ABSENSI DAN SISTEM AKADEMIK ELEKTRONIK PENDAHULUAN Kemajuan teknologi informasi yang demikian pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Kemajuan tersebut salah satunya dapat di wujudkan dalam bidang pendidikan. Hal ini dikarenakan bidang pendidikan adalah faktor penting dalam mewujudkan kesejahteran dan kemajuan suatu bangsa. Dalam kondisi sekarang, pendidikan bukan hanya menjadi tanggung jawab guru di sekolah semata. Orang tua harus dapat memantau perkembangan anak setiap saat sehingga dapat terjadi komunikasi yang efektif antara anak, sekolah dan orang tua. Dengan komunikasi yang efektif, tentunya banyak hal yang akan didapat oleh masing-masing pihak. Sehingga pengawasan terhadapt anak dapat berjalan sesuai dengan harapan kita sebua, tanpa mengurangi hak dari anakanak tersebut. Selain itu dengan pengawasan yang terpadu antara pihak sekolah dan keluarga, dapat mencegah hal-hal yang tidak kita inginkan bersama. Kita dapat menciptkan komunikasi yang efektif antara anak orang tua dan sekolah dengan pemanfaatan teknologi informasi. Dengan teknologi SMS (Short Message Service) misalnya. Kita telah mengenal teknologi ini sejak beberapa tahun terakhir. Dengan biaya yang sangat murah, teknologi SMS dapat dijadikan ajang untuk saling bertukar informasi. Bahkan beberapa operator seluler memberikan discount khusus bahkan gratis terhadap pemakai teknologi SMS. Dengan kolaborasi sistem yang berbasis web dan sms, diharapkan akan mampu memberikan solusi yang terbaik dalam hal membangun komunikasi efektif antara pihak sekolah dan keluarga dalam pengawasan anak secara baik tepat dan tentunya dengan biaya yang sangat murah. Absensi dan Sistem Akademik elektronik adalah salah satu contoh applikasi yang dibuat dengan kolaborasi kedua teknologi tersebut. Dengan sistem tersebut, setiap anak atau siswa yang sekolahnya mengunakan Absensi dan Sistem Akademik Elektronik dapat dipantau secara bekala oleh orang tuanya dalam hal kehadiran dan aktifitas akademinya disekolah.
TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan dari dibangunnya Aplikasi Absensi dan Sistem Akademik Elektronik ini adalah dapat membangun komunikasi yang efektif antara pihak sekolah dan orang tua (keluarga) dalam hal pemantauan kehadiran dan aktifitas akademik siswa dengan mengunakan teknologi Short Message Service (SMS). Dengan tujuan yang disebutkan di atas, diharapkan akan mendapatkan manfaat sebagai berikut : 1. Secara otomatis orang tua akan menerima laporan kehadiran siswa melalui sms dari pihak sekolah ketika anak tidak melakukan absensi pada jam sekolah yang telah ditentukan. Sehingga orang tua adapat mengambil langkah yang kiranya di anggap perlu. 2. Orang tua dapat memantau aktivitas akademik, dalam hal ini nilai ujian serta nilai-nilai lainya hanya dengan mengunakan sms dengan no tujuan yang telah di sediakan oleh pihak sekolah. Tanpa terbatas oleh waktu dan tempat dan dengan biaya yang cukup murah. 3. Akan terjalin komunikasi dua arah yang efektif antara pihak sekolah dan keluarga. Sehingga jika terjadi permasalahan kedua pihak dapat mengambil langkah-langkah yang dianggap perlu. Dengan kata lain kedua belah pihak dapat mencegah terlebih dahulu hal-hal yang bersifat negatif yang akan terjadi pada anak tersebut.
SOLUSI YANG DIUSULKAN Pengembangan Sistem kehadiran dan akademik elektronik siswa adalah proses yang kompleks, oleh karenanya pengembangan tersebut harus dikelola berdasarkan suatu roadmap yang jelas dan telah terbukti memberikan hasil yang maksimal. Absensi elektronik siswa Ini adalah sebuah sistem yang terpadu antara teknologi sms dan ID siswa di dalam sekolah. Sistem kehadiran elektronik ini menggantikan buku absensi secara manual. Dengan sistem ini kehadiran siswa dipantau dengan mengunakan barcode untuk membaca ID dari siswa. Sehingga akan terjadi proses transaksi elektronik, yang otomatis akan tersimpan sebagai database sekolah. Jika sebuah ID dari seorang siswa tidak dilakukan proses verifikasi oleh barcode (tidak melakukan absensi) pada batas akhir waktu yang telah di tentukan, maka secara otomatis sistem akan bekerja dengan mengirimkan pesan bahwa siswa tersebut tidak melakukan absensi kepada pihak-pihak yang berkepentingan (keluarga/orang tua siswa) Dalam melakukan Absensi, sisiwa harus memiliki ID khusus yang dirancang untuk melakukan proses absensi secara elektronik. Dalam hal ini ada 2 (dua) cara untuk membuat ID siswa, yaitu : Pihak sekolah dapat menjadikan NIS (No Induk Siswa) sebagai ID untuk melakukan 1. Pihak sekolah dapat menjadikan NIS (No Induk Siswa) sebagai ID untuk melakukan Absensi. Artinya NIS tersebut harus diterjemahkan menjadi kodekode tertentu yang dapat terbaca oleh mesin barcode. 2. Pihak sekolah dapat bekerja sama dengan pihak operator seluler untuk menyedikan ID para siswa. Dengan memanfaatkan tempat/cangkang SIM Card operator tersebut untuk menjadi ID siswa ketika melakukan proses absensi. Sebab di dalam tempat SIM Card tersebut telah terdapat kode barcode dan tinggal nantinya disesuaikan dengan NIS. Sehingga pihak sekolah dan operator dalam menjalin pola kerjasama kemitraaan yang saling menguntungkan.
Sistem Akademik Elektronik Sistem ini adalah sebuah aplikasi Akademik elektronik di suatu sekolah yang dibangun dengan mengunakan bahasa pemograman berbasis web dan terintegrasi dengan aplikasi SMS Center. Dengan sistem ini semua aktifikas yang berkaitan dengan bidang akademik siswa diterjemahkan dan dijalankan dengan proses elektronik. Mulai dari database siswa, nilai harian, nilai ujian haarian, nilai ujian semesteran, dan lain sebagainya. Kemudian sistem ini akan terbung dengan applikasi SMS Center sekolah. Sehingga orang tua siswa dapat memantau perkembangan akademik anaknya hanya dengan mengunakan SMS. Proses Absensi dan Sistem Akademik Elektronik dapat digambarkan pada gambar.1 dan gambar.2 di bawah ini. Gambar.1 Absensi dan Sistem Akademik Elektronik
Gambar.2 Alur Absensi dan Sistem Akademik Elektronik Dalam membangun Sebuah Applikasi Absensi dan Sistem Akademik elektronik di suatu sekolah ada sejumlah kriteria yang perlu diperhatikan yang akan membentuk dasar dari proses kerja sistem tersebut. Ciri-ciri ini berevolusi dan dengan sendirinya akan terus diperbaharui secara berkala sesuai dengan perkembangan yang terjadi. Kriteria tersebut antara lain: 1. Fungsi, aksesibilitas, kegunaan Applikasi dapat menyediakan informasi dan pelayanan yang diinginkan oleh pengguna. Database Applikasi dapat diakses tanpa membedakan fasilitas dan kemampuan peralatan akses (handphone) yang dimiliki oleh pengguna. 2. Isi yang Efektif Applikasi ini harus bertujuan untuk bisa bermanfaat bagi pengguna, dan sesuai dengan kebutuhan yang berbeda dari pengguna yang berbeda. 3. Kemudahan Penggunaan Sistem Applikasi ini dapat dengan mudah digunakan oleh user end baik ketika absensi, proses input data dan layanan SMS yang digunakan oleh para orang siswa.
4. Evaluasi Berkala Evaluasi terhadap Applikasi baik berupa kinerja dan kemampuan upgrade data sangatlah direkomendasikan. 5. Pelayanan yang diatur dengan baik Pelayanan yang diberikan oleh Applikasi ini harus dari sumber yang terpercaya, aman dan terarah.
METODELOGI PEMBANGUNAN APPLIKASI ABSENSI DAN SISTEM AKADEMIK Pengembangan Applikasi Absensi dan Sistem Akademik diawali dengan mendefinisikan tujuan-tujuan yang ingin dicapai sebagai persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi. Bertolak dari tujuan-tujuan ini, dapat ditentukan solusi yang relevan dalam usaha mencapai tujuan tersebut. Desain minimal yang akan dilakuan dalam membangun sistem Absensi dan Akademik Sekolah antara lain adalah : 1. Halaman login Halaman ini digunakan oleh administrator aplikasi untuk memulai jalannya sebuah applikasi Absensi dan Sistem akademik disuatu sekolah. 2. Menu Absensi siswa Adalah sebuah halaman yang menampilkan nama dan ID siswa ketika proses Absensi secara elektronik dilakukan. Halaman ini akan memberikan pesan khusus kepada pengguna. Misalnya pesan keberhasilan melakukan proses absensi. 3. Form input data Form ini digunakan untuk memasukan data siswa yang berkenaan dengan ID siswa, Biodata siswa, nilai harian, ujian dan beberapa aktifitas akademk lainya. Form ini harus dibuat dengan metode user friendly, sehingga administrator dapat dengan baik menjalankan tugasnya sebagai operator input data. 4. Halaman Database Halaman ini adalah kumpulan dari semua data yang telah di input untuk nantinya memberikan layanan data melalui SMS. Serta beberapa menu lainya yang dapat dibuat sesuai dengan permintaan dari pihak sekolah sebagai pengguna. Applikasi ini juga dilengkapi dengan fasilitas back up dan restore data. Sehingga memberikan rasa aman kepada pengguna ketika terjadi kerusakan pada sistem operasi.
RUANG LINGKUP PEKERJAAN Pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek ini adalah membangun sebuah Applikasi Absensi dan Sistem Akademik Elektronik di suatu sekolah. Pembangunan applikasi tersebut akan dikaitkan dengan sistem-sistem informasi eksisting lainnya yang berhubungan secara langsung sebagai bagian dari dukungan teknologi Informasi di bidang pendidikan DELIVERABLES Hasil kerja yang akan diserahkan dalam proyek ini antara lain : 1. Software Applikasi Absensi dan Sistem Akademik Elektronik. 2. Instalasi keperangkat keras (hardware) kepada pengguna. 3. CD yang berisi file master dan source code. 4. Dokumentasi berupa panduan penggunaan. WAKTU DAN PROSES PEMBUATAN Pembanguanan sistem ini akan menyita waktu selama 1 (Bulan) bulan sejak kesepakatan.
LAMPIRAN A SCHEDULE PELAKSANAAN PEMBUATAN PPLIKASI ABSENSI DAN SISTEM AKADEMIK ELEKTRONIK NO URAIAN 1 Analisis Requierment a aplikasi eksisting, tujuan aplikasi fitur lengkap aplikasi : pelaporan, program kerja, b dll c desain aplikasi, komposisi warna, logo, dll Minggu ke I II III IV 2 Desain Aplikasi dan Metode Software Engineer a memetakan requierment ke desain aplikasi b melakukan validasi hasil desain ke client 3 Implementasi Hasil Desain a secara berkala melakukan validasi dengan client 4 Pengujian Hasil Implementasi 5 Dokumentasi Aplikasi 6 Penginputan Data 7 Instalasi Aplikasi dan Pengujian Akhir