BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan sistem informasi dan teknologi saat ini mengalami kemajuan yang pesat tanpa mengenal batas waktu dalam segala bidang. Banyak sekali perusahaan besar atau instansi-instansi menggunakan teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Salah satunya dalam penyimpanan data perusahaan. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dalam pengolahan data yang dikelola dengan cepat menjadi hal yang sangat dibutuhkan bagi instansiinstansi saatini, khususnya instansi pemerintahan. Salah satu langkah yang dapat ditempuh untuk memenuhi kebutuhan informasi tersebut adalah dengan menganalisis dan merancang sistem basis data suatu instansi atau perusahaan. Langkah ini bertujuan untuk menghindari duplikasi data serta menjaga konsistensi dan integritas data perusahaan. Kementerian Perhubungan adalah kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan perhubungan (transportasi). Tugas tersebut mencakup penyediaan jasa layanan, prasarana dan sarana perhubungan, pemeliharaan dan peningkatan kualitas demi kesejahteraan hidup rakyat, tugas pokok kementrian perhubungan ini adalah membantu Presiden dalam menyelenggarakan sebagian tugas pemerintahan di bidang perhubungan. Pada Dirjen Perkeretaapian Kementerian Perhubungan terdapat kurang lebih lima ratus pegawai dan terdapat bagian pengelolaan data yaitu bagian kepegawaian yang mempunyai tugas melaksanakan urusan kelola sebuah datadata pegawai, dimana bagian kepegawaian terletak dibawah naungan Sekretariat Jenderal Perkeretaapian dan bagian kepegawaian mengatur seluruh data pegawai dari masing-masing direktorat. Di bagian ini belum ada sistem basis data di dalamnya. Proses sistem pengelolaan SDM masih dilakukan secara manual. Hal ini tentu masih mempunyai banyak kekurangan misalnya dalam hal waktu proses pengerjaan dan pencarian yang lama, sehingga tidak efektif dan efisien. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka penulis akan merancang sistem basis data terkomputerisasi yang dapat mendukung kegiatan operasional 1
2 pada subbagian kepegawaian data. Sehingga akan menciptakan pengolahan data yang lebih efektif dan efisien. 1.2 Rumusan Masalah 1) Bagaimana membuat perancangan sistem basis data kepegawaian yang terintegrasi? 2) Bagaimana merancang sistem basis data kepegawaian yang sesuai dengan kebutuhan? 3) Bagaimana sistem dapat memberikan informasi kepegawaian yang akurat khususnya tentang pendataan, cuti, absensi, penilaian, kenaikan golongan, dan pensiun pegawai? 4) Bagaimana merancang sistem basis data kepegawaian berbasis web? 1.3 Ruang Lingkup 1. Proses pendataan, dimana kepegawaian memasukkan seluruh data pegawai yang ada pada DIREKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN PERHUBUNGAN; 2. Proses cuti, dimana pegawai bisa mengirim izin cuti melalui form cuti yang tersedia; 3. proses absensi, dimana seluruh pegawai bisa melakukan absen; 4. Proses penilaian kinerja, seluruh pegawai dapat melihat hasil penilaian yang diberikan oleh kepala dirjen; 5. proses kenaikan golongan yang diberikan oleh organisasi secara periodik; 6. Proses pensiun, seluruh pegawai dapat melihat hasil data pensiun yang dikelola oleh kepegawaian; 7. Pengguna yang menggunakan aplikasi ini adalah pegawai, kepegawaian dan kepala dirjen. Masing-masing pengguna mempunyai ID pengguna dan kata sandi, serta akses kontrol yang berbeda dalam mengakses aplikasi basis data ini;
3 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Adapun tujuan dari penyusunan skripsi ini adalah: 1. Menganalisis kebutuhan informasi dan permasalahan yang berkaitan dengan sistem kepegawaian yang sedang berjalan; 2. Merancang sebuah sistem untuk menunjang proses pengelolaan data kepegawaian yang ada pada DIREKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN PERHUBUNGAN; 3. Membangun aplikasi basis data kepegawaian berbasis web pada DIREKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN PERHUBUNGAN; 1.4.2 Manfaat Manfaat dari penyusunan skripsi ini adalah: 1. Meningkatkan efisiensi kinerja pada bidang pengelolaan data; 2. Meningkatkan keamanan data dan informasi instansi; 3. Mempercepat proses pencarian data; 1.5 Metodologi Penelitian Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan dua metode yaitu: 1.5.1 Metode Pengumpulan Data dan Analisis Data 1. Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara dilakukan dengan mewawancarai secara langsung bagian kepegawaian pada DIRJEN PERKERETAAPIAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh organisasi tersebut.
4 b. Observasi Observasi dilakukan untuk meninjau DIRJEN PERKERETAAPIAN KEMENTERIAN PERHUBUNGAN untuk mempelajari kegiatan organisasi. c. Examining Documentation (document checking) Examining Document dilakukan dengan menganalisis seluruh dokumen dan laporan yang berhubungan dengan kepegawaian sebagai acuan perancangan basis data. d. Studi kepustakaan Studi kepustakaan dilakukan dengan membaca dan mempelajari sumber-sumber pustaka yang berhubungan dengan topik skripsi sebagai landasan teori. 2. Metode Analisis data Setelah menyelesaiakan pengumpulan data, metode analisis yang penulis lakukan dilalui oleh tiga tahapan yaitu : 1. Melakukan analisis terhadap hasil pengumpulan data, Setelah data dikumpulkan, dilakukan analisis secara mendalam untuk menemukan kebutuhan informasi pada perusahaan. 2. Melakukan identifikasi kebutuhan informasi, Setelah proses analisis dilaksanakan, penulis melakukan identifikasi kebutuhan informasi dengan hasil berupa laporan kebutuhan informasi perusahaan. 3. Melakukan identifikasi persyaratan sistem, Setelah proses identifikasi kebutuhan informasi dilaksanakan, penulis melakukan identifikasi persyaratan sistem dengan hasil yang akan menjadi bahan acuan pada saat melakukan perancangan sistem.
5 1.5.2 Metode Perancangan Basis Data dan Aplikasi 1. Merancang basis data Penulis melakukan perancangan basis data dengan menggunakan database design methodology Merancang basis data konseptual Merancang basis data logikal Merancang basis data fisikal 2. Merancang UML Usecase Diagram Activity Diagram 3. Merancang bentuk tampilan pengguna Merancang input Merancang output Merancang layar 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan skripsi ini di bagi menjadi 5 bab yang dijelaskan secara garis besar seperti dibawah ini: BAB 1 Pendahuluan Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan skripsi.
6 BAB 2 Tinjauan Pustaka Pada bab ini akan dijelaskan mengenai teori-teori umum dan khusus yang berkaitan dengan penulisan skripsi dan merupakan landasan bagi setiap tahap pengerjaan dalam menyelesaikan masalah yang ada. BAB 3 Metodologi Bab ini menjelaskan metodologi penelitian, analisis masalah yang mencakup analisis sistem yang berjalan, analisis kebutuhan user, identifikasi masalah, dan usulan pemecahan masalah, perancangan, dan perancangan layar aplikasi. BAB 4 Hasil dan Pembahasan Pada bab ini membahas perancangan basis data, perancangan program aplikasi, implementasi, dan evaluasi serta panduan pengoperasian program aplikasi. BAB 5 Simpulan dan Saran Bab ini membahas bagian penutup yaitu hasil analisis dan rancangan yang dibuat penulis, berisi kesimpulan dari pengimplementasian sistem aplikasi, serta saran-saran yang penulis kemukakan utuk pengembangan sistem aplikasi yang telah diimplementasikan tersebut di masa yang akan datang.