LAPORAN TAHUNAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) TAHUN 2014 BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL 2015
I. Pendahuluan Dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 Pasal 28 F disebutkan bahwa setiap Orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh Informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan Informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Untuk memberikan jaminan terhadap semua orang dalam memperoleh Informasi, perlu dibentuk undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan Informasi Publik. Fungsi maksimal ini diperlukan, mengingat hak untuk memperoleh Informasi merupakan hak asasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis. Salah satu elemen penting dalam mewujudkan penyelenggaraan negara yang terbuka adalah hak publik untuk memperoleh Informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Hak atas Informasi menjadi sangat penting karena makin terbuka penyelenggaraan negara untuk diawasi publik, penyelenggaraan negara tersebut makin dapat dipertanggungjawabkan. Hak setiap Orang untuk memperoleh Informasi juga relevan untuk meningkatkan kualitas pelibatan masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik. Partisipasi atau pelibatan masyarakat tidak banyak berarti tanpa jaminan keterbukaan Informasi Publik. Setiap Badan Publik mempunyai kewajiban untuk membuka akses atas Informasi Publik yang berkaitan dengan Badan Publik tersebut untuk masyarakat luas. Lingkup Badan Publik dalam Undang-undang ini meliputi lembaga eksekutif, yudikatif, legislatif, serta penyelenggara negara lainnya yang mendapatkan dana dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) dan mencakup pula organisasi nonpemerintah, baik yang berbadan hukum maupun yang tidak berbadan hukum, seperti lembaga swadaya masyarakat, perkumpulan, serta organisasi lainnya yang mengelola atau menggunakan dana yang sebagian atau seluruhnya bersumber dari APBN/APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri. Sesuai dengan amanat pasal 13 UU No.14 Tahun 2008, Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) sebagai salah satu Badan Publik telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) melalui
Peraturan Kepala (PERKA) BKKBN No. 136/PER/D2/2011 tentang Pengelolaan Informasi Publik di BKKBN dan untuk operasionalnya telah ditetapkan beberapa peraturan perundang-undangan yang mendukung antara lain: 1. Keputusan Kepala BKKBN No. 137/KEP/D2/2011 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID; 2. Peraturan Kepala BKKBN No. 163/PER/D2/2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan BKKBN; 3. Surat Tugas Ketua PPID No. 236/I/TI.403/G5/2011 tentang Pejabat Fungsional Pembantu PPID (Tim 9); 4. Keputusan Kepala BKKBN No. 70/KEP/G5/2012 tentang Informasi Yang dikecualikan di Lingkungan BKKBN; 5. Standar Operasional Prosedur di lingkungan Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi; 6. Instruksi Kepala BKKBN No. 167/INS/D2/2011 tentang Pembentukan PPID Perwakilan BKKBN Provinsi. Berdasarkan data pada Sekretariat PPID BKKBN, bahwa sampai dengan tanggal 31 Desember 2014 tercatat sebayak 30 Perwakilan BKKBN Provinsi yang telah membentuk PPID. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel, sebagai berikut: PERWAKILAN BKKBN PROVINSI YANG TELAH MEMBENTUK PPID NO PROVINSI SURAT KEPUTUSAN NOMOR TANGGAL 1 Nusa Tenggara Timur 200/KEP/J/2011 19 September 2011 2 Kepulauan Riau 1953/KT.005/H3/2011 05 Oktober 2011 3 Sulawesi Tengah 94/KEP/J5/2011 28 Desember 2011 4 Nanggroe Aceh Darussalam 144/KT.005/J5/2012 24 Januari 2012 5 Sulawesi Barat 816/KH.300/J10/2012 25 April 2012 6 Sulawesi Utara 26/HK.013/J5/2012 30 April 2012 7 Riau 7/KEP/D2/2012 01 Mei 2012 8 Kalimantan Tengah 1444/HK. 013/H/2012 01 Mei 2012 9 Jambi 51/KT/005/J5/2012 03 Mei 2012 10 Maluku 66/HK.013/J/2012 07 Mei 2012 11 Sulawesi Selatan 865/HK.013/J5/2012 07 Mei 2012 12 Papua 1148/KT/J5/2012 10 Mei 2012 13 Lampung 1468/KEP/J/2012 15 Mei 2012
14 Maluku Utara 09/KT.005/H/2012 12 September 2012 15 Jawa Barat 3899/HK.008/J5/2012 11 September 2012 16 KalimantanTimur 5011/TI.403/J5/2012 06 Agustus 2012 17 Sulawesi Tenggara 155/HK.010/J5/2012 02 Juli 2012 18 Jawa Timur 3140/KT.005/J5/2013 Oktober 2012 19 Gorontalo 290/HK.013/J5/2012 20 November 2012 20 Jawa Tengah 5859/KEP/J5/2012 16 Agustus 2012 21 D I Yogyakarta 2137/HK.300/J5/2012 7 September 2012 22 Sumatera Selatan 1168/KT.005/J5/2012 20 November 2012 23 Bali 19/KT.005/J.5/2012 03 Januari 2012 24 Kalimantan Selatan 044/HK.300/J5/2013 03 Oktober 2013 25 Kalimantan Barat 34/KT.005/J5/2014 25 April 2014 26 Sumatera Utara 923/KT.005/J5/2014 03 Maret 2014 27 Nusa Tenggara Barat 495/HK.013/J5/2014 30 April 2014 28 Bangka Belitung 096/TI.403/J5/2014 05 Mei 2014 29 Banten 4656/KT.005/J1/2014 05 Mei 2014 30 Papua Barat 777/KT.005/J7/2014 24 Juni 2014 Dengan terbentuknya PPID pemohon informasi sesuai dengan haknya dapat memperoleh informasi publik yang dihasilkan oleh Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) sesuai dengan ketentuan dalam UU No. 14 Tahun 2008. Dengan membuka akses publik terhadap informasi diharapkan badan publik termotivasi untuk bertanggung jawab dan berorientasi pada pelayanan rakyat yang sebaik-baiknya. Dengan demikian, hal itu dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka yang merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN), dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good governance). II. Maksud dan Tujuan Maksud pembuatan laporan ini adalah memberikan gambaran tentang pelaksanaan pelayanan informasi publik di BKKBN selama tahun 2014, keberhasilan dan masalah (kendala) yang dihadapi selama melayani informasi publik. Tujuannya adalah sebagai bahan pertanggungjawaban PPID BKKBN kepada Komisi Informasi Publik (KIP) dan Kepala BKKBN selaku atasan PPID.
III. Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik di BKKBN Peraturan Komisi Informasi (PERKI) Nomor: 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, dan Peraturan Kepala BKKBN Nomor:163/PER/D2/2011 tanggal 1 Juli 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan BKKBN, menegaskan bahwa Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) wajib membuat dan mengumumkan laporan pengelolaan informasi, serta dilaporkan kepada Atasan PPID, Kepala Badan Publik, dan Komisi Informasi Pusat. Sehubungan dengan pengelolaan informasi di BKKBN, bersama ini kami sampaikan kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan oleh PPID BKKBN sejak pembentukan sampai dengan Desember 2014, yaitu: 1. Pemenuhan kewajiban BKKBN (selaku Badan Publik) dalam pelayanan informasi, sebagaimana tergambar dalam tabel berikut: a. Telah ditetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam Layanan Informasi Publik, meliputi: 1) SOP Pengumpulan Informasi Publik BKKBN, Nomor: 3727/I//TI.403/G5/2013 tanggal: 31 Desember 2013; 2) SOP Pengolahan Informasi Publik BKKBN, Nomor: 3722/I/TI.403/G5/2013 tanggal: 31 Desember 2013; 3) SOP Pelayanan Permohonan Informasi Publik, Nomor: 3718/I/TI.403/G5/2013 tanggal: 31 Desember 2013; 4) SOP Penyelesaian Sengketa Informasi Publik BKKBN, Nomor: 3724/I/TI.403/G5/2012 tanggal: 31 Desember 2013; 2. Telah ditunjuk dan diangkat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) BKKBN Pusat sesuai dengan Keputusan Kepala BKKBN No. 137/KEP/D2/2011 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), serta Instruksi Kepala BKKBN No. 167/INS/D2/2011 tentang Pembentukan PPID Perwakilan BKKBN Provinsi; 3. Fasilitas yang tersedia dalam rangka memberikan layanan informasi publik terdiri atas : a. Ruangan Desk Informasi Publik
Luas ruangan desk informasi publik yang berukuran 6 x 2 meter persegi, yang terdiri dari 3 meja front desk dan kursi petugas serta kursi tamu. Ruang ini dilengkapi dengan 3 unit PC; 1 Printer, 1 Telepon/Fax, 1 unit Plasma, 1 Unit TV serta intrumen untuk transaksi pada layanan informasi berupa formulir permohonan, tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik, tanda bukti penyerahan informasi publik serta formulir pengajuan keberatan. b. Ruang Publik Akses Internet. Ruang ini seluas 3 x 2 meter persegi dan digunakan untuk ruang akses internet publik secara gratis dengan menyediakan 3 PC yang terkoneksi dengan internet serta satu (1) PC sebagai desk register. Fasilitas ini digunakan untuk memberikan keleluasaan bagi pemohon informasi ketika mencari informasi tidak dapat terpenuhi mengingat informasi yang dicari bukan kewenangan dari Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana (BKKBN). c. Digital Kiosk Signage di Lobby Gedung Halim II dan Lobby Graha Kencana BKKBN Pusat. d. Papan Pengumuman Resmi di Gedung BKKBN Halim I dan II BKKBN Pusat e. Penyediaan Akses Informasi Publik Dalam upaya memenuhi kebutuhan akan informasi yang terkait dengan informasi publik yang dihasilkan oleh BKKBN, selain dapat datang langsung, telepon/fax atau melalui e-mail, juga dilakukan dengan melakukan penyediaan informasi melalui website dengan alamat http://www.bkkbn.go.id/ppid/pages/beranda.aspx. Website tersebut terdiri dari 13 kanal yaitu kanal beranda, badan publik, struktur, standar layanan, informasi publik, mekanisme, akses public, sengketa informasi, pemohon informasi, simpul layanan, galeri, regulasi serta dilengkapi audio video mengenai ketebukaan informasi public. Selain itu penyediaan akses informasi melalui website ini bertujuan untuk berbagi informasi kepada sesama badan publik mengenai perkembangan dalam tata kelola PPID. f. Sumber Daya Manusia Pelayanan informasi publik di PPID BKKBN melibatkan seluruh sumber daya manusia yang ada di Direktorat Teknologi Informasi Dokumentasi, khususnya di bagian Perpustakaan dan Dokumentasi yaitu 1 orang bertugas di front desk
dan 2 orang bertugas di back office. Petugas layanan tersebut bertugas setiap hari secara sinergi untuk memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi. IV. Operasional Pelayanan Informasi Publik PPID BKKBN memberikan pelayanan informasi yang dilakukan setiap hari kerja dari jam 08.30 16.30 WIB Hari Senin s/d Jumat (dengan satu jam ISHOMA), dengan waktu efektif setiap hari 7 Jam dan seminggu 35 Jam. Meskipun jam kerja layanan informasi di desk informasi dibatasi jam kerjanya, namun di luar jam kerja tersebut masih dimungkinkan bagi permohonan informasi untuk menggunakan haknya dan itu biasanya dilakukan dengan menggunakan berbagai sarana komunikasi yang ada tanpa harus secara fisik mendatangi desk informasi PPID BKKBN. Secara garis besar jumlah pemohon informasi melalui PPID BKKBN sebagai berikut: 1. Jumlah pemohon informasi sebanyak 7 orang, yang terdiri dari individu 2 orang dan 5 dari kelompok orang. 2. Mekanisme pemohon informasi datang langsung melalui desk informasi PPID sebanyak 5 dan melalui layanan non elektronik sebanyak 2. 3. Jenis Informasi yang diminta sebagian besar meminta kontrak kerja dengan jumlah pemohon 6 dan sisanya informasi lain-lain. 4. Pelayanan Permohonan Informasi, Semua pemohon informasi yang masuk ke PPID BKKBN dilayani dan disampaikan ke pemohon diberikan informasi seluruhnya. 5. Sengketa Informasi Publik, Selama Tahun 2014 terjadi sengketa informasi sekali antara BKKBN selaku termohon dengan pemohon informasi yaitu Sdr. Horas Napitupulu dan sengketa ini sudah disidangkan oleh Komisi Informasi Pusat pada tanggal 17 April 2014. Mediasi dengan pemohon sudah terjadi kesepakatan perdamaian dan ditandatangani oleh para pihak serta mediator (terlampir). Adapun rincian pelayanan informasi publik yang berlangsung selama tahun 2014 adalah sebagai berikut:
LAPORAN LAYANAN INFORMASI PUBLIK PPID BKKBN TAHUN 2014 BULAN INDIVIDU PEMOHON BADAN HUKUM KEL ORANG MEKANISME PERMOHONAN DATANG LANGSUNG ELEKTRONIK NON ELEKTRONIK JENIS INFORMASI YANG DIMINTA LAPORAN KEUANGAN LAPORAN TAHUNAN KONTRAK KERJA LAIN- LAIN PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI DIBERIKAN DITOLAK DIBERIKAN SEBAGIAN SELURUHNYA DIKECUALIKAN TIDAK DIKUASAI 1 - - - - - - - - - - - - - - - - SENGKETA INFORMASI 2 - - 1 1 - - - - 1 - - - - - 1-3 - - 2 2 - - - - 2 - - - - - 2-4 1 - - 1 - - - - 1 - - 1 - - - 1 5 - - 1 - - 1 - - 1 - - 1 - - - - 6 - - - - - - - - - - - - - - - - 7 - - - - - - - - - - - - - - - - 8 1-1 - - 1 - - 1 1-2 - - - - 9 - - - - - - - - - - - - - - - - 10 - - - - - - - - - - - - - - - - 11 - - - - - - - - - - - - - - - - 12 - - - - - - - - - - - - - - - - JUMLAH 2-5 5-2 - - 6 1-4 - - 3 1
V. Anggaran Pelayanan Informasi Anggaran pelayanan informasi sejak tahun Anggaran 2014 merupakan bagian yang tak terpisahkan dari Rencana Kerja Anggaran Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi BKKBN. VI. Kendala Pelaksanaan Layanan Informasi Publik 1. Dalam pelaksanaan layanan informasi publik, kendala yang dialami lebih kepada penyediaan informasi internal yang sangat tergantung supply data dari masing-masing satuan kerja. Hal ini cukup penting mengingat waktu yang diperlukan hanya 10 hari kerja untuk menjawab permintaan pemohon informasi. 2. Pemohon informasi saat ini pada umumnya sudah memahami tentang sejumlah ketentuan yang ada dalam UU No.14 Tahun 2008, sehingga mengetahui antara yang boleh diberikan dan yang dikecualikan,. Oleh karena itu, PPID BKKBN harus tetap pro aktif untuk mengingatkan satuan kerja internal BKKBN, karena masalah waktu bersifat cukup rentan. 3. Peningkatan kualitas pelayanan dibutuhkan SDM yang handal dalam melayani informasi ke pemohon informasi dan khalayak. 4. Kurang maksimalnya peran petugas pengelola informasi dan dokumentasi yang ada di 29 unit kerja BKKBN Pusat; 5. Kurangnya dukungan dari pimpinan masing-masing unit kerja dalam hal pengelolaan informasi dan dokumentasi di BKKBN Pusat; 6. Diharapkan di tahun 2015 dari masing-masing satuan kerja dapat memberikan daftar informasi publik yang telah dikelompokan yaitu kategori informasi berkala, informasi yang tersedia setiap saat dan informasi yang dikecualikan secara periodik sesuai dengan ketentuan yang ada dalam UU No.14 Tahun 2008 kepada PPID BKKBN.
VII. Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut Untuk Meningkatkan Kualitas Pelayanan Informasi 1. Penyediaan Aplikasi layanan informasi publik untuk transaksi permintaan informasi, penanganan pengaduan/keberatan, recording hasil transaksi, serta laporan. 2. Dalam pelaksanaan layanan informasi publik dibutuhkan SDM yang handal dan kompeten dalam melayani, maka pelatihan dan kursus dalam melayani permohonan informasi sangat dibutuhkan Meningkatkan pembinaan kepada petugas pengelola informasi dan dokumentasi yang ada di 29 unit kerja BKKBN Pusat; 3. Meningkatkan advokasi kepada pimpinan masing-masing unit kerja dalam hal pentingya pengelolaan informasi dan dokumentasi di BKKBN Pusat; 4. Meningkatkan kerjasama internal Bidang - Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi; 5. Monitoring dan evaluasi pengelolaan PPID Perwakilan BKKBN Provinsi di seluruh Indonesia; 6. Meningkatkan koordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dalam Pengelola Informasi dan Dokumentasi (seperti: Komisi Informasi Pusat, Kominfo, PPID Perwakilan BKKBN Provinsi se-indonesia, dan sebagainya). VIII. Prestasi Berdasarkan monitoring dan Evaluasi Komisi Informasi Pusat, PPID BKKBN memperoleh peringkat II Badan Publik Kategori Lembaga/Badan Terbaik dalam Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008. Demikian laporan tahunan secara ringkas ini kami susun sebagai bahan koreksi dan evaluasi terhadap kinerja PPID BKKBN. Jakarta, 7 Januari 2015 Ketua PPID BKKBN Pusat, Drs. Bambang Marsudi, MM