BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN A. Deskriptif Hasil Penelitian. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Barang Material Sistem pembelian barang material di PT. Madubaru pada umumnya dilakukan secara kredit, karena untuk pembelian barang material biasanya dilakukan dalam jumlah yang besar. Sistem pembelian barang akan dimulai terlebih dahulu dengan permintaan pengadaan barang oleh pihak yang membutuhkan atau pemakai barang, kemudian permintaan pengadaan barang tersebut akan diajukan kebagian pembelian untuk ditawarkan kepada calon supplier. Penawaran pembelian akan dilakukan dengan menggunakan surat penawaran langsung kepada calon supplier atau melalui email perusahaan supplier. Sistem pembelian barang pada PT. Madubaru memilki dua prosedur pembelian, yaitu prosedur pembelian barang atau pengadaan barang dan prosedur pembelian barang kebutuhan mendesak, adapun penjelasannya sebagai berikut:. Prosedur pembelian barang atau pengadaan barang Berdasarkan standar operasional prosedur perusahaan, dokumen-dokumen yang diberkaitan dalam proses pengadaan barang adalah sebagai berikut: a. DPP ( daftar Permintaan Pembelian) DPP berfungsi sebagai formulir permintaan yang dapat diisi oleh bagian peminta barang yang diajukan ke bagian gudang sebelum
37 diajukan ke bagian pembelian, karena akan dicocokan terlebih dahulu dengan persediaan barang yang ada digudang. b. Kuitansi Bermaterai, SP/SPK/Kontrak/ Perjanjian. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti yang diajukan ke bagian APK, bahwa telah adanya transaksi pembelian antara perusahaan dan supplier. c. BBM ( Bukti Barang Masuk). Dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah diterimanya barang dari supplier oleh bagian gudang dan telah dicocokan dengan DPP dan dicatat pada buku persediaan barang. d. Nota Faktur. Dokumen ini berfungsi sebagai lampiran pada saat datangnya barang di bagian gudang, serta dijadikan acuan sebagai perbandingan pada surat penawaran harga oleh bagian pembelian, dokumen ini juga diberikan pada seksi APK untuk dicatat pada jurnal pembelian dan buku hutang. Unit atau bagian yang terkait dalam sistem pembelian atau pengadaan barang adalah Bagian peminta, Akuntansi dan Keuangan, Gudang, Seksi APK, Tim Pembelian dan Seksi pembelian, bagan alir (flowchart) pengadaan barang adalah sebagai berikut:
38 Peminta Gudang Seksi APK Tim Seksi Material Pembelian Pembelian 3 5 8 7 Membuat DPP DPP DPP,2 dan 4 DPP DPP 2 4 6 8 DPP Mengembalikan DPP DPP diserahkan 9 9 DPP Evaluasi 3 5 7 Dokumen Penawaran 2,d 2,e 2,c SP/SPK Menerima barang Menerima salinan SP/SPK dari pembelian dan membuat BBM 5 Realisasi pengadaan BBM Rangkap 5 4 Selesai Gambar 4. Flowchart Pengadaan Barang PT. Madubaru
39 Deskripsi dari bagan alur ( flowchart ) pengadaan barang. Peminta Barang Peminta barang atau pemakai barang, membuat daftar permintaan pembelian (DDP) barang rangkap 4 (empat) sesuai dengan barang yang dibutuhkan dengam mengisi formulir permintaan barang dengan lengkap dan benar, kemudian membuat estimasi biaya untuk dijadikan lampiran dan dimintakan persetujuan pada Kabag yang bersangkutan dan juga general manajer, apabila permintaan disetujui kemudian DPP dikirim ke gudang dan mengarsipkan dokumen terkait ( DPP, SP/SPK, BBM). 2. Gudang Material Bagian gudang material menerima DPP 4 rangkap dari peminta, kemudian DPP tersebut akan diberi nomor DPP gudang dan mengisi data sisa persediaan barang yang ada digudang. Selanjutnya DPP lembar, 2, dan 4 dikembalikan kepeminta dan lembar ke 3 dijadikan arsip oleh gudang. Selanjutnya jika barang yang dipesan telah diterima bagian penerimaan gudang akan memerikasa barang yang telah diserahkan dari pihak ketiga untuk dicocokan terhadap DPP, SP/SPK. Jika barang yang diterima telah sesuai dengan DPP atau SP/SPK maka bagian penrimaan akan menandatangani surat pengiriman barang yang telah dengan DPP, SP/SPK. Selanjutnya dari DPP yang telah ditandatangani dibuatkan Bukti barang masuk (BBM) sebanyak 5 (lima) rangkap yang kemudian didistribusikan, lembar dan 2 kepada seksi APK, lembar 3 untuk seksi pembelian, dan lembar 4 dan 5 disimpan sebagai arsip. Setelah membuat BBM bagian gudang akan mencatat barang yang sudah diterima kedalam kartu gudang secara manual dan dilanjutkan dengan mengentri data dikomputer sebagai laporan harian penerimaan barang.
40 3. Seksi APK Seksi APK akan menerima DPP lembar, 2 dan 4 permintaan barang dari peminta barang kemudian dicocokan dengan Anggaran Perusahaan (AP), kemudian mengisi harga barang terakhir pada lembar DPP. Setelah diisi harga terakhir DPP lembar diserahkan ke seksi pembelian, lembar 2 disimpan sebagai arsip dan lembar 4 dikembalikan ke peminta barang. Selanjutnya setelah menerima salinan DPP, SP dan SPK dari seksi pembelian kemudian diteliti keakurasiannya, apabila sudah lengkap dan benar sesui SP/SPK dilakukan proses pembayaran. 4. Tim Pembelian Tim pembelian akan menerima DPP lembar dari seksi pembelian, kemudian akan diadakan evaluasi dan diseleksi DPP yang masuk sesuai kriteria antara lain, spesisfikasi teknis dan analisa biaya ( biaya upah borong ). Selanjutnya tim pembelian kan memutuskan pengadaan barang/jasa apakah melalui PPH/ Repeat Order, kemudian hasil evaluasi DPP diserahkan ke seksi pembelian untuk diadakan proses penawaran. Tim pembelian akan menerima dokumen penawaran dari seksi pembelian untuk dievaluasi dalam rangka menetukan pemenang, dan berdasarkan hasil evaluasi dan keputusan pemenang diserahkan ke seksi pembelian untuk pembuatan SP/SPK apabila telah disetujui. 5. Seksi Pembelian Seksi pembelian menerima DPP lembar dari seksi APK, kemudian memverifikasi DPP, apabila sudah lengkap DPP didistribusikan ke tim pembelian. Setelah menerima evaluasi DPP dari tim pembelian, membuat undangan penawaran dan mengumpulkan data penawaran, selanjutnya dokumen penawaran diserahkan ke tim pembelian. Seksi pembelian akan menerima hasil
4 evaluasi penawaran dan pemenang tender pengadaan barang dari tim pembelian dan dibuatkan perjanjian atau SP kemudian dilanjutkan dengan pembuatan SPK rangkap 5 dan dimintakan persetujuan kepada direktur/ pejabat yang ditunjuk dan dipraf oleh user sesuai penggolongan nilai barang/jasa. SP/SPK yang telah diotorisasi akan didistribusikan, lembar a untuk rekanan, lembar b untuk seksi pembelian, lembar c untuk seksi APK, lembar d untuk peminta, dan lembar e untuk gudang. Selanjutnya seksi pembelian kan merealisasi pengadaan barang/jasa sesuai persetujuan direktur / pejabat yang ditunjuk dengan perihal melalui pembelian langsung, pembelian melalui SP atau melalui SPK dan memantau realisasi dari pengadaan barang. 2. Prosedur Pembelian atau Pengadaan Kebutuhan Barang Mendesak Berdasarkan standar operasional prosedur perusahaan, dokumen-dokumen yang dberkaitan dengan pengadaan kebutuhan barang mendesak adalah sebagai berukut: a. Memo KBM ( Kebutuhan Barang Mendesak) b. BBM ( Bukti Barang Masuk) c. Nota Faktur. Unit dan bagian yang terkait dalam proses pengadaan kebutuhan barang mendesak adalah, bagian peminta barang, bagian gudang material, bagian pembelian, dan bagian akuntansi dan keuangan. Sistem pengadaan kebutuhan barang mendesak juga memiliki beberapa persyaratan yaitu : a. Dalam masa giling b. Tidak dianggarkan dalam AP ( anggaran perusahaan) c. Dianggarkan tetapi persediaan tidak mencukupi kebutuhan d. Sisa persediaan barang digudang tidak ada
42 e. Apabila tidak dibelikan atau diadakan proses giling atau suling terhenti Anggaran untuk kegiatan pembelian barang, jika kekurangan atau tidak ada anggaran, maka akan dicarikan alokasi dana, jika masih dalam satu bagian (kewenangan kepala bagian), namun jika alokasi dana antar bagian akan menjadi kewengan direktur, dan jika menggunakan investasi maka harus dikonsultasikan terlebih dahulu dengan komisaris. Bagan alir atau flowchart dari sistem pengadaan kebutuhan barang mendesak adalah sebagai berikut: Peminta Gudang material Bagian pembelian Bagian Akuntansi dan Keuaangan 3 5 8 KBM KBM KBM FAKTUR 2 4 6 9 KBM KBM KBM Pembayaran 3 5 7 0 7 BARANG BBM FAKTUR Selesai 8 Gambar. 4. 2.Flowchart Pengadaan Barang mendesak PT. Madubaru
43 Deskripsi sistem pengadaan barang mendesak pada PT. Madubaru. Bagian Peminta Bagian peminta membuat dan mengajukan kebutuhan barang/jasa dengan formulir KBM (kebutuhan barang mendesak) sebanyak 5 rangkap, selanjutnya KBM dimintakan tanda tangan persetuuan dari kepala bagian yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan dari Kabag yang bersangkutan KBM dikirim ke gudang untuk diisi persediaan barangnya dan ditandatanganin oleh kepala gudang. Bagian peminta akan menmerima kembali KBM yang telah ditandatangi oleh kepala gudang dan dimintakan persetujuan dari direktur, setelah KBM disetujui oleh direktur, KBM dikrim ke seksi pembeliandan setelah barang diterima digudang bagian peminta akan melaksanakan pengeboana barang yang dating. 2. Seksi Gudang Material Seksi gudang material menerima KBM rangkap 5 dari pihak peminta untuk diisi persediaan barang ditandatangani dan diberi nomor KBM, setelah diisi persediaan barang, KBM diserahkan kembali bagian peminta barang. Seksi bagian gudang akan menrima barang yang telah dipesan dari pihak ke III (sistem penerimaan barang seperti proses penerimaan barang melalui DPP). Selanjutnya tugas akhir yang dilakukan oleh bagian gudang material adalah memebuta BBM dan mempersiapkan nota dan faktur ditandatangai oleh kepala gudang. 3. Seksi Pembelian Seksi pembelian menerima KBM dan melakukan proses pembelian barang yang diminta dan segera melakukan pembelian barang ( proses
44 pembelian seperti proses pembelian barang melalui DPP). Selanjutnya seksi pembelian akan mendistribusikan KBM sesuai dengan tindasan ( Peminta, Gudang, APK, Pembelian dan Direktur sebagai laporan) dan menyimpan lembar KBM untuk dijadikan arsip. 4. Seksi APK Seksi APK akan menerima nota dan faktur dari gudang setelah barang diterima oleh bagian gudang dan melakukan pembayaran atas nota barang yang diminta. 2. Sistem Pembelian Barang dengan Pinjaman Dana Dinas Dana dinas merupakan kas yang disediakan oleh perusahaan yang dapat digunakan untuk pinjaman kas yang diberikan kepada staf perusahaan dalam rangka perjalanan dinas, pembelian atau pembayaran suatu barang, biaya operasional tebang maupun pengelolaan tanah dan kegiatan lainnya yang dilakasanakan berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. Peraturan tentang pinjaman dana dinas dibuat berdasarkan kebijakan perusahaan sebagai kas untuk kegiatan yang membutuhkan dana perusahaan, namun dana kegiatan tersebut belum tercantum dalam anggaran kas perusahaan. Pinjaman dana dinas ini akan diberikan atau dibayarkan setelah nota ataupun bukti pengeluaran kas yang telah digunakan oleh karyawan atau staf perusahaan yang melakukan kegiatan dinas atau pembelian barang diterima oleh bagian keuangan perusahaan. Pinjaman dana dinas pada sistem pengadaan atau pembelian barang material, memiliki dua keguanaan yaitu untuk pembelian secara tunai dan juga kredit. Pinjman dana dinas untuk pembelian secara tunai dilakukan jika pembelian barang tidak lebih dari atau maksimal Rp 0.000.000 (sepuluh juta rupiah),sedangkan untuk pembelian yang dilakukan secara kredit pinjaman dana
45 dinas dikeluarkan sebagai uang muka atas pembelian barang. Sebagai contoh pembelian yang dilakukan secara kredit adalah perusahaan ingin membeli sebuah peralatan sebesar Rp 25.000.000 pada PT. A,barang tersebut akan dikirim oleh PT. A jika sudah ada uang muka sebesar Rp 0.000.000, maka perusahaan akan mengeluarkan pinjaman dana dinas untuk pembayaran uang muka atas pembelian barang tersebut, sehingga jurnal yang dibuat dari transaksi tersebut adalah sebagai berikut: Keterangan Debit Kredit Pembelian 25.000.000 Uang Muka ( pinjaman dinas) Utang Usaha 0.000.000 5.000.000 Pinjaman dana dinas selain dicatat dalam jurnal seperti diatas, juga akan dicatat dalam buku pembantu utang dan akan dibuatkan daftar uang muka dengan akun-akun sesuai dengan unit yang menggunakan pinjaman dana dinas tersebut, selain itu akun-akun dengan uang muka tersebut akan dilampirkan pada pada catatan atas laporan keuangan perusahaan pada akhir periode seperti pada gambar berikut:
Pt. Madubaru Catatan Atas Laporan Keuangan Untuk Periode Yang Berakhir Pada Tangal 3 Desember 205 ( Disajikan dalam rupiah, kecuali dinyatakan lain ) 0.PERSEDIAAN Akun ini terdiri dari: Hasil produksi Bahan/Barang Perlengkapan Bahan/ Barang Bulk Bahan/ Barang Catu Obat-obatan Apotik Cadangan Persediaan Jumlah Persediaan Bersih Tanah, bangunan, dan persediaan digunakan sebnagai agunan atau pinjaman yang diberi kepada PT. Bank Rakyat Indonesia (Persero) Tbk. Kantor puat Tbk., dengan plafond Rp. 50.000.000.000-, ( Lima puluh milyar rupiah ). Catatan yang berhubungan dengan Cek No. 3 d Perincian selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 3.. UANG MUKA PEMBAYARAN Akun ini terdiri dari: Uang muka pembelian/pembayaran Uang muka tebang dan angkut Uang muka pakaian dinas Uang muka pemborong Uang muka perjalanan dinas Uang muka jaminan pendapatan marjinal petani Uang muka pengolahan tanah Jumlah Uang Muka Perincian selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 4 2. BEBAN DIBAYAR DIMUKA Akun ini terdiri dari: Pembibitan tahun 205/206 & 204/205 Tebu Giling tahun 205/206 & 204/205 Tebang & Angkut tahun 205/206 & 204/205 Pabrik PG Madubaru Jumlah Beban Dibayar Dimuka 46 Gambar 4.4. Catatan atas laporan keuangan
47 Pinjaman dana dinas ini, untuk penggunaan atau jangka pertanggung jawabannya pada umumnya hanya diberlakukan selama satu minggu, namun pada pelaksanaannya terkadang berlangsung lebih dari jangka waktu yang telah ditetapkan, hal ini dikarenakan masalah teknis dari kegiatan pembelian barang yang telah dilakukan terkadang tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan pada saat terjadi transaksi. Sistem pembelian barang material dengan pinjaman dana dinas menggunakan sistem yang sama dengan sistem pembelian yang dilakukan secara tunai maupun kredit, yang membedakannya hanya pada sumber dana yang digunakan dan batasan nominal yang bisa dibayarkan dengan pinjaman dana dinas. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian barang dengan pinjaman dana dinas juga sama dengan dokumen yang digunakan pada sistem pembelian barang yang digunakan oleh PT. Madubaru, yaitu daftar permintaan barang, surat pesanan, surat penawaran harga, bukti barang masuk, dan bukti pengeluaran kas serta dokumen-dokumen lainnya yang berkaitan dengan pembelian atau pengadaan barang. B. Pembahasan. Sistem Pembelian Barang Material Berdasarkan hasil analisis pada sistem pembelian barang material yang dilaksanakan oleh PT. Madubaru baik sistem pengadaan atau pembelian barang maupun sistem pembelian atau pengadaan barang mendesak sudah berjalan dengan baik, dan cukup sesuai dengan teori akuntansi pembelian, selain itu perusahaan juga telah mengikuti standar operasional prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan mengacu kepada ketentuan pengadaan barang / jasa keputusaan presiden (Keppres No. 80 tahun 2003 ).
48 Ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian perusahan terhadap standar operasional prosedur yang telah digunakan perusahaan, menurut karyawan bagian pembelian standar opersional prosedur yang digunakan untuk pengadaan barang mengalami beberapa perubahan, terutama terkait dengan otorisasi dokumen pengadaan barang, yakni otorisasi dokumen pembelian yang sebelumnya dilakukan oleh general manajer dirubah menjadi otorisasi direktur, meskipun demikian standar opersional prosedur tersebut masih tetap digunakan sebagai acuan oleh perusahaan. PT. Madubaru sebaiknya melakukan perbaikan atau merevisi kembali standar operasional prosedur pengadaan barang yang digunakan, terutama pada bagan alir sistem pengadaan barang dan sistem pengadaan barang mendesak terkait dengan otorisasi untuk dapat diperjelas kembali bagan alirnya, sehingga sistem informasi pengadaan barang yang dihasilkan lebih mudah dipahami. Pada pembahasan ini analisis ditujukan pada bagan alir sistem yang digunakan pada PT. Madubaru dalam sistem pembelian barang material, dimana otorisasi dokumen dirubah dari yang sebelumnya dilakukan oleh general managermenjadi direktur, sehingga penulismengajukan usulan untuk bagan alir sistem pembelian barang yang dirubah pada gambar sistem sebagai berikut:
Peminta Gudang Tim Seksi Seksi Akt. Direktur Pembelian Pembelian Perusahaan & Keu
Membuat barang Mulai DPP rangkap 4 DPP Mengisi data DPP & lampiran & meminta otorisasi kabag atau direktur 2 DPP rangkap 4 otorisasi DPP lengkap lembar,2,4 3 DPP rangkap 4 otorisasi Mengisi data persediaan DPP lengkap lembar,2,4 DPP lembar 3 A SP/SPK otorisasi rangkap 5 Memeriksa barang& dicocokan DPP, SP/SPK dgn DPP lembar verifikasi Evaluasi seleksi DPP & Memutus pengadaan barang melalui PPH/RO DPP lembar hasil evaluasi Dokumen penawaran Evalusi dokumen & menetukan pemenang Dokumen evaluasi &putusan pemenang DPP lengkap harga lembar Memverifikasi DPP DPP lembar verifikasi DPP lembar hasil evalusi Membuat undangan & mengumpulkan data penawaran Dokumen penawaran Dokumen evaluasi putusan pemenang & Membuat SP/SPK & meminta otorisasi direktur 3 DPP lengkap lembar,2,4 Mencocokan dengan AP & memberi harga DPP lengkap harga lembar,2,4 DPP lengkap harga lembar 2 A DPP rangkap 4 Otorisasi DPP 4 rangkap DPP rangkap 4 otorisasi 2 4 Membuat BBM rangkap 5 SP/SPK rangakap 5 SP/SPK rangkap 5 DPP lengkap harga lembar 4 A SP/SPK lembar 4 BBM Rangkap 5 Mencatat brg ke kartu gudang & entry ke komputer selesai SP/SPK otorisasi rangakap 5 Distribusi SP/SPK realisasi pengadaan A & SP/SPK otorisasi lembar 3 Meneliti keakuarasian SPK Melakukan pembayaran Otorisasi SP/SPK SP/SPK rangkap 5 otorisasi
2. Sistem Pembelian Barang Material dengan Pinjaman Dana Dinas Berdasarkan penjelasan pada sistem informasi akuntansi pembelian barang material di PT. Madubaru,sistem pembelian barang dengan pinjaman dana dinas berjalan dengan baik dan menggunakan prosedur yang sama dengan prosedur pembelian barang pada PT. Madubaru. Pinjaman dana dinas pada umumnya digunakan untuk pembelian yang dilakukan secara tunai dengan pembeliantidak lebih dari atau maksimalrp 0.000.000 (sepuluh juta rupiah), pinjaman dana dinas ini juga dapat digunakan untuk pembelian yang dilakukan secara kredit dan pinjaman dana dinas akan digunakan sebagai uang muka pembayaran atas transaksi pembelian tersebut. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam pencatatan sistem pembelian barang dengan pinjaman dana dinas meliputi daftar permintaan barang (DPP), kuitansi bermaterai/sp/spk/kontrak/perjanjian, bukti barang masuk (BBM), nota faktur, jurnal pembelian, buku pembantu utang, dan daftar uang muka dokumen-dokumen tersebut telah sesuai dengan teori akuntansi pembelian hanya lebih spesifik dalam penggunaanya.