BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Menurut Gelinas dan Dull (2010: 12), sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari seperangkat komponen berbasis komputer dan komponen manual yang dibangun untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan keluaran informasi kepada pengguna. Menurut McLeod (2005: 5) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan sistem informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Laudon dan Laudon (2007: 14) sistem informasi itu adalah sebuah himpunan komponen-komponen yang saling berkaitan yang mengumpulkan, mengeluarkan, memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. Menurut Stair dan George (2011: 10), sistem informasi adalah sekumpulan elemen atau komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data dan informasi yang memberikan umpan balik untuk memenuhi tujuan tertentu. Berikut ini merupakan gambar sistem informasi menurut Stair & George (2011: 7) : Gambar 2.1 Skema Sistem Informasi 9
10 Keterangan : 1. Input merupakan aktivitas mengumpulkan dan menangkap data mentah. 2. Processing merupakan konversi atau transformasi data kedalam hasil yang bermanfaat. 3. Output merupakan menghasilkan informasi yang biasanya dalam bentuk dokumen dan laporan. 4. Feedback merupakan hasil yang digunakan untuk membuat perubahan ke input atau proses. Dalam jurnal oleh Agus Sunarto dan Zainal (2007: 33-34), terdapat empat golongan dalam mengkategorikan sistem informasi yaitu: 1. Strategic : Sistem informasi yang kritis untuk bisnis dan kesuksesan mendatang. 2. Key Operational : Sistem informasi yang penting untuk mendukung kelangsungan bisnis saat ini dan harus selalu dijaga keefektifannya. 3. Support : Membantu meningkatkan efisiensi proses bisnis dan efektifitas manajemen, namun tidak kritis bagi bisnis. 4. High Potential : Sistem Informasi yang terwujud dari inovasi-inovasi baru dan sangat potensial mencapai keunggulan kompetitif. Sistem informasi berbasis komputer (Computer-based information system) terdiri dari komponen-komponen sebagai berikut : 1. Orang (People) Orang sebagai penggerak yang akan mengoperasikan sistem informasi ini. People adalah para pengguna dari sistem atau umumnya disebut end user. Adapun orang yang membangun dan mengoperasikan sistem informasi ini dimana sering disebut sebagai IT specialist. 2. Perangkat Keras (Hardware) Komponen ini meliputi semua peralatan dan bahan yang digunakan dalam suatu sistem informasi. Sebagai contoh perangkat keras yang digunakan dalam sistem informasi meliputi monitor, keyboard, mouse, printer dan harddisk. 3. Perangkat Lunak (Software)
11 Perangkat lunak yang digunakan dalam sistem informasi meliputi suatu perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi dan prosedur. 4. Data Menurut Hoffer, Prescott dan McFadden (2005: 5) data adalah sesuatu yang mewakilkan objek dan peristiwa yang memiliki arti dan sangat penting bagi pemakai (user). Dengan demikian, berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mengolah informasi yang nantinya dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. 2.2 Proses Bisnis Menurut Laudon dan Laudon (2012: 19), proses bisnis mengarah kepada sekumpulan kegiatan yang berkaitan secara logis dan perilaku organisasi yang dilakukan untuk menwujudkan tujuan strategis yang spesifik secara terorganisisasi dan terkoordinasi dengan optimal. Mengembangkan sebuah produk baru, memenuhi pesanan, merancang rencana pemasaran, mengangkat karyawan baru, aktivitas-aktivitas tersebut, sebagai contoh, didukung oleh aliran material, informasi, dan pengetahuan antara partisipan di dalam proses-proses bisnis. Menurut Wagner dan Monk (2009: 1), adalah kumpulan kegiatan yang membutuhkan satu atau lebih jenis input dan menciptakan output, seperti laporan atau perkiraan, yang bernilai kepada pelanggan. Menurut Weske (2010 : 5) bisnis proses terdiri atas banyak aktivitas yang akan mengkoordinasikan teknik pengorganisasian untuk mencapai suatu gol, yang di setiap prosesnya akan memiliki aturan sendiri yang sudah terstruktur, tetapi tidak menutup kemungkinan bahwa proses tersebut akan berpengaruh terhadap proses yang lain.
12 Suatu kegiatan yang memiliki rantai kegiatan terstruktur, untuk mengatur dan mengorganisasi segala aktivitas dan digunakan untuk meningkatkan hubungan timbal balik antar semua pihak yang terlibat dalam proses bisnis (produsen, konsumen, distributor). 2.3 Metode Pengumpulan Data Menurut Sutopo (2006: 9) metode pengumpulan data dalam penelitian kualitatif secara umum dikelompokkan ke dalam dua jenis cara, yaitu teknik yang bersifat interaktif dan non-interaktif. Metode interaktif meliputi interview dan observasi berperan serta. Sedangkan metode non-interaktif meliputi observasi tak berperan serta, teknik kuesioner, mencatat dokumen, dan partisipasi tidak berperan serta. Sedangkan menurut Sugiyono (2008: 63) ada empat macam tehnik pengumpulan data, yaitu observasi (pengamatan), interview (wawancara), kuesioner (angket) dan gabungan ketiganya/triangulasi. 1. Interview (wawancara) Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pengahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstrukktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon. Wawancara terdiri dari: a. Wawancara Terstruktur Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bagi peneliti atau pengumpul data telah
13 mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. b. Wawancara Tidak Terstruktur Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. 2. Observasi Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain. Observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga objek-objek alam yang lain. Observasi terbagi menjadi: a. Observasi Terstruktur Observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, dimana tempatnya. Jadi Observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang variable apa yang akan diamati. b. Observasi Tidak Terstruktur Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentan apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati. 2.4 Enterprise Resources Planning (ERP) 2.4.1 Pengertian ERP Definisi Enterprise Resource Planning menurut Stair dan George (2011: 22), adalah sebuah program terintegrasi yang mampu
14 mengelola operasi bisnis utama perusahaan dan seluruh cabang, organisasi global. Hasibuan dan Dantes (2012) mendefinisikan sistem ERP sebagai berikut : Sistem ERP adalaha sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk mendukung proses bisnis dan manajemen sumber daya dalam sebuah organisasi. Sistem ini mengintegrasikan antara satu unit bisnis dengan unit bisnis lainnya. Dengan penerapan sistem ini dalam organisasi untuk mendukung operasional perusahaan, diharapkan dapat memberikan manfaat yang optimal bagi perusahaan. Menurut Klcova (2009), sistem ERP dapat meningkatkan koordinasi dan yang lebih baik untuk organisasi karena sistem ini dapat menyediakan dan memenuhi data dengan lebih cepat, sistem ini melalui berbagai bagian di dalam organisasi. Dengan hal tersebut, beban operasi dapat dikurangi dan memfasilitasi rencana strategis yang dikembangkan dengan mengizinkan manajer untuk mengakses data yang lebih tepat pada waktunya dan akurat. Menurut Velcu (2010) pada dasarnya keberhasilan sistem ERP terletak pada bagaimana sistem ERP yang telah diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, mampu membantu pemecahan masalah dan memberikan manfaat. Namun keberhasilan sistem ERP tersebut tidak bisa berdiri sendiri karena keberadaan sistem ERP tidak terlepas dari bagaimana proyek ERP tersebut dilaksanakan. Sedangkan untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan proyek tersebut, maka diperlukan faktor-faktor kunci kesuksesan (Finney dan Corbett, 2008). 2.4.2 Sejarah ERP Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 15), sejarah ERP adalah sebagai berikut:
15 Tabel 2.1 Sejarah ERP Sumber: Wijaya dan Darudiato (2009: 15) Tahun 1960an 1970an 1980an 1990an Peristiwa Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian persediaan (Inventory Control). Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis timephased net, untuk perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku. MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi. MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). 2000an - sekarang Extended ERP menjadi ERP-II. 2.4.3 Konsep ERP Menurut Wijaya dan Darudiato (2009: 27), konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut : 1. ERP terdiri atas paket software komersil yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi diperusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen. 2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam dan melintas area fungsional di dalam sebuah organisasi.
16 Gambar 2.2 Konsep ERP (Wijaya dan Darudiato, 2009: 27) 2.4.4 Manfaat dan Kelemahan ERP 2.4.4.1 Manfaat ERP Leon (2005: 54) menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas, penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan. Menurut Esteves (2009 : Vol 22, 1/2), berdasarkan Hasil analisa dan penelitian terdapat 4 alasan utama perusahaan ingin menerapkan sistem ERP ke dalam perusahaannya, yaitu (1) untuk perkembangan perusahaan, (2) meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, (3) meningkatkan efisiensi sistem distribusi, dan (4) mengurangi biaya operasional.
17 2.4.4.2 Kelemahan ERP Menurut Magalhaes, Jahankhani, dan Hessami (2010 : 164), kelemahan-kelemahan pada sistem ERP diantaranya sebagai berikut: 1. Terbatasnya kustomisasi software ERP. 2. Sistem ERP masih sangat mahal. 3. ERP sering kali dilihat terlalu sulit untuk diadaptasikan ke kerangka kerja dan proses bisnis spesifik beberapa perusahaan. 4. Banyak integrated links yang membutuhkan akurasi tinggi di aplikasi lain untuk dapat bekerja secara efektif. 2.5 Evaluasi Menurut Umar (2005 : 36) evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih di antara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh. Adapun menurut Arikunto dan Cepi (2008 : 2), evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan. Kata evaluasi berasal dari Bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran, sedangkan menurut pengertian istilah evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh simpulan.
18 Evaluasi mengandung pengertian suatu tindakan atau suatu proses untuk menentukan nilai dari sesuatu. Dalam proses penilaian, dilakukan perbandingan antara informasi-informasi yang telah berhasil dihimpun dengan kriteria tertentu, untuk kemudian diambil keputusan atau dirumuskan kebijakan tertentu. Kriteria atau tolak ukur yang dipegang tidak lain adalah tujuan yang sudah ditentukan terlebih dahulu sebelum kegiatan pendidikan itu dilaksanakan. Dari aspek pelaksanaan, evaluasi adalah keseluruhan kegiatan pengumpulan data dan informasi, pengolahan, penafsiran dan pertimbangan untuk membuat keputusan. Evaluasi adalah kegiatan atau proses untuk mengukur dan selanjutnya menilai sampai dimanakah tujuan yang telah dirumuskan sudah dapat dilaksanakan. Evaluasi adalah proses memahami atau memberi arti, mendapatkan dan mengkomunikasikan suatu informasi bagi petunjuk pihak - pihak pengambil keputusan. 2.6 Fit/Gap Analysis 2.6.1 Pengertian Menurut Pol dan Paturkar (2011: 2), Fit/Gap Analysis (FGA) adalah metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan (Gap). Menurut Hoffman dan Bateson (2006: 334), Gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. 2.6.2 Tujuan Tujuan melakukan Fit/Gap Analysis adalah untuk menilai
19 kinerja perusahaan. Tujuan utama Fit/Gap Analysis pada setiap proyek adalah untuk memastikan bahwa setiap proyek diekseskusi atau dilaksanakan berdasarkan metode yang efektif dan efisien. Analisis ini juga merekomendasikan perintah-perintah, seperti key issues dan tampilan yang membutuhkan penyesuaian kebijakan pada setiap proses bisnis untuk menjamin hasil yang sesuai dengan target. 2.6.3 Peringkat Kebutuhan Fit/Gap Analysis Hasil pengevaluasian dengan menggunakan metode Fit/Gap Analysis menghasilkan point-point yang akan menunjukkan kebutuhan atau requirements perusahaan. Tingkat kebutuhan tersebut dapat dikelompokkan menjadi : Tabel 2.2 Peringkat Kebutuhan Fit/Gap Analysis Peringkat Penjelasan H HIGH/Mission Critical Requirements adalah kebutuhan yang sangat penting/kritikal bagi perusahaan. Jika kebutuhan tersebut tidak terpenuhi makan proses bisnis perusahaan tidak dapat berjalan termasuk juga kebutuhan pelaporan yang penting untuk internal dan eksternal perusahaan. M MEDIUM/Value Add Requirements- adalah kebutuhan yang jika terpenuhi dapat secara signifikan memperbaiki proses bisnis perusahaan serta memberikan manfaat dan nilai tambah bagi perusahaan. L LOW/Desirable Requirements- adalah kebutuhan yang baik untuk dimiliki dan dapat menambah sedikit nilai tambah kepada proses bisnis perusahaan. 2.6.4 Degree of Fit Setelah dilakukan penganalisaan tentang kebutuhan atau requirements perusahaan, maka langkah selanjutnya yang perlu dilanjutkan adalah menganalisa apakah tingkat kebutuhan tersebut dapat dipenuhi oleh solusi yang diberikan. Beberapa kondisi/kode yang dapat digunakan dalam Fit/Gap Analysis Report :
20 Tabel 2.3 Degree of Fit/Gap Analysis Kode F G P Penjelasan Fit Kebutuhan yang dipenuhi sepenuhnya oleh software. GAP software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar, alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software. Partial fit software mempunyai fungsional yang memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau customization, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal. 2.7 Identifikasi dan Analisis Resiko Kualitatif 2.7.1 Pengertian Analisa Resiko (Risk Analysis) Menurut Schwalbe (2010 : 434), identifikasi risiko adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial mana yang dapat merugikan atau meningkatkan sebuah obyek tertentu. Sangat penting untuk menentukan risiko potensial lebih cepat, tetapi juga harus berlanjut untuk mengidentifikasi risiko yang berdasarkan perubahan lingkungan proyek. Di dalam identifikasi risiko terdapat penentuan risiko mana yang mungkin mempengaruhi sebuah proyek dan mendokumentasi karakteristik dari masing-masing risiko. Output dari proses ini adalah permulaan dari sebuah risk register. Menurut Marchewka (2010 : 217), adalah penentuan tiap kemungkinan resiko yang terjadi dan akibatnya pada proyek. Dari definisi tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa, risk analysis adalah sebuah tolak ukur yang digunakan untuk mengendalikan kemungkinan-kemungkinan resiko yang mungkin muncul dalam proses pengembangan software. 2.7.2 Identifikasi Resiko Menurut Triadi, Norken, dan Dharma (2011 : 51) dikatakan bahwa identifikasi resiko adalah merinci resiko-resiko yang ada
21 sampai level yang detail dan kemudian menentukan signifikansinya (potensinya) dan penyebabnya, melalui program survei dan penyelidikan terhadap masalah-masalah yang ada. Untuk mengatasi kesulitan dalam mengidentifikasi resiko dapat digunakan beberapa cara, antara lain menyusun daftar (check list) resiko, wawancara dengan personel kunci (expert) yang terlibat, dan melalui brain storming. Menurut Schwalbe (2010 : 434), identifikasi risiko adalah sebuah proses pemahaman kejadian potensial mana yang dapat merugikan atau meningkatkan sebuah obyek tertentu. Sangat penting untuk menentukan risiko potensial lebih cepat, tetapi juga harus berlanjut untuk mengidentifikasi risiko yang berdasarkan perubahan lingkungan proyek. Di dalam identifikasi risiko terdapat penentuan risiko mana yang mungkin mempengaruhi sebuah proyek dan mendokumentasi karakteristik dari masing-masing risiko. 2.7.3 Alat dan Teknik Identifikasi Resiko Teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi dan memahami dasar dari risiko proyek adalah dengan melakukan tanya-jawab dengan beberapa stakeholder. Teknik ini dapat membuktikan kegunaan untuk menentukan alternatif dari pandangan seseorang, tetapi kualitas informasi yang diperoleh tergantung dari keahlian pihak penanya dan pihak yang ditanya. 2.7.4 Analisis dan Penilaian Resiko Menurut Marchewka (2010 : 217), analisis dan penilaian risiko menyediakan sebuah pendekatan sistematis untuk mengevaluasi risiko- risiko yang telah diidentifikasi oleh stakeholders. Tujuan dari analisis risiko adalah untuk menentukan kemungkinan dan dampak dari masing- masing risiko pada proyek. Penilaian risiko, pada sisi
22 lain, fokus pada memprioritaskan berbagai risiko sehingga sebuah strategi risiko yang efektif dapat diformulasikan. Secara ringkas, risiko mana yang harus direspons untuk derajat yang tinggi, ini akan ditentukan oleh toleransi stakeholders project terhadap risiko. Terdapat dua dasar pendekatan untuk menganalisis dan menilai risiko proyek. Pendekatan pertama lebih kualitatif sifatnya karena terdiri atas penilaian subjektif yang didasarkan pada pengalaman atau intuisi. Analisis kuantitatif, berdasarkan pada teknik matematika dan statistik. Masing-masing pendekatan memiliki kekuatan dan kelemahan ketika dihadapkan pada ketidakpastian, maka kombinasi dari metode kualitatif dan kuantitatif menyediakan wawasan yang bernilai ketika melakukan penilaian dan analisis risiko, yaitu pendekatan kualitatif dan pendekatan kuantitatif. 2.7.5 Pendekatan Kualitatif Menurut Schwalbe (2010 : 464), analisis risiko kualitatif menilai kemungkinan dan dampak atas risiko-risiko yang teridentifikasi untuk menentukan tingkat dan prioritas. Analisis risiko kualitatif berfokus pada analisis risiko yang subjektif berdasarkan pengalaman dan penilaian dari project stakeholder. Walaupun teknik-teknik untuk menganalisis risiko proyek secara kualitatif dapat dilakukan oleh masing masing stakeholder, tetapi dapat menjadi lebih efektif jika dilakukan secara berkelompok. Proses berkelompok ini memperkenankan masing-masing stakeholder mendengarkan pandangan yang lain dan mendukung komunikasi yang terbuka diantara berbagai stakeholder. Sebagai hasilnya, pandangan yang luas dari ancaman, kesempatan, isu-isu dan sudut pandang dapat didiskusikan dan dimengerti. 2.7.6 Matriks Peluang/Dampak
23 Menurut Schwalbe (2010 : 465), seorang manajer proyek dapat menuangkan dalam bentuk grafik peluang dan dampak risiko pada Matriks Peluang/Dampak. Sebuah Matriks Peluang/Dampak mendaftarkan peluang dari sebuah risiko yang muncul pada satu sisi dari matriks dan dampak yang berhubungan dengan risiko pada sisi lainnya. Banyak tim proyek memperoleh keuntungan dengan menggunakan teknik sederhana ini untuk membantu mereka mengidentifikasikan risiko yang perlu mereka perhatikan. Untuk menggunkana pendekatan ini, project stakeholder mendaftarkan risiko-risiko yanng mereka perkirakan mungkin muncul atas proyek yang dilaksanakan. Mereka kemudian menentukan apakah risiko tersebut termasuk dalam kategori High (tinggi). Medium (Sedang), atau Low (Rendah) atas peluang timbulnya dan dampaknya jika risiko tersebut muncul. Manajer proyek kemudian membuat ringkasan atas hasil dalam Probability/Impact Matrix. Tim proyek memposisikan risiko pada matriks, mengkombinasikan semua risiko umum, dan memutuskan di mana risiko-risiko tersebut diletakkan pada matriks. Tim proyek harus fokus pada setiap risiko yang termasuk pada kategori High dalam matriks. Tim proyek harus mendiskusikan bagaimana mereka merencanakan untuk merespon risiko-risiko tersebut jika terjadi. Gambar 2.3 Probability/Impact Matrix Sumber : Schwalbe. (2010 : 464), Information Technology Project Management. (6th Edition).
24 Berikut penjelasan penentuan tingkat probability dan impact pada matrix tersebut : 1. Penilaian kemungkinan timbulnya risiko (probability) menggunakan Risk Probability Rank : a. HIGH : kemungkinan akan timbulnya risiko relatif tinggi jika fungsi tidak digunakan b. MEDIUM : kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan cukup tinggi c. LOW: Kemungkinan akan timbulnya risiko jika fungsi tidak digunakan relatif rendah. 2. Penilaian dampak (impact) yang dapat timbul dikarenakan risiko menggunakan Risk Impact Rank : a. HIGH: dampak yang timbul dari risiko akan mempengaruhi dan menghambat aktivitas utama proses bisnis perusahaan. b. MEDIUM: Dampak yang ditimbulkan dari risiko cukup mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan, namun tidak menghambat proses bisnis. c. LOW: dampak yang ditimbulkan dari risiko sangat kecil bahkan tidak mempengaruhi aktivitas utama proses bisnis perusahaan. 2.8 Flowchart Menurut Jogiyanto (2005 : 802) Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Flowchart adalah representasi grafik dari langkah-langkah yang harus diikuti dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang terdiri atas sekumpulan simbol, dimana masing-masing simbol merepresentasikan suatu kegiatan tertentu. Flowchart diawali dengan penerimaan input, pemrosesan input, dan diakhiri dengan penampilan output. Menurut Mulyadi (2001 : 60), sistem akuntansi dapat dijelaskan menggunakan bagan alir dokumen. Flowchart adalah salah satu cara metode
25 penggambaran untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem. Flowchart adalah representasi grafik dari langkah-langkah yang harus diikuti dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang terdiri atas sekumpulan simbol, dimana masing-masing simbol merepresentasikan suatu kegiatan tertentu. Flowchart diawali dengan penerimaan input, pemrosesan input, dan diakhiri dengan penampilan output. Penerimaan input, pemrosesan input, dan penampilan output merupakan kegiatan utama yang membentuk siklus dari semua kegiatan yang dilakukan oleh komputer. Siklus ini disebut dengan siklus I-P-O (Input-Process-Output). Salah satu fungsi flowchart yaitu dapat membantu untuk mendeskripsikan struktur bisnis yang kompleks dengan bagan organisasi atau perosedur alur kerja menjadi mudah untuk dipahami ( Journal of Accountancy (1992 : 117)).