BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Penelitian Saat ini tidak dapat dipungkiri bahwa jumlah perusahaan di Indonesia sangat banyak dan akan terus bertambah tiap tahunnya. Dalam perkembangannya, perusahaan yang dapat bertahan umumnya adalah perusahaan yang dapat melaksanakan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien. Pelaku perusahaan yaitu manajemen harus semakin menekankan perhatiannya pada evaluasi efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan yang membutuhkan informasi-informasi yang relevan mengenai operasi internal perusahaan guna merumuskan rekomendasi yang dapat membantu perusahaan dalam memperbaiki performa operasionalnya. PT Indonesia Air Transport Tbk merupakan salah satu perusahaan jasa angkutan udara yang masih eksis hingga saat ini. Perusahaan yang didirikan pada tanggal 8 September 1967 dengan Akte Notaris F. A. Tumbuan pada tanggal 20 Mei 1969 ini telah mengoperasikan sebanyak 16 pesawat, diantaranya pesawat sayap tetap (fixed wing) dan helikopter (rotary wing) yang melayani penerbangan wilayah Indonesia hingga Asia Tenggara dengan pelayanan yang ditawarkan seperti penerbangan eksekutif, evakuasi medis, foto udara, transportasi penumpang atau barang dan operasi helikopter lepas pantai serta daerah yang sulit dijangkau. Kantor pusat administrasi dan perawatan, terutama pesawat saya tetap (fixed wing) terletak di Bandara Halim Perdanakusuma yang dilengkapi fasilitas Hanggar dan Workshop. Selain itu PT Indonesia Air Transport juga memiliki beberapa daerah operasional lain di luar Jakarta, yaitu di Bandara Sepinggan 1
Balikpapan, Bandara Ngurah Rai Denpasar, Bandara Supadio Pontianak, dan Pulau Matak Riau. PT Indonesia Air Transport Tbk ingin selalu memberikan jasa yang terbaik kepada pengguna jasa penerbangan udara. Dalam memberikan keamanan dan kenyamanan kepada setiap penumpang, maka perusahaan harus melakukan pengawasan terhadap pengadaan dan pengelolaan suku cadangnya untuk memastikan kualitas dan keandalan dari setiap komponen suku cadang yang akan dibeli sudah melewati standar keamanan dan kelayakan udara yang telah ditetapkan oleh Direktorat Jendral Perhubungan Udara. Melihat pentingnya fungsi pembelian dan pengelolaan suku cadang di dalam perusahaan, maka penting bagi perusahaan untuk mengetahui apakah aktivitas tersebut telah dijalankan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Pembelian merupakan titik awal dari adanya proses penjualan pada perusahaan jasa penerbangan, karena kegiatan pembelian ini menyediakan suku cadang untuk memenuhi permintaan bagian teknik dalam melakukan perawatan pada pesawat. Bagian pembelian diharuskan memenuhi permintaan bagian teknik dalam mengadakan suku cadang, namun pada prosesnya sering kali permintaan tersebut tidak terkendali sehingga menyebabkan ketidakefisienan. Hal tersebut berkaitan erat dengan persediaan suku cadang yang pada akhirnya menumpuk di gudang karena permintaan suku cadang terdahulu masih dapat dikondisikan tanpa harus melakukan permintaan pembelian yang baru pada bagian pembelian. Oleh karena itu dibutuhkan pengendalian yang ketat terhadap pembelian dan pengelolaan suku cadang agar kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan secara efektif dan efisien. Audit operasional merupakan salah satu alat bantu manajemen untuk menilai kinerja dan mengidentifikasi suatu perbaikan atas semua fungsi dalam perusahaan 2
termasuk fungsi pembelian dan pengelolaan suku cadang yang kemudian mengembangkan rekomendasi tersebut untuk ditindak lanjuti. Pelaksanaan audit operasional yang dilakukan meliputi tahap perencanaan, program audit, field work, pengembangan temuan dan pemberian rekomendasi untuk menilai kinerja dan identifikasi kesempatan dalam perbaikan dan pemberian rekomendasi yang berguna bagi peningkatan serta perbaikan pada pihak manajemen. Menurut Aprino (2012) mengenai Audit Operasional terhadap Fungsi Pembelian dan Fungsi Persediaan pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper, audit operasional adalah audit atas operasi dari sudut pandang manajemen yang digunakan untuk menilai dan melaporkan apakah sumber daya perusahaan telah digunakan secara efektif, efisien dan ekonomis. Adanya realisasi atas audit operasional atas aktivitas pembelian dan pengelolaan persediaan dapat membantu manajemen perusahaan untuk mengetahui kekurangan dan kelemahan yang terjadi di dalam kedua aktivitas tersebut sehingga selanjutnya dapat dilakukan tindakan perbaikan atas kekurangan dan kelemahan yang ada. Hal tersebut bertujuan untuk mencapai kefektivan dan efisiensi operasional perusahaan. Dari hasil penelitiannya terdapat beberapa kelemahan pada pemeriksaan yang telah dilakukan di perusahaan, yaitu: 1. Bahan baku dan spare part yang dibeli harganya lebih tinggi dibandingkan dengan supplier yang lainnya. Hal tersebut terjadi karena bagian pembelian tidak terlebih dahulu menyeleksi supplier. 2. Bahan baku dan spare part yang diterima tidak sesuai dengan kualotas dan kuantitas yang dipesan. Hal tersebut terjadi saat melakukan penerimaan, bagian penerimaan tidak mengecek terlebih dahulu. 3
3. Bagian gudang tidak ikut melakukan stock opname. Hal tersebut terjadi karena bagian gudang menyerahkan semua proses stock opname kepada bagian akuntansi untuk menjaga independensi. 4. Perusahaan tidak memiliki kebijakan atas rotasi karyawan. Akibatnya karyawan tidak mau dirotasi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 5. Perusahaan tidak melakukan pembayaran ke supplier dengan lancar. Hal tersebut mengakibatkan supplier tidak mengirimkan bahan baku yang dipesan dan terdapat ketermabatan penerimaan barang. Oleh karena itu perusahaan diharapkan cepat tanggap dalam menemukan kelemahan dan segera melakukan tindakan perbaikan. Dengan rumusan masalah yang sudah dijabarkan di atas, maka dilakukan penelitian dengan judul AUDIT OPERASIONAL ATAS PEMBELIAN DAN PENGELOLAAN SUKU CADANG PESAWAT PADA PT INDONESIA AIR TRANSPORT TBK. I.2. Ruang Lingkup Penelitian Masalah yang dibahas dalam skripsi ini akan penulis batasi dengan tujuan agar pembaca dapat mengetahui dengan jelas permasalahan dan sejauh mana hal tersebut akan dibahas. Pembatasan ruang lingkup tersebut mencakup : 1. Penerapan audit operasional sampai tahap pengujian dan pengkajian ulang sistem pengendalian manajemen (review and testing management control system). 2. Pembahasan atas aktivitas pembelian suku cadang. 3. Pembahasan atas aktivitas pengelolaan suku cadang. 4
I.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian yang dilakukan dalam penulisan skripsi ini adalah untuk memperoleh beberapa tujuan dan manfaat. I.3.1. Tujuan Penelitian 1. Memahami prosedur operasional pembelian dan pengelolaan suku cadang yang berjalan dalam perusahaan. 2. Mengetahui sistem pengendalian internal atas fungsi pembelian dan pengelolaan suku cadang pada perusahaan. 3. Mengevaluasi sejauh mana fungsi pembelian dan pengelolaan suku cadang diterapkan secara efektif, efisien dan ekonomis dalam perusahaan. 4. Memberikan saran dan rekomendasi yang diperlukan dalam memperbaiki kelemahan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi perusahaan. I.3.2. Manfaat Penelitian 1. Bagi Perusahaan Memberikan rekomendasi yang dapat dipertimbangkan oleh perusahaan atas kelemahan sistem pengendalian manajemen yang dimilikinya. 2. Bagi Penulis Sebagai pembelajaran dan menambah pengetahuan penulis mengenai bagaimana penerapan teori-teori yang penulis dapat selama masa perkuliahan di dalam dunia usaha yang sesungguhnya berkaitan dengan audit operasional atas pembelian dan pengelolaan persediaan suatu perusahaan. 5
3. Bagi Pembaca Diharapkan dapat menambah informasi dan sumbangan ilmu sehubungan dengan masalah yang dibahas dalam skripsi ini. I.4. Metodologi Penelitian Untuk memperoleh data yang relevan dengan masalah yang dibahas, maka penulis melakukan serangkaian penelitian dengan menggunakan beberapa teknik pengumpulan data. Penulis menggunakan dua macam data, yang secara garis besar dapat disebut data primer yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan dan data sekunder yaitu informasi yang diperoleh dari buku-buku yang digunakan penulis. Adapun metode yang digunakan sebagai pelengkap dan pendukung data yaitu: 1. Studi Literatur (Library Research) Penelitian dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku dan bahan referensi lainnya yang relevan dengan audit operasional, pengendalian internal, dan pembelian dan pengelolaan barang. 2. Studi Lapangan (Field Research) Studi lapangan yang dilakukan adalah dengan mengunjungi perusahaan yang bersangkutan. Penulis berusaha untuk memperoleh data-data yang berhubungan dengan obyek penelitian. Untuk memperoleh data-data tersebut, maka dilakukan cara: 6
a. Inquires of client Yaitu mengumpulkan data dan keterangan lainnya dengan cara melakukan wawancara dan menggunakan kuisioner serta melakukan diskusi dengan pihak-pihak yang bersangkutan. b. Observation Yaitu melakukan peninjauan langsung ke lapangan dengan mempelajari proses pembelian dan pengelolaan barang yang sedang berjalan guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan. c. Documentation Yaitu melakukan penelusuran ulang pada dokumen-dokumen yang mendukung pelaksanaan proses dengan prosedur terkait dengan kegiatan pembelian dan pengelolaan suku cadang. d. Checklist Yaitu membuat daftar pertanyaan mengenai pengendalian internal dan operasional atas fungsi pembelian dan pengelolaan suku cadang yang akan diberikan kepada pihak manajemen yang bersangkutan. 1.5. Sistematika Pembahasan Pengertian pembahasan ini adalah uraian mengenai susunan dari penulisan yang dibuat secara teratur dan terperinci sehingga dapat memberikan gambaran skripsi secara jelas dan menyeluruh. Pembahasan skripsi ini dibagi dalam lima bab, adapun gambaran singkat tentang isi tiap bab akan diuraikan sebagai berikut: 7
BAB I : PENDAHULUAN Bab ini merupakan pembukaan dari skripsi yang terdiri dari latar belakang penelitian, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan sistematika pembahasan. BAB II : LANDASAN TEORI Dalam bab ini pembahasan yang dilakukan mencakup teori-teori dasar yang berhubungan dengan audit operasional atas pembelian dan pengelolaan barang. Teori-teori yang mencakup pengertian dan tujuan pengendalian internal, pengertian dan jenis-jenis audit, tujuan dan manfaat audit operasional. BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Dalam bab ini pembahasan yang dilakukan mencakup sejarah singkat perusahaan, kegiatan perusahaan, struktur organisasi, tugas dan tanggungjawab serta membahas prosedur operasional yang dilakukan PT Indonesia Air Transport Tbk. BAB IV : PEMBAHASAN Pembahasan yang dilakukan mencakup audit operasional atas pembelian dan pengelolaan suku cadang pada PT Indonesia Air Transport Tbk. Termasuk didalamnya mengungkap tahapan-tahapan dalam audit operasional untuk menilai efisiensi dan efektivitas atas kegiatan pembelian dan pengelolaan persediaan, yang juga disertai dengan analisis data yang telah ada dan merupakan suatu usaha untuk menemukan kelemahan serta memberikan rekomendasi perbaikan bagi perusahaan. 8
BAB V : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian penutup dari penulisan skripsi dimana penulis akan menjelaskan mengenai simpulan yang dapat ditarik dari hasil proses audit operasional atas pembelian dan pengelolaan suku cadang pada PT Indonesia Air Transport Tbk serta berisikan saran yang dapat diambil sebagai tindak lanjut kedepan bagi perusahaan dari hasil audit yang telah dilakukan. 9
10