1 BAB III METODOLOGI PENELITIAN Penelitian ilmiah memerlukan suatu kerangka penelitian sebelum pelaksanaannya. Kerangka penelitian tersebut harus disusun secara sistematis dan terarah, berdasarkan permasalahan yang ditinjau. Dengan adanya kerangka penelitian ini, atau yang disebut sebagai metodologi penelitian, diharapkan proses dan hasil yang diperoleh nantinya akan tepat sasarannya, seperti yang telah dirumuskan dalam tujuan penelitian. 3.1. Identifikasi dan Perumusan Masalah Pada tahap ini dilakukan peninjauan awal untuk mengetahui sistem yang telah berjalan di departemen pengadaan PT. Ciputra Surya Tbk. Masalah yang akan diteliti adalah bagaimana sistem pengadaan material yang efisien sehingga kualitas dan kuantitas pengadaan bahan baku yang tepat dapat terpenuhi serta bagaimana mengevaluasi kinerja supplier yang dimiliki oleh PT. Ciputra Surya Tbk. 3. 2. Tujuan Penelitian Output dari perumusan masalah penelitian dijadikan input dalam melakukan penentuan tujuan penelitian. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem dan manajemen pengadaan bahan baku yang tepat dan efisien. Selain itu penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui kriteria atau atribut kinerja apa yang dianggap perusahaan mempunyai tingkat kepentingan yang paling utama dalam upaya perlu tidaknya mencari supplier yang baru atau tidak.
2 3. 3. Studi Literatur Pada tahap ini dilakukan pengumpulan berbagai dasar teori yang dibutuhkan untuk menyelesaikan permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini. Studi literatur dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui metode apa yang akan digunakan untuk menyelesaikan masalah yang diteliti. Juga sebagai landasan untuk memperkuat basis pengetahuan yang relevan dengan tujuan penelitian. Studi literatur yang dilakukan antara lain meliputi supply chain management, konsep mengenai pengadaan (procurement), dan konsep mengenai pembelian tepat waktu /Just In Time, pembelian atas dasar Konsinyasi, termasuk didalamnya metode evaluasi supplier. 3.4. Survey Pendahuluan / Survey Lapangan Survey pendahuluan dilakukan untuk mengetahui gambaran umum tentang sistem yang akan diteliti dalam hal ini adalah sistem pengadaan material bagi PT. Ciputra Surya Tbk. serta memotret persepsi dan harapan manajemen perusahaan terkait dengan topik yang akan diteliti. 3.5. Penetapan Ruang Lingkup Dalam tahap ini akan dilakukan penetapan berbagai ruang lingkup dari sistem yang akan diteliti. 3.5.1. Ruang Lingkup Strategis Perusahaan Berisi visi dan misi perusahaan yang dapat mengambarkan perusahan secara keseluruhan. 3.5.2. Ruang Lingkup Organisasi Perusahaan Sebelum melakukan identifikasi manajemen pengadaan bahan baku, perlu dipahami terlebih dahulu organisasi departemen yang akan diteliti, yaitu departemen pengadaan bahan baku. Ruang lingkup ini meliputi aktivitas dan tanggung jawab departemen, target, tujuan, strategi, serta parameter/key Performance Indicator (KPI) dari departemen tersebut.
3 3.6. Identifikasi Manajemen Sistem Pengadaan Bahan Baku Pada tahap ini akan diidentifikasi manajemen sistem pengadaan bahan baku perusahaan dan bagaimana organisasi manajemen yang ada pada perusahaan tersebut. Pengidentifikasian secara komprehensif menggunakan proses yang terstruktur dan sistematis sangat diperlukan pada tahap ini. Yang harus dilakukan dalam tahapan ini adalah survey pendahuluan untuk mendapatkan gambaran tentang manajemen pengadaan bahan baku yang ada pada perusahaan. Metode yang dilakukan adalah menganalisa proses, prosedur, dan sistem pengadaan bahan baku serta melakukan telaah dokumen-dokumen yang mencatat kejadian/masalah di masa lalu. Selain itu identifikasi juga dapat dilakukan dengan bantuan seorang yang ahli (expert), dalam hal ini tentu saja adalah pihak yang terkait dengan manajemen pengadaan bahan baku perusahaan. 3.7. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier PT. Ciputra Surya Tbk. Pada tahap ini akan diidentifikasi sistem evaluasi kinerja supplier di PT. Ciputra Surya Tbk. Identifikasi yang dilakukan terdiri dari beberapa tahap, yaitu: 3.7.1. Identifikasi Kriteria Evalusi Kinerja Supplier Material Tahap ini adalah tahap identifikasi kriteria evaluasi kinerja supplier yang digunakan di PT. Ciputra Surya Tbk. Penentuan kriteria kinerja ini merupakan kewenangan Departemen Pengadaan dan Kontrak. 3.7.2. Identifikasi Supplier yang Dievaluasi Supplier material yang dievaluasi adalah supplier material yang menjalin kerjasama dengan PT. Ciputra Surya Tbk. Kerjasama tersebut diatur dalam MoU (Memorandum of Understanding). 3.7.3. Identifikasi Pemberi Nilai untuk Evaluasi Kinerja Supplier
4 Pihak yang mengevaluasi kinerja supplier PT. Ciputra Surya Tbk. adalah para kontraktor yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya Tbk. Departemen pengadaan dan Kontrak hanya memberikan kriteria penilaian untuk mengevaluasi kinerja supplier tersebut. 3.7.4. Sistem Penilaian/Evaluasi Kinerja Supplier Penilaian atau evaluasi yang dilakukan kepada supplier oleh Departemen Pengadaan dan Kontrak berdasarkan hasil penilaian yang dilakukan oleh para kontraktor. Evaluasi tersebut dilakukan dengan cara mengelompokan hasil penilaian yang diperoleh dalam skala penilaian tertentu. Hasil dari penilaian tersebut diberikan atau dilaporkan kembali kepada supplier, sehingga supplier dapat menjaga atau meningkatkan kinerja mereka. 3.7.5. Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier Berdasarkan Literatur Pada tahap ini sistem evaluasi kinerja supplier yang ada di PT. Ciputra Surya Tbk. dibandingkan kesesuaiannya dengan literatur yang ada. 3.8. Analisa Sistem Evaluasi Kinerja Supplier PT. Ciputra Surya Tbk. Tahap ini adalah tahap untuk menganalisa sistem evaluasi kinerja supplier yang dipergunakan di PT. Ciputra Surya Tbk. Analisa yang dilakukan mencakup analisa tentang kelebihan dan kelemahan sistem penilaian yang ada. Dari kelemahan sistem yang ada maka diusulkan atau dibuat rancangan sistem baru yang mungkin dapat diterapkan. 3.9. Identifikasi Kriteria Evaluasi Kinerja Supplier dari Beberapa Literatur Pada tahap ini akan diidentifikasi kriteria evaluasi kinerja supplier yang didapatkan dari beberapa literatur. Dari literatur tersebut, akan diidentifikasikan kriteria yang ada, kemudian dianalisa apakah kriteria yang ada sudah digunakan di PT. Ciputra Surya Tbk. atau belum. Untuk kriteria yang belum ada maka akan
5 diusulkan kemungkinannya untuk menambahkan kriteria pada literatur tersebut kedalam kriteria atau atribut untuk menilai kinerja supplier di PT. Ciputra Surya Tbk. 3.10. Rancangan Model Penilaian Kinerja Supplier Pada tahap ini akan dilakukan beberapa tahapan dalam mengevaluasi kinerja supplier. 3.10.1. Identifikasi Active Participant Tahap ini dilakukan untuk memilih pihak-pihak yang akan melakukan penilaian terhadap supplier material di PT. Ciputra Surya Tbk.. Active Participant ini dipilih berdasarkan struktur organisasi, fungsi jabatan dan keterkaitan dengan pengadaan material yang dievaluasi. 3.10.2. Penentuan Atribut/ Kriteria Evaluasi Kinerja Supplier Tahap ini adalah tahap penentuan atribut/kriteria evaluasi kinerja supplier yaitu penentuan atribut atau kriteria yang dianggap berpengaruh terhadap penilaian kinerja total supplier. Penentuan atribut tersebut berdasarkan pada atribut/kriteria kinerja yang telah ditentukan perusahaan. Selain itu juga digunakan kriteria evaluasi kinerja yang didapat dari literatur. Dari hasil identifikasi kriteria penilaian kinerja supplier dari berbagai literatur, selanjutnya kriteria tersebut dapat digunakan dalam penilaian kinerja supplier. Selanjutnya kriteria penilaian kinerja supplier yang didapatkan dari literatur dan telah disetujui oleh active participant digabungkan dengan kriteria penilaian kinerja supplier. 3.10.3. Struktur Hirarki Evaluasi Supplier Menyusun struktur hirarki sistem evaluasi kinerja supplier berdasarkan kriteria terpilih 3.10.3.1. Validasi Kriteria
6 Validasi kriteria ini bertujuan untuk memastikan kembali bahwa kriteria penilaian kinerja supplier yang sudah teridentifikasi adalah sesuai dan dapat diterapkan di PT. Ciputra Surya Tbk 3.10.3.2.Pembobotan Kriteria dengan AHP Dari struktur hirarki dilakukan pembobotan kriteria yang ada. Proses pembobotan dilakukan dengan metode AHP (Analytical Hierarchy Process), melalui kuisioner yang diberikan pada Active Participant, dan selanjutnya akan dilakukan pengolahan data dengan software Expert Choice sampai akhirnya didapatkan bobot dari setiap ukuran performansi 3.10.4. Pengumpulan Data Pada tahap ini dilakukan pengambilan data yang diperlukan dalam penelitian. Data yang diperlukan merupakan data sekunder yang dapat diperoleh dari dokumen perusahaan. Sedangkan untuk data yang bersifat kualitatif yaitu data yang memerlukan referensi penentu nilai/kontraktor. Hal ini dilakukan melalui pengisian kuesioner oleh responden/kontraktor. Penilaian dilakukan tidak hanya oleh satu kontraktor, tetapi oleh semua kontraktor yang menjadi rekanan PT. Ciputra Surya Tbk. sebagai responden. Asumsi ini diambil karena kontraktor terhubung langsung dengan kinerja supplier dalam proses penyediaan material, mulai dari pemesanan material, pengiriman material, hingga jaminan kualitas material ketika sampai di tangan kontraktor. 3.11. Analisa Hasil Penelitian Langkah dari tahap ini adalah menganalisis hasil yang diperoleh dari tahaptahap sebelumnya. Pada tahap ini juga dilakukan penerapan rancangan model evaluasi kinerja supplier yang dilakukan dalam penelitian ini.
7 3.12. Saran dan Kesimpulan Tahap saran dan kesimpulan ini merupakan tahap terakhir yang dilakukan dalam penelitian ini. Dari hasil analisis dan pembahasan tersebut dapat diambil beberapa kesimpulan yang merupakan hasil akhir dari penelitian tugas akhir ini.
8 Latar Belakang Identifikasi dan Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Studi Literatur Survey Pendahuluan Penetapan Ruang Lingkup 1. Ruang Lingkup Perusahaan Visi dan misi perusahaan 2. Ruang Lingkup Organisasi Perusahaan Strategi, aktivitas dan tanggung jawab serta parameter/kpi Departemen Pengadaan Identifikasi Sistem Manajemen Pengadaan Material Identifikasi Sistem Evaluasi Kinerja Supplier PT. Ciputra Surya Tbk. 1) Identifikasi Kriteria Evalusi Kinerja Supplier Material 2) Identifikasi Supplier yang Dievaluasi 3) Identifikasi Pemberi Nilai untuk Evaluasi Kinerja Supplier 4) Sistem Penilaian/Evaluasi Kinerja Supplier 5) Identifikasi Evaluasi Kinerja Supplier Berdasarkan Literatur A
9 A Analisa Sistem Evaluasi Kinerja Supplier di PT. Ciputra Surya Tbk. Identifikasi Kriteria Evaluasi Kinerja Supplier dari Beberapa Literatur Rancangan Evaluasi Kinerja Supplier 1. Identifikasi Active Participant 2. Identifikasi Atribut / Kriteria Kinerja Supplier 3. Struktur Hirarki Evaluasi Supplier a. Validasi Kriteria b. Pembobotan Kriteria dengan AHP 4. Pengumpulan Data Analisa Hasil Penelitian Kesimpulan dan Saran Gambar 3.1. Diagram Alir Penelitian