BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA) PROVINSI SUMATERA UTARA A. Pengertian Pengendalian dan Pengawasan Intern Sebelum membicarakan unsur-unsur pengawasan intern, ada baiknya penulis membahas definisi dari pengendalian intern dan pengawasan intern tersebut. Krismiaji (2010:218) mengatakan bahwa penegndalian intern (internal control) adalah, rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aset, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Definisi pengawasan intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum/undangundang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan. (Hery, 2014:11) Yang dimaksud ketentuan di sini bisa saja meliputi peraturan di bidang perpajakan, pasar modal, hukum bisnis, undang-undang anti korupsi dan sebagainya. Demikian juga pengendalian internal untuk memantau apakah kegiatan operasional maupun finansial perusahaan telah berjalan sesuai sesuai dengan prosedur dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Sedangkan definisi pengawasan intern adalah pemisahan antara tugas pencatatan, penghitungan dan penyimpanan ini merupakan tindakan pengamanan 33
34 terhadap penyelewengan dan pada zaman modern sekarang ini masih diterima sebagai kunci dalam pengaturan keamanan harta. Definisi lain pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu seorang pemimpin melaksanakan tugas sehingga mempunyai peranan yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dalam arti sempit pengawasan berarti pengecekan penjumlahan baik penjumlahan secara mendatar (cross footing) maupun penjumlahan secara menurun (footing). Sedangkan pengertian pengawasan intern dalam arti luas, pengawasan intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan, tetapi juga meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan pengawasan. Berikut ini beberapa pengertian pengendalian intern menurut Ikatan Akuntan Indonesia : Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319) Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai. Pengawasan intern dapat pula diartikan sebagai berikut : Rolin C. Niswonger (1999:183 ) Pengawasan intern meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu organisasi untuk mengamankan harta kekayaannya, menguji ketepatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, menggalakan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan. Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan baik, seorang pemimpin harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang
35 dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang relatif rendah. B. Pengertian dan Fungsi Pengawasan Intern Kas Sistem pengawasan intern suatu lembaga terdiri dari kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan dapat tercapai. Suatu lembaga membentuk pengendalian intern dengan memperhatikan ukuran dan sifat unit yang bersangkutan. Pengawsan intern memegang peranan penting dalam kegiatan suatu lembaga/perusahaan, karena dengan adanya suatu pengawasan intern maka suatu perusahaan/lembaga dapat melaksanakan kegiatannya dengan baik. Pengawasan ini akan semakin terlaksana dengan baik jika didukung oleh orang-orang yang tepat sebagai pelaksananya. Penggunaan alat pengolahan data seperti komputer untuk mengolah data transaksi akan mempermudah pelaksanaan pengawasan intern. Oleh karena itu, lembaga dapat mengetahui bahwa tujuan dilaksanakannya pengawasan intern adalah untuk menjaga harta kekayaan perusahaan/lembaga, memajukan efektifitas perusahaan/lembaga, mendukung kebenaran data-data akuntansi dan mendorong pelaksanaannya kebijakan perusahaan/lembaga dengan baik dan benar. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi harus dilakukan sesuai sistem otorisasi yang ditetapkan dan mencatat transaksi dengan catatan akuntansi agar transaksi itu dicatat dalam jumlah yang benar, transaksi dicatat dalam periode yang sebenarnya, transaksi dicatat dengan ringkas dan teliti.
36 Kas yang diartikan dengan uang tunai, alat bayar dan alat pertukaran yang fleksibel yang dapat dipakai dimana saja dan dalam perusahaan kas disebut aset yang paling lancar didalam laporan posisi keuangan. Seperti yang diungkapkan oleh Soemarso (2002:230) Kas adalah segala sesuatu baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominal. Menurut Munawir (1983:14) Kas merupakan uang tunai yang dapat digunakan untuk membiayai operasi perusahaan, termasuk dalam pengertian kas adalah cek yang diterima dari para pelanggan dan simpanan perusahaan di bank dalam bentuk giro atau demand deposite, yaitu simpanan bank yang dapat diambil kembali (menggunakan cek/bilyet). Dalam pengertian lain yang termasuk kas adalah adalah suatu unsur current assets diantaranya adalah mata uang logam atau kertas yang dikeluarkan pemerintah, baik notes dan lainnya. Kas juga merupakan aset yang tidak produktif karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat meluas dan tumbuh kecuali bila dikonversikan kedalam bentuk kepemilikan lainnya, oleh karena itu harus dijaga jumlah kas agar tidak terlalu besar sehingga tidak ada kas yang menganggur (Idle Cash). Dari beberapa pengertian tentang pengawasan intern dan kas yang tertulis diatas dapat diambil bahwa pengawasan intern kas adalah pengawasan terhadap kegiatan perusahaan/lembaga yang secara langsung berhubungan dengan arus kas, mengadakan pengawasan struktur organisasi pada bagian keuangan, prosedurprosedur keuangan dan pencatatan berguna untuk mendapatkan kecermatan dan
37 ketelitian pada data akuntansi. Tindakan yang efektif dan efisien terhadap transaksi keuangan serta dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Fungsi pengawsan intern kas adalah : 1. Menjaga aset/harta kekayaan dan catatan perusahaan, 2. Memeriksa ketelitian ketelitian dan kebenaran data akuntansi, 3. Memajukan efektifitas dan efisiensi dalam operasi, 4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan yang ditetapkan lebih dulu. Kas sangat menarik dan penting sehingga dijadikan sasaran utama untuk penyelewengan. Oleh karena itu, perusahaan/lembaga memerlukan suatu pengawasan intern kas. Adapun beberapa cara yang umum dilakukan untuk menyelewengkan kas, yaitu: 1. Menyiapkan bukti palsu atau mengajukan bukti untuk mendapatkan pembayaran dua kali, 2. Kitting atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat pembayaran tetapi mencatat penyetoran dalam melakukan transaksi bank, 3. Mencantumkan jumlah total yang tidak benar dalam buku kas, 4. Menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani, 5. Menggunakan cek dan gaji/dividen yang belum ditagih oleh pihak yang berhak, 6. Mengubah bukti pengeluaran kas kecil.
38 Cara-cara penyelewengan tersebut yang mungkin dilakukan bahkan sering dilakukan secara sengaja ataupun tidak sengaja akan sangat menghambat tercapainya tujuan pengawasan intern kas. Alasan suatu lembaga pemerintahan untuk menerapkan sistem pengawasan intern kas adalah agar tidak terjadi penyelewengan dan tercapai tujuan yang diinginkan dengan cara yang lebih efisien. C. Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas Unsur pengawasan intern yang digunakan merupakan faktor yang menentukan keadaan laporan keuangan yang dihasilkan. Seorang kepala dinas harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya. Adapun unsur-unsur pengawasan intern kas adalah : 1. Struktur yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas, 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi, 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab ( Mulyadi, 2008:164 ) Dengan adanya pemisahan tanggungjawab pada masing-masing bagian maka karyawan akan merasa lebih bertanggungjawab kepada tugasnya sehingga penyelewengan atau penyimpangan akan sulit dilakukan, jikapun ada
39 akan sangat mudah diketahui karena karyawan pada masing bagian telah diberikan tanggungjawab penuh atas tugasnya. a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab dan wewenang Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggungjawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok, pembagian tanggungjawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut : 1. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dalam akuntansi. 2. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk melaksanakan semua tahapan transaksi. Dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal cek diantara unit organisasi pelaksanaan. Catatan akuntansi yang diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi yang lain dengan adanya pemisahan fungsi-fungsi tersebut sehingga data akuntansi yang dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya sebagai akibatnya kekayaan organisasi terjaga keamanannya. b) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya Dalam suatu lembaran transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang berwenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh sebab itu, suatu lembaga harus membuat sistem pembagian wewenang
40 untuk diotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu alat yang dipakai adalah formulir. Oleh karena itu, penggunaan formulir baru diawasi guna pengawasan otorisasi, prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan akuntansi. Dengan tingkat keandalan yang tinggi dan akan menghasilkan informasi yang teliti serta dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi/lembaga. c) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun cara-cara umum yang dilaksanakan suatu lembaga dalam menciptakan praktek yang sehat : 1. Menggunakan formulir bernomor urut tercetak dan harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, 2. Pemeriksaan mendadak, 3. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang/satu unit, tanpa campur tangan orang/unit lain, 4. Perputaran jabatan, 5. Keharusan pengambilan cuti bagi pegawai yang menjadi haknya, 6. Pencocokan fisik keuangan dengan catatannya, 7. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan intern yang ada, unit ini disebut Satuan Pengawasan Intern/Staf Pemeriksa Intern. d) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawab
41 Unsur ini merupakan unsur yang paling penting karena dengan memiliki pegawai yang kompeten, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum dan badan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang diandalkan. Dari unsur-unsur pengawasan intern kas diatas, yang dilakukan oleh BAPPEDA adalah: 1. Struktur organisasi BAPPEDA provinsi Sumatera Utara melakukan pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas, hal ini dilakukan agar kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak diperbolehkan melakukan transaksi tanpa campur tangan yang lain. Penerimaan dan pengeluaran kas harus menggunakan kuitansi sebagai bukti dan mencatatnya dalam buku kas, 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya, 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit lembaga dilakukan. Misalnya : dengan menggunakan kuitansi bernomor urut, pencatatan transaksi dengan baik kecuali dalam hal cuti karyawan yang menangani kas, 4. Pemilihan karyawan yang bermutu sesuai dengan tanggungjawabnya, 5. Inspeksi secara mendadak terhadap aktivitas yang dilakukan terutama dalam hal kas.
42 D. Prosedur Pengeluaran Kas yang dilakukan Kas yang tersedia pada BAPPEDA digunakan untuk membayar biaya operasional BAPPEDA, baik pembayaran biaya non rutin dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan operasi dari suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin yaitu biaya gaji, biaya pemeliharaan, dll. Setiap pengeluaran yang dilakukan harus mendapat persetujuan dari yang berwenang. Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Menerima berkas tagihan pembayaran. 2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. 3. Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas/bank. 4. Membuat bukti pengeluaran kas/bank imprest dan mencetaknya. 5. Meminta paraf/tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank sesuai kewenangan. 6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro. 7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan uraian dari bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. BAPPEDA provinsi Sumatera Utara memiliki struktur organisasi yang teratur dan staff yang menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggungjawab yang jelas dan benar, 2. Sistem pengawasan kas dilakukan dengan melibatkan sub dinas melalui SPJ yang dinilai cukup efektif dalam mendeteksi terjadinya kecurangan kas, 3. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas berlangsung melalui prosedur yang sangat ketat, sehingga sulit dilakukan manipulasi, 4. Pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas didukung oleh bukti yang lengkap, 5. Sistem pengeluaran kas dilakukan terhadap pengeluaran rutin dan non rutin yang dilakukan oleh berbagai tingkat elemen yang ada pada BAPPEDA provinsi Sumatera Utara. B. Saran 1. Hendaknya sistem pengawasan internal perlu ditingkatkan lagi, mengingat semakin berkembangnya kemajuan segala bidang, khususnya dalam halhal yang menunjang kemajuan organisasi, sebaiknya dilakukan 43
44 pemantauan terhadap pengawasan secara berkala dan teratur agar setiap fungsi dapat berjalan semaksimal mungkin dan segala kecurangankecurangan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem pengawasan dapat diketahui segera dan dapat dilakukan perbaikan, 2. Sebaiknya pemerintah membentuk tim auditor internal yang resmi agar setiap aktivitas kas dapat lebih diawasi dengan lebih independen, 3. Hendaknya pemerintah provinsi Sumatera Utara membentuk tim pengawasan internal yang bertugas di dinas masing-masing, dimana tugasnya ialah mengawasi tugas pemegang kas yang berfungsi sebagai bagian Akuntansi dinas.