Praktikum 10 Report Lanjutan A. TUJUAN 1. Menjelaskan tentang pengurutan dan pengelompokan data pada report 2. Menjelaskan tentang penambahkan header dan footer pada report 3. Menambahkan data dalam bentuk gambar ke dalam report 4. Menambahkan rumus (formula) pada desain report 5. Pembuatan pernyataan kondisional (if...) pada desain report B. DASAR TEORI Report yang dibuat dengan menggunakan wizard memang prosesnya lebih cepat dan mudah. Akan tetapi hasil dari report tersebut bisa kita tingkatkan dengan menambahkan beberapa fungsi seperti berikut ini : Mengurutkan data laporan Mengelompokkan data laporan berdasarkan field tertentu Memberikan header dan footer Menambahkan data dalam bentuk gambar (image) ke dalam laporan yang dibuat. Untuk membuat Report yang memilki fungsi yang lengkap, prinsip yang kita gunakan adalah : pertama dibuat dulu desain awal dengan menggunakan wizard, kemudian setelah itu fungsionalitas dari sebuah report bisa kita tingkatkan dengan menggunakan Design View dan fasilitas lain yang sudah disediakan di Access seperti Sorting and Grouping, dll. 71
PRAKTIKUM 10 REPORT LANJUTAN 72 C. TUGAS PENDAHULUAN Buat perancangan report untuk pegawai dan kerja seperti contoh dibawah ini : D. PERCOBAAN Buka database Bintang Film. Database ini mempunyai relasi sebagai berikut : D.1. Pembuatan Laporan dengan Design View Klik pada object Reports, kemudian klik ganda pada Create Report in Design View. Pada properti, untuk Record Source pilih Data Pribadi. Kemudian diatas Detail, beri label Nama Bintang Film dan Tanggal Lahir seperti pada gambar : Kemudian pada window daftar field dari Bintang Film, click and drag pada field nama dan tgl_lahir. Atur tampilan menjadi seperti ini :
PRAKTIKUM 10 REPORT LANJUTAN 73 Kemudian simpan laporan dengan nama Laporan_lat1. D.2. Mengurutkan Data pada Report Buka report Laporan_lat1 Klik pada kotak di sebelah kiri atas pada Design Report Pada properti Order By isi dengan nama. Pilih Yes pada Order By On untuk mengaktifkan mode pengurutan. Untuk memfilter data pada Report, gunakan properti Filter dan Filter On. Misal untuk menampilkan data yang nama awalnya huruf A saja, lakukan setting properties sebagai berikut :
PRAKTIKUM 10 REPORT LANJUTAN 74 Setiap field pada Report memiliki properti yang bisa kita atur. Misal kita ingin menampilkan data tanggal dengan tampilan nama bulan dan ditampilkan rata kiri. Caranya : Klik pada field tgl_lahir. Pada properti Format, isi dengan Long Date. Kemudian pada properti Text Align isi dengan Left. D.3. Mengurutkan dan Mengelompokkan Data Pengurutan dan pengelompokkan data pada Report dapat diatur dengan menggunakan fasilitas Sorting dan Grouping. Langkah-langkahnya sebagai berikut : Buka Laporan_lat1 Pilih menu View Sorting and Grouping atau klik icon. Set properti menjadi seperti ini pada jendela Sorting dan Grouping : Tutup jendela Sorting dan Grouping, lihat hasilnya. D.4. Menambahkan Header dan Catatan Kaki Perhatikan terdapat bagian NAMA header untuk meletakkan judul kelompok. Letakkan label pada NAMA header, kemudian isi properti Control Source dengan : =Left$([NAMA];1) dan properti Font isi dengan size 14 Bold dan Raised pada Special Effect.
PRAKTIKUM 10 REPORT LANJUTAN 75 Untuk menambahkan Header atau Judul yang ditampilkan pada bagian paling atas, pada menu klik View Report Header/Footer. Kemudian tambahkan suatu teks, hasilnya seperti Berikut ini kita akan menambahkan catatan kaki (footer) untuk menampilkan jumlah data per kelompok. Langkah-langkahnya sebagai berikut : Pilih menu View Sorting and Grouping atau klik icon. Pada properti Group Footer isi dengan Yes. Tutup jendela Sorting dan Grouping Tambahkan teks berikut untuk menampilkan jumlah record :
PRAKTIKUM 10 REPORT LANJUTAN 76 D.5. Menambahkan Nomor Halaman, Tanggal dan Jam Pada desain laporan, klik menu Insert Page Numbers Klik pada tombol Page N of M, dan pada radio button Bottom of Page, dan Alignment dipilih Right. Setelah diklik tombol OK, tampilan pada layar editing seperti pada gambar berikut. Kotak teks berisi halaman itu bisa diedit sehingga isinya menjadi seperti berikut : = Halaman & [Page] & dari & [Pages] Untuk menambahkan tanggal dan jam, pada laporan klik menu Insert Date and Time. Kemudian pada kotak dialog, pilih setting sesuai dengan yang diinginkan. Atau alternatif lain, tambahkan object text box, kemudian Isi bagian teks dengan =Date() dan =Time()
PRAKTIKUM 10 REPORT LANJUTAN 77 D.6. Menambahkan field Foto ke dalam Report Untuk menambahkan field berisi foto ke dalam tabel, langkah-langkahnya sebagai berikut : Buka database Bintang Film Tambahkan field FOTO sebjagai berikut : Selanjutnya isi field foto dengan cara membuka tabel dalam Datasheet View. Kemudian letakkan penunjuk pada field foto yang kosong seperti ini :
PRAKTIKUM 10 REPORT LANJUTAN 78 Klik kanan mouse, kemudian pilih Insert Object Pilih option Create from File. Klik tombol Browse, kemudian pilih field foto yang akan disisipkan. Dan terakhir klik tanda check pada Link agar gambar dilink berdasarkan sumber aslinya Sekarang akan dipraktekkan penambahan peletakan foto yang ada dalam field foto ke dalam laporan Bintang Film. Langkah-langkahnya sebagai berikut : Pilih Object Reports. Double click pada laporan Bintang Film. Tampilkan dalam mode Design View. Tampilkan jendela properti, kemudian klik pada properti Record Source Tambahkan field FOTO Tutup jendela query builder dan tekan tombol Yes pada saat dijumpai konfirmasi apakah dilakukan perubahan pada SQL Statement. Click and Drag field FOTO pada field list, kemudian atur tampilan pada design view menjadi seperti ini
PRAKTIKUM 10 REPORT LANJUTAN 79 Untuk menambahkan gambar dari file gambar, kerjakan langkah berikut : Buka laporan laporan_lat1 mode Design View Klik image pada jendela Toolbox, dan letakkan pada layout File gambar diambil dari directory \Access\db\Bintang Film E. LAPORAN RESMI 1. Tambahkan informasi baru tentang Gaji Total dimana tambahkan textbox untuk Gaji Total, beri nama variabelnya GajiTot Sebagai berikut : GajiTot=jmLembur*UpahLembur 2. Tambahkan textbox Bonus, dengan kondisi sebagai berikut: 3. Jika gaji total lebih besar sama dengan 10.000 dan kurang sama dengan 100.000 maka mendapat bonus sandal, jika lebih besar dari 100.000 dan kurang sama dari 150.000 mendapat Sepatu, selain itu mendapat TV. 4. Buat laporan untuk relasi table buku dan pinjam, buat secara Create Report in Desing View.Lakukan Sortir dan Grouping untuk data pengarang.