Puskesmas Nanggala SPO SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN No. Dokumen : Ditetapkan Oleh Terbitan : Kepala Puskesmas Nanggala No. Revisi : Tgl Mulai Berlaku : 30 Juli 2015 Halaman : Martha Parubak, SKM NIP. 19640423 198803 2 011 1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu. 1. Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 2. Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. 3. Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa tersebut sejak diterbitkan tidak di-update/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. 4. Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. 5. Pedoman Mutu Manual Mutu adalah sistem manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratanpersyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi. 6. Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah sistem manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang
telah ditetapkan 7. Program Pendukung Program pendukung termasuk sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu. 2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard Internasional ISO- 9001:2008. 3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No : Tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman 4. Referensi 5. Alat dan Bahan ATK, Formulir 6. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir Menetapkan Jenis Dokumen Memberikan Identitas Membuat Dokumen Mengesahka n isi 2. MEMBUAT DOKUMEN DAN MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan Memberikan Penomoran Menerbitkan Ulang Melakukan Penarikan & Pemusnahan Menerbitkan & Mendistribusi Merevisi Dokumen Melakukan Peninjauan Ulang 3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & Setiap terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas Melakukan Pengendalia n Dokumen eksternal 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap terkendali memiliki
bagian header yang merupakan identitas yang berisi : Judul, Nomor kode, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ) 5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor yang terdiri dari 4 bagian: a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I menunjukkan jenis MM untuk manual mutu PK untuk prosedur kerja FORM untuk Formulir yang digunakan Bagian II menunjukkan unit yang membuat menunjukkan nomor urut penerbitan, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran : PK/ BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut 15 tahun 2015 b. Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form menunjukkan jenis dan rekaman Artinya : Jenis Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut 15 tahun 2015 6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI
DOKUMEN DAN a. Suatu dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen. c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi d. Untuk menunjukkan Salinan tersebut terkendali diberi cap TERKENDALI dengan persetujuan MR. 7. MEREVISI DOKUMEN DAN Suatu dapat direvisi dengan tata cara: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap 8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN Suatu dapat diterbitkan ulang jika: a. Terjadi perubahan sistem mutu b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi penerbitan ulang,
lama ditarik 9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN a. MR menarik salinan dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan b. Salinan dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan c. Dokumen dan rekaman asli dari yang sudah ditarik diberi cap TAK TERKENDALI, dan disimpan MR sebagai arsip d. Formulir berita acara pemusnahan disimpan oleh MR. 10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap ditinjau ulang setiap satu tahun sekali 11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi eksternal dengan formulir daftar eksternal. Bila suatu eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar eksternal
7. Hal-hal yang perlu diperhatikan 8. Unit Terkait 9. Dokumen Terkait Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan, Usulan revisi, Bukti penarikan, Berita acara pemusnahan Formulir Bukti Penerimaan Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi Formulir Bukti Penarikan Dokumen Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Formulir Daftar induk eksternal