BAB IV RIWAYATMU DULU, PERJALANAN PANJANG KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA Pengantar Bab ini akan menjelaskan perkembangan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, serta pelayanan perpustakaan dan kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga. Sejarah Singkat Otonomi Daerah Kota Salatiga yang dilaksanakan secara luas, nyata, dan bertanggung jawab akan dapat terwujud apabila penyelenggaraan Pemerintahan Daerah didasarkan pada penanganan urusan pemerintahan sesuai dengan tugas, wewenang, dan kewajiban yang sepenuhnya telah ada dan berpotensi untuk tumbuh, hidup dan berkembang selaras dengan keterbukaan sumber daya alam dan sumber daya manusia, serta dengan mengembangkan pola hubungan yang sinergis antara masyarakat, sektor swasta, dan pemerintah daerah. Tujuan utama pelaksanaan Otonomi Daerah adalah terwujudnya kemandirian daerah dan meningkatnya kemampuan daerah, terutama dalam proses kebijakan publik dalam rangka peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Untuk itu, Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 sebagai implementasi otonomi daerah menghendaki pembangunan dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan potensi wilayah. 20
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 9 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 11 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Salatiga, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah dibentuk sebagai salah satu lembaga teknis Kota Salatiga. Pembentukan lembaga ini bertujuan untuk menangani penyusunan kebijakan teknis, pelaksanaan, dan pembinaan teknis di bidang perpustakaan dan arsip daerah. Berdasarkan Peraturan ini Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dipimpin oleh seorang Kepala Kantor dibantu oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan tiga Kepala Seksi yaitu Kasi Perpustakaan, Kasi Arsip Daerah, dan Kasi Bina Perpustakaan dan Kearsipan. Sejak menjadi Lembaga Teknis Daerah dengan nama Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga telah terjadi beberapa pergantian pada pejabat struktural, baik pada jabatan Kepala Kantor maupun pada jabatan Kepala Sub Bagian dan Kepala Seksi, seperti sajian data dalam tabel IV.1 berikut ini : Tabel IV.1 Historiografi Data Pejabat Struktural NO. NAMA NAMA JABATAN TMT 2009 1. Nugroho Indro Pudjiastomo, SH, Kepala Kantor 2-1-2009 M.Hum 2. Amat Djumari, S.Sos Kasubag Tata Usaha 2-1-2009 3. Yohanes Widodo Kasi Perpustakaan 28-12-2005 4. Rusmadi Kasi Arsip Daerah 12-12-2008 5. Sri Suwasty, SS, MH Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip 2010 7-9-2005 1. Darmono, SH Kepala Kantor 11-10-2010 2. Sri Suwasty, SS, MH Kasubag Tata Usaha 30-12-2009 21
3. Yohanes Widodo Kasi Perpustakaan 2-1-2009 4. Rusmadi Kasi Arsip Daerah 12-12-2008 5. Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip 2011 30-12-2009 1. Agus Parmadi PT, SE, MSi Kepala Kantor 10-10-2011 2. Sri Suwasty, SS, MH Kasubag Tata Usaha 30-12-2009 3. Yohanes Widodo Kasi Perpustakaan 2-1-2009 4. Rusmadi Kasi Arsip Daerah 2-1-2009 5. Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip 2012 30-12-2009 1. Agus Parmadi PT, SE, MSi Kepala Kantor 10-10-2011 2. Sri Hartani, SH, MM Kasubag Tata Usaha 29-12-2011 3. Heru Susanto, SE Kasi Perpustakaan 29-12-2011 4. Rusmadi Kasi Arsip Daerah 2-1-2009 5. Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip 2013 30-12-2009 1. Agus Parmadi PT, SE, MSi Kepala Kantor 29-12-2011 2. Sri Hartani, SH, MM Kasubag Tata Usaha 29-12-2011 3. Heru Susanto, SE Kasi Perpustakaan 2-1-2009 4. Ign. Bagus Indarto SWE, A.Md Kasi Arsip Daerah 24-04-2013 5. Rinaldi Anggoro Shakti, S.Sos Kasi Bina Perpustakaan dan Arsip Sumber : Data Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2014 24-04-2013 22
Visi dan Misi Visi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai pusat informasi, pengetahuan, dan kebudayaan yang mendukung visi Kota Salatiga. Misi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga a. Meningkatkan sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan. b. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia di bidang Perpustakaan dan Kearsipan. c. Menyelamatkan, memelihara, dan mengamankan arsip sebagai sarana informasi utama. d. Menarik, memelihara, dan melestarikan karya cetak dan karya rekam hasil budaya bangsa khususnya karya budaya daerah Kota Salatiga. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga membentuk suatu struktur organisasi untuk membantu pelaksanaan tugas dan fungsi dari Perpustakaan, serta dalam rangka efektivitas, efisiensi dan menghindari benturan kepentingan dan wewenang. Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Salatiga Peraturan Daerah Kota Salatiga Nomor 9 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu dan Satuan Polisi Pamong Praja Kota Salatiga, Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dapat dilihat pada gambar IV.1 sebagai berikut : 23
Gambar IV.1 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga KEPALA PERPUSTAKAAN KEPALA SUB BAGIAN KELOMPOK JABATAN TATA USAHA FUNGSIONAL KEPALA SEKSI PERPUSTAKAAN KEPALA SEKSI ARSIP DAERAH KEPALA SEKSI BINA PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN Sumber : Data Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2014 Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga dibentuk sebagai salah satu lembaga teknis Kota Salatiga, dimaksudkan untuk menangani penyusunan kebijakan teknis, pelaksanaan dan pembinaan teknis di bidang perpustakaan dan kearsipan. Dipimpin oleh Kepala Kantor yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah Kota Salatiga. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga melaksanakan kebijakan berupa pembangunan di bidang pembinaan petugas kearsipan dan pelayanan di bidang perpustakaan. 24
Sumber Daya Manusia Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga mempunyai sumber daya manusia yang berperan dalam setiap kegiatan yang dilakukan di perpustakaan. Pegawai yang ada di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga berjumlah 34 (tiga puluh empat) orang, dengan rincian 24 (dua puluh empat) PNS (Pegawai Negeri Sipil), 6 (enam)thl (Tenaga Harian Lepas) Pustakawan, 4 (empat) THL (Tenaga Harian Lepas) Keamanan. Tingkat pendidikan Pegawai Negeri Sipil di KPAD terdiri dari 2 (dua) orang berpendidikan S2, 7 (tujuh) orang berpendidikan S1, 6 (enam) orang berpendidikan D2, 6 (enam) orang berpendidikan SMA, dan 3 (tiga) orang berpendidikan SD. Dari 24 (dua puluh empat) PNS yang ada di KPAD, 6 (enam) orang diantaranya berlatar belakang pendidikan perpustakaan dan arsip, dengan rincian 1 (satu) Sarjana Perpustakaan, 1 (satu) Sarjana Sosial dengan konsentrasi perpustakaan, 1 (satu) D3 perpustakaan dan 3 (tiga) D3 Kearsipan. Tenaga Harian Lepas Pustakawan yang ada di KPAD terdiri dari 3 (tiga) orang berpendidikan S1 Perpustakaan, 1 (satu) orang D3 Perpustakaan dan 2 (dua) orang berpendidikan D2 Perpustakaan. Selain itu terdapat juga 4 (empat) orang Tenaga Harian Lepas Satpam untuk menjaga keamanan di lingkungan KPAD. Sarana Prasarana dan Koleksi Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pelayanan, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga memiliki sarana prasarana yang digunakan untuk keperluan administrasi perkantoran dan pelayanan kepada masyarakat, diantaranya adalah sebagai berikut : a. Sarana Prasarana yang dilayankan berupa 2 (dua) unit mobil perpustakaan keliling, 10 (sepuluh) unit komputer untuk broadband learning center, 6 (enam) unit komputer untuk layanan internet, 4 (empat) unit komputer jinjing (notebook) untuk komputer bicara yang digunakan untuk pelayanan berkebutuhan khusus (tuna netra), 1 (satu) ruang multimedia untuk keperluan pemutaran film dan diskusi kelompok, 2 (dua) komputer untuk 25
layanan penelusuran dan 4 (empat) unit komputer untuk layanan sirkulasi dan peminjaman. b. Koleksi Buku dan Koleksi Arsip Tabel IV.2 Jumlah Koleksi Perpustakaan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga Tahun Koleksi Buku Koleksi Non Buku /AV Year Book Collection non Book Collection 2006 8.861-2007 10.117 78 2008 15.071 100 2009 18.069 106 2010 22.062 106 2011 24.741 106 2012 29.868 405 2013 30.327 445 Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2014 26
Tabel IV.3 Jumlah Koleksi Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga No Uraian Tahun 2012 2013 Keterangan 1 Koleksi Arsip Tekstual 9299 9453 Berkas 2 Koleksi Arsip Non Tekstual 84 84 Buah 3 Koleksi Arsip Foto 209 399 Album 4 Koleksi Arsip Foto 150 268 Lembar 5 Koleksi Arsip VCD 0 195 Buah 6 Koleksi Arsip Kaset Video 0 58 Keping 7 Koleksi Arsip Kaset Pita 0 2350 Buah 8 Koleksi Arsip Video Kecil 0 20 Buah 9 Koleksi Arsip Handycam Kecil 0 20 Buah 10 Koleksi Arsip Piringan Hitam 0 389 Buah 11 Koleksi Staatblad 167 167 Buah 12 Koleksi Kliping 168 252 Buah Sumber: Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga, 2014 Pelayanan Perpustakaan Layanan mutlak harus ada pada sebuah perpustakaan. Tanpa adanya layanan sebuah perpustakaan bukanlah menjadi perpustakaan yang seutuhnya, bahkan sebuah perpustakaan boleh tutup selama layanan tidak ada di dalam perpustakaan tersebut. Terdapat dua macam layanan yang ada di perpustakaan. a. Layanan Teknis, adalah pekerjaan dalam suatu sistem perpustakaan yang berfungsi untuk mempersiapkan bahan pustaka sebelum bahan pustaka tersebut dilayankan kepada pemustaka b. Layanan Pembaca, adalah layanan yang berhubungan langsung dengan pemustaka. Layanan ini dapat berupa layanan baca ditempat, layanan referensi, layanan pinjam kembali (sirkulasi) dan lain sebagainya. 27
Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga melayani pemustaka setiap hari dengan waktu pelayanan hari Senin sampai Jum at pukul 08.00 20.00, Sabtu dan Minggu pukul 08.00 16.00. Pada waktu tersebut, Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga melakukan layanan anggota yaitu, pendaftaran dan pembuatan kartu anggota kepada masyarakat kota Salatiga. Layanan keanggotaan ini dilaksanakan agar masyarakat dapat meminjam buku dan membawanya pulang untuk dibaca. Pelayanan lain yang dilakukan adalah layanan sirkulasi. Ini terkait dengan peminjaman, pengembalian dan perpanjangan peminjaman, layanan membaca, layanan referensi, perpustakaan keliling, story telling, layanan pencarian bahan pustaka, layanan audio visual, layanan bimbingan pemakai, layanan internet / hotspot. Pelayanan Kearsipan Pelayanan arsip merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi dan pelayanan dokumen. Pelayanan arsip menjadi akhir dari seluruh kegiatan manajemen kearsipan, kegiatan ini menjadi jembatan penghubung antara lembaga kearsipan selaku pelayan masyarakat dengan pengguna arsip atau peneliti. Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah selaku lembaga kearsipan di tingkat kota melaksanakan beberapa jenis layanan kearsipan, antara lain: a. Wisata Arsip, merupakan sarana pelancong nostalgia yang bernuansa kesejarahan dan masa lampau seta pengenalan arsip secara umum. Wisata arsip dikenalkan melalui sarana pemutaran slide foto salatiga tempo dulu di ruang audio visual, suguhan arsip foto salatiga tempo dulu di ruang pameran khasanah arsip, Galery Planning Salatiga yaitu tentang perencanaan tata kota Salatiga, kunjungan ke depo arsip guna mengetahui cara pemeliharaan dan pelestarian arsip-arsip yang tersimpan dan pameran arsip tahunan 28
untuk mengenalkan dan memasyarakatkan arsip sebagai sumber informasi. b. Layanan Informasi Kearsipan untuk kegiatan penelitian, penelusuran arsip yang bersumber dari arsip dinamis in aktif dan statis. c. Layanan Konsultasi Sumber Kearsipan untuk penelitian dengan menggunakan sumber-sumber arsip yang tersedia. d. Layanan Sistem Kearsipan merupakan layanan penyusunan sistem dan pedoman kearsipan yang berkaitan dengan penetapan peraturan kearsipan. e. Layanan Pembenahan Kearsipan merupakan layanan jasa pembenahan dan penataan arsip serta sarana prasarana temu kembali arsip. f. Layanan Jasa Penyimpanan Kearsipan merupakan jasa penitipan dan penyimpanan arsip di depo arsip. g. Layanan Pembinaan Petugas Kearsipan, merupakan pembinaan petugas kearsipan SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Salatiga yang dilakukan tiap triwulan dengan maksud meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dalam mengelola arsip di masingmasing SKPD. 29