BAB I PENDAHULUAN A. Latar belakang dan Permasalahan Arsip merupakan elemen penting dalam kehidupan manusia, tanpa disadari kegiatan yang dilakukan manusia tidak lepas dari terciptanya arsip. Arsip mempunyai peran sebagai pusat ingatan dan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatankegiatannya terutama dalam hal administrasi. Berdasarkan pada Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada Bab 1 Ketentuan Umum, pasal 1 ayat 2, yaitu: Arsip adalah rekaman suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara 1 Sebagai rekaman informasi, arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi, maka arsip harus dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip serta tujuan manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat dan lengkap. Oleh karena itu, arsip harus 1 Undang-UndangNomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Pasal 1 ayat 2
2 dikelola sesuai dengan standar dan prinsip kearsipan yang dalam hal ini adalah keefesiensi dan keefektivitas. Fungsi arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan. Ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara fungsional yakni arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya dan arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintahan. 2 Arsip dinamis merupakan arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi seharihari serta masih dikelola oleh unit pengolah sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip. Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada 2 Basir Barthos., Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), hlm. 11.
3 umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah. 3 Lingkaran hidup arsip terdiri dari tahap penciptaan, penggunaaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan. Dari semua tahapan tersebut merupakan kesatuan proses yang akan dilalui oleh arsip. Pada pengelolaan arsip inaktif memiliki beberapa komponen dan tidak terlepas dari beberapa kegiatan yang dilakukan melalu proses yang panjang. Kegiatan pengelolaan arsip inaktif dilakukan dengan mengelola arsip inaktif dari pengolahan arsip inaktif sampai dengan penyusutan arsip aktif ke arsip inaktif. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang dimaksudkan dengan kegiatan penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan. 4 Pada kondisi demikian arsip-arsip inaktif tersebut harus dikurangi atau disusutkan agar tidak menjadi beban bagi organisasi yang pada gilirannya menimbulkan ketidakefisienan dalam penyelenggaraan kearsipan. Manfaatmanfaat yang dapat diambil dari pengelolaan arsip inaktif yang baik antara lain menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan, mempercepat penemuan kembali arsip, memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang 3 Ibid., hlm 4. 4 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
4 masih diperlukan dan bernilai tinggi serta menyelamatkan bahan bukti kegiatan organisasi. Pengelolaan Arsip Inaktif mencakup dua aspek yaitu penyusutan arsip inaktif dan pengelolaan Records Center yang merupakan suatu upaya mengelola arsip inaktif agar berdaya guna. 5 Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaan sebagai penyelenggara administrasi telah menurun. 6 Arsip inaktif yang berasal dari berbagai unit kerja jenis dan tipenya bermacam-macam baik berupa arsip kertas, arsip foto, arsip film maupun disket. Jenis dan tipe arsip tersebut tentu dibedakan dalam penyimpanannya supaya arsip tidak rusak pada saat penggunaan fungsinya 7. Manajemen arsip inaktif adalah pengelolaan arsip inaktif yang menyangkut dengan penyediaan barang, peralatan, anggaran dan sumber daya manusia guna untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. 8 Penyediaan tersebut sangat membantu pengoptimalan kinerja pengelolaan arsip inaktif saat melaksanakan kegiatan penataan. Arsip inaktif terbagi atas dua bagian yaitu arsip inaktif teratur dan arsip inaktif kacau. Arsip inaktif teratur adalah arsip inaktif yang telah ditata berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya. Arsip tidak teratur adalah arsip inaktif yang sistem penataan 5 Heri Santosa, Manajemen Arsip Inaktif Sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif Tidak Teratur, Arsip UGM, Juli., hlm 21 6 Boedi Martono., Sistem Kearsipan Praktis, Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990) hlm 26 7 Boedi Martono., Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1992)., hlm 92 8 Heri Santosa, op cit., hlm 20
5 pada masa aktifnya sulit dikendali lagi atau tidak disusun berdasarkan suatu sistem tertentu. 9 Selain berkaitan dengan pengelolaan arsip inaktif, aspek yang tidak kalah penting dalam hubungannya dengan arsip inaktif adalah pengelolaan Records Center. Records Center adalah tempat dengan spesifikasi tertentu yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat, dan mengelola arsip inaktif dengan maksud agar tercapai efisiensi dan efektivitas. 10 Hal ini berpengaruh terhadap frekuensi arsip yang tercipta yang sudah menjadi arsip inaktif untuk bagaimana penyimpanan setelah arsip tersebut inaktif. Keberadaan Records Centre di suatu lembaga sesuatu hal yang mutlak yang dirancang sebagai tempat menyimpan sejumlah arsip inaktif dalam jumlah yang besar yang memiliki jangka waktu simpan yang bervariasi. Di Records Center inilah segala aktifitas yang berkaitan dengan pengelolaan arsip inaktif dilakukan, seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan/pemusnahan, pemeliharaan, penyajian dan pelayanan (housing and reference services). 11 Sehubungan dengan hal tersebut penulis tertarik melakukan Praktik Kerja Lapangan di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY mengingat bahwa di instansi ini sedang melakukan pengelolaan arsip-arsipnya untuk proses 9 Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 56 Tahun 2000 tentang Penanganan Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur di Lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta 10 Heri Santosa, Manajemen Arsip Inaktif Sebagai Solusi Permasalahan Arsip Inaktif Tidak Teratur, Arsip UGM, Juli,. hlm 22 11 Ibid., hlm 22
6 penyusutan arsip yang akan diadakan pada tahun 2015. Proses dari tahapantahapan selanjutnya dalam pengelolaan arsip inaktif itulah yang mendorong penulis untuk lebih mempelajari, membantu, menganalisa apasaja yang terjadi dari proses pengelolaan arsip inkaktif yang ada di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY sebagai salah satu lembaga pemerintah yang mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan Pemerintah Daerah di bidang pendidikan, pemuda dan olahraga dan kewenangan dekonsentrasi serta tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah. 12 Di instansi ini tercipta arsip-arsip yang apabila arsip tersebut tidak dikelola dengan baik maka arsipnya akan terus menerus menumpuk. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY dalam melakukan kegiatan pengelolaan arsip inaktif salah satu bentuk dukungan bahwa instansi ini peduli akan keberadaan arsip. Kondisi itulah yang menjadi pertimbangan penulis memilih Praktik Kerja Lapangan Kegiatan dengan mengambil tema pengelolaan arsip inaktif di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY untuk mengikuti proses kegiatan pengelolaannya. Pada tahun 2014 Dinas Dikpora DIY pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan Program Studi Kearsipan Universitas Gadjah 12 Dikutip dari dikpora.jogjaprov.go.id diakses pada Jum at, 17 Oktober 2014 pukul 22.00 wib
7 Mada. 13 Melihat dari fokus praktik kerja lapangan sebelumnya dengan judul Rekonstruksi Arsip dan Penyusutan Arsip, penulis pada praktik kerja lapangan tahun ini akan mengambil fokus yang berbeda dengan judul Pengelolaan Arsip Inaktif mengenai kondisi arsip, sarana dan prasarana, penataan arsip, ruang simpan arsip dan penyusutan arsip. Dalam kegiatan pengelolaan tentu saja akan ada banyak kendala yang terjadi pada proses kegiatan tersebut, itu juga memacu keinginan penulis untuk lebih mempelajari prosesnya. Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana prosedur dan tata cara pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY 2. Bagaimana prosedur dan tata cara pelaksanaan penyusutan arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY 3. Apa sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses pengelolaan arsip inaktif 13 Pulih Hati Harefa, Rekonstruksi Arsip di Dinas Pendidikan Olahraga dan Pemuda Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2014, Alextin Sarumaha, Penyusutan Arsip di Dinas Pendidikan Olahraga dan Pemuda Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2014
8 B. Tujuan Praktik Kerja Lapangan Tujuan dari Praktik Kerja Lapangan ini adalah untuk mengetahui prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip inaktif di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY. Selain itu juga kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini bertujuan untuk mengetahui cara atau teknis dalam proses kegiatan penyusutan berlangsung dan apa saja sarana yang dipakai untuk membantu penyelesaian pengelolaan arsip inaktif. Dan juga membantu kegiatan pengelolaan arsip inaktif di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY. C. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan dalam praktek kerja lapangan ini adalah: 1. Metode Studi Pustaka Dengan mencari informasi salah satu buku-buku di Perpustakaan Pusat UGM, Perpustakaan Program Studi Kearsipan, Perpustakaan Kota Yogyakarta maupun tempat lainnya yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini sebagai referensi yang mencangkup tentang pengelolaan arsip inaktif. Studi pustaka akan membantu penulis mendapatkan data-data mengenai ilmu kearsipan. Dari refrensi tersebut akan memberikan data untuk menyempurnakan pokok bahasan yang diambil penulis.
9 2. Metode Observasi dan Partisipasi Metode observasi dan partisipasi dengan dilakukan pengamatan dan pencatatan kondisi arsip di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY. Bekerja dan membantu proses kegiatan pengelolaan arsip inaktif serta mendokumentasikan baik itu menggunakan foto, video maupun rekaman suara. 3. Metode Wawancara Metode wawancara dengan melakukan wawancara lisan secara langsung kepada pihak yang berwenang dan berkompeten dalam proses pengelolaan arsip inaktif untuk dapat meyakinkan kebenaran dari informasi yang didapat penulis dari hasil observasi. Peneliti melakukan tanya jawab dengan petugas arsip di Subbag Umum yaitu Sri Uriainingsih dan tenaga harian lepas Sardi H.S yang merupakan mantan arsiparis BPAD DIY yang sudah memasuki masa pensiun mengenai arsip yang menyangkut dengan pengelolaan arsip inaktif di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga DIY. D. Tinjuan Pustaka Untuk menunjang praktik kerja lapangan dan tema tugas akhir mengenai pengelolaan arsip inaktif perlu ditinjau bahan pustaka yang paling relevan dengan topik yang dipilih. Beberapa literatur yang digunakan sebagai acuan teori dalam praktik dan penulisan tugas akhir ini di antaranya adalah buku Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Karangan Basir Barthos yang diterbitkan oleh Bumi Aksara Cetakan Kesepuluh tahun 2014.
10 Buku ini membahas tentang pengertian, fungsi dan tujuan arsip. Pengertian arsip menurut Basir Barthos adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Fungsi arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya sedangkan fungsi arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah. Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah Buku kedua yaitu adalah buku Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan karangan dari Boedi Martono yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan tahun 1994 menjelaskan tentang Program Penyusutan Arsip dan Jadwal Retensi Arsip. Tujuan program penyusutan arsip adalah upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Adanya program penyusutan arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak layak untuk diperlihara dan membersihkan arsip yang tidak berguna, akan lebih mudah mengorganisir yang tertinggal yang berlandaskan pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang tercipta tidak perlu disimpan. Jadwal Retensi Arsip adalah berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah. Jadwal retensi arsip ini
11 diperlukan sebagai pedoman untuk penyelenggaraan penyusutan arsip, yang sekaligus sebagai sarana pengendalian arsip yang tercipta. Buku ketiga adalah Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan karangan Boedi Martono yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan tahun 1992. Di buku ini membahas tentang penyimpanan arsip inaktif yang sebagaimana baiknya arsip inaktif disimpan dan dikelola sesuai dengan penataan arsip yang benar dan efisien. Dalam sistem penyimpanan arsip inaktif yang dijelaskan buku ini adalah arsip inaktif disimpan di Pusat Arsip ( Records Centre ) agar lebih berdayaguna jika disimpan secara terpusat dengan maksud menghindarkan adanya penumpukan arsip inaktif pada masing-masing unit kerja yang sering kali apabila arsip inaktif tetap berada disana akan menumpuk tanpa pemeliharaan dan perlindungan. E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari 4 bab yang memiliki penekanan materi yang berbeda, namun saling berkaitan atau berkesinambungan membahas tentang pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif di Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Istimewa Yogyakarta. Bab I Pendahuluan membahas tentang Latar Belakang dan Permasalahan yakni membahas dasar atau alasan pentingnya bagi suatu lembaga maupun instansi melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dalam rangka meningkatkan nilai guna arsip sebagai pendukung setiap kegiatan organisasi pencipta arsip. Selain itu membahas tentang tujuan Praktik Kerja Lapangan di Dinas Dikpora DIY, Metode Pengumpulan Data yang terdiri dari ; Studi Pustaka, Obeservasi-Partisipasi dan
12 Wawancara. Selanjutnya membahas Tinjauan Pustaka dengan maksud menganalisi isi suatu buku yang memiliki materi tentang tatacara pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif dan yang terakhir memaparkan Sistematis Penulisan Tugas Akhir. Bab II Profil Instansi memiliki ruang lingkup pembahasan seputar organisasi Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Daerah Istimewa Yogyakarta, yakni membahas Dasar Hukum, Visi dan Misi, Tujuan, Tugas Pokok dan Fungsi, Susunan Organisasi. Pada Bab ini juga ditambahkan mengenai Gambaran Organisasi Kearsipan yang isinya adalah membahas tentang manajemen kearsipan, utamanya pengelolaan arsip yang ada di Dinas Dikpora DIY. Bab III Pengelolaan Arsip Inaktif di Dinas Dikpora DIY adalah bab yang membahas tetang bagaimana proses pengelolaan arsip inaktif dari Kondisi Arsip, Sarana dan Prasarana, Penanganan Arsip, Ruang Simpan Arsip dan terakhir tentang program kegiatan penyusutan tahun 2015 di Dinas Dikpora DIY. Pengelolaan arsip inaktif dimulai dengan memaparkan kondisi arsip untuk mengetahui berapa banyak arsip yang akan ditangani. Kedua sarana dan prasarana menjelaskan berbagai alat yang disediakan dalam pengelolaan arsip inaktif. Ketiga pengolahan arsip inaktif tidak terartur menerangkan tahapan-tahapan kerja pelaksanaan pembenahan arsip inaktif tidak teratur adalah sebagai berikut dilakukan penyortiran, identifikasi arsip, deskripsi arsip, penyampulan arsip, pembuatan skema, manuver kartu, manuver berkas, penomoran definitif terhadap kartu deskripsi yang telah tersusun, memasukan arsip ke boks arsip, penomoran bok arsip dan pembuatan daftar arsip. Ke empat menjelaskan bagaimana ruang
13 simpan arsip yang baik dan standar bangunan yang dapat meminimalkan bencana yang tidak terduga. Dalam bahasan ruang simpan arsip memaparkan keuntungan dari ruang simpan arsip, prinsip dasar pembuatan, syarat-syarat yang dapat digunakan untuk pembangunan. Terakhir membahas tentang pelaksanaan penyusutan atau program penyusutan yang akan dilakukan Dinas Dikpora DIY di tahun 2015 ini. Bab IV Penutup yang terdiri dari Saran dan Kesimpulan berdasarkan hasil pengamatan dan penilaian pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif di Dinas Dikpora DIY. Kesimpulan membahas hasil akhir tentang pelaksanaan pengelolaan arsip inaktif, sedangkan saran memaparkan ide-ide dan kritik terhadap masalah dalam pelaksanan pengelolaan arsip inaktif di Dinas Dikpora DIY.