Modul ke: Analisis Jabatan Elemen, Tahapan, Kebijakan, dan Prinsip dalam Analisis Jabatan Fakultas PSIKOLOGI Program Studi PSIKOLOGI www.mercubuana.ac.id Dr. Antonius Dieben Robinson Manurung, MSi
Elemen dalam Analisis Jabatan Dalam analisis jabatan terdapat 2 (dua) elemen utama, yaitu: deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan job specification.
. Deskripsi Jabatan (Job Description) Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis dan perangkat yang sangat penting untuk dapat memberikan gambaran dan kejelasan mengenai tugas, tanggung jawab, dan kewajiban pada jabatan tertentu untuk dipedomani oleh pemegang jabatan (karyawan) dalam pelaksanaan tugas maupun bagi para atasan untuk pembagian tugas bagi para bawahannya.
Job Description ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk: menghindari terjadinya perbedaan pemahaman. menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap. mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh pekerja.
Adapun hal-hal yang harus dicantumkan dalam job description, adalah sbb: Menidentifikasi jabatan, misalnya seperti: Nama dari jabatan, bagaian jabatan dan kode jabatan yang ada didalam perusahaan tempat bekerja Penjelasan mengenai jabatan yang diduduki. Mengenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut. Mengenai hubungan dengan jabatan lain. Pengawasan yang perlu dilakukan. Peralatan yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut. Dan keadaan lingkungan tempat bekerja.
Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan/pekerjaan adalah sebagai berikut: Identifikasi jabatan/pekerjaan Ringkasan jabatan/pekerjaan Rincian tugas yang dilaksanakan Pengawasan yang diberikan dan diterima Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan Kondisi lingkungan kerja
Uraian jabatan merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan batasan.
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. 1. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti rektor, dekan, dosen, dan kabag administrasi. 2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perincian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi. 3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut. 5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya. 6. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan. Uraian pekerjaan harus diuraikan secara jelas agar pejabat yang akan menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi yang dicapinya. Urian pekerjaan harus menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan, supaya pengisian jabatan didasarkan apa, baru siapa sehingga mismanajemen dapat dihindari.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja Persyaratan pengetahuan dan keterampilan Persyaratan fisik dan mental Persyaratan umur dan jenis kelamin. Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum seseorang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten
Terima Kasih