BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan. Secara garis besar penulis dapat menganalisa sistem pengolahan data barang di Perum Damri Bandung. Pada saat ini bahwa sistem yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut bahwa dalam mengolah datanya sangat lambat dikarenakan masih menggunakan dokumen yang berupa catatan didalam mengolah permintaan maupun pemesanan barang. Kemudian dalam hal penyimpanan data atau pengarsipan datanya masih manual sehingga jika sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan, maka dalam pencariannya akan mengalami kesulitan dan kurang efisien. Maka dengan situasi sistem yang sedang berjalan, dimana kebutuhan untuk pengolahan data yang lebih efisien dan tidak memerlukan banyak waktu didalam pengelolaan data maupun pendistribusian informasi pada saat ini. Peranan program aplikasi pengolahan data barang sangat membantu dalam penyebaran informasi didalam internal perusahaan. Sehingga penerapan pengolahan data ataupun pendistribusian informasi menjadi lebih teratasi karena program aplikasi pengolahan data barang menjadi solusi yang tepat didalam mengatasi permasalahan untuk dapat diterapkan di perusahaan ini. 4.1.1 Analisis Prosedur Yang Berjalan Prosedur yang sedang berjalan merupakan langkah-langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Dalam menganalisa
prosedur ini, bahwa bagian yang terkait yaitu Sub.bag Persediaan dan Pergudangan dan beberapa Sub.bagian dari keseluruhan struktur organisasi, analisis difokuskan pada bagian Persediaan dan Pergudangan. Berikut analisis prosedur barang pada Perum Damri adalah sebagai berikut : 1. Sub.bag Perawatan dan Perbengkelan membuat permintaan barang yang diperusahaan disebut dengan surat perintah perbaikan kendaraan ( SPPK) yang kemudian diserahkan kepada Sub.bag Tata Taksana Teknik. 2. Sub.bag Tata Taksana Teknik membuat daftar permintaan barang yang selanjutnya diserahkan kepada Sub.bag Persediaan dan Pergudangan. 3. Sub.bag Persediaan dan Pergudangan mengecek barang, dan jika barang tersedia, barang diserahkan kepada Sub.bag Tata Taksana Teknik disertai Bukti Barang Keluar (BBK). 4. Sub.bag Tata Taksana Teknik mengeluarkan barang dari gudang dan memberikannya kepada Sub.bag Perawatan dan Perbengkelan untuk dipasangkan pada bus. Prosedur pemesanan barang pada Perum Damri adalah sebagai berikut: 1. Jika tidak tersedia barang digudang, maka Sub.bag Persediaan dan Pergudangan menyerahkan pada tim pengadaan barang yang ada didalamnya. 2. Tim pengadaan barang bertugas mengadakan barang yang dipesan dari Supplier dan pembelian barang tersebut atas persetujuan kepala unit. 3. Tim pengadaan barang menerima barang dari supplier disertai faktur pembelian, kemudian mencatatnya disertai Bukti Barang Masuk (BBM).
4. Sub.bag Persediaan dan Pergudangan melaporkan Data Barang masuk atau keluar kepada Sub.bag Tata Taksana Teknik. 5. Sub.bag Tata Taksana Teknik melaporkan Data Barang masuk atau keluar kepada Kepala Unit. 4.1.1.1 Model Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem, dan bukan bagaimana. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu. Berikut ini adalah gambar model Use Case Diagram permintaan dan pemesanan barang di Perum Damri yang sedang berjalan :
Gambar 4.1 Use Case Diagram Permintaan dan Pemesanan Yang Berjalan 4.1.1.2 Model Activity Diagram Activity diagram (diagram aktivitas) adalah diagram yang menggambarkan aliran fungsionalitas dari sistem. Pada tahap pemodelan bisnis, diagram aktivitas dapat digunakan untuk menunjukkan aliran kerja bisnis (business work flow). Dapat juga digunakan untuk menggambarkan aliran kejadian (flow of events). Berikut ini adalah Activity Diagram permintaan dan pemesanan barang yang sedang berjalan pada Perum Damri :
Gambar 4.2 Activity Diagram Permintaan dan Pemesanan Yang Berjalan
4.1.2 Analisis Dokumen Dalam merancang suatu sistem yang harus ditentukan lebih dulu adalah analisis dokumen, dimana kumpulan dokumen ini merupakan kesatuan data untuk diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang digunakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan sebelumnya. Dokumen yang digunakan dalam proses ini adalah sebagai berikut: 1. Nota Permintaan barang (SPPK): Informasi yang menjelaskan tentang permintaan barang yang diperusahaan disebutkan dengan surat perintah perbaikan kendaraan (SPPK) dari Sub.bag Perawatan dan Perbengkelan untuk diserahkan kepada Sub.bag Persediaan dan Pergudangan. Item Data : Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang, Keterangan. 2. Bukti Barang Masuk (BBM): Informasi barang yang masuk ke gudang setelah membeli dari Supplier. Item Data : No Faktur, Tanggal Masuk, Petugas. 3. Bukti Barang Keluar (BBK): Informasi barang yang keluar dari gudang untuk Sub.bag Tata Laksana Teknik yang nantinya akan diserahkan kepada Sub.bag Perawatan dan Perbengkelan. Item Data : No Faktur, Tanggal Keluar, Petugas. 4.1.3 Analisis User Pada sistem ini user mempunyai hak akses sama, sehingga keamanan data yang ada menjadi rentan dari hal-hal yang tidak diinginkan. Maka yang usulkan pada sistem ini user dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Admin 2. User Pada sistem yang diusulkan, yang berperan sebagai user adalah Staf bagian Persediaan & Pergudangan. Admin merupakan user yang dapat menggunakan sistem sepenuhnya yaitu dapat melakukan pengeditan dan penginputan data kemudian membuat laporan. Sedangkan user hanya bisa melakukan penginputan data dan pembuatan laporan. Pada sistem yang diusulkan yang berperan sebagai admin adalah Kepala Gudang. 4.1.4 Analisis Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Adapun perangkat keras dan perangkat lunak di bagian gudang Perum Damri yaitu sebagai berikut : Tabel 4.1 No. Hasil Analisa Perangkat Keras Yang Sedang Digunakan Perangkat Keras (Hardware) 1 Processor Pentum IV 3.0 Ghz 2 VGA 64 Mb 3 RAM 512 Mb 4 Monitor CRT 17 5 Hardisk 80 Gb Tabel 4.2 Hasil Analisa Perangkat Lunak Yang Sedang Digunakan No. Perangkat Lunak Keterangan 1 Windows Xp Sistem Operasi 2 Microsoft. Excel Program pengolahan data
Dari hasil analisa tersebut dapat disimpulkan bahwa spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak di bagian gudang menunjang untuk di bangunnya aplikasi yang diusulkan. 4.1.5 Evaluasi Sistem Yang Berjalan Setelah penulis amati dari sistem yang sedang berjalan mulai dari proses pengolahan data permintaan dan pemesanan barang, yang meliputi pembuatan dokumen-dokumen serta pembuatan laporan-laporan, penulis menemukan ada beberapa kelemahan dalam sistem yang sedang berjalan ini. Kelemahan dari sistem yang sedang berjalan ini diantaranya sebagai berikut : 1. Tidak tersedianya sistem pengolahan data permintaan dan pemesanan barang yang terkomputerisasi secara otomatis. 2. Pimpinan (kepala unit) sering merasa kesulitan pada saat memerlukan informasi tentang permintaan dan pemesananbarang karena harus mengecek secara langsung ke bagian permintaan dan pemesanan barang. Dari uraian kelemahan sistem yang sedang berjalan tersebut, penulis mencoba memberikan solusi untuk mengatasi permasalahan pada sistem tersebut, antara lain : 1. Membangun program aplikasi pengolahan data barang yang terkomputerisasi sebagai solusi alternatif baru dalam melakukan proses permintaan dan pemesanan barang pada Perum Damri Bandung yang diharapkan dapat memberikan efisiensi waktu dan dapat meningkatkan efektivitas kerja para karyawan.
2. Membuat media penyampaian informasi yang terkomputerisasi agar dapat memberikan informasi kepada kepala unit tentang laporan hasil transaksi permintaan dan pemesanan maupun data barang, data supplier dan data lainnya. 4.2 Perancangan Sistem Pengembangan prosedur dan proses dari sistem yang sedang berjalan, merupakan sebuah perancangan sistem yang dapat digunakan untuk menghasilkan sebuah sistem yang baru, atau memperbaharui sistem yang sudah ada. Dengan tujuan meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi kebutuhan, dengan memanfaatkan teknologi informasi dan fasilitas yang tersedia. Berikut merupakan usulan perancangan sistem informasi yang dibangun secara komputerisasi, yang diharapkan dapat membantu dan mempermudah setiap tugas atau pekerjaan yang akan dilakukan. 4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem Tujuan utama dari perancangan sistem adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai mengenai sistem informasi yang baru. Adapun tujuan dari perancangan sistem yang diusulkan yaitu : 1. Memperbaiki sistem yang lama dengan yang baru. 2. Meningkatkan sumber daya manusia dan peralatan yang ada untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. 3. Mengelola dan memberikan informasi yang cepat dan efisien.
4.2.2 Rancangan Prosedur Yang Diusulkan Melakukan perubahan sistem informasi menjadi lebih terkomputerisasi merupakan proses yang melalui tahapan-tahapan dengan prosedur yang terstruktur, dengan dimulai dari tahapan perancangan prosedur yang diusulkan. Dalam perancangan prosedur ini, tahapan-tahapan tersebut meliputi Use Case Diagram (diagram use case), Activity Diagram (diagram aktivitas), Sequence Diagram (diagram sekuensial), dan Class Diagram (diagram kelas). Bertujuan untuk memudahkan dalam proses pembuatan perangkat lunak, dan menganalisis setiap alir dokumen. 4.2.2.1 Use Case Diagram Use Case Diagram adalah diagram yang menyajikan interaksi antara use case dan actor. Dimana actor dapat berupa orang, peralatan atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dibangun. Use case menggambarkan fungsionalitas sistem atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pandangan pemakai. Gambar 4.3 Use Case Diagram yang diusulkan
Penjelasan dari use case diatas, yaitu admin Sebelumnya harus login terlebih dahulu kedalam sistem. Setelah login berhasil, admin bisa menginput data permintaan dan pemesanan barang. Admin juga bisa mengupdate sistem kontrol di master seperti input data baru dan update data. Kemudian admin juga bisa mencetak laporan bukti barang masuk (BBM) dan bukti barang keluar (BBK). A. Prosedur permintaan barang usulan pada Perum Damri adalah sebagai berikut : 1. Sub.bag Perawatan dan Perbengkelan membuat permintaan barang yang diperusahaan disebut dengan surat perintah perbaikan kendaraan ( SPPK) yang kemudian diserahkan kepada Sub.bag Tata Taksana Teknik. 2. Sub.bag Tata Taksana Teknik membuat daftar permintaan barang yang selanjutnya diserahkan kepada Sub.bag Persediaan dan Pergudangan. 3. Admin selaku bagian dari Sub.bag Persediaan dan Pergudangan melakukan login ke sistem dan masuk halaman transaksi permintaan lalu mengecek stock barang, dan jika barang tersedia, admin menginputkan transaksi permintaan barang dan mencetak daftar permintaan barang yang diserahkan kepada bagian seksi gudang lainnya untuk diambilkan barang-barang yang diminta. 4. Barang yang keluar diserahkan kepada Sub.bag Tata Taksana Teknik lalu admin masuk ke halaman transaksi pengeluaran untuk mencetak Bukti Barang Keluar (BBK). 5. Sub.bag Tata Taksana Teknik mengeluarkan barang dari gudang dan memberikan kepada Sub.bag Perawatan dan Perbengkelan untuk dipasangkan pada bus. B. Prosedur pemesanan barang usulan pada Perum Damri adalah sebagai berikut : 1. Jika stock barang tidak tersedia, maka Sub.bag Persediaan dan Pergudangan menyerahkan pada tim pengadaan barang yang ada didalamnya.
2. Sebelumnya admin login ke sistem dan masuk menu pemesanan untuk menginputkan data pemesanan barang dan mencetak order pembelian disertai data barang dan suppliernya. 3. Tim pengadaan barang bertugas mengadakan barang yang dipesan dari supplier dan pembelian barang tersebut atas persetujuan kepala unit. 4. Tim pengadaan barang menerima barang dari supplier disertai faktur pembelian, kemudian admin mencatatnya di menu penerimaan dan mencetak Bukti Barang Masuk (BBM). 5. Admin melaporkan Data Barang masuk atau keluar kepada Sub.bag Tata Taksana Teknik. 6. Sub.bag Tata Taksana Teknik melaporkan Data Barang masuk atau keluar kepada Kepala Unit. 4.2.2.2 Activity Diagram Activity Diagram (diagram aktivitas) adalah diagram yang menggambarkan aliran fungsionalitas dari sistem. Gambar 4.5 Activity Diagram Login
Penjelasan dari gambar diatas yaitu user melakukan Login, jika Login salah maka akan muncul pesan kesalahan, sedangkan jika berhasil maka akan masuk ke tampilan menu utama. Gambar 4.6 Activity Diagram Transaksi Permintaan Penjelasan dari gambar diatas yaitu : User melakukan login, setelah login sukses kemudian admin masuk menu transaksi permintaan. User mengecek data barang, jika barang tersedia, admin menginput data permintaan barang yang telah
diberikan oleh Sub.bag Tata Laksana Teknik. Kemudian admin mencetak daftar permintaan barang dan melakukan order permintaan. Gambar 4.7 Activity Diagram Transaksi Pengeluaran Penjelasan dari gambar diatas yaitu : User melakukan login, setelah login sukses kemudian admin masuk menu transaksi pengeluaran dan menginput data pengeluaran barang. Kemudian user mencetak Bukti Barang Keluar (BBK) sebagai tanda bukti pengeluaran barang.
Gambar 4.8 Activity Diagram Transaksi Pemesanan Penjelasan dari gambar diatas yaitu : User melakukan login, setelah login sukses kemudian admin masuk menu transaksi pemesanan. User mengecek barang, jika stock habis, user menginput data PO. Kemudian admin mencetak data PO dan meminta persetujuan kepala unit untuk melakukan order pembelian barang.
Gambar 4.9 Activity Diagram Transaksi Penerimaan Penjelasan dari gambar diatas yaitu :User melakukan login, setelah login sukses kemudian user masuk menu transaksi penerimaan dan menginput data penerimaan barang. Kemudian admin mencetak Bukti Barang Masuk (BBK) sebagai tanda bukti penerimaan barang. 4.2.2.3 Sequence Diagram Sequence Diagram (diagram sekuensial) adalah diagram yang digunakan untuk menunjukkan aliran fungsionalitas dalam use case. Berikut ini adalah sequence diagram yang diusulkan :
Gambar 4.10 Sequence Diagram Login Penjelasan dari gambar diatas yaitu : Sebelum masuk menu utama, user harus login ke sistem. Jika data login salah maka admin tidak akan bisa masuk menu utama dan jika data login benar maka user bisa masuk menu utama, kemudian sistem akan otomatis menciptakan session variable. Gambar 4.11 Sequence Diagram Logout Penjelasan dari gambar diatas yaitu : Ketika user melakukan logout dari sistem, session variable yang telah diciptakan pun otomatis akan terhapus. Sehingga untuk masuk kembali ke sistem,user harus melakukan login ulang.
Gambar 4.12 Sequence Diagram Permintaan Barang Penjelasan dari gambar diatas yaitu : Sebelum melakukan permintaan barang, user harus login ke sistem. Jika data login salah maka user tidak akan bisa melakukan permintaan barang dan jika data login benar maka user bisa menginput data permintaan serta mencetak nota permintaan barang. user pun bisa langsung melakukan transaksi permintaan dan cetak nota permintaan kemudian data permintaan tersebut akan otomatis masuk ke dalam database permintaan. Gambar 4.13 Sequence Diagram Pengeluaran Barang
Penjelasan dari gambar diatas yaitu : Sebelum melakukan pengeluaran barang, user harus login ke sistem. Jika data login salah maka user tidak akan bisa melakukan pengeluaran barang dan jika data login benar maka user bisa menginput data pengeluaran serta mencetak Bukti Barang Keluar (BBK) untuk diberikan kepada Sub.bag Tata Laksana Teknik. user pun bisa langsung melakukan transaksi pengeluaran dan cetak Bukti Barang Keluar (BBK), kemudian data pengeluaran tersebut akan otomatis masuk ke dalam database pengeluaran. Gambar 4.13 Sequence Diagram Pemesanan Barang Penjelasan dari Gambar diatas yaitu: Sebelum melakukan pemesanan barang, user harus login ke sistem. Jika data login salah maka bagian gudang tidak akan bisa melakukan pemesanan barang dan jika data login benar maka user bisa melihat data barang dan menginput data PO serta mencetak nota PO untuk diberikan kepada supplier. user pun bisa langsung melakukan transaksi pemesanan dan cetak nota PO, kemudian data pemesanan tersebut akan otomatis masuk ke dalam database pemesanan.
Gambar 4.14 Sequence Diagram Penerimaan Barang Penjelasan dari Gambar diatas yaitu : sebelum melakukan penerimaan barang, user harus login ke sistem. Jika data login salah maka user tidak akan bisa melakukan penerimaan barang dan jika data login benar maka user bisa menginput data penerimaan serta mencetak Bukti Barang Keluar (BBK) untuk diberikan kepada Sub.bag Tata Laksana Teknik dan Kepala Unit. User pun bisa langsung melakukan transaksi penerimaan dan cetak Bukti Barang Keluar (BBK), kemudian data penerimaan tersebut akan otomatis masuk ke dalam database penerimaan. 4.2.2.4 Class Diagram Class Diagram (diagram kelas) adalah diagram yang menunjukkan interaksi antar kelas dalam sistem.
Gambar 4.14 Class Diagram 4.3 Perancangan User Interface Perancangan User Interface merupakan sebuah perancangan dimana aplikasi ini sebelumnya belum dibuat. Maka dari itu perancangan yang akan dibangun sekarang adalah sebagai berikut : 4.3.1 Perancangan Struktur Menu Perancangan menu ini bertujuan sebagai alat antar muka dengan pengguna sehingga memudahkan pengoperasian aplikasi.
Gambar 4.15 Rancangan Struktur Menu 4.3.2 Perancangan Input Perancangan input pada aplikasi ini dirancang sedemikian rupa dengan lebih sederhana dan dapat mudah dipahami serta dioperasikan oleh pemakai yang bersangkutan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 1. Desain Tampilan Login Desain tampilan Login merupakan hak akses pada aplikasi ini seperti gambar dibawah ini.
Gambar 4.16 Tampilan Login 2. Desain Tampilan Menu Utama Desain tampilan ini merupakan tampialn dari menu utama setelah berhasil Login, seperti gambar dibawah ini. Gambar 4.17 Tampilan Menu Utama
3. Desain Tampilan Menu Transaksi a. Desain Tampilan Pemesanan Barang Desain dibawah ini merupakan form transaksi untuk melihat dan menambah pemesanan barang. Gambar 4.18 Tampilan pemesanan barang b. Desain Tampilan Penerimaan Barang Desain dibawah ini merupakan form transaksi untuk melihat dan menambah penerimaan barang. Gambar 4.19 Tampilan penerimaan barang
c. Desain Tampilan Permintaan Barang Desain dibawah ini merupakan form transaksi untuk melihat dan menambah permintaan barang. Gambar 4.20 Tampilan permintaan barang d. Desain Tampilan Pengeluaran Barang Desain dibawah ini merupakan form transaksi untuk melihat dan menambah pengeluaran barang. Gambar 4.21 Tampilan pengeluaran barang
4.3.3 Perancangan Output Perancangan output pada aplikasi ini yaitu berupa laporan data barang, laporan pemesanan barang, laporan penerimaan barang, laporan permintaan barang, laporan pengeluaran barang dan data supplier. 1. Desain Tampilan Laporan Data Barang Desain laporan data barang dibawah ini berisikan stock data barang. Gambar 4.22 Tampilan Laporan Data Barang 2. Desain Tampilan Laporan Pemesanan Barang pemesanan. Desain laporan pemesanan barang dibawah ini berisikan data hasil transaksi
Gambar 4.23 Tampilan Laporan Pemesanan Barang 3. Desain Tampilan Laporan Penerimaan Barang Desain laporan penerimaan barang dibawah ini berisikan data hasil transaksi penerimaan. Gambar 4.24 Tampilan Laporan Penerimaan Barang
4. Desain Tampilan Laporan Permintaan Barang Desain laporan permintaan barang dibawah ini berisikan data hasil transaksi permintaan. Gambar 4.25 Tampilan Laporan Permintaan Barang 5. Desain Tampilan Laporan Pengeluaran Barang Desain laporan pengeluaran barang dibawah ini berisikan data hasil transaksi dari barang yang telah dikeluarkan. Gambar 4.26 Tampilan Laporan Pengeluaran Barang
6. Desain Tampilan Laporan Data Supplier Desain laporan data supplier dibawah ini berisikan data-data semua nama supplier. Gambar 4.27 Tampilan Laporan Data Supplier