PERMOHONAN PENCERAHAN MENGENAI PEKELILING DAN PERATURAN

PERMOHONAN PENCERAHAN MENGENAI PEKELILING DAN PERATURAN 1. PENURUNAN KUASA MENANDATANGANI RESIT PEJABAT LAMPIRAN 1 Peraturan: Jadual Arahan Kerja Pegawai Pengawal Bagi Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Di Sekolah Yang Tidak Bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTJ) Berkuatkuasa Mulai 3 September 2016 dan Jadual Arahan Kerja Pegawai Pengawal Bagi Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Di Sekolah Yang Bertaraf Pusat Tanggungjawab (PTJ) Berkuatkuasa Mulai 3 September 2016 (2) Tugas b. Resit (RP.01) (3) Pegawai (4) Arahan RP01 ii. Penandatangan Pengetua GB Situasi: - Sekolah menganjurkan Pertandingan Belapan pada hari Sabtu. - Setiap sekolah yang bertanding dikehendaki membayar yuran penyertaan RM5.00 seorang murid semasa hari pertandingan diadakan. 1

- Guru Besar tidak dapat hadir pada hari tersebut kerana Cuti Kecemasan/Cuti Sakit. i. Bolehkan Guru Penolong Kanan (Pentadbiran) atau Guru Penolong Kanan (HEM) (salah seorang) diberikan kuasa untuk menandatangani Resit Pejabat pada hari pertandingan berlangsung? ii. Jika boleh, siapakah pihak yang boleh menurunkan kuasa kepada Guru Penolong Kanan (GPK) tersebut memandangkan dalam Jadual Arahan Kerja Pengawal Pengawal tiada menyatakan mengenai penurunan kuasa kepada GPK? Jawapan: i & ii. Merujuk kepada Para 4.3.2, Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (TPPKWS) menjelaskan bahawa : Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi pihaknya... 2. PEROLEHAN HARTA MODAL MENGGUNAKAN WANG SUWA Peraturan: i. TPPKWS Perenggan 11.8 menyatakan: Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada KWK, KWS atau KWA untuk membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Bagi perolehan 2

yang menggunakan peruntukan KWS, sekolah perlu mendapatkan kelulusan KPTJ sebelum perolehan dilakukan. ii. Pekeliling Perbendaharaan AM2.1 Harta Modal Bernilai RM2,000 seunit. 3

Jawapan: i. Adakah pembelian aset bernilai rendah bawah i. Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Am RM2,000 seunit menggunakan duit SUWA tidak 2.2, harta modal bernilai RM2,000 perlu perlu lagi mendapat kelulusan KPTJ? mendapat kelulusan Pegawai Pengawal. ii. iii. Adakah TPPKWS menerima pakai peraturan pekeliling semasa dari segi harga perolehan yang terkini RM2,000? Atau adakah perolehan harta modal melebihi RM2,000 atau bawah RM2,000 jika menggunakan duit SUWA masih perlu mohon kelulusan KPTJ? Walau bagaimapun, Para 11.8, TPPKWS menjelaskan bagi perolehan menggunakan Kumpulan Wang SUWA, Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ terlebih dahulu. ii dan iii. Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang berkuatkuasa. 3. BAYARAN MAJALAH SEKOLAH i) Jika sekolah kutip bayaran majalah sekolah tetapi sehingga bulan Disember majalah tidak dapat dicetak, adakah duit bayaran majalah yang telah dikutip perlu dipulangkan semula kepada pelajar? i) Kutipan bayaran majalah sekolah adalah bagi tujuan memberi majalah kepada pelajar. Sekiranya majalah sekolah memang tidak dapat dicetak dan diedarkan, maka sekolah perlu memulangkan wang yang telah dikutip kepada pelajar. Pulangan balik kutipan perlu merujuk kepada para 5.6, TPPKWS. 4

4. BAYARAN SEWAAN KEPADA PEMBEKAL Adakah sekolah perlu mohon kelulusan dari Pendaftar untuk membuat perjanjian sewaan seperti sewaan penapis air, mesin fotostat, printer dan lain-lain. Kuasa memetrai kontrak perlu mengikut Jadual Arahan Kerja Pegawai Pengawal yang sedang berkuatkuasa. 5. SEWAAN VENDING MACHINE DI SEKOLAH Situasi: Pihak sekolah telah membuat perjanjian dengan sebuah syarikat untuk meletakkan vending machine di sekolah berkenaan. Kontrak tersebut dimeterai untuk tempoh 3 tahun dan bayaran sewaan kepada pihak sekolah adalah seperti berikut: i. RM250 sebulan masuk akaun kelab guru. ii. RM20 sebulan masuk akaun SUWA sebagai bayaran elektrik. i. Adakah hasil sewaan tersebut dibenarkan masuk ke akaun kelab guru? Merujuk kepada Surat Kelulusan Kementerian Kewangan KK/BP12/441/239(3) bertarikh 30 April 2001 membenarkan semua sekolah mengutip hasil termasuk sewaan dan diakaunkan ke dalam Kumpulan Wang SUWA berasaskan garis panduan 5

perakaunan dan kewangan sekolah. Ini bermakna hasil sewaan tersebut tidak dibenarkan diakaunkan dalam akaun kelab guru. ii. Adakah Pengurus Sekolah dibenarkan memeterai kontrak tersebut tanpa merujuk atau mendapatkan kelulusan PPD atau JPN terlebih dahulu? ii. Kuasa memetrai kontrak perlu mengikut Jadual Arahan Kerja Pegawai Pengawal yang sedang berkuatkuasa.. iii. Mohon pandangan dengan penggunaan elektrik di sekolah berkenaan. iii. Tidak berkenaan. Sila rujuk kepada jawapan 5.i di atas. 6. KELULUSAN MENGUTIP YURAN PENYERTAAN Peraturan: i. Surat Pekeliling Pentadbiran BPSG Bil 2/92 semua jenis bayaran termasuk yuran sekolah yang dikenakan kepada murid perlu terlebih dahulu mendapat kelulusan daripada Pendaftar Negeri. - Hanya Pendaftar sahaja yang berkuasa memberi kelulusan itu. Kuasa itu tidak diperturunkan kepada mana-mana pegawai lain. 6

ii. Seksyen 5(6) Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) bahawa Pendaftar atau Penolong Pendaftar boleh menjalankan semua kuasa dan fungsi yang diberikan kepada Ketua Pendaftar oleh atau di bawah Akta ini, tertakluk kepada apa-apa sekatan yang boleh dikenakan oleh Ketua Pendaftar. Situasi: PPD telah mengeluarkan surat melantik Sekolah ABC sebagai tuan rumah Kejohanan Bola Tampar Peringkat Daerah. Semua sekolah yang bertanding diwajibkan membayar yuran penyertaan kepada sekolah ABC. i. Adakah Sekolah ABC perlu memohon kebenaran untuk mengutip yuran penyertaan tersebut daripada Pendaftar Negeri? i. Perlu. Perkara ini termaktub dalam para 3.4.3, TPPKWS di bawah wang yang dikutip khas untuk sesuatu tujuan. Ini merangkumi lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar. ii. Atau adakah memadai dengan surat lantikan daripada PPD tersebut, ianya juga dianggap sebagai surat kebenaran bagi Sekolah ABC mengutip yuran penyertaan? ii. Surat lantikan daripada PPD tersebut tidak bermaksud surat kebenaran bagi Sekolah ABC mengutip yuran penyertaan. 7

iii. Bolehkah Pendaftar Negeri (Pengarah JPN) iii. Tiada penurunan kuasa yang diberikan oleh menurunkan kuasa kepada Timbalan Pendaftar Negeri (Pengarah JPN) kepada pengarah JPN dan Pegawai Pendidikan Timbalan pengarah JPN dan Pegawai Daerah atau Ketua Sektor sebagai Penolong Pendidikan Daerah atau Ketua Sektor sebagai Pendaftar? Penolong Pendaftar termaktub di dalam TPPKWS ini. 7. KELULUSAN KPTJ Peraturan: TPPKWS Perenggan 3.4.3 (c) Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ. i. Siapakah Ketua PTJ? [JPN Pengarah JPN] [Bhg. Pengarah Bhg.] Jawapan : i. Dalam definisi Ketua PTJ, Pengarah Bahagian dan Pengarah Pendidikan Negeri adalah termasuk di dalam senarai Ketua PTJ. ii. Bolehkah Ketua PTJ tersebut menurunkan kuasa secara bertulis kepada pegawai lain (Timbalan Pengarah JPN atau Ketua Sektor)? ii. Tiada penurunan kuasa boleh diberikan oleh Ketua PTJ kepada pegawai lain (Timbalan Pengarah JPN atau Ketua Sektor) termaktub di dalam TPPKWS ini. 8

8. PENURUNAN WARAN PENGURUSAN SUKAN MSSM ATAS NAMA GURU PENYELARAS Isu berkenaan wang pengurusan sukan MSSM yang dimasukkan dalam akaun sekolah (wang tumpang) dan surat daripada Unit Sukan JPN di mana wang telah diturunkan/dimasukkan atas nama guru penyelaras dan melantik guru tersebut untuk menguruskan wang dan pembayaran bagi program sukan yang telah dirancangkan. Pihak sekolah telah mengeluarkan wang tersebut atas nama guru penyelaras tersebut seperti di surat JPN untuk mengurus, menjalankan program dan membuat pembayaran bagi program tersebut. Tiada nota minta, pesanan sekolah dan bil/invois pembekal. Adakah sekolah dibenarkan mengeluarkan wang atas nama guru penyelaras dan proses perolehan tidak mengikut tatacara kewangan sekolah. Merujuk kepada para 5.7, TPPKWS sekolah dibenarkan mengeluarkan wang untuk dibahagibahagikan bagi aktiviti/program yang telah diluluskan. Walau bagaimanapun, sekiranya perbelanjaan melibatkan proses perolehan seperti perkhidmatan katering atau sewaan peralatan, maka tatacara kewangan yang berkuatkuasa perlu dipatuhi. 9

9. PEROLEHAN MELALUI MAJLIS GURU BESAR DAN PENGETUA(MGB) Peraturan: 1PP dan TPPKWS ada menetapkan setiap perolehan yang dibuat oleh sekolah perlu dibuat kajian pasaran. Situasi: - Pihak MGB ada mengeluarkan arahan kepada pihak sekolah supaya semua perolehan kertas A4 dan dokumen-dokumen berkaitan seperti buku rekod mengajar, buku rekod kehadiran murid dan sebagainya dibuat melalui Koperasi MGB. i. Bolehkah arahan tersebut dikeluarkan dan pihak sekolah tidak membuat kajian pasaran bagi tujuan perolehan tersebut. Merujuk kepada para 1.3, 11.1 dan 11.4.2, TPPKWS Pengurus Sekolah hendaklah mematuhi peraturanperaturan perolehan yang berkuatkuasa. 10. GARIS PANDUAN (GP) BKAP 1MALAYSIA KEPADA MURID DI SEKOLAH KERAJAAN DAN SEKOLAH BANTUAN KERAJAAN - Kelulusan Pembentangan Bajet Tahun 2017, 23 Okt 2016. Peraturan: Perenggan 10.1 10

Kekurangan Peruntukan pihak sekolah diminta mendahulukan peruntukan sedia ada sekolah seperti wang Kumpulan Sumbangan Wang Awam (SUWA) dan lain peruntukan sekiranya peruntukan asal tidak mencukupi. Situasi: GP tidak memperjelaskan tatacara perakaunan bagi penggunaan peruntukan sedia ada sekolah dan sumber lain yang digunakan sebagai pendahuluan BKAP. i. Jika sekolah dahulukan dari peruntukan sedia ada sekolah seperti wang sumbangan SUWA atau lain-lain peruntukan di KWK / KWA, perlukah dipindah peruntukan tersebut ke KWK - Subsidiari BKAP terlebih dahulu sebelum dibuat bayaran kepada pelajar? i. Sekolah perlu memindah peruntukan dari SUWA atau lain-lain peruntukan di KWK / KWA ke KWK - Subsidiari BKAP terlebih dahulu sebelum bayaran dibuat. ii. Sekiranya peruntukan sedia ada di sekolah seperti SUWA / lain-lain peruntukan KWK/KWA tidak dapat menampung perbelanjaan tersebut, pihak sekolah telah mendapatkan pendahuluan daripada PIBG atau lain-lain sumber. Adakah wang tersebut boleh diakaunkan terus ke dalam ii. Pendahuluan daripada PIBG atau lain-lain sumber perlu diakaunkan di KWS- SUWA/ Sumbangan terlebih dahulu dan kemudian dipindah ke KWK- Subsidiari BKAP untuk dibuat bayaran 11

akaun KWK Subsidiari BKAP atau perlu diakaunkan di KWS- SUWA/ Sumbangan terlebih dahulu dan kemudian dipindah ke KWK- Subsidiari BKAP untuk dibuat bayaran kepada pelajar? iii. Pendahuluan daripada peruntukan sedia ada sekolah dan juga daripada pihak PIBG atau sumber lain untuk menampung kekurangan peruntukan BKAP, yang belum dibayar balik sehingga berakhir tahun kewangan 2017, perlukah ditimbulkan Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar mengikut keadaan sewajarnya. iii. Berdasarkan garis panduan Bantuan Khas Awal Persekolahan 1 Malaysia, sekolah hendaklah mengemukakan permohonan peruntukan tambahan BKAP 1M kepada Bahagian Kewangan KPM melalui JPN/PPD pada atau sebelum 15 Mac tahun semasa. Bagi permohonan kes tercicir, permohonan perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan KPM selewatnya pada/sebelum 31 Mei 2017. Permohonan yang diterima selepas tarikh tersebut tidak akan dipertimbangkan. Berdasarkan garis panduan di atas, Akaun Belum Terima (Bahagian Kewangan, KPM) dan Akaun Belum Bayar (PIBG dan lain-lain sumber) perlu diwujudkan. Walau bagaimanapun, bagi Akaun Belum Terima akan gugur selepas 31 Mei 2017 sekiranya tiada tindakan permohonan tambahan peruntukan dibuat. 12

11. TIKET PENERBANGAN UNTUK PELAJAR BAGI AKTIVITI KOKUM/SUKAN DALAM & LUAR NEGARA Peraturan: SPK BIL.2 TAHUN 2011 Kadar Kelayakan Makan dan Penginapan Murid/Atlet/Pelajar Di KPM Yang Terlibat Dalam Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum Dan Sukan Dalam Atau Luar Negara Perenggan 9 Permohonan kelulusan perolehan tiket penerbangan untuk murid /atlet/pelajar ke lokasi pelaksanaan aktiviti kurikulum, kokurikulum dan sukan di dalam atau luar negara hendaklah dikemukakan ke Bahagian Kewangan, KPM untuk kelulusan 14 hari sebelum tarikh pelaksanaan aktiviti-aktiviti tersebut. Perenggan 10 Pembelian tiket penerbangan perlu menggunakan Waran Perjalanan Udara (WPUA) dan kelas penerbangan yang ditetapkan untuk murid/atlet/pelajar adalah kelas ekonomi sahaja. Perenggan 11 Pembayaran tiket penerbangan untuk perjalanan murid/atlet/pelajar hendaklah dibuat secara pukal di bawah OS 42000 (Pemberian Dalam Negeri) 13

Adakah pembelian tiket penerbangan untuk pelajar menggunakan peruntukan KWS (Sewa Kantin) tertakluk kepada peraturan ini, sama ada perlu kelulusan atau tidak dibenarkan dan hanya dibenarkan seperti di perenggan 10 dan 11. Pembelian tiket penerbangan untuk pelajar menggunakan peruntukan KWS (Sewa Kantin) tidak perlu kelulusan seperti mana para 3.4.3, TPPKWS. Walau bagaimanapun, dasar penjimatan yang terkandung dalam Langkah-Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Tahun 2016 adalah terpakai bagi pembelian tiket tersebut. 14