Mata Kuliah -Management Event- Modul ke: 13Fakultas FIKOM Teknik Dalam Penyebaran Proposal Ardhariksa Z, M.Med.Kom Program Studi Marketing Communication and Advertising
Proposal Proposal dapat diartikan sebagai bentuk pengajuan atau permohonan, penawaran baik itu berupa ide, gagasan, pemikiran maupun rencana kepada pihak lain untuk mendapatkan dukungan baik itu yang sifatnya izin, persetujuan, dana dan lain - lain.
Tujuan Proposal Memperoleh bantuan dana,memperoleh dukungan atau sponsor, dan memperoleh perizinan. Unsur-unsur proposal yaitu, nama/ judul kegiatan, pendahuluan,tujuan, waktu dan tempat, sasaran kegiatan, susunan panitia, anggaran, penutup, tanda tangan dan nama terang.
FUNGSI PROPOSAL untuk melakukan penelitian yang berkenaan dengan agama, sosial, politik, ekonomi, budaya, dan sebagainya. untuk mendirikan usaha kecil, menengah, atau besar. untuk mengajukan tender dari lembaga-lembaga pemerintah atau swasta. untuk mengajukan kredit kepada bank. untuk mengadakan acara seminar, diskusi, pelatihan, dan sebagainya.
Teknik dalam penyebaran proposal Teknik dalam penyebaran proposal yaitu untuk mengajak sponsor berpartisipasi dalam acara atau event yang kita buat. Ada beberapa lampiran dalam penyebaran proposal antara lain adalah :
1. Surat pengantar Sertakan surat pengantar untuk menunjukan secara jelas dan singkat isi proposal dan mengapa hal itu penting bagi mereka. Apabila anda telah melibatkan sponsor lain, sampaikan juga dalam surat pengantar anda.
2. Daya tarik dan perbandinganya Anda perlu mencantumkan hasil angket dari audiens anda dalam proposal, kita harus menunjukan nilai jual utama kepada sponsor. Nilai jual itu adalah hubungan yang erat antara audiens dan produk mereka serta keuntungan spesifik bagi mereka. Berikan gambaran bahwa mereka akan lebih beruntung apabila mendukung event anda daripada harus menyelenggarakan sendiri atau beriklan, mempunyai cara yang unik yng memikat audiens dan memberikan info ke audiens tentang karakteristik sponsor.
3. Kesamaan segmen Kesamaan segmen secara psikografis dan demografis menjdi salah satu yang membuat sponsor mempertimbangkan proposal kita.
4. Tampilan Fisik Anda harus memberi perhatian pada tampilan fisik proposal. Semakin menawan tampilan fisik sebuah proposal, tawaran anda semakin meyakinkan. Untuk mengurangi risiko pembajakan ide, kita bisa menuliskan kata Copyright nama event organizenya didalam proposalnya, untuk mengurungkan niat pembajak ide meng-copy proposal tersebut.
Beberapa hal yang harus diperhatikan saat akan presentasi sebagai berikut : Buat janji dengan calon sponsor. Usahakan bisa bertemu langsung dengan pimpinan perusahaan/cabang perusahaan. Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum mendapat sambutan positif. Apapun kegiatan yang anda selenggarakan, yakinkan itu adalah kegiatan yang terbaik. Datang tepat waktu dan lakukan komunikasi informal dengan penerima tamu. Sampaikan identitas organisasi dan berikan kartu nama. Berlatih sebelum waktu presentasi Berpakaian yang rapi dan pantas Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam proposal. Pada waktu persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal approach dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara kegiatan. Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor (kalo bisa kartu nama). Tanyakan kapan bisa di-follow up. Setelah itu follow up via telpon.
Ada 3 sektor peluang sponsor yaitu : 1. Public Sector sektor publik/instansi pemerintahan Instansi pemerintahan memiliki alokasi anggaran untuk membantu meningkatkan kualitas masyarakat baik dalam hal fisik maupun non fisik. Tingkat kabupaten, propinsi maupun nasional. Pemerintah memiliki program kerja. Pada beberapa program kerja selalu melibatkan masyarakat sebagai partner
2. Private Sector Penulis Penulis yang sedang mempromosikan tulisannya. Mengundang mereka biasanya free akomodasi dan transportasi Penerbit yang sedang mempromosikan buku terbitan terbarunya Perusahaan yang sedang promo produk baru Perusahaan yang sedang membuka kantor cabang baru Perusahaan memiliki Corporate Sosial Responsibility (CSR) ditujukan untuk kegiatan sosial dan non profit Bank memiliki dana-dana sosial untuk pemberdayaan masyarakat anggaran dana promosi Setiap perusahaan selalu memiliki anggaran dana promosi Perusahaan yang sedang berkembang dan akan melakukan ekspansi pasar
3. Third Sector Lembaga Amil Zakat Infaq Shadaqah. Lembaga sosial non profit memiliki alokasi anggaran berbagai macam bidang garap.caranya aksesnya dengan menjadi mitra kerja. Lembaga Sosial memiliki program kerja dan pada beberapa program membutuhkan kerjasama dengan pihak lain
Terima Kasih Ardhariksa Z., M.Med.Kom