Prosedur : Tugas Akhir dan Ujian Disertasi PROGRAM DOKTOR PENDIDIKAN MIPA PASCASARJANA UNIVERSITAS JAMBI No. Dokumen : SOP-Doktor Pendidikan MIPA -005 1. TUJUAN Memberikan penjelasan tentang prosedur operasional dan tata cara Usulan serta pelaksanaan penulisan dan Ujian Disertasi pada Prodi S3 PMIPA Pascasarjana Unja Sebagai pedoman bagi dosen, kelompok dosen, dan mahasiswa dalam menjalankan aktivitas kegiatan akademik penulisan sampai dengan ujian disertasi 3. ISTILAH SOP : Standard Operation Procedure IK : Instruksi Kerja PROSEDUR Tanggal terbit : 01 September 2015 Revisi :00 2. RUANG LINGKUP Mencakup semua rangkaian kegiatan Ujian Tugas Akhir dan Ujian Disertasi 4. DOKUMEN TERKAIT NIL 5. REFERENSI 6. TANGGUNG JAWAB Ketua dan Sekeretaris Prodi Doktor Pendidikan MIPA bertanggungjawab untuk dapat memastikan bahwa prosedur ini berjalan dengan baik dan benar. 7. LAMPIRAN 8. PERUBAHAN DOKUMEN NAMA DOKUMEN : SOP Tugas Akhir dan Ujian Disertasi Nomor Dokumen : SOP-Doktor Pendidikan MIPA-005 NO.REV. TGL REV URAIAN PERUBAHAN DISUSUN DIPERIKSA DISAHKAN Page 1 of 12
9. FLOWCHART 9.1 PENGAJUAN PENERBITAN/PERUBAHAN DOKUMEN INTERNAL 1. Pengajuan Judul Disertasi Proses PIC Detail proses Dokumen Ketua Prodi Pengarahan Ketua Prodi untuk Mulai pengajuan judul disertasi dan Pengarahan Ketua Prodi mengajukan judul disertasi dan promotor Penetapan Nama Promotor Oleh Ketua Prodi Pengajuan SK Penetapan Promotor dan co-promotor Direktur PPs SK Penyampaian SK Direktur tentang Penetapan Promotor Ketua prodi Staff Staff Direktur Staff pemilihan promoter mengajukan judul disertasi dan permohonan promotor yang dipilih kepada ketua prodi Ketua Prodi menganalisis kesesuaian judul disertasi dengan pasangan nama promotor yang dipilih Staf merekap daftar nama mahasiswa dengan nama promotor yang dipilih berdasarkan pertimbangan ketua prodi Staf membuat surat permohonan pengajuan SK ke Sekretariat Pascasarjana untuk penetapan promotor disertasi mahasiswa Mensahkan Surat Keputusan Tentang Penetapan Promotor Disertasi Staf Menyampaikan SK Direktur tentang penetapan promotor kepada mahasiswa Surat Pengajuan Judul Disertasi Daftar nama Promotor dan Judul Surat Permohonan SK SK Direktur SK Direktur Page 2 of 12
2. Pendaftaran dan Pelaksanaan Seminar Proposal Disertasi Proses Pendaftaran PIC Detail proses Dokumen mengunduh surat Surat Mulai permohonan seminar proposal Permohonan disertasi, surat permohonan Seminar Unduh Surat Permohona di WEB S3 kesediaan pembahas, berita acara seminar proposal disertasi, blanko penilaian, daftar hadir pembahas, di Website prodi. Proposal Disertasi Surat Permohonan dan Persyaratan lainnya Prodi Jadwal Seminar, Nama Dosen Penguji, Undangan Penguji, Distribusi Dokumen Direktur PPs dan Dosen Penguji dan Staf Ketua Prodi Staf menyerahkan ke prodi surat permohonan pembahas proposal disertasi berserta berkas pendukung lainnya (proposal disertasi yang telah disetujui pembimbing rangkap 7, buku bimbingan, sumber literatur, fotocopi bukti pembayaran UKT semeter berjalan). Ketua/ sekretaris prodi menentukan jadwal pelaksanaan ujian seminar proposal disertasi dan Penetapan Penguji Menghubungi Dosen Prmotor dan Penguji terkait Kesediaan Hadir Menyerahkan Undangan dan Proposal Disertasi ke Promotor, Penguji, Ketua Prodi dan Direktur PPs Surat Permohonan Seminar Proposal Disertasi Undangan Dosen Penguji dan Draf Proposal Disertasi Page 3 of 12
2. Pendaftaran dan Pelaksanaan Seminar Proposal Disertasi Proses Pelaksanaan PIC Detail proses Dokumen Ketua Prodi Memimpin rapat pelaksanaan Berita Acara, Mulai seminar proposal disertasi Blanko Penilaian, Ka. Prodi Membuka Seminar Mempresentasikan Proposal Disertasi Pertanyaan dan saran dari Penguji Menjawab pertanyaan dari penguji Penilaian Presentasi, argumentasi, dan kelayakan disertasi Pengumuman hasi Seminar Proposal Disertasi dan Teknis Penguji Penguji Penguji Ketua Prodi Mempresentasikan isi proposal disertasinya Memberikan pertanyaan dan memberikan masukan serta saran-saran untuk perbaikan proposal disertasi mahasiswa Menilai presentasi dan memberikan jawaban atau argumentasi mahasiswa terhadap proposal disertasi yang Membuat keputusan dengan musyawarah secara objektif tentang kelayakan proposal disertasi tersebut untuk dilanjutkan ke tahap penelitian berdasarkan hasil penilaian Menyampaikan pengumuman hasil seminar proposal disertasi mahasiswa dan teknis untuk perbaikan/revisinya. Daftar Hadir Draf Proposal Blanko Penilaian Daftar Rekap Nilai Page 4 of 12
3. Perbaikan Proposal Disertasi Proses PIC Detail proses Dokumen Melakukan perbaikan proposal sesuai dengan yang tercantum Draf Proposal Perbaikan Mulai dalam berita acara hasil seminar dengan mengikuti alur yang telah ditentukan Perbaikan Proposal Disertasi Promotor dan Co-promotor Menunjukan hasil perbaikan proposal kepada penguji sesuai saran atau masukan yang diberikan, dengan membawa koreksian/saran Penguji proposal pada saat seminar. penguji mengesahkan hasil perbaikan /revisi proposal Draf Proposal Perbaikan Perbaikan Proposal Disertasi Prodi Pengesahan Perbaikan Proposal Disertasi Ketua Prodi Menunjukan hasil perbaikan proposal kepada Promotor dan Co-promotor sesuai sasaran atau masukkan yang diberikan, dengan membawa koreksian/saran penguji proposal pada saat seminar. Promotor dan Co-promotor mengesahkan hasil perbaikan/revisi proposal. Menunjukkan hasil perbaikan proposal kepada ketua prodi sesuai saran atau masukan yang diberikan, dengan membawa koreksian/saran penguji proposal pada saat seminar. Mengesahkan hasil perbaikan/revisi proposal. Draf Proposal Perbaikan Draf Proposal Perbaikan Page 5 of 12
4. Penelitian Disertasi Proses PIC Detail proses Dokumen Mengunduh surat izin penelitian Surat Izin Mulai di web Penelitian Menyerahkan surat izin penelitian Surat Izin ke prodi untuk mendapatkan tanda tangan ketua prodi Penelitian Mengunduh surat Izin Penelitian di Web Surat Izin Penelitian Prodi Staf Staf Menyerahkan surat izin penelitian untuk ditanda tangani ketua prodi Menyerahkan kembali surat izin penelitian yang telah disetujui Ka. Prodi Selama melaksanakan penelitian, mahasiswa selalu berkonsultasi dengan Promotor. Surat Izin Penelitian Surat Izin Penelitian Surat Izin Penelitian Surat Izin Penelitia disetujui Ketua Prodi Diserahkan Kemahasiswa untuk dilaksanakan Page 6 of 12
5. Seminar Kelayakan Hasil Disertasi Memeriksa kelengkapan permohonan mahasiswa Mengajukan permohonan seminar kelayakan hasil disertasi dan kelengkapan persyaratan seminar Menentukan tim penguji dan menyusun jadwal seminar Mendristibusikan surat undangan dan draf proposal ke dosen Mengonfirmasi kesediaan tim penguji untuk jadwal seminar ke mahasiswa Pelaksanaan seminar Mengonfirmasi jadwal siap seminar ke mahasiswa PIC Detail proses Dokumen mengajukan permohonan seminar kelayakan hasil disertasi dan kelengkapan persyaratan seminar (10 menit) Staf akademik memeriksa kelengkapan permohonan yang diajukan oleh mahasiswa (15 menit) Menentukan tim penguji dan menyusun jadwal seminar mahasiswa (25 menit) Mengonfirmasi kesediaan tim penguji untuk jadwal seminar ke mahasiswa (20 menit) Mengonfirmasi jadwal siap seminar ke mahasiswa (15 menit) Mendristibusikan surat undangan dan draf proposal ke dosen (30 menit) Pelaksanaan seminar kelayakan hasil disertasi mahasiswa (150 menit) Surat Permohonan dan dokumen kelengkapan seminar dari mahasiswa Surat Permohonan dan dokumen kelengkapan seminar dari mahasiswa Undangan dan draf disertasi Page 7 of 12
6. Perbaikan Revisi Seminar Hasil Disertasi Promotor & Co-promotor Melakukan perbaikan disertasi sesuai dengan berita acara hasil seminar Mengesahkan hasil perbaikan/revisi kelayakan hasil penelitian disertasi Promotor & Co-promotor Ketua Prodi Mengoreksi perbaikan disertasi mahsiswa sesuai dengan berita acara hasil seminar Mengesahkan hasil perbaikan/revisi kelayakan hasil penelitian disertasi PIC Detail proses Dokumen Promotor & Co-promotor Promotor & Co-promotor Ketua Prodi Melakukan perbaikan disertasi sesuai dengan berita acara hasil seminar (3 Bulan) Mengoreksi perbaikan disertasi mahsiswa sesuai dengan berita acara hasil seminar (60 menit) Mengesahkan hasil perbaikan/revisi kelayakan hasil penelitian disertasi (10 menit) Mengesahkan hasil perbaikan/revisi kelayakan hasil penelitian disertasi (10 menit) Surat Permohonan dan dokumen kelengkapan seminar dari mahasiswa Page 8 of 12
7. Ujian Tertutup Disertasi Memeriksa kelengkapan permohonan mahasiswa dan memeriksa keabsahan bahan referensi Mengajukan permohonan persetujuan ujian dengan melampirkan bahan referensi Menyetujui dan mengesahkan lembar persetujuan ujian mahasiswa Mendaftar ujian tertutup disertasi dengan kelengkapan semua persyaratan ujian Menyusun jadwal dan menetapkan tim penguji Mengonfirmasi jadwal Ujian ke mahasiswa dan menyiapkan undangan tim penguji Mendristibusikan surat undangan dan draf disertasi ke dosen Pelaksanaan Ujian PIC Detail proses Dokumen mengajukan permohonan persetujuan ujian dengan melampirkan bahan referensi (10 menit) Staf akademik Memeriksa kelengkapan permohonan mahasiswa dan memeriksa keabsahan bahan referensi (15 menit) Mendaftar ujian tertutup disertasi dengan kelengkapan semua persyaratan ujian (25 menit) Menyetujui dan mengesahkan lembar persetujuan ujian mahasiswa (20 menit) Menyusun jadwal dan menetapkan tim Penguji (15 menit) Surat Permohonan dan dokumen kelengkapan Ujian Tertutup dari mahasiswa serta artikel yang telah di publikasikan di jurnal Internasional Bereputasi atau surat keterangan bahwa artikelnya telah accepted di jurnal tersebut. Page 9 of 12
Mengonfirmasi jadwal Ujian ke mahasiswa dan menyiapkan undangan Tim Penguji (15 menit) Mendristibusikan surat undangan dan draf disertasi ke dosen (30 menit) Pelaksanaan ujian tertutup disertasi Undangan dan draf disertasi Page 10 of 12
8. Ujian Terbuka Disertasi Memeriksa kelengkapan permohonan mahasiswa dan memeriksa keabsahan bahan referensi Mengajukan permohonan persetujuan ujian dengan melampirkan bahan referensi Menyetujui dan mengesahkan lembar persetujuan ujian mahasiswa Mendaftar ujian tertutup disertasi dengan kelengkapan semua persyaratan ujian Menyusun jadwal dan menetapkan tim penguji Mengonfirmasi jadwal ujian ke tim penguji Mengonfirmasi jadwal Ujian ke mahasiswa dan menyiapkan undangan tim penguji Mendristibusikan surat undangan dan draf disertasi ke dosen Pelaksanaan ujian terbuka disertasi PIC Detail proses Dokumen mengajukan permohonan persetujuan ujian dengan melampirkan bahan referensi (10 menit) Surat Permohonan dan dokumen kelengkapan seminar dari mahasiswa Staf akademik memeriksa kelengkapan permohonan mahasiswa dan memeriksa keabsahan bahan referensi (15 menit) mendaftar ujian tertutup disertasi dengan kelengkapan semua persyaratan ujian (25 menit) Menyetujui dan mengesahkan lembar persetujuan ujian mahasiswa (15 menit) Menyusun jadwal dan menetapkan Tim Penguji (20 menit) Mengonfirmasi jadwal ujian ke Tim Penguji (15 menit) Mengonfirmasi jadwal ujian ke mahasiswa dan menyiapkan undangan Tim Penguji (15 menit) Mendristibusikan surat undangan dan Undangan dan draf disertasi Page 11 of 12
draf disertasi ke dosen (30 menit) Pelaksanaan ujian terbuka disertasi 10. URAIAN TAMBAHAN Disetujui dan disahkan oleh Direktur PPs UNJA PENGESAHAN Diverifikasi dan Dikaji Ulang oleh Ketua Prodi S3 P-MIPA UNJA Disusun dan dikendalikan oleh Tim Penjamin Mutu S3 P-MIPA UNJA Ketua, Ir. H. Yusrizal, M.Sc., Ph.D Prof. Dr. rer.nat. Asrial, M.Si Ir. Bambang Hariyadi, M.Si., Ph. D Pada Tanggal : Pada Tanggal : Pada Tanggal : Page 12 of 12