ORGANIZATION THEORY AND DESIGN Modul ke: Organization Design Fakultas Pasca Sarjana Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA Program Studi Magister Management http://mercubuana.ac.id
Organization Design Organisation design contingencies Organization differentiation (horizontal, vertical, and spatial) Formalitation, coordination and standardization The role of strategic direction in organization design Basic challenges of organization design A framework for selecting strategy and design
Struktur Organisasi Organisasi tak berwujud, agar organisasi menjadi konkrit maka diberi nama tertentu. Tetapi dari nama saja belum dapat diketahui karakter organisasi. Untuk itu perlu disusun strukturnya. Struktur organisasi menggambarkan keunikan suatu organisasi. Struktur organisasi akan nampak menjadi jelas dan tegas lagi bila digambar dalam bagan organisasi
Definisi Struktur Organisasi Sutarto (1985:37) Struktur organisasi adalah kerangka antar hubungan satuan-satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas, serta wewenang yang masing-masing mempunyai peran-an tertentu dalam kesatuan yang utuh. Robbins (1994:6) struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor pada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti.
4 Komponen Dasar Dalam SO 1. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian (unit keja) yang ada. 2. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan yang ditetapkan secar resmi dalam suatu organisasi. Termasuk banyaknya tingkat hierarki dan besarnya rentang kendali. 3. Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian, dan pengelompokan bagianbagian menjadi menjadi bagian suatu organisasi yang utuh. 4. Struktur organisasi juga menetapkan sistem hubungan dalam organisasi, yang memungkinkan terjadinya komunikasi, koordinasi dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi, baik ke arah vertikal maupun horizontal.
Komponen Utama Struktur Organisasi Terdapat tiga komponen pokok yang membedakan struktur organisasi yang satu dengan organisasi yang lain, yaitu ; kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi Kompleksitas mencerminkan aspek keragaman, formalisasi mencerminkan aspek standarisasi perilaku anggota organisasi, dan sentralisasi mencerminkan aspek wewenang pengambilan keputusan. Jika menggunakan konsep Max Weber, maka kompleksitas adalah cerminan dari division of labour, formalisasi adalah cerminan dari coordinating mechanism, dan sentralisasi adalah cerminan dari hierarcy of authority.
Koordinasi Upaya membuat struktur dan memfasilitasi transaksi antara bagian yang saling bergantung (Chandler, 1962) Tersusun dari tupoksi dan mekanisme pengambilan keputusan yang didesain untuk mendapatkan persetujuan antara unit yang bergantung (Thompson, 1967) Menggambarkan integrasi peralatan untuk menghubungkan sub-unit yang berbeda (Lawrence dan Lorsch, 1969)
Koordinasi Tindakan dan keputusan individu dalam organisasi yang butuh penyesuaian diri dengan organisasi secara keseluruhan (Koningsveld dan Martens, 1992) Integrasi dan penyesuaian harmonis dari usaha individu menuju pencapaian tujuan yang lebih besar (Singh, 1992)
Koordinasi Adanya penyesuaian antara pekerjaan dengan tujuan untuk tercapainya hasil dari pekerjan yang berbeda dengan tepat waktu, dalam urutan dan dalam jumlah yang tepat (Reezight, 1995) Proses mengintegrasikan tujuan atau kegiatan pada unit / satuan / bagian yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien
Pola Ketergantungan Terpusat (pooled), terjadi ketika pekerjaan yang saling tergantung dilakukan pada saat bersamaan dan hasil akhirnya dikumpulkan secara bersamaan. masing-masing bagian memberikan kontribusi pada yang lain secara keseluruhan. Berurutan (sequential), terjadi ketika satu pekerjaan telah selesai maka akan diteruskan pada pekerjaan berikutnya, Timbal Balik (reciprocal), terjadi ketika pekerjaan dilakukan dalam interaksi berulang satu sama lain atau hasil dari suatu pekerjaan menjadi input bagi pekerjaan lain.
Struktur Koordinasi 1. Departementasi, 2. Sentralisasi atau Desentralisasi, 3. Formalisasi atau Standarisasi, 4. Supervisi 5. Komunikasi Formal dan Informal 6. Kerjasama 7. Penyesuaian timbal balik (mutual adjustment),
5 Konfigurasi Struktural - Mintzberg Nama Mekanisme Koordinasi Bagian Kunci Simple structure Supervisi langsung Strategic Apex Machine Bureaucracy Professional bureaucracy Divisionalized form Standarisasi proses kerja Standarisasi ketrampilan Standarisasi hasil Technostructure Operating Core Middle Line Adhocracy Saling penyesuaian Support Staff
Mekanisme Koordinasi Tipe Ketergantungan Mekanisme Koordinasi Pooled Interdependence Standarisasi Proses Sequential Interdependence Reciprocal Interdependence Pertimbangan manajerial atau Perencanaan Penyesuaian timbal balik
Mekanisme Koordinasi Ketergantungan Sumber daya yang dapat dibagi Penugasan pekerjaan Hubungan produsenkonsumen Keterbatasan pada persyaratan awal Transfer Pemanfaatan Keterbatasan bersamaan Ketergantungan pekerjaan atau sub-pekerjaan Contoh Mekanisme Koordinasi first come first serve, prioritas pemesanan, penganggaran, keputusan manjerial (hirarki) Pemberian tanda sedang dipakai Standarisasi, negoisasi Pemberitahuan, urutan, mengikuti Manajemen persediaan Standarisasi, bertanya pada pengguna, desain partisipatif Penjadwalan, Sinkronisasi Pemilihan Tujuan, Dekomposisi Pekerjaan
Dimensi Struktur Organisasi KOMPLEKSITAS DIFERENSISI HORISONTAL DIFERENSIASI VERTIKAL DIFERENSIASI SPASIAL Spesialisasi Departementalisasi Tall Flat Kombinasi FORMALITAS SENTRALITAS BENTUK JANGKAUAN TEKNIK WEWENANG FORMAL KEPUTUSAN Tertulis Tidak tertulis Fungsi Hiraki Seleksi Training Persyarat Peran Ritual Rule, Procedure, Policy Pengolahan Informasi Interpretasi Informasi KONSENTRASI TITIK TUNGGAL
Kompleksitas Kompleksitas menunjuk pada derajat diferensiasi yang terdapat di dalam sebuah organisasi, baik diferensiasi horizontal, vertikal maupun spasial. 1. Diferensiasi horizontal, menunjuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi, sifat tugas, dan tingkat pendidikan serta pelatihan para anggotanya. 2. Diferensiasi vertikal menunjuk pada banyaknya jumlah tingkatan hierarki dalam organisasi). 3. Diferensiasi spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
Diferensiasi Horizontal Diferensiasi horizontal melahirkan spesialisasi dan departemenisasi. Spesialisasi merujuk pada pengelompokan aktivitas tertentu yang dilakukan seorang individu. Spesialisasi fungsional, dilakukan dengan cara memecahmecah pekerjaan menjadi tugas yang sederhana dan berulang. Spesialisasi sosial, dilakukan dengan cara merekrut tenaga spesialis untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Jadi yang dispesialisasi bukan pekerjaannya tetapi orangnya. Departementalisasi, adalah cara organisasi secara khas mengkoordinasikan aktivitas organisasi yang telah dideferensiasi secara horizontal. Departementalisasi dapat disusun berdasarkan fungsi, produk, proses, wilayah, pelanggan.
Diferensiasi Vertikal Meningkatnya diferensiasi vertikal maka; Makin besar potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi Semakin sulit koordinasi pengambilan keputusan manajerial Makin sulit bagi top manager untuk mengawasi kegiatan bawahannya. Diferensiasi vertikal ditentukan oleh faktor rentang kendali. Rentang kendali merujuk pada jumlah bawahan langsung yang dapat dbimbing dan diawasi oleh seorang manajer. Rentang kendali sempit, para manajer hanya mempunyai sedikit bawahandan sebaliknya luas, jika maanajer mempunyai banyak bawahan.
Diferensiasi Spasial Diferensiasi spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Organisasi yang tersebar secara geografis akan semakin tinggi kompleksitasnya. Elemen diferensiasi spasial memperhatikan dua hal yaitu jarak maupun jumlah. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan diferensiasi vertikal (Robbins, 1994).
Formalisasi Batasan Formalisasi, berhubungan dengan penggunaan dokumen tertulis dan pembakuan dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Formalisasi didefinisikan sebagai tingkat sejauh mana peraturan, prosedur, instruksi dan komunikasi ditulis. Faktor yang mempengaruhi tinggi rendahnya formalisasi antara lain; Jenis keterampilan, semakin tinggi keterampilan yang dibutuhkan semakin rendah formalisasi. Tingkatan organisasi. Semakin tinggi tingkatan dalam organisasi semakin rendah formalisasi. Jenis pekerjaan yang dilakukan. Pekerjaan pada bagian produksi misalnya lebih diformalisasikan daripada pekerjaan di bagian penjualan atau penelitian.
Tujuan Formalisasi 1. Standarisasi perilaku, sebagai tolok ukur dalam mengendalika perilaku karyawan 2. Menjaga konsistensi dan keseragaman produk. 3. Memudahkan koordinasi 4. Penghematan biaya
Pola Formalisasi Formalisasi dapat dilakukan dengan dua pola: 1. Melalui aturan, prosedur, dan sanksi. Hasilnya adalah standar perilaku yang bersifat eksternal (externalized behavior). 1. Melalui rekrutmen terhadap tenaga profesional yang telah terdidik dengan nilai-nilai, norma-norma, dan pola perilaku sesuai profesi mereka. Cara ini menghasilkan standar perilaku yang bersifat internal (internalized behavior).
Teknik Formalisasi (Menstandarisasi Perilaku Karyawan) 1. Seleksi, yaitu menyesuaikan antara calon dengan pola-pola formalisasi di dalam organisasi. 2. Persyaratan jabatan, yaitu berupaya mengatur perilaku pemegang jabatan agar sesuai dengan standar-standar yang diinginkan organisasi. 3. Aturan, prosedur dan kebijakan, yaitu merupakan sarana untuk menstandarisasi perilaku anggota organisasi. 4. Pelatihan,, pelatihan adalah sarana untuk mengajar-kan dan menanamkan externalized behaviors kepada para anggota organisasi. 5. Ritual, teknik ini biasanya dilakukan untuk jabatan-jabatan yang strategis dan memiliki dampak jangka panjang pada perusahaan.
Sentralisasi Sentralisasi menunjukkan tingkatan, dimana wewenang pengambilan keputusan dipusatkan atau dikonsentrasi-kan (pada unit, seseorang, atau level tertentu) dalam organisasi. Konsentrasi umumnya mengarah pada tingkat tinggi (top manajer) Sentralisasi memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan. Bila keputusan didelegasikan ke bawah, tetapi pilihan hanya boleh diambil sesuai dengan perintah atau persetujuan berarti sentralistik. Bila ada kebebasan dari para anggota tingkat rendah maka, dapat dikatakan bahwa organisasi itu bersifat desentralistik.
Hubungan Sentralisasi & Komponen Lain Sentralisasi dan kompleksitas. Terdapat hubungan berbanding terbalik antara sentralisasi dan kompleksitas. Sentralisasi dan formalisasi. Tidak ada hubungan yang jelas dan konsisten antara sentralisasi dan formalisasi. Formalisasi yang tinggi dapat ditemukan bersama-sama dengan struktur yang disentralisasi maupun yang didesentralisasi.
Alasan Mendesentralisasi Organisasi harus menanggapi dengan cepat perubahan kondisi yang terdapat pada titik dimana perubahan itu terjadi. Mendorong tindakan cepat karena menghindari kebutuhan untuk memproses informasi melali herarki vertikal. Dapat dilakukan oleh mereka yang dekat dengan kejadian masalah. Dapat memberikan informasi masukan lebih rinci pada pengambil keputusan. Banyak fakta spesifik yang relevan dengan masalah tersebut dapat diperoleh. Dapat membeika motivasi kepada para pegawai dengan cara memberikan kesempatan untuk turut serta dalam proses pengambilan keputusan. Adanya peluang pelatihan Yang Dicptakan bagi manajer tingkat rendah. Dengan adanya kesempatan outhoriras yang diberikan untk mengambil keputusan belajar sambil melakukan.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi SO Strategi Organisasi Skala Perusahaan Teknologi Lingkungan
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi SO Strategi Organisasi : Strategi organisasi dibuat sebagai upaya pencapaian tujuan organisasi, oleh karena itu, jika struktur organisasi dibentuk sebagai jalan untuk pencapaian tujuan, maka struktur organisasi pun selayaknya sejalan dengan strategi organisasi.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi SO Skala Organisasi : Organisasi dapat dibedakan skalanya menurut berbagai faktor, diantaranya adalah dari jumlah penjualan, pangsa pasar, hingga jumlah tenaga kerja. Maka dalam mendesain struktur organisasi perlu mempertimbangkan skala organisasi.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi SO Teknologi : Faktor teknologi terkait dengan cara bagaimana sebuah produk dari sebuah organisasi bisnis dihasilkan atau juga dengan cara bagaimana pekerjaan dilakukan, atau terkait dengan penggunaan alat-alat bantu dalam sebuah organisasi.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi SO Lingkungan : Lingkungan yang dinamis akan mendorong organisasi untuk selalu menyesuaikan struktur organisasi dengan tuntutan lingkungan yang senantiasa berubah.
References : 1. Daft RL. 2007. Understanding the Theory and Design of Organization. Thompson. Southwesyern 2. Jones, Gareth. 2004. Organization Theory, Design, and Change. Upper Saddle River (New Jersey). Pearson Education Inc. 3. Robbins, Stephen P. 2002. Organization Theory, Concept, and Cases. French Forest (New South Wales). Pearson Education Australia.
Wassalamu alaikum, Wr, Wb Gambar 1. Investasi Modal Teknologi Sistem Informasi