BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Latar Belakang PT. Natura Foods Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang industri minuman dalam kemasan gelas dan sachet. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Hendrikus, Bapak Effendi, dan Bapak Susanto pada tanggal 1 Nopember 2004. Perusahaan ini memiliki sebuah kantor yang berlokasi di Jl. Kelapa Sawit Raya BD12-21 Komplek Gading Serpong, Tangerang serta memiliki pabrik yang berlokasi di Desa Cirarap No.71, Legok, Tangerang. Produk-produk yang ditawarkan adalah Teh Gelas, Sarang Burung, Sirup, Kopi Gelas serta minuman teh dan kopi dalam bentuk sachet yaitu Natura White Jae, Natura White Kaffee, dan Natura White Tee. Pada awalnya perusahaan ini hanya bergerak pada industri rumahan serta melayani penjualan sesuai pesanan dari customer dan belum mampu mempekerjakan tenaga kerja profesional. Lalu seiring berjalannya waktu, perusahaan mengalami perkembangan yang cukup baik sehingga mampu membeli tanah untuk kantor serta pabrik sendiri dan mampu membeli mesin untuk produksi. PT. Natura Foods Indonesia memiliki beberapa customer utama yaitu distributor yang tersebar dibeberapa daerah berbeda seperti PT. Panorama yang berlokasi di Jakarta, PT Fajar Lestari yang berlokasi di Lampung, PT. Semangat Baru yang berlokasi di Padang, PT Sinar Fajar yang berada di Pontianak. 33
34 3.1.1 Visi dan Misi PT. Natura Foods Indonesia Visi Perusahaan - Menjadikan perusahaan sebagai perusahaan yang dapat mebantu lingkungan sekitar dan tenaga kerja Misi Perusahaan - Mengembangkan sumber daya manusia sebagai tenaga kerja perusahaan - Meningkatkan penjualan produk sampai ke seluruh Indonesia - Mengembangkan produk yang telah ada agar tetap bersaing dengan perusahaan sejenis 3.2 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi
35 3.3 Tugas dan Wewenang Pembagian tugas pekerjaan dan wewenang dari struktur organisasi PT. Natura Foods Indonesia adalah sebagai berikut : 1. Komisaris - Pemilik saham terbesar - Menetapkan kebijakan-kebijakan dan tujuan-tujuan luas dari PT. Natura Foods Indonesia 2. Direktur - Memimpin perusahaan dan mengkoordinasikan kegiatankegiatan perusahaan - Sebagai pemimpin dalam rapat - Berperan sebagai pengambil keputusan terakhir dalam rapat - Mengawasi jalannya aktivitas perusahaan - Membuat kebijakan-kebijakan di perusahaan 3. Kepala Manajer - Berperan sebagai wakil dari direktur - Membantu direktur dalam mengawasi jalannya aktivitas perusahaan - Mengecek laporan keuangan dan persediaan barang tiap bulan - Bertanggung jawab atas laporan-laporan yang akan diserahkan ke direktur 4. Staf Pemasaran
36 - Melakukan Pemasaran dan menawarkan Produk ke pelanggan - Membuat laporan pemasaran - Melayani pelanggan 5. Staf Akuntansi dan Keuangan - Mengatur cash flow perusahaan - Mencatat dan membukukan setiap transaksi yang berkaitan dengan perusahaan 6. Staf Distribusi - Membuat surat jalan dari SO yang telah diterima. - Mengatur proses kerja yang berjalan di pabrik. - Kepala pabrik yang menghubungkan kegiatan dengan yang ada di kantor. 7. Staf Gudang - Memeriksa ketersediaan barang yang ada di dalam gudang meliputi: stok barang masuk, stok barang keluar dan sisa barang yang ada di dalam gudang - Menerima dan menyetujui surat jalan agar barang bisa segera dikirim. 8. Staf Pengiriman - Melakukan Pengiriman barang kepada customer yang sudah melakukan pemesanan - Mengembalikan copy surat jalan kepada staf distribusi
37 3.4 Proses Bisnis Berjalan Sebelum Menerapkan E-Marketing Gambar 3.2 Activity Diagram PT. Natura Foods Indonesia
38 Dari hasil wawancara dengan Kepala Manajer PT. Natura Foods Indonesia mengenai proses pemasaran, pertama-tama pelanggan yang ingin melalukan pembelian dan mengetahui informasi produk yang dijual oleh PT. Natura Foods Indonesia dapat langsung mendatangi perusahaan ataupun bisa melalui telepon dan fax yang akan dilayani oleh staf pemasaran. Staf pemasaran bertugas dalam memberi informasi dan menjawab semua pertanyaan dari pelanggan secara lengkap dan jelas. Bagi pelanggan yang ingin memesan produk yang ditawarkan dapat melakukan pemesanan dengan membuat purchase order (PO), yang dimana akan diteruskan ke staf pemasaran. Kemudian staf pemasaran akan membuat sales order (SO) berdasarkan PO yang diterima dan SO akan diserahkan kepada staf distribusi untuk dibuatkan surat jalan. Surat jalan kemudian akan diberikan kepada staf gudang untuk menyiapkan barang sesuai pesanan pelanggan. Setelah barang siap, surat jalan dan barang pesanan akan diberikan kepada staf pengiriman untuk dikirim kepada pelanggan. Setelah itu pelanggan akan menerima surat jalan beserta produk yang telah dipesan. Pelanggan akan mebayar sesuai dengan jumlah barang yang telah dipesan dan mendapat surat jalan asli. Sedangkan surat jalan copy akan dibawa kembali oleh staf pengiriman untuk diserahkan kepada staf distribusi dan diserahkan kembali kepada staf akuntansi dan keuangan untuk dibuat pembukuan.
39 3.5 Situation Analysis Pada situation analysis tahap pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan data dengan menggunakan demand analysis, lalu menganalisis dan memahami kondisi perusahaan dengan cara mengumpulkan informasi mengenai keadaan internal perusahaan dan keadaan lingkungan eksternal perusahaan. Keadaan internal perusahaan meliputi analisis mengenai kekuatan dan kelemahan perusahaan. Sedangkan analisis terhadap kondisi eksternal perusahaan meliputi analisis kompetitor. Selain itu analisis terhadap faktor-faktor diluar kendali perusahaan yang bisa menimbulkan opportunity dan threats. 3.5.1 Tahap Demand Analysis Untuk menganalisis kebutuhan customer dalam penerapan strategi e-marketing, maka dilakukan demand analysis dengan cara penyebaran kuesioner secara online kepada customer melalui e-mail dengan bantuan dari bagian pemasaran PT. Natura Foods Indonesia untuk menyebarkan kuesioner tersebut kepada seluruh klien. Berikut adalah hasil dari data yang telah dikumpulkan:
40 Gambar 3.3 Grafik Responden Mengetahui PT. Natura Foods Indonesia Dari Beberapa Media Promosi Dari data diatas dapat disimpulkan, 37% responden mendapat informasi mengenai PT. Natura Foods Indonesia dari Sales. 18% dari event, 18% dari brosur, 18% memiliki jawaban lain dan 9% yang didapat dari yellow pages.total jumlah responden adalah 22 orang.
41 Gambar 3.4 Grafik Informasi yang Diharapkan Ada di Dalam Website Dari data diatas dapat disimpulkan, 9 dari 22 responden lebih memerlukan informasi tentang detail produk baik itu foto maupun harga produk, 8 responden lebih mementingkan profil perusahaan yang jelas, 3 responden mementingkan user interface yang menarik, dan 2 responden lainnya memilih klien perusahaan.
42 Gambar 3.5 Grafik Device yang Biasa Digunakan Responden Saat Mengakses Internet Dari data diatas dapat disimpulkan, 37% responden paling banyak mengakses internet menggunakan device smartphone, 26% responden menggunakan laptop, 24% responden menggunakan tablet dan paling sedikit 13% mangakses internet dari Personal Computer (PC). Total responden adalah 22 yang dapat memilih lebih dari satu device.
43 Gambar 3.6 Grafik Kesulitan Responden Pada Saat Mencari Informasi Mengenai PT. Natura Foods Indonesia Dari data diatas dapat disimpulkan, 10 responden cukup mudah untuk mendapatkan informasi mengenai PT. Natura Foods Indonesia, 5 responden merasa sulit karena kurangnya media promosi, 3 responden merasa sulit karena kurangnya respon dari perusahaan, dan 2 responden merasa kesulitan untuk menghubungi perusahaan, sedangkan 2 responden memiliki jawaban yang lain.
44 Gambar 3.7 Grafik responden perusahaan membutuhkan website dalam melakukan pemasaran Dari data diatas dapat disimpulkan, 4 responden memilih suatu perusahaan membutuhkan website dalam melakukan pemasarannya dan 1 responden yang memilih perusahaan tidak membutuhkan website dalam melakukan pemasaran. Gambar 3.7 Grafik responden mengenai responsive web design untuk website e-marketing
45 Dari data diatas dapat disimpulkan, 4 responden membutuhkan website dalam melakukan pemasarannya. Dan 1 responden tidak membutuhkan website dalam melakukan pemasaran. 3.5.2 Analisis Internal Pada PT. Natura Foods Indonesia 1. Strength (Kekuatan) - Sangat memperhatikan kualitas bahan baku sehingga produk yang diproduksi sangat terjamin kualitasnya. - Memiliki berbagai macam produk yang siap bersaing dengan pasar. - Telah melakukan distribusi ke 2/3 wilayah Indonesia. 2. Weakness (Kelemahan) - Karyawan yang belum profesional. - Pemasaran PT. Natura Foods Indonesia masih belum menerapkan e-marketing. 3.5.3 Analisis External Pada PT. Natura Foods Indonesia 3.5.3.1 Competitor Analysis Competitor analysis pada PT. Natura Foods Indonesia dilakukan dengan cara melakukan perbandingan dan mengambil beberapa competitor besar. Berikut ini adalah hasilnya 1. PT. Orang Tua Group Kelebihan yang dimiliki oleh PT. Orang Tua Group adalah keunggulan dalam jangkauan pemasaran dan distribusi yang sudah sangat luas karena sudah terkenal dan memiliki kantor cabang
46 di berbagai daerah serta memiliki website yang lengkap dalam menampilkan informasi mengenai produk yang ditawarkan, events, dan juga profil perusahaannya (http://www.ot.co.id/) Kekurangan yang dimiliki oleh PT. Orang Tua Group adalah website yang kurang user friendly seperti tulisan pada website yang terlalu kecil dan pewarnaan design yang kurang menarik. Website PT. Orang Tua Group masih belum menggunakan responsive web design. 2. PT. Nutrifood Indonesia Kelebihan yang dimiliki oleh PT. Nutrifood Indonesia adalah website yang sangat unik karena memiliki mini game dimana terdapat gambar yang bisa digerakan dan berisi informasi mengenai produk yang ditawarkan. Website PT. Nutrifood Indonesia sudah menggunakan responsive web design. (http://www.nutrifood.co.id/) Kekurangan yang dimiliki oleh PT. Nutrifood Indonesia adalah loading website yang lama. Terdapat banyak widget iklan yang dipasang pada website tersebut. 1. Opportunity (Kesempatan) - Menggunakan pemasaran berbasis website - Membuka kantor cabang baru di luar Tangerang.
47 2. Threat (Ancaman) - Perusahaan besar yang telah bergerak lebih dahulu dibidang yang sejenis. - Lahirnya kompetitor baru yang memproduksi barang sejenis dengan harga yang lebih murah. Tabel 3.1 SWOT Faktor Internal Faktor External O Opportunity 1. Target pasar yang belum dijangkau oleh perusahaan. 2. Meningkatnya jumlah pengguna internet. 3. Industri minuman memiliki permintaan yang besar. S Strength 1. Sangat memperhatikan kualitas bahan baku. 2. Memiliki berbagai macam produk yang siap bersaing dengan pasar. 3. Telah melakukan distribusi ke 2/3 wilayah Indonesia. SO Strength Opportunity 1. Menggunakan pemasaran berbasis web agar klien bisa dengan mudah mendapatkan informasi mengenai produk dimanapun dan kapanpun. W Weakness 1. Karyawan yang belum profesional. 2. Pemasaran PT. Natura Foods Indonesia masih belum menerapkan e- marketing. WO Weakness Opportunity 1. Dengan menggunakan metode pemasaran berbasis responsive web design, dapat memperluas jangkauan pemasaran.
48 T Threat 1. Perusahaan besar yang telah bergerak lebih dahulu dibidang sejenis. 2. Lahirnya kompetitor baru yang memproduksi barang sejenis dengan harga yang lebih murah. ST Strength Threat 1. Memberikan layanan customer service yang lebih baik dibandingkan kompetitor. WT Weakness Threat 1. Menambahkan fitur hubungi kami pada website perusahaan agar dapat berinteraksi dengan customer service melalui email. 3.6 Objectives Dengan hasil analisa diatas, perusahaan dapat menentukan tujuan yang jelas, target yang ingin dicapai dan juga hasil yang diinginkan. Ada lima tujuan yang di gunakan antara lain dengan 5S : 1. Sell Dengan menerapkan Strategic e-marketing pada PT. Natura Foods Indonesia diharapkan dapat membantu meningkatkan pemasaran produkproduk yang dijual serta membantu perusahaan untuk memberikan informasi mengenai produk tersebut terutama kepada calon pelanggan. Oleh karena itu, di dalam website e-marketing akan dibuat fitur produk terbaru dan produk terlaris dari PT. Natura Foods Indonesia yang berguna untuk membantu calon pelanggan dalam memilih produk yang ditawarkan. 2. Serve Dengan adanya website e-marketing pada PT. Natura Foods Indonesia diharapkan dapat membantu meningkatkan pelayanan bagi calon pelanggan. Oleh karena itu di dalam website e-marketing akan terdapat menu tentang perusahaan yang berisi sejarah singkat, alamat, dan nomor telepon perusahaan. Selain itu terdapat fitur berita yang memudahkan pelanggan mengetahui berita terbaru mengenai produk dan event seputar PT. Natura Foods Indonesia.
49 3. Speak Dengan adanya website e-marketing pada PT. Natura Foods Indonesia diharapkan dapat meningkatkan arus komunikasi dengan customer dan calon customer yang ingin mengetahui tentang perusahaan. Oleh karena itu di dalam website e-marketing akan terdapat fitur hubungi kami yang dapat melakukan pengiriman pesan yang akan dibalas langsung oleh staf pemasaran. 4. Save Dengan adanya website e-marketing pada PT. Natura Foods Indonesia diharapkan dapat mengurangi pengeluaran biaya seperti Yellow Pages, spanduk dan brosur yang biasa dilakukan oleh perusahaan saat melakukan pemasaran. 5. Sizzle Dengan adanya website e-marketing, PT. Natura Foods Indonesia diharapkan dapat menaikkan citra perusahaan di mata customer terhadap perusahaan. Customer dapat mengetahui informasi secara jelas tentang perusahaan melalui fitur Tentang Kami dan terdapat map location yang memudahkan pelanggan untuk mengetahui lokasi perusahaan. 3.7 Strategy Setelah mendapatkan alasan dan tujuan yang ingin dicapai oleh PT. Natura Foods Indonesia, selanjutnya akan menentukan strategi-strategi yang akan dilaksanakan guna mendukung tercapainya target dan tujuan. Berikut ini beberapa strategi yang akan digunakan: 1. Segmentation Dengan Menerapkan e-marketing diharapkan PT. Natura Foods Indonesia dapat memperluas segmentasi pelanggan yang dari hanya kalangan menengah kebawah akan meluas menjadi kesemua kalangan.
50 2. Target Market Dengan menerapkan e-marketing diharapkan PT. Natura Foods Indonesia menargetkan pada perusahaan-perusahaan yang bergerak pada distributor yang tersebar di seluruh Indonesia. Berdasarkan pelanggannya, fokus utama dari PT. Natura Foods Indonesia adalah distributor dan retail yang bergerak pada penjualan minuman dalam kemasan. 3. Positioning Dengan penerapan e-marketing diharapkan PT. Natura Foods Indonesia dapat memberikan pelayanan yang baik dan memperkenalkan produk yang ditawarkan kepada semua kalangan masyarakat dimana produk yang dihasilkan memiliki kualitas bahan baku yang sangat diperhatikan. 3.8 Tactics Taktik mendefinisikan dan menerapkan secara detail mengenai strategi yang telah diterapkan pada tahap sebelumnya. Untuk mencapai strategi tersebut diperlukan marketing mix yang terdiri dari 7P, yaitu : 1. Product PT. Natura Foods Indonesia memiliki berbagai macam produk minuman, seperti minuman dalam kemasan gelas maupun minuman dalam kemasan sachet. Taktik yang digunakan oleh PT. Natura Foods Indonesia adalah dengan mencantumkan informasi produk berupa keterangan singkat dan gambar produk di dalam website sehingga calon customer tidak perlu repot untuk menanyakan informasi produk tersebut ke perusahaan. 2. Price Taktik price yang digunakan oleh PT. Natura Foods Indonesia adalah dengan tidak mencantumkan harga produk karena harga yang diberikan ke setiap customer berbeda-beda disesuaikan dengan jarak posisi customer itu
51 sendiri. Untuk mengetahui harga dari produk yang diinginkan, customer dapat menghubungi pihak PT. Natura Foods Indonesia. 3. Place Taktik place yang digunakan oleh PT. Natura Foods Indonesia adalah dengan menggunakan website, dimana seluruh customer dapat mengakses website tersebut setiap saat selama memiliki perangkat yang dapat terhubung dengan internet. Dengan menggunakan responsive web, customer akan dengan mudah mengakses dari perangkat smartphone masing-masing karena tampilannya akan disesuaikan dengan ukuran layar yang digunakan. 4. Promotion Taktik promotion yang digunakan oleh PT. Natura Foods Indonesia adalah menggunakan strategi marketing berbasis website dimana customer dapat melihat langsung informasi produk milik perusahaan dan informasi perusahaan seperti nomor telepon dan alamat. 5. People Taktik people yang digunakan oleh PT. Natura Foods Indonesia adalah para karyawan yang telah lama bekerja di perusahaan. Para karyawan sebelumnya diberikan tugas ringan dan jika para karyawan dirasakan cukup ahli mengerjakan tugas tersebut, maka karyawan tersebut akan direkrut, sehingga sebagian besar karyawan yang bekerja di PT. Natura Foods Indonesia adalah karyawan lama yang sudah ahli dibidangnya. Untuk taktik people dalam pemasaran berbasis website harus memberikan latihan kepada karyawannya agar dapat melayani customer dengan baik. 6. Process Taktik process PT. Natura Foods Indonesia adalah dengan menerapkan e- marketing, diharapkan dapat meningkatkan kenyamanan customer dengan memberikan informasi yang lengkap dan kesan yang baik bagi customer.
52 7. Physical Evidence Physical evidence berkaitan dengan segala hal yang dapat menjadi daya tarik minat dari customer. Dengan menggunakan pemasaran berbasis website, PT. Natura Foods Indonesia menambahkan fitur produk terbaru dan produk terlaris. PT. Natura Foods Indonesia juga telah membuat fanpage perusahaan agar dapat menampung kritik dan saran dari customer dan memberikan update mengenai website milik perusahaan. 3.9 Actions Pada tahap actions akan dibahas mengenai langkah-langkah yang dilakukan dalam perencanaan taktik tersebut. Actions yang dilakukan berupa rancangan site structure, rancangan wireframe, dan rancangan database. Untuk lebih lengkap pembahasan action dapat dilihat pada bab 4. 3.10 Control Tahap ini akan mengukur keberhasilan dari tahap action. Control yang digunakan adalah Search Engine Optimization (SEO). Untuk penjelasan lebih lengkap mengenai SEO akan dibahas pada bab 4. 3.11 Perkiraan Biaya Pemasaran Sebelum Menggunakan E-Marketing pada PT. Natura Foods Indonesia Perkiraan biaya sangat penting untuk suatu perusahaan agar dapat mempertimbangkan berbagai biaya yang kemungkinan akan dikeluarkan untuk perusahaan. Dimana tabel biaya dapat digunakan untuk membandingkan sebelum menggunakan e-marketing dan sesudah menggunakan e-marketing. Di bawah ini merupakan perkiraan biaya pengeluaran PT. Natura Foods Indonesia sebelum menggunakan e-marketing selama 3 tahun.
53 Tabel 3.2 Perkiraan Biaya Pemasaran PT. Natura Foods Indonesia Sebelum E- Marketing Tahun 1 Perkiraan Biaya Pemasaran Sebelum E-Marketing Tahun 1 No. Item Quantity Price per Unit (Rp.) Amount (Rp.) 1. Brosur A3 x 4000 700,- 2.800.000,- Lembar 2. Sales 3 Orang 4.000.000,- 144.000.000,- 3. Yellow Pages 1 Tahun 35.000.000,- 35.000.000,- 4. Biaya Pameran / 14 Hari 400.000,- 5.600.000,- Event Total Biaya 187.400.000,- Tabel 3.3 Perkiraan Biaya Pemasaran PT. Natura Foods Indonesia Sebelum E- Marketing Tahun 2 Perkiraan Biaya Pemasaran Sebelum E-Marketing Tahun 2 No. Item Quantity Price per Unit Amount (Rp.) (Rp.) 1. Brosur A3 x 4000 Lembar 800,- 3.200.000,- 2. Sales 3 Orang 4.250.000,- 153.000.000,- 3. Yellow Pages 1 Tahun 40.000.000,- 40.000.000,- 4. Biaya Pameran / Event 14 Hari 450.000,- 6.300.000,- Total Biaya 202.500.000,-
54 Tabel 3.4 Perkiraan Biaya Pemasaran PT. Natura Foods Indonesia Sebelum E- Marketing Tahun 3 Perkiraan Biaya Pemasaran Sebelum E-Marketing Tahun 3 No. Item Quantity Price per Unit Amount (Rp.) (Rp.) 1. Brosur A3 x 4000 Lembar 900,- 3.600.000,- 2. Sales 3 Orang 4.500.000,- 162.000.000,- 3. Yellow Pages 1 Tahun 45.000.000,- 45.000.000,- 4. Biaya Pameran / 14 Hari 500.000,- 7.000.000,- Event Total Biaya 217.600.000,- Tabel 3.5 Perkiraan Total Biaya Pemasaran PT. Natura Foods Indonesia Sebelum E-Marketing Selama 3 Tahun Total Perkiraan Biaya Pemasaran Setelah E-Marketing Selama Tahun 3 No. Item Tahun 1 (Rp.) Tahun 2 (Rp.) Tahun 3 (Rp.) 1. Brosur 2.800.000,- 3.200.000,- 3.600.000,- 2. Sales 144.000.000,- 153.000.000,- 162.000.000,- 3. Yellow Pages 35.000.000,- 40.000.000,- 45.000.000,- 4. Biaya Pameran / Event 5.600.000,- 6.300.000,- 7.000.000,- Total Biaya (Rp.) 187.400.000,- 202.500.000,- 217.600.000,- Total Biaya Keseluruhan (Rp.) 607.500.000,-