PEMBEKALAN IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat II Angkatan VI Kelas B Tahun 2017 A. Pendahuluan Provinsi Jawa Tengah oleh Ir. DJOKO SUTRISNO, M.Si Widyaiswara Ahli Utama Sesuai Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 11 Tahun 2013 bahwa Diklat Kepemimpinan Tingkat II diarahkan untuk menghasilkan Pemimpin Perubahan, yaitu pemimpin yang berhasil membawa perubahan pada unit organisasi (eselon II) yang dipimpinnya. Selama pembelajaran Tahap Merancang Perubahan dan Membangun Tim, peserta Diklat telah dibekali dengan kompetensi untuk membuat Proposal Proyek Perubahan dan telah menerapkan kompetensi tersebut selama proses pembelajaran. Hasilnya adalah sebuah dokumen Proposal Proyek Perubahan yang akan diimplementasikan oleh peserta Diklat. Untuk menjadi pemimpin perubahan, Rancangan Proyek Perubahan tersebut perlu diterapkan, agar perubahan yang direncanakan dapat terwujud Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan merupakan salah satu materi pembelajaran tahap ketiga pada Diklatpim Tingkat II. Ada 6 (enam) materi pada pembelajaran tahap ketiga tersebut, yaitu : 1. Inovasi; 2. Benchmarking ke Best Practice; 3. Membangun Tim Efektif; 4. Merancang Proyek Perubahan; 5. Seminar Presentasi Proyek Perubahan; 6. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan. Masing-masing materi tersebut, khususnya materi nomor 1 sampai dengan 5, sangat erat kaitannya dengan keberhasilan mengimplementasi Proyek 1
Perubahan. Dengan kata lain, merupakan pembekalan kepada peserta Diklatpim II dalam mengimplementasikan Proyek Perubahan. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan merupakan pengantar memasuki tahap Laboratorium Kepemimpinan / Breakthrough II. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan memberikan panduan kepada peserta Diklatpim Tingkat II dalam memimpin perubahan di Instansinya berdasarkan Proposal Proyek Perubahan yang disusunnya..materi Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan merupakan bagian dari Agenda Proyek Perubahan, yang mencakup beberapa materi diklat, yaitu : 1. Penjelasan Proyek Perubahan 2. Breakthrough I / Taking Ownership 3. Merancang Proyek Perubahan 4. Seminar Presentasi Proyek Perubahan 5. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan 6. Breakthrough II / Laboratorium Kepemimpinan (Leadership Laboratory) 7. Seminar Laboratorium Kepemimpinan 8. Evaluasi Kepemimpinan Bahan Ajar yang berjudul Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan ini dibuat untuk membantu peserta Diklatpim II dalam memahami bahasan materi tersebut, yang merupakan materi penting karena merupakan panduan bagi peserta untuk dapat memimpin implementasi Proyek Perubahan, yang merupakan jantungnya Diklat Kepemimpinan Tingkat II B. Proyek Perubahan Proyek Perubahan adalah salah satu kegiatan pembelajaran pada Diklat Kepemimpinan pola baru untuk mewujudkan dan menerapkan kompetensi Kepemimpinan yang telah dimiliki sesuai tingkat eseloneringnya. Proyek Perubahan adalah kegiatan pembelajaran dimana sebagian besar waktunya non klasikal untuk 2
melakukan terobosan / inovasi dilingkungan instansinya guna meningkatkan kinerja organisasi. Proyek Perubahan Instansional sebagai tugas perorangan merupakan perubahan atau terobosan kebijakan instansi dalam rangka peningkatan kinerja organisasi. Proyek Perubahan merupakan wahana untuk menerapkan kompetensi yang telah didapat dari baik pembekalan diklatpim maupun diklat teknis. Proyek Perubahan melibatkan 3 (tiga) pihak yaitu Peserta diklat, Mentor dan Coach. Peran dan tugas peserta Diklat mencakup tugas-tugas : 1. Mempersiapkan (dokumen; instrumen; waktu) yang diperlukan dengan baik sebelum bertemu Mentor dan Coach. 2. Berprakasa melakukan diskusi secara aktif dengan Mentor dan Coach serta mengikuti arahan dan masukan mereka. 3. Menggalang kerja sama dan kesepakatan dengan stakeholder terkait baik eksternal maupun internal. 4. Membuat laporan kegiatan Taking Ownership dan Laboratorium Kepemimpinan kepada penyelenggara. Peran dan tugas Mentor mencakup tugas-tugas : 1. Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta secara profesional serta berperan sebagai inspirator. 2. Memberikan dukungan penuh kepada peserta dalam merancang proyek perubahan. 3. Membantu peserta dalam memetakan agenda proyek yang akan dilaksanakan. 4. Menjelaskan kontrak penyelesaian tugas dan memfasilitasi peserta dalam menyelesaikan masalah yang timbul selama pelaksanaan proyek. Peran dan tugas Coach mencakup tugas-tugas : 1. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun Proposal Proyek Perubahan 3
2. Memonitor kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan 3. Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan sebatas kewenangan Coach 4. Melakukan komunikasi dengan Mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan Proyek Perubahan merupakan kegiatan pembelajaran dengan bimbingan para Coach dan Mentor serta tim work yang ada di instansinya mulai dengan kegiatan : 1. Diagnose situasi problematik organisasi 2. Mengkomunikasi permasalahan dengan stakeholder dan mentor. 3. Merancang Perubahan dan membangun Tim Work. 4. Melaksanakan Proyek Perubahan. 5. Menyajikan hasil pelaksanaan dalam seminar laboratorium kepemimpinan. C. Laboratorium Kepemimpinan Tahap Breakthrough II disebut juga sebagai tahap Laboratorium Kepemimpinan. Tahap ini adalah tahap off-campus, artinya peserta dikembalikan pada Instansinya masing-masing untuk mengimplementasikan Proyek Perubahan yang telah dirancang dan tertuang dalam Proposal Proyek Perubahannya. Dalam implementasi proyek perubahannya ini, peserta memimpin pelaksanaan perubahan dengan melibatkan stakeholders internal & eksternal dan resources yang ada, meliputi dana, SDM, informasi, jejaring dsb. Selain itu, peserta juga berupaya mengeksekusi semua kegiatan yang dirancang dan mengarahkannya kepada tujuan yang telah ditentukan. Semua kendala yang muncul diupayakan penyelesaiannya dengan strategi yang sudah dipersiapkan. Metoda pembelajaran yang diterapkan adalah Coaching & Counselling. Progress kegiatan off campus dipantau oleh penyelenggara melalui media teknologi informasi. Peserta berdiskusi dengan Coach lewat portal internet paling tidak 4
seminggu satu kali. Dapat juga dilakukan coaching tatap muka antara Coach dengan peserta setelah tahapan ini mencapai sekitar tujuh minggu, sehingga hampir semua kegiatan yang dirancang sudah dilaksanakan. Pada tatap muka itu bisa didiskusikan terkait kesiapan pembuatan laporan implementasi proyek perubahannya, serta menyusun bukti-bukti evidence nya. Pada tahapan ini, Atasan Langsung peserta berperan sebagai mentor yang memberikan bimbingan langsung dan pemantauan pelaksanaan proyek perubahan. Hubungan antara Peserta Diklat, Coach, Mentor dan Tim Efektif yang mendukung implementasi proyek perubahan dapat digambarkan sebagai berikut : LEADERSHIP LABORATORY MENTOR TIM COACH DAN COUNSELLOR REFORMER/ PESERTA DIKLATPIM Pusdiklat Spimnas Bidang Kepemimpinan Lembaga Administrasi Negara D. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan Memasuki tahap Breakthrough II / Laboratorium Kepemimpinan, peserta melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Melaporkan tentang keberadaan peserta memasuki tahap Breakthrough II kepada Mentor dan minta dukungannya dalam mengimplementasikan Proyek Perubahan yang direncanakan. 2. Melakukan perbaikan Proposal Proyek Perubahan, mencakup antara lain : 5
a. Memasukkan substansi materi mata ajar sebagai tambahan referensi Proyek Perubahannya b. Memasukkan hasil Benchmarking c. Memasukkan catatan hasil Seminar Proposal Proyek Perubahan 3. Proposal Proyek Perubahan yang sudah diperbaiki berdasarkan hasil Seminar dikirim ke Badiklat / Coach lewat Pos 4. Memimpin Perubahan di Instansinya, mencakup : a. Laksanakan kegiatan jangka pendek dengan meperhatikan milestone, output dan arahkan kepada pencapaian tujuan jangka pendek b. Laporkan kegiatan secara mingguan (minimal 1 x dalam seminggu, setiap hari Kamis) E. Laporan Implementasi Proyek Perubahan Tahap Breakthrough II / Laboratorium Kepemimpinan berlangsung selama 60 hari kerja. Setelah tahapan ini berakhir, peserta wajib membuat laporan implementasi proyek perubahannya. Ada beberapa model laporan yang bisa dipilih oleh peserta, antara lain berupa : 1. Kertas Kerja Laporan Implementasi Proyek Perubahan ; 2. Video kegiatan Proyek Perubahan ; 3. Banner yang menggambarkan implementasi Proyek Perubahan ; 4. Display foto-foto kegiatan selama tahap Breakthrough II / Laboratorium Kepemimpinan Bagi peserta yang akan melaporkan hasil implementasi Proyek Perubahannya dalam bentuk Kertas Kerja Laporan Implementasi Proyek Perubahan, dapat mempedomani sistematika sebagai berikut : Bab I : Pendahuluan A. Latar Belakang B. Gagasan Perubahan C. Tujuan D. Manfaat 1. Dalam mendukung reformasi birokrasi 6
2. Perbaikan kinerja 3. Peningkatan kualitas pelayanan publik 4. Bagi organisasi dan stakeholders / pengguna E. Ruang Lingkup Bab II : Deskripsi Proyek Perubahan A. Roadmap / Milestone Proyek Perubahan 1. Roadmap / Milestone adalah tahapan, berbeda dengan kegiatan 2. Tiap tahapan ada dua atau lebih kegiatan 3. Tulis output tiap tahapan tersebut B. Stakeholder Proyek Perubahan 1. Stakeholders Internal dan Eksternal 2. Net Map (Potensi resistensi dan dukungan, hubungan pengaruh serta score nya tergambar jelas) 3. Stakeholder Kunci, Primer, Sekunder 4. Kuadran Posisi Stakeholder (Promoters, Latents, Defenders, Apatetics) Upaya memobilisir stakeholder 5. Membangun Tim Efektif 6. Strategi Komunikasi C. Komunikasi formal dan informal 1. Jenis : Komunikasi verbal dan non verbal (vertikal, horizontal, dan diagonal) 2. Gaya : Mengendalikan, dua arah, structuring style, dinamic style, relinguising style,withdrawal style. Bab III : Pelaksanaan Proyek Perubahan A. Capaian Proyek Perubahan 1. Uraikan lengkap hasil / capaian Proper dengan memperhatikan milestone, output dan tujuan jangka pendek 2. Tunjukkan adanya pemanfaatan materi pelajaran yang relevan dan hasil dari Benchmarking 3. Dukung bukti-bukti capaian Proper (lampiran) B. Kendala : Internal dan Eksternal 7
Uraikan kendala dan hambatan internal dan eksternal yang muncul C. Strategi Mengatasi Kendala Jelaskan strategi mengatasi kendala tersebut Bab IV : Penutup A. KESIMPULAN B. REKOMENDASI DAFTAR PUSTAKA 1. Buku literatur 2. Materi pelajaran yang relevan 3. Peraturan perundangan yang terkait LAMPIRAN 1. Proposal Proyek Perubahan 2. Pelaksanaan kegiatan dan output serta bukti2 pendukungnya 3. Semua bukti pendukung, misal : surat, daftar hadir, resume, bukti dukungan stakeholder, kuesioner, pretest, modul / slide paparan, sertipikat, regulasi, hasil (hasil studi kelayakan, hasil studi banding, sosialisasi) MoU, peta, foto, poster, banner, dll. LEMBAR PENGESAHAN Topik / Judul Proyek Perubahan Tempat dan tanggal seminar Laboratorium Kepemimpinan Tandatangan Penyusun, Narasumber, Mentor dan Coach / Moderator. F. Seminar Manajemen Perubahan Untuk mempersiapkan bahan presentasi dengan baik pada seminar Laboratorium Kepemimpinan (seminar Manajemen Perubahan), pengetahuan dan ketrampilan yang sudah diterapkan pada saat seminar Proposal Proyek Perubahan dapat digunakan kembali untuk mempersiapkan bahan presentasi. Pengetahuan tersebut meliputi komponen dasar dalam presentasi, persiapan penyajian, dan strategi presentasi. 8
Dalam mempersiapkan bahan presentasi agar difokuskan pada konten yang akan dipresentasikan. Focus tersebut adalah terkait dengan indikator-indikator capaian proyek perubahan, yang mencakup : 1. Seberapa besar melibatkan stakeholders dalam implementasi proyek perubahan 2. Wujud dukungan stakeholders dalam mengeksekusi proyek perubahan 3. Capaian proyek perubahan dengan melihat peaksanaan semua kegiatan dalam semua tahapan jangka pendeknya. Seperti halnya dalam seminar Proposal Proyek Perubahan, pengetahuan dan ketrampilan teknis tentang seminar juga bisa diterapkan pada seminar Manajemen Perubahan (Labratorium Kepemimpinan). Alokasi waktu untuk seminar dirinci sebagai berikut : 1. Penyajian : 15 menit 2. Penjelasan Mentor : 7 menit 3. Pembahasan narasumber dan moderator : 23 menit G. Penutup Demikian Bahan Ajar ini dibuat untuk dapat digunakan sebagai pelengkap kelancaran pembelajaran dan sebagai bahan pengajuan Angka Kredit Jabatan Fungsional Widyaiswara. Semarang, 15 April 2017 Yang membuat, Ir. DJOKO SUTRISNO, M.Si Widyaiswara Ahli Utama 9
DAFTAR PUSTAKA Ancok, Djamaludin, 2012, Psikologi Kepemimpinan dan Inovasi, Pt. Erlangga, Jakarta Harvard Business School, 2007, Giving Presentation, Harvard Business School Publication Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara RI nomor 11 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklat Kepemimpinan Tingkat II, LAN-RI, Jakarta Modul Diklatpim II, 2015, Panduan Mentoring dan Coaching Diklatpim Tingkat II, Lembaga Administasi Negara RI, Jakarta Peraturan Presiden RI nomor 81 tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025 10