BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1 Pengertian Proyek Proyek dalam analisis jaringan kerja adalah serangkaian kegiatan kegiatan yang bertujuan untuk menghasilkan produk dan hanya dilakukan dalam periode tertentu ( Maharesi Dannyanti,2010 ). Proyek dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang hanya terjadi sekali, dimana pelaksanaannya sejak awal sampai akhir dibatasi oleh kurun waktu tertentu ( Tampubolon dalam Dannyanti,2010 ) Menurut Soeharto ( 1999 ) : kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas II.2 Manajemen Proyek Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan,keahlian dan ketrampilan,cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja,waktu,mutu dan keselamatan kerja.dalam manajemen proyek,perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai.yang perlu dikelola dalam area II-1
manajemen proyek yaitu biaya,mutu,waktu,kesehatan dan keselamatan kerja,sumberdaya,lingkungan,resiko dan sistem informasi. Ada tiga garis besar untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu: a. Perencanaan Untuk mencapai tujuan,sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang.yait u dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu,mutu,biaya dan keselamatan kerja.perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan,rekayasa nilai,perencanaan area manajemen proyek (biaya,mutu,waktu,kesehatan dan keselamatan kerja,sumberdaya,lingkungan,resiko dan sistem informasi). b. Penjadwalan Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya,tenaga kerja,peralatan,material),durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek.penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya.proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek.ada beberapa metode untuk II-2
mengelola penjadwalan proyek,yaitu Kurva S (hanumm Curve),Barchart,Penjadwalan Linear (diagram Vektor),Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan.bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula,maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan. c. Pengndalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek.tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek.tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya,waktu,mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur.kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan,pemeriksaan,koreksi yang dilakukan selama proses implementasi. Untuk memudahkan pengendalian proyek, pengelolaan proyek seharusnya mempunyai acuan sebagai sasaran dan tujuan pengendalian. Oleh karena itu, indikator-indikator tujuan akhir pencapaian proyek haruslah ditampilkan dan dijadikan pegangan selama pelaksanaan proyek. Ada tiga variabel penting yang harus dikendalikan selama proses pelaksanaan proyek, yaitu: 1. Kualitas Proyek 2. Waktu pelaksanaan Proyek 3. Biaya Pelaksanaan Proyek II-3
c.1 Pengendalian Mutu Pengendalian mutu adalah suatu tolak ukur untuk kinerja proyek yang sangat memengaruhi hasil akhir dari tujuan dan sasaran proyek. Mutu, sebagai acuan bagi kepuasan pelanggan, sebaiknya diperlakukan dan dikendalikan dengan standar yang telah teruji sebelumnya. Pengendalian mutu bukan hanya dilakukan dengan cara-cara inspeksi/pemeriksaan lalu dilakukan tindakan koreksi pada periode tertentu, tetapi dilakukan selama proses berlangsungnya pembuatan produk. Verifikasi dilakukan bila dalam pengawasan dan pemeriksaan ditemukan penyimpangan terhadap prosedur. Sebelum produk akhir diserahkan kepada pelanggan, dilakukan uji kelayakan produk terhadap standar yang telah ditetapkan. Hasil uji ini dapat dijadikan bahan evaluasi bagi pengembangan produk selanjutnya. Produk akhir yang tidak memenuhi syarat diperbaiki atau tidak dipakai sama sekali. Produk akhir yang telah memenuhi standar dan telah diverifikasi ulang diserahkan kepada pelanggan. Berdasarkan standar yang telah disepakati bersama, pelanggan akan melakukan penelitian akhir dan memutuskan apakah produk akan diterima atau tidak. c.2 Pengendalian Waktu Yang dimaksud dengan pengendalian waktu adalah pengendalian waktu pelaksanaan proyek, agar proyek dapat diselesaikan dalam batas waktu yang ditetapkan. Keterlambatan penyelesaian proyek, tentu akan II-4
membawa risiko bertambahnya biaya Penjadwalan dibuat untuk menggambarkan perencanaan dalam skala waktu. Penjadwalan menentukan kapan aktivitas dimulai, ditunda dan diselesaikan, sehingga pembiayaan dan pemakaian sumber daya akan disesuaikan waktunya menurut kebutuhan yang akan ditentukan. Lamanya waktu penyelesaian proyek berpengaruh besar dengan pertambahan biaya proyek secara keseluruhan. Maka dari itu dibutuhkan laporan progres harian/ mingguan/ bulanan untuk melaporkan hasil pekerjaan dan waktu penyelesaian untuk setiap item pekerjaan proyek. Dan dibandingkan dengan waktu penyelesaian rencana agar waktu penyelesaian dapat terkontrol setiap periodenya. Secara umum penjadwalan mempunyai manfaat seperti berikut : Memberiakan pedoman terhadap unit pekerjaan / kegiatan mengenai batas batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing masing tugas. Memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan realistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumber daya dan waktu. Memberikan sarana untuk menilai kemajuan pekerjaan Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan, dengan harapan proyek dapat selesei sebelum waktu yang ditetapkan. Memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan. Ada beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk mengelola waktu dan sumber daya proyek, yaitu: II-5
Bagan Balok/ Barchart atau Gantt Chart Method: Diagram batang yang secara sederhana dapat menunjukkan informasi rencana jadwal proyek beserta durasinya, lalu dibandingkan dengan progres actual sehingga diketahui apakah proyek terlambat atau tidak. Biasanya metode ini digunakan untuk proyek-proyek sederhana. Kurva S atau Hanumm Curve: Kurva S dapat menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek. Diagram Vektor/ Penjadwalan Linier: Metode ini biasanya sangat efektif dipakai untuk proyek dengan jumlah kegiatan relatif sedikit dan banyak digunakan untuk penjadwalan dengan kegiatan yang berulang seperti pada proyek konstruksi jalan raya, runway bandar udara, terowongan/tunne, gedung bertingkat dengan keragaman masing-masing tingkat bangunan relative sama, dan proyek industry manufaktur. c.3 Pengendalian Biaya Pengendalian biaya dilakukan untuk mendeteksi apakah biaya actual pelaksanaan proyek menyimpang dari rencana atau tidak. II-6
Semua penyebab penyimpangan biaya harus terdokumentasi dengan baik sehingga langkah-langkah perbaikan dapat dilakukan. Menurut Asiyanto (2005), pengendalian biaya proyek diperlukan agar proyek dapat terlaksana sesuai dengan biaya awal yang telah direncanakan. II. 3 Analisis Pengendalian Biaya dan Waktu Pada suatu proyek konstruksi perencanaan dan pengendalian proyek, harus dipandang sebagai satu kesatuan yang terintegrasi dalam sistem pengelolaan proyek. Terlebih untuk proyek besar seperti yang telah disebutkan sebelumnya, dimana akan terdapat banyak kegiatan dan logika ketergantungan yang akan melibatkan banyak pihak. Suatu sistem pemantauan dan pengendalian disamping memerlukan perencanaan yang realistis sebagai tolak ukur pencapaian sasaran, juga harus dilengkapi dengan teknik dan metode yang dapat segera mengungkapkan tandatanda terjadinya penyimpangan. Untuk pengendalian biaya dan jadwal terdapat dua macam teknik dan metode yang luas pemakaiannya, yaitu metode Identifikasi Varian dan metode Nilai Hasil (Earned Value). II.3.1 Identifikasi Varian Identifikasi Varian adalah menghitung jumlah unit yang diselesaikan kemudian membandingkan dengan perencanaan, atau melihat catatan penggunaan sumber daya, dan membandingkan dengan anggaran II-7
(Soeharto, 1998). Penyimpangan yang dapat dilihat dengan metode ini adalah sebagai berikut : 1. Biaya pelaksanaan actual dilapangan dengan anggaran yang dibuat pada saat perencanaan. 2. Waktu pelaksanaan pekerjaan dengan jadwal pekerjaan. 3. Tanggal pelaksanaan tiap kegiatan dengan rencana. 4. Progres pekerjaan dengan rencana kerja pada suatu tinjauan waktu. II.3.1.1 Metode Varian dengan Kurva S Penampilan varian ditampilkan dalam bentuk grafis. Dalam penggambaran Kurva S: a. Sumbu vertical --- nilai kumulatif biaya atau penyelesaian pekerjaan b. Sumbu horizontal --- waktu kalender Bentuk Kurva yang dihasilkan umumnya akan berbentuk huruf S oleh karena kegiatan proyek pada periode awal dan akhir berlangsung lambat, sehingga penyerapan sumber daya relative kecil, tampilan dalam grafik menjadi landau, sedangkan pada implementasi, penyerapan sumber daya tinggi dengan durasi lebih panjang. II-8
Gambar 2.1 Varian dengan kurva S II.3.2 Konsep Earned Value Method ( EVM ) Flemming dan Koppelman (1994) menjelaskan konsep earned value dibandingkan manajemen biaya tradisional. Seperti dijelaskan pada Gambar 1, manajemen biaya tradisional hanya menyajikan dua dimensi saja yaitu hubungan yang sederhana antara biaya aktual dengan biaya rencana. Dengan manajemen biaya tradisional, status kinerja tidak dapat diketahui. Pada Gambar 2 dapat diketahui bahwa biaya aktual memang lebih rendah, namun kenyataan bahwa biaya aktual yang lebih rendah dari rencana ini tidak dapat menunjukkan bahwa kinerja yang telah dilakukan telah sesuai dengan target rencana. Sebaliknya, konsep earned value memberikan dimensi yang ketiga selain biaya aktual dan biaya rencana. Dimensi yang ketiga ini adalah besarnya pekerjaan secara fisik II-9
yang telah diselesaikan atau diseb ut earned value/percent complete. Gambar 2.2 Perbandingan Manjemen biaya Tradisional dengan konsep Earned Value Ada tiga indikator indikator dasar yang menjadi acuan dalam menganalisa kinerja dari proyek berdasarkan konsep Earned Value. Menurut Soeharto ( 2001 : 234 ) Ketiga indikator tersebut adalah : 1. Actual Cost Work Performed ( ACWP ) adalah jumlah biaya aktual dari pekerjaan yang telah dikerjakan sampai waktu tertentu. 2. Budgeted Cost Of Work Performed ( BCWP ) adalah jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. 3. Budgeted Cost of Work Scheduled ( BCWS ) adala besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan Penggunaan konsep earned value dalam penilaian kinerja proyek dijelaskan melalui Gambar 2.3 Beberapa istilah yang terkait dengan penilaian ini adalah Cost Variance, Schedule Variance, Cost Performance Index, Schedule Performance Index, Estimate at Completion, dan Variance at Completion. II-10
Gambar 2.3 Grafik kurva S earned Value a. Cost Variance ( CV ) Cost variance merupakan selisih antara nilai yang diperoleh setelah menyelesaikan paket-paket pekerjaan dengan biaya aktual yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Cost variance positif menunjukkan bahwa nilai paket-paket pekerjaan yang diperoleh lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mengerjakan paket-paket pekerjaan tersebut. sebaliknya nilai negatif menunjukkan bahwa nilai paket-paket pekerjaan yang diselesaikan lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang sudah dikeluarkan. Rumus untuk Cost Variance adalah : CV = BCWP - ACWP b. Schedule Variance ( SV ) II-11
Schedule variance digunakan untuk menghitung penyimpangan antara BCWS dengan BCWP. Nilai positif menunjukkan bahwa paket-paket pekerjaan proyek yang terlaksana lebih banyak dibanding rencana. Sebaliknya nilai negatif menunjukkan kinerja pekerjaan yang buruk karena paket-paket pekerjaan yang terlaksana lebih sedikit dari jadwal yang direncanakan. Rumus untuk Schedule Variance adalah: SV = BCWP - BCWS c. Cost Performance Index ( CPI ) Faktor efisiensi biaya yang telah dikeluarkan dapat diperlihatkan dengan membandingkan nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (BCWP) dengan biaya yang telah dikeluarkan dalam periode yang sama (ACWP). Rumus untuk CPI adalah : CPI = BCWP / ACWP Nilai CPI ini menunjukkan bobot nilai yang diperoleh (relatif terhadap nilai proyek keseluruhan) terhadap biaya yang dikeluarkan. CPI kurang dari 1 menunjukkan kinerja biaya yang buruk, karena biaya yang dikeluarkan (ACWP) lebih besar dibandingkan dengan nilai yang didapat (BCWP) atau dengan kata lain terjadi pemborosan. d. Schedule Performance Index ( SPI ) Faktor efisiensi kinerja dalam menyelesaikan pekerjaan dapat diperlihatkan oleh perbandingan antara nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (BCWP) dengan rencana pengeluaran biaya yang dikeluarkan II-12
berdasar rencana pekerjaan (BCWS). Rumus untuk Schedule Performance Index adalah : SPI = BCWP / BCWS Nilai SPI menunjukkan seberapa besar pekerjaan yang mampu diselesaikan (relatif terhadap proyek keseluruhan) terhadap satuan pekerjaan yang direncanakan. Nilai SPI kurang dari 1 menunjukkan bahwa kinerja pekerjaan tidak sesuai dengan yang diharapkan karena tidak mampu mencapai target pekerjaan yang sudah direncanakan. Menurut Soeharto ( 2001:237 ), bila angka indeks kinerja ditinjau lebih lanjut, akan terlihat hal hal sebagai berikut : 1. Angka indeks kinerja kurang dari satu berarti pengeluaran lebih besar dari angaran atau waktu pelaksanaan lebih lama dari jadwal yang direncanakan. 2. Sejalan dengan pemikiran di atas, bila angka indeks kinerja lebih dari satu, maka kinerja penyelenggaraan proyek lebih baik dari perencanaan, dalam arti pengeluaran lebih kecil dari anggaran atau jadwal lebih cepat dari rencana. II-13
Tabel 2.1. Nilai SV dan CV SV CV Ket Positif Positif Pekerjaan terlaksana lebih cepat dari pada jadwal dengan biaya lebih kecil dari pada anggaran Nol Positif Pekerjaan terlaksana tepat sesuai jadwal dengan biaya lebih rendah dari pada anggaran Positif Nol Pekerjaan terlaksana sesuai anggaran dan selesai lebih cepat dari pada jadwal Nol Nol Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dan anggaran Negatif Negatif Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya lebih tinggi dari pada anggaran Nol Negatif Pekerjaan terlaksana sesuai jadwal dengan menelan biaya diatas anggaran Negatif Nol Pekerjaan selesai terlambat dan menelan biaya sesuai anggaran Positif Negatif Pekerjaan selesai lebih cepat dari pada rencana dengan menelan biaya diatas anggaran II-14
e. Prediksi Biaya penyelesaian Akhir Proyek / Estimate at Completion (EAC) Pentingnya menghitung CPI dan SPI adalah untuk memprediksi secara statistik biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Ada banyak metode dalam memprediksi biaya penyelesaian proyek (EAC). Namun perhitungan EAC dengan SPI dan CPI lebih mudah dan cepat penggunaannya. Ada beberapa rumus perhitungan EAC, salah satunya adalah sebagai berikut : EAC = ACWP + ((BAC BCWP ) / ( CPI x SPI )) Perhitungan EAC merupakan penjumlahan biaya aktual yang sudah dikeluarkan dan sisa biaya yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Sisa biaya yang akan dibutuhkan diprediksi secara statistik dengan memperhitungkan efektifitas penggunaan biaya (CPI) dan kinerja pekerjaan terhadap rencana (SPI). Dari nilai EAC dapat diperoleh perkiraan selisih antara biaya rencana penyelesaian proyek (BAC) dengan biaya penyelesaian proyek berdasarkan kinerja pekerjaan yang telah dicapai (EAC) atau yang disebut variance at completion (VAC). II-15