Modul ke: 07 Fakultas Ilmu Komunikasi KOMUNIKASI ORGANISASI DAN ALIRAN INFORMASI Pokok Bahasan 1. Hambatan Komunikasi Organisasi 2. Penyebaran Pesan Dr. Inge Hutagalung Program Studi Public Relations
HAMBATAN KOMUNIKASI Dalam suatu organisasi sering kali terjadi salah pengertian antara satu anggota dengan anggota lain atau antara atasan dengan bawahan mengenai pesan yang disampaikan dalam berkomunikasi. Sehingga menimbulkan apa yang disebut sebagai hambatan komunikasi. Hambatan komunikasi adalah kekurangan ketepatan atau perbedaan arti diantara yang dimaksudkan oleh si pengirim (komunikator) dengan interpretasi si penerima (komunikan).
FAKTOR PENYEBAB HAMBATAN KOMUNIKASI Faktor Personal Faktor yang terdapat dalam diri si pengirim dan si penerima pesan. Dalam hal ini adalah faktor persepsi yaitu proses pengamatan, pemilihan, pengorganisasian, rangsangan yang sedang diamati dan membuat interpretasi atas apa yang diamati Faktor situasional Faktor situasional merupakan faktor yang berada di luar diri individu yang dinamakan faktor organisasi
CARA MENGURANGI HAMBATAN KOMUNIKASI Menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi. Menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi. Menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dnegan pemberi informasi. Mengembangkan pembuktian gangguan pesan
ALIRAN INFORMASI Salah satu tantangan dalam komunikasi organisasi adalah penyampaian informasi ke seluruh bagian organisasi, dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi. Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya akan berpengaruh pada aliran informasi.
ALIRAN INFORMASI Aliran informasi dalam suatu organisasi adalah sebuah proses dinamik. Dimana dalam proses tersebut, pesan-pesan secara tetap dan berkesinambungan diciptakan, ditampilkan, dan diinterpretasikan. Proses penyampaian dan penerimaan pesan dalam organisasi akan terus berlangsung, karena komunikasi dalam organisasi sangat dibutuhkan untuk kelangsungan hidup organisasi.
PENYEBARAN PESAN Penyebaran Pesan Secara Serentak Sebagian besar dari komunikasi organissai berlangsung dari orang ke orang, atau diadik, hanya melibatkan sumber pesan dan penerima. Meskipun demikian, seringkali seorang manajer menginginkan agar informasi disampaikan kepada lebih dari satu orang, misalnya terkait perubahan jadwal kerja dalam sebuah kelompok. Bila pesan yang sama harus disampaikan di beberapa tempat yang berbeda pada saat yang sama, haruslah dibuat rencana untuk penyebaran pesan secara serempak
PENYEBARAN PESAN Penyebaran Pesan Secara Berurutan Penyebaran informasi berurutan meliputi perluasan bentuk penyebaran diadik. Lebih lanjut, penyebaran pesan berurutan memperlihatkan pola siapa berbicara kepada siapa. Informasi akan diterima di tempat yang berbeda dan pada waktu yang berbeda. Individu dalam hal ini akan menyadari adanya informasi tersebut, hal mana dapat menimbulkan masalah salam koordinasi.
ORGANISASI DAN LINGKUNGAN Terdapat dua cara adaptasi lingkungan yang dapat dilakukan oleh organisasi. Cara pertama adalah melalui perubahan internal, yaitu dengan menyesuaikan struktur internal organisasi, pola kerja, perencanaan, dan aspek internal lainnya terhadap karakteristik lingkungan. Cara kedua adalah dengan berusaha untuk menguasai dan mengubah kondisi lingkungan sehingga menguntungkan bagi organisasi.
PERUBAHAN INTERNAL Kompleksitas Struktur Organisasi Jika lingkungan bertambah kompleks, maka organisasi juga harus menjadi lebih kompleks agar mampu menghadapinya. Setiap elemen dari lingkungan perlu dihadapi oleh suatu bagian khusus dari organisasi. Karena itu, organisasi yang terdapat pada lingkungan yangkompleks seharusnya memiliki lebih banyak bagian maupun jenis tugas.
PERUBAHAN INTERNAL Peredam (buffers) Organisasi sebagai suatu inti teknis pelaksana produksi dikelilingi oleh sejumlah bagian peredam. Inti teknis merupakan bagian yang mengerjakan tugas utama organisasi, Inti teknis ini dikelilingi oleh sejumlah bagian peredam yang bertugas untuk meredam ketidakpastian lingkungan. Untuk setiap segmen lingkungan digunakan satu bagian peredam secara khusus. Bagian peredam ini berusaha membuat kondisi inti teknis menjadi seperti sebuah sistem tertutup agar bisa berfungsi dengan cara yang paling efisien.
PENGENDALIAN LINGKUNGAN Dalam hubungannya dengan lingkungan, selain beradaptasi, organisasi juga bisa berusaha untuk menguasai ataupun mengendalikan lingkungannya. Terdapat dua cara yang dapat ditempuh oleh organisasi untuk menguasai ataupun mengendalikan lingkungan, yaitu: pertama, mengusahakan terciptanya hubungan yang baik dengan elemenelemen terpenting dari lingkungannya; kedua, berusaha mengendalikan ataupun membentuk lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa menguntungkan bagi organisasi.
Terima Kasih Semoga Sukses Selalu