MODUL PERKULIAHAN BUDAYA ORGANISASI Pokok Bahasan 1. Konsep Budaya Organisasi 2. Budaya Dan Keberhasilan Organisasi Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ilmu Komunikasi Public Relations 05 42008 Abstrak Budaya organisasi berperan dalam mencapai tujuan dan meningkatkan efektifitas organisasi. Kompetensi Mampu menerangkan konsep mengenai berbagai pendekatan dalam komunikasi organisasi.
Pembahasan Banyak pengertian budaya organisasi disampaikan oleh para ahli dan praktisi khususnya mereka yang bergerak di bidang manajemen antaranya dikemukakan oleh Terrence & Allan: "The dominant values espored by an organization" (nilai-nilai dominant yang diterapkan oleh suatu organisasi). Disamping itu, masih banyak definisi lain mengenai budaya organisasi, seperti yang dikatakan oleh praktisi manajemen AB Susanto dalam bukunya "Budaya Perusahaan", yang mengatakan bahwa budaya organisasi adalah suatu nilai-nilai yang menjadi pedoman sumber daya manusia untuk menghadapi permasalahan eksternal dan usaha penyesuaian integrasi ke dalam organisasi, sehingga masing-masing anggota organisasi harus bertindak dan berperilaku. Secara etimologis (asal usul kata), budaya organisasi yang terdiri dari dua kata, yaitu budaya dan organisasi. Organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan pembagian kerja. Sementara pengertian budaya adalah suatu set nilai, penuntun kepercayaan akan suatu hal, pengertian dan cara berpikir yang dipertemukan oleh para anggota-anggota organisasi dan diterima oleh anggota baru. Tujuan budaya adalah untuk melengkapi para anggota dengan rasa (identitas) organisasi dan menimbulkan komitmen terhadap nilai-nlai yang dianut oleh organisasi. Dengan demikian budaya organisasi merupakan penerapan nilai-nilai dalam suatu masyarakat terkait yang bekerja di bawah naungan suatu organisasi. Filsafat pendiri organisasi merupakan sumber utama sebuah budaya organisasi. Jadi, suatu budaya organisasi tidak begitu saja muncul. Sekali dibentuk, ia tidak akan menghilang begitu saja. Kebiasaan pada saat ini, tradisi dan cara-cara umum untuk melaksanakan pekerjaan kebanyakan berasal dari apa yang telah dilaksanakan sebelumnya, dan tingkat keberhasilan dari usaha-usaha yang telah dilakukan. Para pendiri organisasi secara tradisional mempunyai dampak yang penting dalam pembentukan budaya awal organisasi. Mereka mempunyai visi dan misi mengenai bagaimana bentuk organisasi tersebut seharusnya. Selanjutnya yang berperan dalam menindaklanjuti budaya organisasi adalah manajemen puncak, di mana perilaku dan tindakan mereka akan berpengaruh terhadap budaya organisasi. Pada akhirnya proses sosialisasi merupakan langkah yang tepat untuk mempertahankan budaya organisasi, terutama sosialisasi yang ditujukan bagi para anggota baru. 2
Seluruh anggota organisasi seharusnya mengetahui dan memahami mengenai terbentuknya budaya organisasi. Hal ini dimaksudkan agar mereka memahami secara pasti pentingnya budaya organisasi bagi kemajuan organisasi, termasuk pengembangan dirinya. Selain itu, para anggota diharapkan mau mempelajari budaya organisasi melalui cara yang mudah. Cara yang dapat digunakan untuk mempelajari budaya organisasi adalah melalui: a. Cerita Biasanya, anggota baru dari sebuah organisasi akan mendapatkan penjelasan mengenai sejarah berdirinya organisasi, ruang lingkup usaha, hubungan usaha dengan organisasi lain, siapa saja yang menduduki posisi penting, dan hal penting lainnya yang dapat lebih memperkenalkan organisasi secara keseluruhan kepada semua anggota, termasuk kepada anggota barunya. Cara ini berlangsung baik secara formal, artinya ada orang-orang tertentu yang memang bertugas untuk menyebarluaskan budaya organisasi kepada sekelompok orang di dalam organisasi. Misalnya, para kepala bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab kepada bawahan yang ada di bagiannya. Selain itu, dapat pula dilakukan secara informal dalam pengertian menyebarluaskan budaya organisasi tidak melalui jenjang kepangkatan. b. Acara ritual Acara-acara ritual yang diselenggarakan oleh organisasi juga merupakan suatu bentuk penyampaian atau penggambaran mengenai budaya organisasi. Biasanya pada acara seperti ini, para anggota organisasi diinformasikan mengenai kriteria berprestasi yang merupakan salah satu tuntutan profesionalisme bekerja, dan tentunya merupakan bagian dari bagian dari budaya organisasi. Acara lainnya seperti darmawisata tahunan yang diprakasai oleh organisasi dan diikuti oleh seluruh anggotanya merupakan salah satu sarana untuk lebih mendekatkan anggota sebuah organisasi dengan budaya yang ada. c. Simbol material Contoh pakaian ini merupakan salah satu materi atau barang-barang bersimbol yang menunjukkan status seseorang dalam suatu organisasi. Barang lainnya seperti mobil, design, interior kantor, perabot kantor, dan lain sebagainya merupakan simbol dari budaya organisasi sebagai ciri khas suatu organisasi. 3
d. Bahasa. Bahasa yang digunakan oleh organisasi secara keseluruhan atau oleh masingmasing bagian di dalam organisasi akan menunjukkan budaya kerja mereka. Melalui bahasa dibuat logo organisasi yang dapat menyemangati kebersamaan anggota yang terkait dalam sebuah organisasi. Di samping itu, melalui logo ini pula dapat mendekatkan organisasi dengan customers atau pelanggan. Budaya organisasi pada umumnya terdiri dari dua lapisan, (1) lapisan yang umumnya mudah dilihat dan sering dianggap mewakili budaya organisasi secara menyeluruh. Lapisan pertama ini disebut visible artifacts, yang termasuk di dalamnya adalah cara orang berperilaku, berbicara, dan berdandan. Termasuk pula simbol-simbol yang dipakai, kegiatan protokoler (ceremonial) dan cerita-cerita yang sering dibicarakan oleh anggota organisasi. Hal ini biasa disebut sebagai identitas. Dapatlah dikatakan bahwa identitas organisasi dibentuk salah satunya oleh budaya organisasi. Selanjutnya, lapisan pertama yang disebut visible artifacts ini tidaklah ada dengan sendirinya. Lapisan ini hadir mewakili nilai-nilai yang lebih dalam dari para angota organisasi. (2) Lapisan kedua-lah yang melandasi kehadiran visible artifacts, dan inilah yang sesungguhnya disebut budaya. Lapisan kedua ini terdiri atas nilai-nilai pokok, filosofi, asumsi, kepercayaan, dan proses berpikir suatu organisasi. BUDAYA ORGANISASI MENUJU KEBERHASILAN ORGANISASI Ada dua faktor yang menjadikan budaya organisasi kuat, yaitu (1) penyebaran nilainilai budaya; dan (2) tingkat komitmen anggota organisasi terhadap inti dari nilai-nilai yang ada. Pada hakikatnya penyebaran nilai-nilai budaya dimaksudkan agar seluruh sumber daya manusia yang ada di organisasi mengetahui secara jelas apa nilai-nilai yang terkandung di dalam budaya organisasi. Perlu dipahami bahwa penyebaran nilai-nilai budaya akan efektif melalui orientasi tugas dan penghargaan. Biasanya organisasi melakukan orientasi tugas kepada anggota baru, di mana mereka diberitahukan mengenai filosofi organisasi dan hubungannya. Melalui orientasi tugas diharapkan anggota akan berperilaku sesuai dengan budaya organisasi. 4
Selanjutnya, program penghargaan yang berupa promosi, peningkatan gaji, dan lainnya, dapat menumbuhkan komitmen anggota terhadap nilai-nilai budaya organisasi, Program penghargaan juga dapat memacu semangat berprestasi para angota organisasi. Melalui pemahaman mengenai budaya organisasi, individu yang ada di dalam organisasi akan memahami arah dan memiliki pedoman dalam berperilaku di organisasi. Dengan adanya budaya organisasi dipastikan akan terwujud kesamaan langkah dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab. Selain itu, juga mendorong anggota untuk mencapai prestasi kerja atau produktivitas yang lebih baik. Selain manfaat yang dapat diperoleh secara individu, budaya organisasi pun memiliki kontribusi bagi organisasi, diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Sebagai pedoman dalam menentukan kebijakan yang berkaitan dengan ruang lingkup kegiatan internal organisasi, seperti tata tertib, administrasi, hubungan antar bagian, penghargaan atas prestasi anggota, penilaian kerja, dan lain sebagainya. 2. Untuk menunjukkan kepada pihak eksternal mengenai keberadaan organisasi dan ciriciri khas yang dimiliki di tengah-tengah organisasi-organisasi yang ada di masyarakat. 3. Sebagai acuan dalam menyusun perencanaan organisasi. 4. Dapat membuat program-program pengembangan usaha dan pengembangan para anggota (sumber daya manusia yang ada dengan dukungan penuh dari seluruh angota organisasi). Budaya organisasi sebenarnya merupakan wakil dari persepsi umum yang dianut oleh para anggotanya yang secara eksplisit merupakan hasil pendefinisian dari berbagai pengertian yang dianut. Setiap anggota organisasi memiliki latar belakang yang berbeda dan memberikan kontribusi terhadap keberadaan budaya yang ada. Ada dua tipe budaya yang dibentuk dari keragaman anggota organissai, yaitu budaya yang dominan (dominant culture) dan sub-budaya (Sub-culture). Budaya dominan diartikan sebagai gambaran dari core values (inti dari nilai-nilai yang ada dan diterima oleh seluruh anggota) yang dianut dan merupakan kontribusi nilainilai dari sebagian besar anggota organisasi. Budaya dominan ini oleh Stephen P. Robins disebut sebagai personalitas (kepribadian) organisasi yang secara keseluruhan membedakannya dengan organisasi lain. 5
Pengertian sub-budaya adalah budaya-budaya lain yang tumbuh dalam organisasi, di mana secara spesifik ditumbuhkan oleh perbedaan bagian/departemen atau perbedaan geografis yang merupakan hasil kontribusi nilai dari golongan minoritas anggota organisasi. Sub-budaya ini dapat merupakan kepribadian dari masing-masing bagian dalam organisasi. Di lain pihak, sub-budaya ini pun dapat mengganggu aktivitas organisasi, juga terjadi konflik antara budaya dominan dengan sub-budaya. Sebenarnya konflik seperti ini dapat dihindari bila dipahami bahwa sebenarnya sub-budaya terbentuk untuk mendukung budaya yang dominant dalam rangka memperlacar aktivitas anggota organisasi. yaitu: Adapun empat jenis budaya yang dapat dikembangkan pada sebuah organisasi, Budaya Adaptasi. Budaya ini ditandai oleh lingkungan yang tidak stabil dengan strategi terfokus pada kegiatan eksternal. Pada budaya adaptasi ini orang-orang di dalam organisasi diarahkan agar dapat mendukung kapasitas organisasi untuk menangkap tandatanda dan menafsirkan tindakan terhadap perubahan lingkungan ke dalam perilaku baru. Organisasi yang menganut budaya ini memerlukan respon yang segera untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.umumnya budaya ini oleh organisasi profit seperti perusahaan elektronik, pemasaran, fashion goods, dan produsen kosmetik. Budaya Partisipatif. Budaya ini memfokuskan perhatiannya pada keterlibatan seluruh orang dalam organisasi terhadap perubahan lingkungan yang cepat (unstable). Organisasi membangkitkan inisiatif para anggotanya agar memiliki komitmen yang tinggi terhadap organisasi. Umumnya organisasi mengizinkan anggota bekerja tanpa jam kerja rutin sehingga mereka bisa mengatur sendiri jadwalnya dan bersedia bekerja hingga larut malam. Rasa kepemilikan dikembangkan melalui profit-sharing atau gain-sharing (kepemilikan saham) secara berkelompok seperti dalam koperasi. Budaya Misi. Budaya ini ditandai oleh keadaan lingkungan yang relatif stabil. Dalam keadaan lingkungan yang stabil, organisasi mulai memperhatikan orang-orang di luar organisasi. Tujuannya adalah untuk menyebarkan visi organisasi kepada khalayak. Visi tersebut memberi arti bagi para anggota dengan mendefinisikan secara jelas perannya dalam organisasi. Orang-orang di dalam oragnisasi percaya bahwa misi organisasi adalah untuk melayani orang. 6
Budaya Konsisten. Budaya ini dikembangkan dalam keadaan lingkungan yang stabil. Dalam keadaan itu, organisasi memfokuskan strateginya kea rah internal organisasi. Simbol, kepahlawanan, dan protokoler dimaksudkan untuk mendukung kerja sama, tradisi, dan mengikuti kebijakan organisasi untuk mencapai sasaran tertentu. Di dalam organisasi ini, keterlibatan atau partisipasi individu tidak terlalu menonjol, tetapi diimbangi dengan niat baik untuk menyesuaikan diri (conformity) dan kerja sama antar anggota. Keberhasilan organisasi ditimbulkan oleh hubungan antara bagian-bagian dan manusianya yang saling berpacu dan efisien. BUDAYA: SEBUAH SUBSTITUSI BAGI FORMALISASI Hasil lainnya dari suatu budaya yang kuat adalah bahwa budaya itu akan meningkatkan perilaku yang konsisten. Budaya itu menyampaikan kepada pegawai tentang bagaimana perilaku mereka yang seharusnya. Budaya ini mengemukakan kepada pegawai hal-hal seperti ketidakhadiran yang dapat diterima. Beberapa budaya mendorong pegawai untuk menggunakan hari-hari sakit mereka dan tidak berbuat banyak untuk mengurangi absensi. Tidaklah mengherankan jika organisasi yang demikian mempunyai tingkat absensi yang lebih tinggi dari pada organisasi di mana jika orang tidak masuk kerja, apapun alasannya dianggap tidak memperdulikan teman sekerja. Jika dianggap bahwa budaya yang kuat akan meningkatkan konsistensi perilaku, maka logis untuk menyimpulkan bahwa budaya itu dapat menjadi sarana yang kuat untuk mengontrol dan dapat bertindak sebagai sebuah substitusi bagi formalisasi. Formalisasi yang tinggi dalam sebuah organisasi menciptakan kemampuan untuk meramal, keteraturan dan konsistensi. Sebuah budaya yang kuat dapat mencapai tujuan yang sama tanpa perlu dokumentasi tertulis. Di samping itu, sebuah budaya yang kuat mungkin lebih berpotensi dibandingkan dengan kontrol struktural formal mana pun karena budaya mengontrol pikiran dan jiwa disamping jasmani. Maka tepatlah jika melihat formalisasi dan budaya sebagai dua jalan yang berbeda untuk mencapai tujuan yang sama. Makin kuat budaya sebuah organisasi, maka makin kurang pula kebutuhan manajemen untuk mengembangkan peraturan formal untuk memberi pedoman pada perilaku anggota organisasi. Sekali budaya itu ada, akan terhadap kekuatan-kekuatan dalam organisasi yang bertindak untuk mempertahankannya dengan cara memberikan sejumlah pengalaman yang sama kepada para pegawai. Ketiga kekuatan yang memainkan bagian yang paling penting dalam mempertahankan sebuah budaya adalah praktek seleksi organisasi, tindakan manajemen puncak, serta metode sosialisasi organisasi. 7
Seleksi. Tujuan eksplisit dari proses seleksi adalah untuk menemukan dan mempekerjakan individu yang mempunyai pengetahuan, kepandaian, dan kemampuan untuk berprestasi dalam pekerjaan-pekerjaan pada organisasi dengan berhasil. organisasi. Usaha untuk memastikan adanya suatu kecocokan tersebut, apakah disengaja ataupun cuma kebetulan, menghasilkan penerimaan dari orang-orang yang mempunyai nilai yang sama (yaitu yang pada dasarnya konsisten dengan yang terdapat dalam organisasi) atau yang paling sedikit mempunyai sebagian besar dari nilai-nilai tersebut. Proses seleksi akan memberi informasi kepada para pelamar mengenai organisasi, dan jika mereka merasakan adanya konflik antara nilai mereka dan nilai organisasi itu, maka pelamar dapat mengundurkan diri dari pencalonan. Seleksi, oleh karenanya, menjadi sebuah jalan dua arah yang memungkinkan pemberi kerja maupun yang mencari kerja untuk memutuskan suatu kesepakatan kerja jika kelihatannya terdapat ketidakcocokan. Dengan demikian, mellaui proses seleksi budaya organisasi dapat dipertahankan dengan menyaring individu yang mungkin akan menyerang atau mengacaukan nilai-nilai budaya organisasi yang ada. Manajemen Puncak. Tindakan manajemen puncak juga mempunyai dampak penting terhadap budaya organisasi. Para pegawai memperhatikan perilaku manajemen. Serangkaian perilaku manajemen kemudian dalam kurun waktu tertentu akan menetapkan norma-norma yang kemudian meresap ke bawah melalui organisasi; memberitahukan apakah pengambilan resiko itu diinginkan atau tidak; berapa banyak kebebasan yang harus diberikan para manajer kepada para bawahan; busana yang bagaimana yang cocok; tindakan apa yang akan memberi hasil, dalam hubungannya dengan kenaikan gaji, promosi, dan imbalan lainnya; dan sebagainya. Sosialisasi. Bagaimana pun baiknya sebuah organisasi melakukan rekruitmen dan seleksi, pegawai baru tidak akan sepenuhnya terindoktrinasi pada budaya organisasi. Mungkin yang paling penting adalah memperhatikan pegawai baru. Alasnnya. Karena mereka yang paling tidak mengenal budaya organisasi dan berpotensial paling besar mengganggu kepercayaan dan kebiasaan yang ada. Oleh karena itu, organisasi perlu memperhatikan dan membantu pegawai baru untuk menyesuaikan diri dengan budaya organisasi. Sebuah organisasi akan selalu mensosialisasikan setiap pegawai selama kariernya dalam organisasi. Namun, sosialisasi tersebut adalah paling eksplisit jika seorang pegawai baru memasuki sebuah organisasi. Hal ini terjadi jika organisasi tersebut mencoba untuk membentuk orang luar untuk menjadi seorang pegawai "yangmempunyai kedudukan yang baik". Biasanya pegawai baru menjalani salah satu bentuk orientasi di mana mereka akan 8
diberitahukan mengenai "bagaimana hal itu dilakukan di sini". Setelah menggeluti pekerjaan, seorang manajer atau seorang kerabat kerja senior seringkali menjadi seorang pelatih untuk membimbing dan membentuk pegawai baru lebih lanjut. Dalam beberapa kasus, bahkan akan ditawarkan program pelatihan formal untuk memastikan bahwa pegawai baru memahami dan mempelajari budaya organisasi. Berikut ini adalah karakteristik utama dari budaya organisasi yang perlu dipahami sebagai landasan untuk lebih mengerti mengenai kepribadian suatu organisasi. 1. Inisiatif individual: meliputi tingkat tanggungjawab, kebebasan, dan independensi yang dimiliki oleh setiap individu 2. Toleransi terhadap tindakan beresiko: sejauh mana para anggota dianjurkan untuk bertindak agresif, inovatif, dan mengambil resiko dalam menjalankan tugasnya. 3. Arah: sejauh mana organisasi tersebut menciptakan dengan jelas sasaran dan harapan mengenai prestasi. 4. Integrasi: tingkat sejauh mana unit-unit dalam organisasi didorong untuk bekerja dengan cara yang terkoordinasi. 5. Dukungan dari manajemen: tingkat sejauh mana para manajer memberikan komunikasi yang jelas, bantuan, serta dukungan terhadap bawahan 6. Kontrol: jumlah peraturan dan pengawasan langsung yang digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan perilaku anggota. 7. Identitas: tingkat sejauh mana para anggota mengidentifikasikan dirinya secara keseluruhan dengan organisasinya dibandingkan dengan kelompok kerja tertentu atau dengan keahlian professional. 8. Sistem imbalan: tingkat sejauh mana alokasi imbalan (misalnya: kenaikan gaji dan promosi) didasarkan atas kriteria prestasi pegawai sebagai kebalikan dari senioritas, sikap pilih kasih, dan sebagainya. 9. Toleransi terhadap konflik: tingkat sejauh mana para anggota didorong untuk mengemukakan konflik dan kritik secara terbuka. 10. Pola-pola komunikasi: tingkat sejauh mana komunikasi organisasi dibatasi oleh hierarki kewenangan yang formal. Kesepuluh karakteristik tersebut mencakup dimensi struktur maupun perilaku, artinya budaya organisasi bukan hanya sekedar referensi sikap anggota serta kepribadiannya. Sebagian besar budaya organisasi dapat dilacak secara langsung melalui variabel-variabel yang berhubungan secara struktural. Di samping itu, kesepuluh karakteristik ini nampaknya dapat menjadi ukuran kekuatan dari setiap organisasi untuk mencapai tujuannya. 9
Daftar Pustaka Arni Muhammad. Arni. 2002.. Jakarta: Bumi Aksara. Pace, Wayne., Faules, Don.F. 2005.. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Jilid 2. Jakarta: PT Prenhallindo 10