BAB II PROSES BISNIS PERUSAHAAN

BAB II PROSES BISNIS PERUSAHAAN 2.1. Proses Bisnis Secara Umum Pemodelan proses bisnis suatu perusahaan untuk menggambarkan hubungan antara aktivitas satu dengan lainnya, dan setiap aktivitas ditentukan oleh input, control/constraint dan mekanisme yang diperlukan untuk terjadinya proses menghasilkan output perusahaan, dalam hal ini untuk melakukan pengembangan produknya. Penetapan proses bisnis atau pemodelan aktivitas pengembangan produk dan teknologi dilakukan sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Pemodelan tersebut menggunakan metoda standard Integration Definition for Function Modelling (IDEF0). Hal ini bertujuan untuk memetakan arsitektur data yang akan digunakan bagi sistem informasi PT Qolsa Smartsys, khususnya pada serangkaian kegiatan pengembangan produk dan teknologi. Seluruh aktivitas ditetapkan mulai dari pengembangan produk dan teknologi, hingga pengelolaan informasi dan sumberdaya yang digunakan dalam rangka pengembangan produk perusahaan. Semua itu dalam rangka mewujudkan Visi, Misi, dan Tujuan PT. Qolsa Smartsys. Proses bisnis pada pengembangan produk dan teknologi pada PT Qolsa Smartsys difokuskan pada teknologi informasi yang dapat mendukung keberhasilan program-program perusahaan, terutama dalam mengikuti perkembangan teknologi yang berjalan sangat cepat. Aktivitas utama dalam pengembangan produk dan teknologi, seperti mengembangkan teknologi dan 9

sistem rekayasa, mengelola data engineering, dan mengembangkan dan modifikasi produk telah digambarkan kedalam model IDEF0. Setiap aktivitas didefinisikan sesuai dengan ruang lingkup bisnisnya. Elemen-elemen ICOM (Input-Control-Output-Mechanism) didefinisikan secara singkat untuk memberikan pengertian umum kepada pelaku aktivitas dan para pengkaji proses bisnis tersebut. Dengan penggambaran proses bisnis seperti ini akan lebih jelas alur kegiatan serta output maupun elemen-elemen terkait yang mempengaruhi setiap kegiatan. Jadi begitu terjadi gangguan dalam proses segera dapat diketahui penyebabnya dan segera dilakukan penanganan sehingga proses tetap berjalan lancar. Bentuk penggambaran model IDEFO pada PT Qolsa Smartsyst secara global bisa dilihat pada Gambar 2.1. dibawaj ini. Rules Customer / Market Input Audit Evidence Licensor Type Supplier Input Fund Manage PT Qolsa Smartsys Develop Product and Product Information Sales Proposal & Contract Order To Supplier Vendor Payment Packaged Product Commercial Invoice Reports Resources Gambar 2.1. Model IDEFO pada PT Qolsa Smartsyst Tindak lanjut dari penetapan proses bisnis ini adalah continuing improvement pada aktifitas utama dan setiap aktifitas turunannya dalam upaya efisiensi proses pengembangan produk dan teknologi namun tetap menjaga kualitasnya. Dengan model proses bisnis tersebut maka setiap pelaku atau 10

fungsi yang melaksanakan aktivitas dimaksud diharapkan senantiasa merujuk kepada model ini terutama dalam melakukan perbaikan proses bisnis selanjutnya dalam pengembangan produk dan teknologi dimasa mendatang. Pada saat diperlukan manajemen dapat melaksanakan perbaikan proses bisnis ini (business process improvement), termasuk melakukan perubahannya (business process transformation) jika di waktu mendatang dikehendaki oleh dewan Direksi PT Qolsa Smartsyst. 2.2. Supply Chain Perusahaan Supply Chain Perusahaan ini adalah sebuah gambaran proses bisnis yang dilakukan oleh PT Qolsa Smartsyst dalam menjual dan menghasilkan produknya. Dalam Supply Chain ini ada beberapa tahapan yang dilakukan sehingga perusahaan dapat memberikan suatu nilai tambah kepada material atau bahan baku yang digunakan dengan menggunakan sumber daya ataupun skill yang dimiliki. Berikut ini dapat dilihat beberapa buah gambar yang merupakan gambaran tentang tahapan-tahapan produksi yang ada di PT Qolsa Smartsyst. Gambar 2.2 adalah tahapan proses bisnis utama dimana proses ini terdiri dari Develop and, Manage dan Develop/Modify Product. Sedangkan Gambar 2.3 merupakan proses yang terjadi di dalam tahapan Develop and, Gambar 2.4 merupakan gambaran proses yang terjadi pada tahapan Manage, dan Gambar 2.5 merupakan proses yang terjadi pada tahapan Develop/Modify Product.. 11

Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP Sales Contract C C R Customer / Market Input Market Outlook Customer Req Develop System and 1 Intellectual Proprietary Right Application New System & Inovation Licensor Type Manage Standard, Specification, Method, Technique 2 Certified / Qualified Product Modification Approval Request Develop/Modify Product Test Product Preliminary Test Requirement R T System & Tech. Dev. Req 3 Prototype Type Gambar 2.2. Pengembangan Produk dan Teknologi 12

Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP System & Tech. Dev. Req Market Outlook Customer Requirements Develop System & 1.1 New System & Inovation Establish System & Intellectual Proprietary Right Application 1.2 Gambar 2.3. Develop System and 13

Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP New System & Inovation Licensor Type Type Verification 2.1 Standard, Specification, Method, Technique Release & Distribute 2.2 Control and Audit Audit Reports 2.3 Gambar 2.4. Manage 14

Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP Sales Contract C C R Standard, Specification, Method, Technique Customer Req New design / Modify Product Prototype System & Tech. Dev. Req Preliminary Test Requirement Type 3.1 R T SOM Request Perform Liaison & Operation 3.2 R T Modification Approval Request Change Prototype Test Product 3.3 Test Report IT Type Certificate Certify Product Gambar 2.5. Develop and Modify Product 3.4 Certified / Qualified Product 15

Strategy/ Regulations / Polcy/ RJPP Sales Contract Test Report Standard, Specification, Method, Technique Customer Req Change Prepare Conceptual 3.1.1 Preliminary Test Result ( ) Prepare Preliminary 3.1.2 Preliminary Test Requirement Test Requirement System & Tech. Dev. Req Prepare Detail Type 3.1.3 Prototype Gambar 2.6. New / Modify Product 16

Tabel 2.1. Definisi Aktivitas Pengembangan Produk dan Teknologi Activity Name Activity Activity Definition Develop Product and Fungsi secara umum adalah menghasilkan desain produk PT Qolsa Smartsyst, yang informasinya tersimpan dalam bentuk geometrik dan teks. Menentukan strategi dan kebijakan penerapan & pengendalian teknologi dalam program kerja jangka pendek, menengah dan panjang serta melakukan koordinasi perencanaan, pelaksanaan pengembangan teknologi termasuk memelihara kualitas SDM bidang teknologi informasi serta membina pertumbuhan melalui proses inovasi yang muncul dari program-program utama perusahaan. Develop System & 1 Mengembangkan rekayasa dan sistem teknologi untuk memenuhi kebutuhan proses rancang bangun produk khususnya produk IT yang berbasis Artificial Intelligent. Develop System & 1.1 Mengembangkan sistem-sistem baru ataupun melakukan pembaharuan terhadap sistem yang sudah ada. Establish System & 1.2 Menentukan dan menetapkan sistem-sistem serta teknologi baru yang akan digunakan ataupun diterapkan dalam proses pengembangan produk. Manage 2 Mengelola seluruh data dan informasi yang dibutuhkan dan dihasilkan oleh proses rancang bangun. Verification 2.1 Memeriksa data dan informasi (gambar & Release & Distribute dokumen) yang akan diterbitkan. 2.2 Melakukan proses penerbitan dan pendistribuasian dokumen yang telah disahkan kepada fungsi yang berhak Control and Audit 2.3 Melaksanakan pemeriksaan berkala terhadap seluruh dokumen yang telah diterbitkan. Develop/Modify Product 3 Proses pengembangan dan memodifikasi produk sampai dengan type certificate atau melengkapi certificate yang telah ada. New /Modify Product 3.1 Proses pengembangan dan memodifikasi untuk produk-produk IT yang baru, dan proses ini dilakukan sampai dengan type certificate atau melengkapi certificate yang telah ada. 17

Prepare Conceptual Prepare Preliminary 3.1.1 Proses pengembangan dan memodifikasi produk-produk ITyang baru pada tahap konsep. 3.1.2 Proses pengembangan dan memodifikasi produk-produk IT yang baru, pada tahap awal (preliminary) dengan mengacu kepada konsep (literatur). Prepare Detail 3.1.3 Proses pengembangan dan memodifikasi produk-produk IT yang siap diproduksi dimana proses ini mengacu kepada hasil proses preliminary design. Perform Liaison & Operation 3.2 Ppenyelesaian masalah yang terjadi terhadap produk design yang ditemuka. Proses ini menjadi input penting terhadap penetuan proses New /Modify Product. Test Product 3.3 Sertifikasi produk IT, meliputi sertifikasi produk, software ataupun system baru. Memeriksa design dan proses pembuatan part dari segi kebutuhan kemudahan inspeksi. Certify Product 3.4 Proses sertifikasi terhadap produk-produk IT yang merupakan hasil proses New /Modify Product 18

Tabel 2.2 Definisi ICOM : Input-Control- Output-Mechanism Activity Number Activity Name Input Name Output Name Control Name Develop Product and Customer/ Market Input Intellectual Proprietary Right Application. Sales Contract 1 1.1 1.2 Develop System & Develop System & Establish System & Licensor Type Market Outlook Cust.Req. System & Tech. Dev. Req. System & Tech. Dev. Req. Market Outlook Cust.Req. Test/Cert Report Licensor/ Authority Modification Approval Request Intellectual Proprietary Right Application. New System & Innovation New System & Innovation CCR 19

2 2.1 2.2 2.3 3 Manage Verification Release & Distribute Control and Audit Develop / Modify Product New System & Innovation Licensor Type Type New System & Innovation Licensor Type Type Intellectual Proprietary Right Applic. Audit Reports Cust.Req. Prototype 20

Certified/Qualified product RT CCR 3.1 New / Modify Product Cust.Req. Change Licensor/ Authority Modification Approval Request Test Plan Preliminary Test Requirement System & Tech. Dev. Req. Type Prototype System & Tech. Dev. Req. Preliminary Test Requirement Type Test Requirement Sales Contract Sales Contract Test Report 3.1.1 3.1.2 Prepare Conceptual Prepare Preliminary Cust.Req. DR & O Change DR & O Prelm. Test Result (feed back) Preliminary Test Requirement Prelim. Product Conf Sales Contract Test Report 21

3.1.3 3.2 3.3 Prepare Detail Perform Liaison & Operation Test Product Prelim. Product Conf RT SOM Request Type Prototype Test Requirement System & Tech. Dev. Req. Type Prototype SOM (Disposition) RT (Disposition) Licensor/Authority Modification Approval Request Change Test Plan Test Report Test Report CCR Test Requirement Preliminary Test Requirement 3.4 Certify Product Type Test Report IT Type Certificate Test/Cert Report Test Plan Cust.Req. 22

2.3. Supplier Dalam menangani pekerjaan PT.Qolsa Smartsyst sering kali melakukan kerjasama dengan supplier-suplier tertentu dalam melakukan pengadaan hardware. Hal ini dilakukan oleh PT.Qolsa Smartsyst untuk memperlancar pekerjaannya sehingga mereka tetap fokus pada core bisnisnya. Supplier rekanan dari PT.Qolsa Smartsyst sampai saat ini antara lain: 1. PT. Indonet Bandung : Internet Service Provider (Bandwidth) 2. PT. Jesselindo Pratama Jakarta : Camera CCTV, Digital Video Recorder (DVR), Proximity Card & Reader 3. PT. Sicurreza Jakarta : Proximity Card & Reader, Trunstile 4. Get Simply Computer Bandung : Computer and Accessories 5. PT Surya Niaga Bandung : Card Graber, CCTV Camera 6. PT Advantech Bandung : Industrial PC 7. PT Berca Indonesia : PC 23