilih jenis proses initiate billing process for all customers,
46 lakukan proses proforma invoice dengan menekan tombol / menu proforma, dan lakukan proses final invoice dengan menekan tombol / menu process. Setelah itu kembali ke menu utama dan pilih menu performa invoice list untuk menarik data invoice hasil proses billing. Tentukan bulan dan tahun tagihan. Untuk penarikan data dapat dilakukan berdasarkan kriteria sebagai berikut: No Invoice, tanggal invoice, nomor pelanggan, nama pelanggan, currency, data source, setelah itu pilih menu invoice list. Cetak file PDF invoice dan lampiran invoice dalam bentuk draft. Kirimkan draft invoice, lampiran invoice beserta dokumen pendukung (jika ada) kepada MFB / Assistant Manager Billing untuk diperiksa kebenarannya. Setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan, bubuhkan paraf atas draft invoice yang sudah diperiksa, cetak file PDF invoice pada pre-printed numbered invoice form dan lampiran invoice tersebut untuk diperiksa dan ditanda-tangani oleh MFB / Assistant Manager Billing dahulu sebelum dikirimkan kepada pelanggan. Tandatangani invoice final tersebut dan pastikan kelengkapan (completeness) jasa yang ditagihkan telah sesuai dengan checklist dari billable service untuk setiap pelanggan (airline international dan domestic, non - airline), setelah selesai diperiksa, tandatangani checklist tersebut dan sebagai laporan kirimkan copy checklist tersebut kepada CFO selambatnya tanggal 10 setiap bulannya. Setelah tersedia interface antara aplikasi billing dan Oracle, lakukan proses posting / input invoice ke dalam aplikasi Oracle. Masuk ke dalam aplikasi Oracle, pilih menu Receivable Interface untuk menarik data billing dari aplikasi billing ke dalam aplikasi Oracle. Jika service form / sales order dibuat secara
47 manual di dalam aplikasi billing, atau jika setelah proses final invoice di temukan adanya kesalahan dan Credite Note diterbitkan di dalam aplikasi Oracle, dibuat sundry invoice dengan posting / input invoice di dalam modul Account Receivables Invoices secara manual di dalam aplikasi Oracle, kemudian cetak sundry invoice (non billing) dalam bentuk draft. lakukan Pemeriksaan apakah terdapat kesalahan dan setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan, kirimkan draft tersebut beserta dokumen pendukung (jika ada) kepada MFB/Assistant Manager Billing untuk diperiksa. Kemudian periksa draft Invoice tersebut dan setelah dipastikan tidak terdapat kesalahan, pihak MFB / Ass Manager Billing memberikan paraf atas draft invoice yang sudah diperiksa. Jika semuanya sudah benar, cetak invoice final pada pre-printed numbered invoice form dan diperlukan tandatangan MFB / Assistant Manager Billing sebelum dikirimkan kepada pelanggan. Lalu pemeriksaan sekali lagi untuk memastikan dan setelah OK, tandatangani invoice final tersebut dan pastikan kelengkapan (completeness) jasa yang ditagihkan telah sesuai dengan checklist dari billable service untuk setiap pelanggan (airline international dan domestic, non - airline), setelah selesai diperiksa, tandatangani checklist tersebut. Sesudah ditandatangani oleh MFB / Assistant Manager Billing, kirimkan seluruh invoice final beserta seluruh lampiran dokumen pendukungnya yang relevan kepada pelanggan selambatnya pada tanggal 8 pada bulan berikutnya (untuk tagihan periode tanggal 1-30/31 atau tanggal 16-30/31) atau tanggal 22 pada bulan yang sama (untuk tagihan periode tanggal 1-15). Penjelasan diatas mengacu pada Standard Operating Prochedure (SOP) Billing System yang dapat
48 dilihat pada lampiran nomor 2. Sedangkan tampilan utama pada aplikasi Billing dapat dilihat pada lampiran nomor 6. 3.5 Dokumen yang Digunakan 1. Price Master Form Merupakan dokumen yang dibuat secara manual untuk menginput harga atas pembayaran barang atau jasa bagi pelanggan dengan klasifikasi khusus yang mendapatkan diskon tertentu sesuai dengan kesepakatan antara perusahan dengan pelanggan, namun belum tercatat di sistem / Price Master File. Price Master Form dikirimkan ke vendor billing system untuk segera di-update price list-nya. 2. Service Form / Sales Order Merupakan dokumen yang dibuat untuk setiap transaksi pembayaran jasa (billable service) yang telah diberikan kepada pelanggan. Apabila harga belum diinput ke dalam aplikasi maka Service Form dibuat secara manual terlebih dahulu dengan mengirimkan remainder kepada vendor untuk segera melakukan update untuk kelancaran penagihan bulan berikutnya. 3. Equipment & Service Request (ER & SR) Merupakan dokumen pendukung berisikan keterangan mengenai permintaan barang atau jasa tambahan oleh pelanggan.
49 4. Invoice Merupakan faktur yang digunakan untuk menagih pembayaran terhadap pelanggan atas segala jasa atau barang yang sudah diberikan oleh perusahaan, setelah semua transaksi sudah masuk ke dalam sistem aplikasi dan tidak ada status pending. 5. Sundry Invoice Merupakan faktur sementara yang dibuat didalam aplikasi Oracle untuk menginput data dari Service Form yang dibuat secara manual atau mengoreksi apabila terjadi kesalahan pada Invoice setelah semua pembenaran sudah dilakukan. Kemudian Sundry Invoice dicetak dalam bentuk draft untuk dicetak dan diperiksa kembali sebelum melanjutkan proses pencetakan Invoice. Laporan Akhir yang Dihasilkan Ground Handling Revenue Report Merupakan laporan akhir yang ditarik perusahaan dari aplikasi ORACLE untuk menunjukkan hasil pelayanan mereka secara keseluruhan dari berbagai aspek seperti besar keuntungan yang diperoleh di setiap stasiun / bandar udara, besar keuntungan yang diperoleh atas setiap maskapai /pelanggan, maskapai yang paling banyak menggunakan jasa yang ditawarkan oleh PT JAS, dan lain sebagainya. Laporan ini menarik data dari berbagai sistem yang berjalan secara terpisah di PT JAS (Sistem penagihan, sistem kargo, dan sistem lainnya berdiri sendiri) yang diintegrasikan dengan aplikasi ORACLE. Contoh Ground Handling Revenue Report dapat dilihat di lampiran nomor 5.
50 Gambar 3.3 Diagram Pelanggan yang Paling Sering dilayani Revenue By LOB 29% PREMIER 56% 6% 10% SILVER LOUNGE CARGO Gambar 3.4 Diagram Besar Keuntungan atas Bidang Usaha (Line of Business) 3.6 Kebijakan yang Berlaku pada PT JAS Terkait Proses Penagihan 3.6.1 Kebijakan Penetapan Batas Kredit (Credit Limit Policy) Class A (Faktur bulanan dengan 30 hari TOP): Untuk perusahaan maskapai dengan track record yang terbukti dalam operasi dan stabil dalam keuangan. Ini biasanya untuk maskapai nasional, memiliki warisan besar dan low cost carrier (LCC) yang telah berkecimpung dalam bisnis setidaknya selama 5 tahun dan memiliki armada minimal 15 pesawat modern.
51 Class B (Faktur dua bulanan dengan 30 hari TOP): Biasanya untuk maskapai penerbangan baru (sekitar 5 tahun atau di bawahnya) dengan jumlah armada pesawat kurang dari 15 tapi memiliki kondisi keuangan yang baik dan pencatatan pembayaran yang baik. Class C (faktur bulanan atau dua bulanan dengan TOP 15 sampai 30 hari dan didukung oleh jaminan dari bank): Pada umumnya diterapkan pada maskapai penerbangan baru dan pelanggan yang di akusisi dari persaingan yang kemampuan dalam membayar masih belum pasti. Sejumlah jaminan Bank dapat menutupi perkiraan nilai transaksi selama 60 hari berdasarkan volume penerbangan yang terjadwal dan biaya ground handling yang disepakati. Jika pelanggan tidak mampu atau tidak mampu memberikan keamanan pada kredit tersebut,maka akan di terapkan uang muka pada jangka waktu dua mingguan dihitung berdasarkan jumlah penerbangan yang dijadwalkan X rata-rata pendapatan / penerbangan. 3.6.2 Kebijakan Pengiriman Surat Penagihan Prosedur pengiriman surat peringatan: A. Terlambat < 2 minggu, menelepon pelanggan yang bersangkutan.
52 B. Terlambat > 2 minggu, pengiriman surat peringatan pertama : surat akan di kirim ke departement keuangan pelanggan. Salinan surat di email ke setiap manajer bagian. Surat peringatan ditandatangani oleh kepala manajer keuangan PT JAS. C. Terlambat > 1 bulan, pengiriman surat peringatan kedua : surat akan dikirim ke departement keuangan dan di email ke manajer bagian pihak pelanggan dan manajer utama dari pelanggan, masing-masing CRM, HPC, GMC dan manajer bagian. surat peringatan ditandatangani oleh CFO. D. Terlambat > 1,5 bulan, pengiriman surat model kedua : surat akan dikirim ke departement keuangan dan di email ke manajer bagian pihak pelanggan dan manajer utama dari pelanggan, masingmasing CRM, HPC, GMC dan manajer bagian. surat peringatan ditandatangani oleh CFO. E. Terlambat > 2 bulan, pengiriman surat model ketiga : surat akan di kirim ke direktur keuangan dari pihak pelanggan, dan mengirim email ke manajer bagian dan manajer utama dari pihak pelanggan, BOD, Legal Manager. Surat ditandatangani oleh CFO / COO.