TUGAS E-LEARNING ADMINISTRASI BISNIS INTERNAL CONTROL OLEH: ERWIN FEBRIAN (14121005) PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS MERCUBUANA YOGYAKARTA 2015 1
A. PENGENDALIAN INTERN 1. Definisi, Konsep Dasar, dan Komponen Pengendalian intern adalah suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori : a. Keandalan laporan keuangan b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi Laporan COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) menekankan bahwa konsep fundamental dinyatakan dalam beberapa definisi berikut : a. Pengendalian intern merupakan suatu proses. Ini berarti alat untuk mencapai suatu akhir, bukan akhir itu sendiri. Pengendalian intern terdiri dari serangkaian tindakan yang meresap dan terintegrasi dengan, tidak ditambahkan kedalam, infrastruktur suatu entitas. b. Pengendalian intern dilaksanakan oleh orang. Pengendalian intern bukan hanya suatu manual kebijakan dan formulir-formulir, orang pada berbagai tingkatan organisasi, termasuk dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya. c. Pengendalian intern dapat diharapkan untuk menyediakan hanya keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak, kepada manajemen dan dewan direksi suatu entitas karena keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan perlunya untuk mempertimbangkan biaya dan manfaat relatif dari pengadaan pengendalian. d. Pengendalian intern diarahkan pada pencapaian tujuan dalam kategori yang saling tumpang tindih dari pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi. Untuk menyediakan suatu struktur dalam mempertimbangkan banyak kemungkinan pengendalian yang berhubungan dengan tujuan entitas, 2
laporan COSO mengidentifikasi lima komponen pengendalian intern yang saling berhubungan, yaitu: a. Lingkungan pengendalian b. Penilaian risiko c. Aktivitas pengendalian d. Informasi dan komunikasi e. Pemantauan 2. Tujuan Entitas dan Pengendalian Intern Relevan yang Berhubungan dengan suatu Audit Manajemen mengadopsi pengendalian intern untuk menyediakan keyakinan yang memadai dalam mencapai tiga kategori tujuan, yaitu : a. Keandalan dari informasi keuangan b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi dari operasi Karena tidak semua dari tujuan tersebut dan pengendalian yang mendukung relevan dengan suatu audit laporan keuangan, satu dari tugas pertama auditor untuk memenuhi standar pekerjaan lapangan kedua adalah mengidentifikasikan tujuan tersebut dan pengendalian yang relevan. Yang menjadi perhatian penting adalah pengendalian yang dimaksudkan untuk menyediakan keyakinan yang memadai bahwa laporan keuangan yang disusun oleh manajemen untuk pemakai eksternal telah disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. 3. Keterbatasan Pengendalian Intern suatu Entitas Consideration of Internal Control in a Financial Statement Audit, mengidentifikasi keterbatasan yang melekat berikut yang menjelaskan mengapa pengendalian intern, sebaik apapun ia dirancang dan dioperasikan, hanya dapat menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan pengendalian suatu entitas. a. Kesalahan dalam pertimbangan. Kadang-kadang manajemen dan personalia lainnya dapat melakukan pertimbangan yang buruk dalam membuat keputusan bisnis atau 3
dalam melaksanakan tugas rutin karena informasi yang tidak mencukupi, keterbatasan waktu, atau prosedur lainnya. b. Kemacetan. Kemacetan dalam melaksanakan pengendalian dapat terjadi ketika personel salah memahami intruksi atau membuat kekeliruan akibat kecerobohan, kebingungan dan kelelahan. Perubahan sementara atau permanen dalam personel atau dalam sistem atau prosedur juga dapat berkontribusi pada terjadinya kemacetan. c. Kolusi. Individu yang bertindak bersama, seperti karyawan yang melaksanakan suatu pengendalian penting bertindak bersama dengan karyawan lain, konsumen atau pemasok, dapat melakukan sekaligus menutupi kecurangan sehingga tidak dapat dideteksi oleh pengendalian intern. d. Penolakan manajemen. Manajemen dapat mengesampingkan kebijakan atau prosedur tertulis untuk tujuan tidak sah seperti keuntungan pribadi atau presentase mengenai kondisi keuangan suatu entitas dinaikkan atau status ketaatan. Penolakan termasuk membuat penyajian yang salah dengan sengaja kepada auditor dan lainnya seperti menerbitkan dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi penjualan fiktif. e. Biaya versus manfaat. Biaya pengendalian intern suatu entitas seharusnya tidak melebihi manfaat yang diharapkan untuk diperoleh. 4. Peran dan Tanggung Jawab a. Manajemen. Merupakan tanggung jawab manajemen untuk menciptakan pengendalian intern yang efektif. b. Dewan direksi dan komite audit. Anggota dewan sebagai harus menentukan bahwa manajemen telah memenuhi tanggung jawabnya untuk menciptakan dan memelihara pengendalian intern. Komite audit harus waspada dalam mengidentifikasi keberadaan penolakan manajemen atas 4
pengendalian atau pelaporan keuangan yang curang, dan mengambil tindakan yang diperlukan. c. Auditor internal. Auditor internal harus memeriksa dan mengevaluasi kecukupan pengendalian intern suatu entitas secara periodik dan membuat rekomendasi untuk perbaikan, tetapi mereka tidak memiliki tanggung jawab utama untuk menciptakan dan memelihara pengendalian intern. d. Personel entitas lainnya. Peran dan tanggung jawab dari semua personel lain yang menyediakan informasi atau menggunakan informasi harus memahami bahwa mereka memiliki tanggung jawab untuk mengkomunikasikan masalah apapun yang tidak sesuai dengan pengendalian atau tindakan melawan hukum yang mereka temui kepada tingkat yang lebih tinggi. e. Auditor independen. Sebagai hasil dari proseduraudit laporan keuangan, seorang auditor eksternal mungkin akan menemukan kekurangan dalam pengendalian intern yang akan dikomunikasikan kepada manajemen, komite audit, atau dewan direksi, bersamaan dengan rekomendasi perbaikan. f. Pihak eksternal lainnya. Pembuat aturan menetapkan persyaratan minimum untuk pengadaan pengendalian intern oleh entitas-entitas tertentu. Contohnya adalah Foreign Corrupt Act tahun 1977 dan Federal Deposit Insurance Corporation Improvement Act tahun 1991. 5
B. UNSUR-UNSUR PENGENDALIAN INTERN Niswonger-Warren-Fess (1999) berpendapat, untuk mencapai tujuan pengendalian internal, manajemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalain orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. Beberapa faktor yang berpengaruh di dalam lingkungan pengendalian antara lain: a. Integritas dan Nilai Etik Merupakan etika entitas yang dimiliki dan standar perilaku yang berlaku serta bagaimana mereka mengkomunikasikan dan mengaplikasikan dalam praktik. b. Komitmen terhadap kompetensi Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Dewan Direksi dan Komite Audit Jajaran direktur yang efektif adalah yang independen terhadap manajemen. c. Dewan Direksi dan Komite Audit Jajaran direktur yang efektif adalah yang independen terhadap manajemen. Komite audit bertanggung jawab sebagai komunikator, baik bagi internal auditor maupun eksternak auditor. d. Gaya Manajemen dan Gaya Operasi Pemahaman dan aspek-aspek tentang filosofi manajemen dan gaya operasi memberi auditor suatu pemahaman mengenai sikap manajemen terhadap pengendalian intern. e. Struktur Organisasi Pemahaman struktur organisasi memberi gambaran bagi auditor mengenai manajemen dan elemen-elemen 6
fungsional dari bisnis dan bagaimana pengendalian diimplementasikan. f. Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab Memberi pemahaman mengenai pengendalaian dan caracara yang digunakan untuk pengendalian, perencanaan formal organisasi dan operasi, penugasan karyawan dan kebijakan yang dimiliki entitas. g. Praktek dan Kebijakan Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan aspek penting dalm pengendalian intern. Pengendalian intern yang dikembangkan entitas berusaha untuk mengatur, menjaga tindakan-tindakan yang dilakukan manusia dalam entitas. 2. Penaksiran Risiko Penaksiran risiko adalah identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penetuan risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan sebagai berikut: a. Perubahan dalam lingkungan operasi b. Personel baru c. Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki d. Teknologi baru e. Lini produk, produk, atau aktivitas baru f. Restrukturisasi korporasi g. Operasi luar negeri h. Standar akuntansi baru Semua entitas memiliki risiko tergantung dari ukuran, struktur, sifat, atau jenis dari perusahaan. risiko tersebut dapat berupa risiko eksternal dan internal dan semua harus bisa dikendalikan. Perubahan ekonomi, industri, regulasi serta kondisi operasi memungkinkan timbulnya risiko berbeda yang harus segera dapat diatasi oleh manajemen. 7
Auditor berkepentingan untuk memahami mengenai pengetahuan tentang penilaian risiko yang dilakukan oleh manajemen, seperti pengidentifikasian risiko terhadap laporan keuangan, pengevaluasian kemungkinan terjadinya, keputusan manajemen atas tindakan yang akan dilakukan. 3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Umumnya aktivitas pengendalian yang mungkin relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijkan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini: a. Review terhadap kinerja b. Pengolahan informasi c. Pengendalian fisik d. Pemisahan tugas Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai berikut: a. Pengendalian Pemrosesan Informasi Hal ini berkaitan dengan proses otorisai, kelengkapan dan keakuratan data keuangan. Pengendalain pemrosesan informasi digolongkan menjadi dua (2), yaitu: i. Pengendalian umum ii. Pengendalian aplikasi Pengendalian yang ditujukan untuk pemrosesan tipe-tipe transaksi baik di lingkungan komputer maupun manual dapat diklasifikasikan sebagai berikut: Otorisasi yang tepat (setiap bukti transaksi diotorisasi secara tepat sehingga tidak ada bukti yang melewati prosedur otorisasi) Pencatatan dan dokumentasi (semua bukti transaksi telah dicatat dan 8
didokumentasikan dan bila akan diperiksa, dapat dilacak kembali) Pemeriksaan independen b. Pemisahan tugas c. Pengendalian fisik d. Telaah kinerja Pengembangan atas aktivitas pengendalian berkaitan dengan kebijakan dan prosedur dapat dijabarkan dalam lima (5) aktivitas pengendalian berikut: 1) Pemisahan tugas. 2) Otorisasi yang jelas atas transaksi dan aktivitas. 3) Pendokumentasian dan pencatatan. 4) Pengendalian fisik atas assets dan catatan. 5) Pengecekan secara independen atas kinerja. 4. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang sistem informasi yang relevan dengan pelaporan keuangan untuk memahami: Golongan transaksi dalam operasi entitas yang signifikan bagi laporan keuangan. Bagaimana transaksi tersebut dimulai. Catatan akuntansi, informasi pendukung, dan akun tertentu dalam laporan keuangan yang tercakupalam pengolahan dan pelaporan transaksi. Pengolahan akuntansi yang dicakup sejak transaksi dimulai sampai dengan dimasukkan ke dalam laporan keuangan, termasuk alat elektronik (seperti komputer dan electronic data interchange) yang digunkan untuk mengirim, memproses, memelihara, dan mengakses informasi. 9
5. Pemantauan (Monitoring) Pemantauan adalah proses yang menentukan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus (ongoing activities), evaluasi secara terpisah (separate periodic evaluations), atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Auditor perlu memahami mengenai pemantauan untuk mengetahui aktivitas pemantauan seperti apakah yang digunakan perusahaan dan bagaimana aktivitas tersebut dapat digunakan untuk mengembangkan pengendalian internal bila dibutuhkan. C. MANFAAT PENGENDALIAN INTERN Manfaat pengendalian intern adalah menjamin manajemen perusahaan/organisasi/entitas agar: Tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai. Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian intern dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan. 10