33 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan PT. Sirtu Alam Makmur adalah perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor yang melayani jasa pembangunan proyek jalan dan memproduksi hasil tambang seperti batu dan split. Selain itu juga PT. Sirtu Alam Makmur memproduksi kapal, jasa perbaikan kapal dan perawatan kapal (Docking) di daerah Cilegon, Banten. 3.1.1. Profil Perusahaan PT Sirtu Alam Makmur adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang panambangan bahan galian golongan C yaitu batu andesit yang telah memulai usahanya di Rumpin-Bogor sejak tahun 1980 dan melayani jasa pembangunan proyek jalan diwilayah DKI Jakarta. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1985 dan memiliki kantor pusat yang beralamat di Jl. Kapuk kamal raya no.23b Cengkareng, Jakarta Utara. PT Sirtu Alam Makmur yang usaha intinya bergerak adalah quarry besar yang mempunyai cadangan besar, kapasitas mesin yang besar pula, juga kualitas batu dan agregat yang terbaik. Saat ini perusahaan-perusahaan di bidang readymix concrete juga di supply oleh perusahaan ini untuk kebutuhan agregatnya. Juga hampir seluruh proyek besar di Jabotabek menggunakan agregat dari quarry tersebut. Seiring berkembangnya perusahaan, PT Sirtu Alam Makmur juga bergerak dibidang kelautan terintegrasi dengan fokus yang kuat dalam perbaikan kapal, galangan kapal dan jasa kelautan, melayani pelanggan dari Indonesia dan AsiaTenggara. Selama 8 tahun terakhir, perusahaan telah berkembang menjadi posisi terdepan pasar perbaikan kapal berukuran sedang dan membangun kapal tunda & tongkang. Galangan kapal ini terletak strategis dibojonegara, Serang sekitar 80 km barat Jakarta. Dilindungi di Teluk Banten dari angin musiman musiman, gelombang & arus, galangan kapal adalah posisi yang baik untuk melayani jalur pelayaran yang sibuk di kota-kotabesar di Indonesia & pusat-pusat industri. (mis. Surabaya, Medan, Kalimantan & Pasir Gudang).
34 Visi dan Misi PT. Sirtu Alam Makmur adalah: Visi Produk yang disukai dan dipercaya, memuaskan kebutuhan pelanggan dan produk sesuai dengan standar internasional yang dibutuhkan. Misi 1. Memberikan kualitas tinggi dan layanan profesional 2. Jadilah handal dan sesuai jadwal rencana yang disepakati 3. Efisien & efektif untuk memberikan penawaran yang paling kompetitif 4. Melatih staf terus-menerus untuk meningkatkan keterampilan dan meningkatkan produktivitas 5. Membantu meningkatkan standar hidup masyarakat sekitar 3.1.2. Struktur Organisasi Untuk lebih jelasnya dapat dilihat struktur organisasi PT Sirtu Alam Makmur pada gambar berikut: Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT Sirtu Alam Makmur
35 3.2. Analisa Sistem Berjalan Pada PT. Sirtu Alam Makmur dalam proses IT helpdesk masih secara sederhana maksudnya permasalahan yang dihadapi karyawan terhadap perangkat lunak maupun perangkat keras yang dilaporkan masih diselesaikan secara manual dengan menelpon melalui telepon paralel ke IT yang bersangkutan, yaitu tanpa suatu sistem aplikasi helpdesk yang dapat membantu untuk mempercepat penyelesaian permasalahan. Sehingga diperlukan sistem informasi yang dapat menampung dan mewadahi setiap pertanyaan-pertanyaan dan keluhan-keluhan yang diajukan oleh karyawan. Berikut adalah gambaran use case sistem berjalan saat ini: 3.2.1 Use Case Sistem Berjalan Menelpon melalui telepon paralel Menjelaskan masalah / keluhan Karyawan Merespon dan menyelesaikan karena tidak sibuk IT Mengabaikan karena sibuk Menunggu respon Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan
36 Tabel 3. 1 Skenario Use Case Menelpon Melalui Telepon Paralel Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Menelpon melalui telepon paralel Karyawan, IT Aktor menelpon untuk memberitahukan masalah / keluhan ke IT Aktor mencari IT melalui telepon paralel di PT. Sirtu ALam Makmur Aktor memberitahukan masalah / keluhan yang ada kepada bagian IT dengan cara menelpon melalui telepon paralel Aktor memberikan informasi ke IT Tabel 3. 2 Skenario Use Case Menjelaskan Masalah / Keluhan Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Menjelaskan masalah / keluhan Karyawan Aktor menjelaskan masalah / keluhan yang ada pada perangkat lunak / perangkat keras Aktor menelpon IT melalui telepon paralel Tindakan Aktor menjelaskan secara rinci kepada IT tentang masalah / keluhan yang ada pada perangkat lunak / perangkat keras Post Kondisi Masalah / keluhan tersampaikan ke bagian IT Tabel 3. 3 Skenario Use Case Merespon dan Menyelesaikan Karena Tidak Sibuk Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Merespon dan menyelesaikan karena tidak sibuk IT Aktor merespon dan menyelesaikan masalah / keluhan karena sedang tidak sibuk Aktor menerima informasi berupa masalah / keluhan dari karyawan Aktor merespon langsung ketika tidak sedang sibuk dengan menyelesaikan masalah / keluhan yang sudah di informasikan
37 Post Kondisi Aktor menyelesaikan masalah / keluhan Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengabaikan Karena Sibuk Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Mengabaikan karena sibuk IT Aktor mengabaikan masalah / keluhan karena sedang sibuk Aktor menerima informasi berupa masalah / keluhan dari karyawan Aktor mengabaikan masalah / keluhan untuk diselesaikan karena sedang sibuk menyelesaikan masalah / keluhan dari karyawan lain Aktor mengabaikan masalah / keluhan dan belum diselesaikan Tabel 3. 5 Skenario Use Case Menunggu Respon Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Menunggu respon Karyawan Aktor menunggu respon atas masalah / keluhan yang sudah di informasikan ke IT Aktor sudah menelpon dan menjelaskan tentang masalah / keluhan yang ada pada perangkat lunak / perangkat keras Aktor menunggu respon dari IT atas masalah / keluhan yang sudah disampaikan dan dijelaskan melalui telepon paralel Aktor menunggu respon dan mencoba menelpon kembali untuk meminta segera direspon 3.3. Analisa Sistem Usulan Dari beberapa pembahasan sebelumnya, maka penulis ingin mencoba untuk membentuk suatu sistem baru yang mampu memberikan solusi yang tepat, handal, dan mudah digunakan. Dari sekian banyak pilihan yang tersedia untuk membuat sistem yang baru, pilihan jatuh kepada pembuatan sistem dengan menggunakan Web dan MySQL sebagai basis datanya. Dalam perancangan website ini, penulis menggunakan metode UML (Unified Modeling Language). Perlu diketahui metode UML merupakan metode Objek Oriented
38 Programming (OOP) atau pemrograman Berorintasi Objek yang menggunakan notasi grafis dalam menyatakan suatu desain. Pemodelan dengan UML menggambarkan yang ada dalam dunia nyata ke dalam bentuk yang dapat dipahami dengan menggunakan notasi standar UML. 3.3.1. Use Case Sistem Usulan Karyawan Staff Isi Form Tiket Melihat Status Tiket <<include>> << extend>> <<include>> Login Menerima Nomor Tiket <<include>> <<include>> Mengubah Status Tiket <<include>> <<include>> Melihat Laporan Karyawan IT Karyawan Manajer IT Mengelola Data User <<include>> Mengelola Data Jenis Masalah Gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Usulan
39 Tabel 3. 6 Skenario Use Case Login Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Login Karyawan Staff, IT, Manajer IT Aktor melakukan login Aktor mengunjungi sistem IT Helpdesk Untuk masuk ke dalam sistem IT Helpdesk, aktor harus melakukan login terlebih dahulu dengan masukkan id_user dan password kemudian klik button Login Aktor masuk ke sistem IT Helpdesk Tabel 3. 7 Skenario Use Case Isi Form Tiket Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Isi form tiket Karyawan Staff Aktor mengisi form tiket yang berisi masalah / keluhan Aktor sudah login ke sistem IT Helpdesk Aktor harus melakukan login terlebih dahulu kemudian masuk ke menu form tiket dengan mengisi jenis masalah / keluhan, judul masalah / keluhan, dan mengisi deskripsi mengenai masalah / keluhan yang dihadapi Aktor menghasilkan nomor tiket Tabel 3. 8 Skenario Use Case Melihat Status Tiket Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi Skenario Melihat status tiket Karyawan Staff, Manajer IT Aktor bisa melihat status tiket, apakah sudah diselesaikan, masih dalam penyelesaian atau belum Aktor harus melakukan login terlebih dahulu jika ingin melihat status tiket Aktor melakukan login terlebih dahulu, kemudian klik menu view status tiket
40 Post Kondisi Aktor dapat melihat laporan detail status tiket Tabel 3. 9 Skenario Use Case Menerima Nomor Tiket Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Menerima nomor tiket IT Aktor menerima nomor tiket yang telah dikirim oleh karyawan Aktor harus melakukan login terlebih dahulu jika ingin melihat nomor tiket yang telah dikirim Aktor melakukan login terlebih dahulu, kemudian klik menu view tiket Aktor dapat melihat nomor tiket yang sudah dikirim Tabel 3. 10 Skenario Use Case Mengubah Status Tiket Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Mengubah status tiket IT Aktor mengubah status tiket menjadi masih dalam penyelesaian atau sudah diselesaikan Aktor harus melakukan login terlebih dahulu jika ingin mengubah status tiket Aktor harus melakukan login terlebih dahulu lalu klik menu view tiket Aktor dapat mengubah status tiket sesuai penyelesaiannya Tabel 3. 11 Skenario Use Case Melihat Laporan Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Menerima laporan Manajer IT, IT Aktor melihat laporan rekapan tiket untuk mengetahui kondisi perangkat lunak / perangkat keras per periode Aktor harus melakukan login terlebih dahulu jika ingin melihat
41 laporan rekapan tiket Tindakan Post Kondisi Aktor melakukan login terlebih dahulu, kemudian klik menu report, lalu pilih tanggal tiket yang mau dilihat laporannya lalu klik print. Aktor dapat melihat laporan detail hasil rekapan tiket Tabel 3. 12 Skenario Use Case Mengelola Data User Nama Use Case Aktor Deskripsi Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Mengelola data user Manajer IT Aktor melakukan penambahan data user,perubahan data user, dan penghapusan data user Aktor harus melakukan login terlebih dahulu jika ingin melihat mengelola data user Aktor melakukan login terlebih dahulu, kemudian klik menu data user, lalu klik form data user Aktor dapat menampilkan data user yang masih aktif Tabel 3. 13 Skenario Use Case Mengelola Data Jenis Masalah Nama Use Case Aktor Mengelola data jenis masalah Manajer IT Deskripsi Aktor mengelola data jenis masalah dan menentukan jenis masalah ke IT yang menangani. Pre-Kondisi Tindakan Post Kondisi Aktor harus melakukan login terlebih dahulu jika ingin mengelola data jenis masalah. Aktor melakukan login terlebih dahulu, kemudian klik menu problems type Data jenis masalah sudah diolah dan tersimpan di database
42 3.3.2. Activity Diagram Sistem Usulan 1. Activity Diagram Login Karyawan Karyawan Sistem Start Login Menampilkan halaman login Masukkan id user dan password Cek id user dan password Tidak cocok Cocok Menampilkan halaman home End Gambar 3. 4 Activity Diagram Login Karyawan 2. Activity Diagram Form Tiket Staff Sistem Start Login Pilih form tiket Menampilkan halaman home Mengisi form tiket Cek data form tiket Data yang diisi tidak sesuai Data yang diisi sesuai Send Menyimpan data ke database End Gambar 3. 5 Activity Diagram Form Tiket
43 3. Activity Diagram Melihat Status Tiket Staff Sistem Start Login Memilih menu view status tiket Menampilkan menu home Menginputkan nomor tiket yang akan dilihat Menampilkan form tampil status tiket Cek kode tiket yang diinput Nomor tiket ada Nomor tiket tidak ada Muncul status tiket End Gambar 3. 6 Activity Diagram Melihat Status Tiket 4. Activity Diagram Menerima Nomor Tiket IT Sistem Start Login Pilih menu view tiket Menampilkan menu home Melihat nomor tiket yang sudah dikirimkan Menampilkan form view tiket Merubah status tiket menjadi in process Nomor tiket yang baru diterima berubah status in process End Gambar 3. 7 Activity Diagram Menerima Nomor Tiket
44 5. Activity Diagram Mengubah Status Tiket IT Sistem Start Login memilih menu view tiket Menampilkan menu home memasukan nomor tiket Cek nomor tiket yang diinput Nomor tiket ada Nomor tiket tidak ada Mengisi solusi dan merubah status tiket menjadi close Menampilkan form view complaint status Menyimpan perubahan status ke database End Gambar 3. 8 Activity Diagram Mengubah Status Tiket 6. Activity Diagram Melihat Laporan IT Sistem Start Login Memilih menu report Menampilkan menu home Menampilkan form report Memilih tanggal tiket yang akan dicetak Menampilkan data laporan yang akan dicetak Klik print Mencetak data laporan End Gambar 3. 9 Activity Diagram Melihat Laporan
45 7. Activity Diagram Mengelola Data User Manajer IT Sistem Start Login Memilih menu data user Menampilkan menu home Mengelola data user Menampilkan form data user Menyimpan data user ke database Menampilkan tampilan data user yang sudah diolah End Gambar 3.11 Activity Diagram Mengelola Data User 8. Acitivity Diagram Mengelola Data Jenis Masalah Manajer IT Sistem Start Login Memilih menu problems type Menampilkan menu home Mengelola data jenis masalah Menampilkan form view data jenis Menyimpan data user ke database Menampilkan tampilan data jenis yang sudah diolah End Gambar 3.12 Activity Diagram Mengelola Data Jenis Masalah
46 3.3.3. Sequence Diagram Sistem Usulan 1. Sequence Diagram Login halaman login id user password home user masuk sistem masukan id user dan password id user cek password hasil cek login id user & password salah Gambar 3. 13 Sequence Diagram Login 2. Sequence Diagram Form Tiket tampilan menu form tiket form formulir tiket formulir tiket View Tiket Status staff pilih menu form tiket klik menu form tiket mengisi formulir tiket data yang diisi sesuai data yang diisi tidak sesuai send form tiket menyimpan data ke database data berhasil disimpan keluar Gambar 3. 14 Sequence Diagram Form Tiket
47 3. Sequence Diagram Melihat Status Tiket menu view ticket status form view ticket status nomor tiket form view ticket status staff pilih menu view ticket status klik menu view ticket status nomor tiket yang diinput ada nomor tiket tidak ada klik tombol search menampilkan status tiket keluar Gambar 3. 15 Sequence Diagram Melihat Status Tiket 4. Sequence Diagram Menerima Nomor Tiket tampilan menu view tiket form view tiket nomor tiket IT Login pilih form view tiket tampil nomor tiket keluar menampilkan nomor tiket Gambar 3. 16 Sequence Diagram Menerima Kode Tiket
48 5. Sequence Diagram Mengubah Status Tiket menu view ticket form view tiket nomor tiket form view complaint status form view ticket IT pilih menu view tiket masukan nomor tiket nomor tiket yang diinput ada nomor tiket tidak ada klik nomor tiket ubah status tiket menyimpan perubahan status menampilkan status tiket yang sudah diubah keluar Gambar 3. 17 Sequence Diagram Mengubah Status Tiket 6. Sequence Diagram Melihat Laporan tampilan menu IT report form IT reporting data laporan laporan IT pilih menu laporan pilih form IT reporting keluar pilih start date pilih end date print menampilkan laporan Gambar 3. 18 Sequence Diagram Melihat Laporan
49 7. Sequence Diagram Mengelola Data User menu data user form view data user form add user account form data user view data user Manajer IT pilih menu data user pilih form view data user pilih tombol add user keluar mengisi form add user ubah data user hapus data user menyimpan data user ke database data user berhasil disimpan Gambar 3. 19 Sequence Diagram Mengelola Data User 8. Sequence Diagram Mengelola Data Jenis Masalah menu problems type form view data jenis form add type problems form data jenis view data jenis Manajer IT pilih menu data jenis pilih form view data jenis pilih tombol add type keluar mengisi form data jenis ubah data jenis hapus data jenis menyimpan data jenis ke database data jenis berhasil disimpan Gambar 3. 20 Sequence Diagram Mengelola Data Jenis Masalah
50 3.3.4. Class Diagram Sistem Usulan Tbl_tiket 1 Tbl_karyawan nik * nm_karyawan almt_karyawan no_telp jabatan email password + cari () + tambah () + tampil () + ubah () + hapus () 1 1...* kd_tiket * open_date close_date jdl_keluhan isi_keluhan pic status id_jenis solusi + cari () + tambah () + tampil () + ubah () + hapus () 1...* Tbl_jenis Id_jenis * descript_jenis nik 1 1...* + cari () + tambah () + tampil () + ubah () + hapus () Gambar 3.21 Class Diagram Sistem Usulan
51 3.4. Spesifikasi Basis Data 1. Nama Tabel : tb_karyawan Primary Key : nik Tabel 3.14 Struktur Tabel Karyawan No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 nik Varchar 10 Nik 2 nm_karyawan Varchar 35 Nama karyawan 3 almt_karyawan Text Alamat karyawan 4 no_telp Varchar 10 Nomor telepon 5 jabatan Varchar 25 Jabatan 6 email Varchar 25 Email 7 password Varchar 10 Password 2. Nama Tabel : tb_tiket Primary Key : kd_tiket Tabel 3.15 Struktur Tabel Tiket No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 kd_tiket Int 10 Kode tiket 2 open_date Date 8 Open date 3 close_date Date 8 Close date 4 jdl_keluhan Varchar 35 Judul keluhan 5 isi_keluhan Text Isi keluhan 6 nik Varchar 10 Nik
52 7 pic Varchar 10 Pic 8 status Varchar 20 Status 9 id_jenis Varchar 10 Id jenis 10 solusi Text Solusi 3. Nama Tabel : tb_jenis Primary Key : id_jenis Tabel 3. 16 Struktur Tabel Jenis No Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan 1 id_jenis Varchar 10 Id jenis 2 descript_jenis Varchar 35 Deskripsi jenis 3 Nik Varchar 10 Nik 3.5. Rancangan Halaman Login a. Rancangan Layar Halaman Login Home Id User : Password : LOGIN Profil Perusahaan Gambar 3.22 Rancangan Layar Halaman Login
53 b. Rancangan Layar Halaman Staff Home Form Tiket View Ticket Status Change Password Profil Perusahaan Gambar 3.22 Rancangan Layar Halaman Staff c. Rancangan Layar Menu Form Tiket Beranda Home Form Tiket View Ticket Status Change Password ---------------------------------------------------------------------------------- Form Complaint Ticket Ticket Number : Open Date : NIK : Types Of Complaint : Complaints Title : Complaints Descript : Send Complaint Gambar 3.23 Rancangan Layar Menu Form Tiket
54 d. Rancangan Layar Menu Form View Ticket Status Beranda Home Form Tiket View Ticket Status Change Password ---------------------------------------------------------------------------------- View Complaint Status Search Ticket No : Search Gambar 3.24 Rancangan Layar Menu Form View Ticket Status e. Rancangan Layar Menu Form Change Password Beranda Home Form Tiket View Ticket Status Change Password ---------------------------------------------------------------------------------- Change Your Password Account User id : Nama : Email : No Telp : Old Password : **** New Password : Confirm Password : Change My Password Cancel Gambar 3.25 Rancangan Layar Menu Form Change Password
55 f. Rancangan Layar Halaman IT Home View Ticket IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ Profil Perusahaan Gambar 3.26 Rancangan Layar Halaman IT g. Rancangan Layar Menu Form View Ticket Beranda Home Form View Ticket Tiket IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ View Ticket Search Ticket No : Search Gambar 3.27 Rancangan Layar Menu Form View Tiket
56 h. Rancangan Layar Form Ubah Status Tiket Home View Ticket IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ View Complain Status Ticket Number : Open Date : NIK / Nama : Types Of Complaint : Complaints Title : Complaints Descript : Status : PIC : Complaint Solution Proses Complaint Gambar 3.28 Rancangan Layar Form Ubah Status Tiket i. Rancangan Layar Menu Form IT Report Home View Ticket IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ IT Reporting Start Date : End Date : PRINT Gambar 3.29 Rancangan Layar Form IT Report
57 j. Rancangan Layar Halaman Manajer IT Home View Ticket DataUser Problem Types IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ Profil Perusahaan Gambar 3.30 Rancangan Layar Halaman Manajer IT k. Rancangan Layar Form View Data User Home View Ticket DataUser Problem Types IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ View Data User Search NIK : Search Add User EDIT DELETE EDIT DELETE EDIT DELETE EDIT DELETE Gambar 3.31 Rancangan Layar Form Data User
58 l. Rancangan Layar Menu Form Ubah Data User Home View Ticket DataUser Problem Types IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ Nik : Nama Karyawan : Jabatan : No Telp : Email : Alamat : Password : Update User Account Back Gambar 3.32 Rancangan Layar Menu Form Ubah Data User m. Rancangan Layar Menu Form Tambah Data User Home View Ticket DataUser Problem Types IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ Nik : Nama Karyawan : Jabatan : G a m No Telp : Email : Alamat : Password : Save User Account Back Gambar 3.33 Rancangan Layar Menu Form Tambah Data User
59 n. Rancangan Layar Form View Problem Types Home View Ticket DataUser Problem Types IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ View Problem Types Search NIK : Search Add Type Off Complaint EDIT DELETE EDIT DELETE EDIT DELETE EDIT DELETE Gambar 3.34 Rancangan Layar Form View Problem Types o. Rancangan Layar Form Tambah Problem Types Home View Ticket DataUser Problem Types IT Report Change Password ------------------------------------------------------------ View Problem Types Search NIK : Search Add Type Off Complaint Kode Jenis Description PIC Save Type problems Back Gambar 3.35 Rancangan Layar Form Tambah Problem Types