22 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Lahirnya UU No 43 Tahun 2009 telah membawa perubahan besar dunia kearsipan di Indonesia. Setiap instansi diwajibkan memelihara arsip yang diciptakan sebagai bukti pertangungjawaban atas kegiatan yang dilakukan sehingga organisasi pencipta arsip wajib melakasankan manajemen kearsipan dari penciptaan sampai penyusutan. Manajemen kearsipan yang dilaksanakan oleh organisasi bertujuan untuk mengelola arsip dengan menggunakan sistem kearsipan untuk melaksanakan pekerjaan, fungsi dan tugasnya. Sistem Kearsipan merupakan suatu rangkaian yang terdiri dari input, proses dan output yang menghasilkan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip 1. Sistem kearsipan terdiri dari tiga unsur yaitu komponen input, komponen proses dan komponen output. Komponen Input merupakan unsur yang dibutuhkan dalam melaksanakan kegiatan kearsipan meliputi : data, SDM/ arsiparis, fasilitas dan dana. Komponen Proses merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai suatu hasil tertentu karena di bagian ini merupakan kegiatan inti dari sistem kearsipan mulai tahap penciptaan arsip ( records creation), distribusikan (distribution),pemanfaatan (use), pemeliharaan (maintenance), penyimpanan (storage) sampai penyusutan (disposal). Penciptaan yaitu kegiatan yang berupa penyusunan surat keluar dan penerimaan surat masuk yang kemudian di distribusikan baik secara internal maupun eksternal yang di manfaatkan untuk keperluan pelaksanaan fungsi dan peran manajerial. Pemeliharaan 1 Yohanes Suraja, Manajemen Kearsipan (Malang: DIOMA, 2006), hlm : 18
23 dilakukan dengan menyimpan arsip aktif ke dalam folder yang ditempatkan ke dalam filling cabinet. Penataan arsip aktif bisa menggunakan masalah, wilayah, alfabetis, nomor atau tanggal. Lama penyimpanan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip untuk mengetauhi nilai guna arsip dalam kegiatan penyusutan (disposal). Penyustan arsip dilakukan dengan cara pemusnahan agar isi informsinya tidak dapat diketauhi lagi, pemindahan dengan cara memindahkan arsip yang sudah memasuki masa inaktif dari pusat penyimpanan arsip aktif (central file) ke unit kearsipan (records center) sesuai jadwal retensi arsip dan penyerahan arsip yang permanen dari pencipta arsip ke lembaga kearsipan. Komponen Output merupakan hasil dari sistem Input dan Proses yang menghasilkan arsip menurut UU No 43 Tahun 2009 : rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara 2. Penyusutan merupakan komponen yang paling berperan karena memiliki tujuan menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan, mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi, mempercepat temu balik arsip, mempermudah pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang bernilai guna sekunder dan menyelamatkan bukti kegiatan organisasi pencipta arsip Dinas Tenaga Kerja dan Trasmigrasi yang terletak terletak di Jalan Lingkar Utara Maguwoharjo, Depok, Sleman. Lembaga ini dipimpin oleh Kepala Dinas (Eselon II) yang berkedudukan dibawah Pemda Provinsi DIY dan bertanggung jawab langsung kepada Gubernur. Memiliki tugas menangani masalah ketenagakerjaaan dan 2 Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
24 transmigrasi. Oleh Karena itu, arsip yang dihasilkan oleh lembaga ini merupakan arsip yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya. Arsip di Dinas Tenaga Kerja dan Trasmigrasi sebagian besar sudah tertata seperti arsip keuangan dari sub bagian keuangan, arsip bina progam dari bagian progam dan informasi dan arsip umum dari sub bagian umum. Namun masih ada yang tercampur (arsip belum teratur) seperti arsip dari Bidang Transmigrasi. Dinas Tenaga Kerja dan Trasmigrasi sudah melakukan pemusnahan dan penyerahan arsip ke Lembaga Kearsipan (BPAD) Yogyakarta. Pada tahun 2014, Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi akan merencanakan kegiatan penilaian dalam rangka penyusutan. Pemindahan merupakan langkah awal sebelum dilaksankan penilaian. Dinas Tenaga Kerja menggunakan metode pemindahan berkala untuk melakukan pemindahan arsip. Pemindahan pertama, dilakukan pada tahun 2005. Pemindahan tersebut merupakan progam dari BPAD sebagai upaya penyelamatan arsip terutama arsip subtantif (arsip-arsip yang berkaitan dengan ketransmigrasian) dari Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Pemindahan tersebut tidak disertai oleh berita acara pemindahan namun disaksikan oleh dua orang petugas dari Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Pemindahan kedua, dilakukan pada tahun 2012. Arsip yang dipindahakan meliputi arsip dari bagian umum, arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip transmigrasi dan arsip ketenagakerjaan. Pemindahan arsip tersebut tidak disertai dengan berita acara pemindahan. Arsip-arsip tersebut di simpan di Records center Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Pemindahan ketiga, dilakukan pada tahun 2014. Arsip yang dipindahkan meliputi arsip umum, arsip keuangan, arsip bina progam dan arsip transmigrasi yang masih belum teratur.
25 berikut : Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dirumuskan permasalahan sebagai 1. Bagaimana metode yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Trasmigrasi dalam melakukan penyusutan? 2. Kendala apa saja yang dihadapi dalam penyusutan arsip? 3. Apa dasar hukum yang dijadikan pedoman untuk melakukan penyusutan? B. Tujuan PKL Ada beberapa tujuan yang hendak dicapai dalam PKL / penelitian ini, pertama adalah untuk mengetauhi metode yang digunakan oleh Dinas Tenaga kerja dan Transmigrasi dalam penyusutan arsip. Kedua, untuk mengetauhi kendala yang dihadapi dalam melakukan penyusutan arsip di instansi tersebut sehingga dapat diketauhi akar permasalahan, dan memberikan solusi atau pemecahan yang baik dalam kendala yang dihadapi. Ketiga, untuk untuk mengetauhi dasar hukum yang dijadikan pedoman Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dalam melakukan penyusutan, karena untuk melakukan penyusutan harus memiliki JRA atau keputusan dari lembaga tertinggi (Keputusan Gubernur) sebagai acuan untuk melakukan penyusutan baik pemusnahan, penyerahan maupun pemindahan. C. Tinjauan Pustaka Pelaksanaan penelitian ini, ada beberapa bahan pustaka dipakai sebagai penunjang dalam penelitian yang bersifat teoritis dalam penyusunan laporan. Bahan pustaka yang digunakan antara lain, buku pertama Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar memahami dan mengelolah informasi dan dokumen karangan Sulistyo Basuki, tahun 2003. Pada buku ini secara umum membahas tentang manajemen arsip dinamis, namun yang lebih khusus sesuai dengan tema yaitu pembahasan tentang
26 penaksiran (Appraisal) Arsip Dinamis, Jadwal Retensi dan Pemusnahannya yang terdapat pada bagian 4 sesuai dengan tema penelitian. Pada bab ini menjelaskan bahwa Jadwal Retensi Arsip memiliki landasan kuat untuk melakukan penyusutan arsip dinamis secara continuum sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga, peralatan dan sebagainya. Selain itu JRA juga memilki tujuan untuk menciptakan efisiensi dan konsistensi temu balik arsip dinamis. Penaksiran (Appraisal) arsip merupakan proses menilai aktivitas badan korporasi dan menentukan arsip dinamis mana yang perlu disimpan guna memenuhi kebutuhan badan korporasi, persyaratan pertanggung jawaban badan korporasi, serta harapan komunitas. Buku ini juga menjelaskan bahwa penentuan seri arsip dinamis diperlukan karena memiliki hubungan yang timbul akibat penciptaan dan penggunaan arsip dinamis. Setiap seri arsip dinamis aktif maupun inaktif memiliki nilai berdasarkan nilai guna administratif, fiskal, hukum, history. Buku kedua Penyusutan Dan pengamanan Arsip Vital Dalam Manajemen Kearsipan karangan Boedi Martono, tahun1997. Buku ini secara umum mengambarkan tentang penyusutan arsip mulai dari progam penyusutan arsip yang mencakup Inventaris arsip sampai menentukan nilai guna arsip dalam rangka penyusutan, bagian yang relevan dengan tema terdapat pada bab II mengenai Progam Penyusutan Arsip yang mencakup tentang pengertian Jadwal Retensi Arsip dan langkah-langkah untuk melakukan penilaian yang mencakup inventaris arsip. Inventarisasi arsip merupakan kunci keberhasilan dalam menyusun jadwal retensi arsip bila Inventarisasi arsip tidak dilakukan mengakibatkan jadwal retensi arsip tidak efektif. Buku ketiga Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern karangan Sedarmayanti, tahun 2003. Buku ini secara umum menguraikan tentang menajemen arsip dinamis mulai dari perbedaan arsip, dokumenter dan museum, peranan arsip bagi
27 organisasi, sarana prasarana, penyusutan sampai pemanfaatan teknologi modern untuk sarana pengelolahan arsip. Bagian yang relevan dengan tema terdapat di bab VIII Penyusutan Arsip yang menjabarkan mengenai Metode Penyusutan sebelum pelaksanaa penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Ada dua macam metode penyusutan yaitu metode berkala (dilakukan dalam jangka waktu tertentu) dan metode berulang-ulang (dilakukan secara langsung tanpa menunggu periode tertentu). Buku keempat Sistem Kearsipan Praktis Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip karangan Boedi Martono, tahun 1990. Buku ini lebih spesifikasi tentang penyusutan. Selain penyusutan, buku ini juga menguraikan tentang pengertian pemeliharaan arsip baik kertas maupun non kertas. Bagian yang relevan dengan tema terdapat pada bab II Progam Penyusutan Arsip yang menguraikan tentang penyusutan arsip yang mencakup Invertarisasi Arsip, Pengelolahan Hasil Pendataan dan penjadwalan. Inventaris arsip dilakukan dengan melakukan pendataan fisik arsip yang berkaitan dengan isi keterangan seri berkas, kurun waktu, volume, kegunaan, frekuensi kegunaan, sistem penyimpanan dan sebagainya. Pengolahan data dilakukan setelah data inventarisasi ada, pengolahan data tersebut dimaksudkan untuk meneliti kembali hasil inventarisasi tersebut dalam rangka penetapan jangka simpan (retensi). Buku ke lima berjudul Information And Record Management pengarang Smith Milburn D, tahun 1989. Buku ini membahas tentang record managemen yang menyebutkan bahwa record have a four phase life cycle based of their relative business value over time, first the period in which record are created, second a period of active and requent user, third a phase of semi active or archival use and finally a
28 period when they become absolete and should be destroy 3 buku ini menjelaskan bahwa arsip memiliki daur hidup dimulai dari arsip diciptakan untuk keperluan administratif, digunakan sebagai perencanaan maupun evaluasi, setelah digunakaan untuk kegiatan administratif arsip akan memasuki masa inaktif yang akhirnya akan dimusnakan atau di simpan (permanen) sebagai memori kolektif. D. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam kegiatan PKL/ penelitian menggunakan metode kualitatif, yaitu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskripsi. Data yang telah ada digunakan untuk penyempurnaan dan verifikasi, sehingga penulis dapat mengetauhi masalah yang timbul di lapangan, karena penulis terlibat dalam penelitian dari awal sampai akhir. Teknik pengumpulan data yang digunakan : 1. Observasi pratisipasi yaitu pengumpulan data yang dilakukan dengan pengamatan dan pencatatan langsung secara sistematis mengenai hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan penyusutan yang dilakukan oleh penulis dalam melaksanakan penelitian dan mempraktikan secara langsung di lapangan, sehingga penulis mengetauhi kendala yang dihadapi oleh instansi yang bersangkutan. 2. Wawancara yaitu tanya jawab, baik berstruktur maupun tidak, wawancara dilakukan menggunakan pegangan (interview guide) maupun secara langsung (face to face) yang bertujuan memancing responden dalam rangka mencari informasi secara mendalam. Respoden berasal dari petugas yang melakukan kegiatan penyusutan arsip di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi sehingga informasi yang didapatkan lebih akurat. 3. Studi Pustaka yaitu membaca sumber-sumber bacaan yang relevan dengan tema penelitian. Studi pustaka dapat dijadikan landasan, acuan serta gambar untuk 3 Smith, Milburn D. Information And Record Management( New York : The Omnl Group, Ltd, 1989 ), Hlm. 4
29 membantu mengevaluasi hasil yang ada di lapangan dengan teori yang relevan untuk pembuatan laporan tugas akhir. 4. Data Sekunder berupa pencariaan data-data mengenai pedoman yang digunakan untuk melakukan pemindahan seperti Peraturan Gubernur dan JRA.. E. Sistematika Penulisan Laporan Tugas Akhir ini merupakan sebuah kesatuan dari bab I ke bab berikutnya yang menguraikan tentang pemindahan arsip transmigrasi dari unit kerja (central file) ke unit kearsipan (records center) di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Bab Satu : Pendahuluan. Bagian ini berisi tentang latar belakang dan permasalahan, tujuan, metode penelitian serta tinjauan pustaka. Penulis memilih tema penyusutan karena penyusutan merupakan bagian dari daur hidup arsip yang memilki fungsi yang strategis karena dapat mengendalikan volume arsip, mempermudah temu kembali arsip, menyelamatkan dokumen dari kehilangan dan kerusakan, mempermudah perawatan arsip yang masih memiliki nilai guna serta mempermudah pelayanan kepada user baik internal maupun eksternal. Bab Dua: Sejarah dan Profil Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Pada bab ini mendeskripsikan tentang sejarah dan perkembangan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dari awal berdiri sampai sekarang sehingga dapat memberikan gambaran mengenai penyusutan di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Bab Tiga: Pembahasan Tentang Pemindahan arsip di central file Bidang Transmigrasi ke records center Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi DIY. Bab ini mendeskipsikan tentang prosedur pemindahan arsip dari central file Bidang Transmigrasi ke records center Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi dalam rangka
30 penyusutan, dari uraian tersebut menggambarkan prosedur yang dilakukan sebelum dilakukan pemindahan arsip sampai penilaian arsip. Bab Empat: Penutup. Bagian ini berisi kesimpulan dan saran, Kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban yang dihasilkan dari penelitian yang disimpulkan oleh penulis setelah melaksanakan penelitian, saran diberikan bertujuan untuk memberikan solusi terhadap masalah yang timbul sehingga dapat dijadikan masukan untuk memperbaiki sistem yang ada ke arah yang lebih baik.