BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Suatu instansi, organisasi merupakan sebuah wadah, alat untuk mencapai tujuan yang didalamnya terdapat sekumpulan orang, visi misi tujuan organisasi yang akan dicapai dan usaha untuk mencapai tujuan tersebut, peraturan-peraturan, pembagian kerja atau rincian tugas dan struktur organisasi. Input dan output dari kegiatan ini bermacam-macam contohnya surat masuk, surat keluar, izin penelitian, kuitansi, hasil rapat, bukti transaksi, proposal dan lain sebagainya. Menurut Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi dalam suatu organisasi, arsip ini berada di masing-masing bagian kantor. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi dalam suatu organisasi, arsip ini disimpan di lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 1 Seiring dengan perkembangan organisasi dan semakin kompleks kegiatan yang dilakukan organisasi maka akan semakin banyak pula arsip yang dihasilkan. Untuk menemukan kembali arsip yang dibutuhkan maka perlu adanya pengelolaan arsip secara baik. Pengelolaan arsip mulai dari 1 Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1.
2 penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan hingga penyusutan (pemindahan, pemusnahan, penyerahan). Untuk mengefesienkan dan mengefektifkan penemuan kembali maka harus ada penilaian arsip yang dapat menentukan apakah arsip tersebut disimpan, dipindahkan, dimusnahkan bahkan diserahkan ke lembaga kearsipan atau Arsip Nasional. Berkenaan penyusutan sudah dituangkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Pasal 47 yaitu Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara dan lebih jelas lagi dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 52 yaitu Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA. Dengan adanya undang-undang dan peraturan pemerintah tersebut maka setiap pencipta arsip wajib melakukan penyusutan berdasarkan JRA. Penyusutan masih menjadi permasalahan di banyak organisasi, mungkin karena anggaran kearsipan belum ada, Sumber Daya Manusia yang belum tersedia, padahal dokumen yang tidak musnah perlu pemeliharaan. Apabila tidak dilakukan penyusutan arsip akan menumpuk sehingga tidak ada proses seleksi atau penilaian. Hal tersebut menyebabkan tidak diketahuinya arsip yang usul musnah dan arsip permanen, apabila masalah ini tetap dibiarkan akan menimbulkan banyak problem diantaranya butuh ruang banyak untuk menyimpan arsip, anggaran banyak, sehingga penggunaan ruang dan anggaran tidak efektif, karena arsip-arsip yang sudah tidak berguna, habis masa retensinya masih disimpan di tempat penyimpanan arsip. Dengan semakin bertambahnya arsip maka harus ada pengurangan arsip atau penyusutan arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip Dinamis, prosedur penyusutan, untuk melakukan penyusutan harus berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip Dinamis, prosedur penyusutan yang berlaku. Penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan cara melalui memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi
3 penggunaan rendah ke penyimpanan arsip inaktif; memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis inaktif; memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu; menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip statis. 2 Dengan adanya program penyusutan arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak layak untuk dipelihara. Sekali organisasi telah membersihkan arsip yang tidak berguna, akan lebih mudah mengorganisir yang tertinggal. Program penyusutan arsip berlandaskan pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang tercipta tidak perlu disimpan. Jika di tinjau dari kegunaannya, arsip dapat digolongkan menjadi dua tipe, yakni arsip sementara dan arsip permanen. Arsip permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manajemen selesai. Arsip sementara adalah arsip yang akan dimusnahkan jika kegunaannya bagi manajemen telah selesai. Jangka waktu penyimpanannya (retensi) dapat hanya beberapa hari, beberapa bulan hingga jangka waktu jauh lebih lama, misalnya 10 tahun, 20 tahun bahkan dapat lebih. 3 Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, proses kimiawi, pembuburan atau pulping. 4 Secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah mendapatkan penghematan dan efisiensi, pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif), 2 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, pengantar, memahami, dan mengelola informasi dan dokumen (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003)., hlm.309. 3 Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994).,hlm. 43 4 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta: Gava Media, 2005).,hlm. 116-117.
4 memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi, penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. 5 Jadwal Retensi Arsip dinamis adalah daftar yang berisi keterangan jenis arsip dinamis, jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya, tindakan setelah jatuh waktu. 6 Dengan adanya jadwal retensi arsip dinamis, organisasi memiliki landasan kuat untuk melakukan penyusutan arsip dinamis secara teratur sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga (sumber daya manusia), listrik, peralatan, dan sebagainya. Kegiatan penyusutan arsip dibedakan antara penyusutan arsip berpedoman JRAD (jadwal retensi arsip dinamis) dan penyusutan arsip yang belum memiliki JRAD (jadwal retensi arsip dinamis). Atas dasar perbedaan kegiatan tersebut dilakukan melalui prosedur dan teknik penyusutan arsip sesuai dengan kondisi kearsipan instansi/perusahaan yang bersangkutan. Untuk mengetahui kegiatan penyusutan saya tertarik untuk melakukan penyusutan di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa (PPEJ). Lembaga ini sebagai instansi vertikal Kementerian Lingkungan Hidup, sekaligus sebagai satker mandiri mempunyai peran penting dalam menjembatani Kementerian Lingkungan Hidup (melalui koordinasi dengan Pemerintah Daerah/PEMDA), dalam melakukan upaya perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup tentunya memiliki informasi yang khusus dan mungkin banyak yang permanen. Hal ini akan menjadikan sebuah referensi kontribusi bagaimana pengelolaan arsip di Lingkungan Kementerian Lingkungan Hidup. Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa atau PPEJ mempunyai tugas pokok yaitu melaksanakan koordinasi dan kegiatan perlindungan dan pengelolaan lingkungan di Ekoregion Jawa. 5 Boedi Martono, op.cit., hlm.39-40. 6 Sulistyo Basuki, loc.cit.
5 Arsip-arsip yang tercipta di PPEJ banyak dan perlu diolah supaya dapat diketahui arsip-arsip yang bernilai permanen dan bernilai sementara. Untuk arsiparsip yang bernilai permanen dapat di simpan dengan sistem pemberkasan yang sesuai. Arsip-arsip yang bernilai sementara dapat diusulkan musnah, namun sebelum pemusnahan dilakukan harus ada surat keputusan pimpinan. Apabila surat keputusan pimpinan belum ada maka arsip-arsip usul musnah tersebut tidak dapat dimusnahkan sembarangan, apabila pemusnahan tetap dilaksanakan tanpa surat keputusan pimpinan otomatis akan terjerat hukum pidana. Mengingat pentingnya peran penyusutan dalam suatu organisasi maka penyusutan wajib dilakukan pada setiap organisasi yang melakukan aktivitas, karena setiap aktivitas misalnya rapat, akan menghasilkan arsip-arsip yang dapat digunakan untuk perkembangan organisasi mendatang. Dari latar belakang di atas, permasalahan yang muncul antara lain: Bagaimana pelaksanaan penyusutan arsip di Sekretariat Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa (PPEJ)? Bagaimana proses penilaian arsip yang dilakukan di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa (PPEJ)? Apa saja kendala yang dialami Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa (PPEJ) untuk melakukan penyusutan arsip? B. Tujuan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan Dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa (PPEJ) Kementrian Lingkungan Hidup ada berbagai tujuan yang ingin di capai yaitu: 1. Mengetahui proses pelaksanaan penyusutan arsip. 2. Mengetahui jenis-jenis arsip yang permanen (tetap disimpan) dan bernilai sementara (dapat dipindahkan ke Records Center, musnah, bahkan diserahkan ke lembaga kearsipan). 3. Mengetahui kendala yang dialami selama melakukan penyusutan arsip.
6 C. Metode Pengumpulan Data 1. Studi Pustaka Studi pustaka yaitu sumber yang dapat digunakan sebagai penunjuk informasi dalam menelusuri bahan bacaan. Buku-buku referensi dapat berisi uraian singkat atau penunjukan nama dari bahan bacaan tertentu. Bahan dari buku referensi tidak untuk dibaca dari halaman pertama sampai tamat. Tetapi digunakan pada bagian-bagian yang penting dan diinginkan. 2. Observasi partisipasi Observasi berasal dari bahasa Latin yang berarti melihat dan memperhatikan. Istilah observasi diarahkan pada kegiatan memperhatikan secara akurat, mencatat fenomena yang muncul, dan mempertimbangkan hubungan antar aspek dalam fenomena tersebut. Observasi yang berarti pengamatan bertujuan untuk mendapatkan data tentang suatu masalah, sehingga diperoleh pemahaman atau sebagai alat re-checkingin atau pembuktian terhadap informasi/ keterangan yang diperoleh sebelumnya. Partisipasi yaitu ikut serta dalam aktivitas organisasi untuk lebih memahami kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi tersebut. Dari kegiatan-kegiatan tersebut pasti akan menghasilkan suatu catatan, bukti transaksi yang berisi informasi yang dapat digunakan sebagai bahan mengambil keputusan dan lain sebagainya. 3. Wawancara Metode pengumpulan data untuk mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Wawancara merupakan salah satu bagian terpenting dari setiap survey. Tanpa wawancara, peneliti akan kehilangan informasi yang hanya dapat diperoleh dengan jalan bertanya langsung kepada responden. Yang dimaksud dengan wawancara menurut Nazir adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara penanya atau pewawancara dengan responden dengan menggunakan alat yang dinamakan interview guide (panduan wawancara).
7 4. Dokumentasi Dokumentasi yaitu memfoto tahapan-tahapan pelaksanaan PKL sebagai bukti pelaksanaan PKL di Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa (PPEJ) dan melengkapi laporan akhir. D. Tinjauan Pustaka Ada beberapa buku yang digunakan sebagai tinjauan pustaka. Buku pertama yang digunakan sebagai acuan adalah The Management of College and University Archives, karangan William J. Maher, yang diterbitkan oleh The Society of American Archivists and The Scarecrow Press, inc. di Metuchen, N.J. & London pada tahun 1992. Buku ini terdiri atas 7 bab. Bab yang digunakan sebagai acuan adalah bab 3 tentang Archival Theory, Procedures, and Techniques. Pada bab ini terdiri atas 11 sub bab dan yang relevan dengan tema yaitu sub bab nomor dua yaitu Appraisal. Pada sub bab ini terdiri dari Elements of Appraisal yang menjelaskan tentang unsur-unsur penilaian, cara terbaik untuk melakukan penilaian yaitu dengan membagi arsip antara lain administrasi, keuangan, hukum, penelitian dan informasi. Buku kedua berjudul Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, karangan Basir Barthos, yang diterbitkan oleh Bumi Aksara di Jakarta pada tahun 2005. Buku ini terdiri atas 9 bab yang membahas mengenai manajemen kearsipan. Bab yang menjadi acuan adalah pada bab 7 tentang penyusutan arsip. Pada bagian ini membahas tentang konsep dasar penyusutan arsip, gambaran mengenai pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip. Selain konsep dasar penyusutan dalam bab ini terdapat jadwal retensi arsip yang digunakan sebagai dasar untuk penyusutan. Sedangkan pada bab 8 membahas tentang penyusunan jadwal retensi arsip. Pada bab ini terdapat bagaimana cara menentukan jangka waktu penyimpanan arsip. Buku ketiga yaitu karangan Sulistyo Basuki yang berjudul Manajemen Arsip Dinamis, pengantar, memahami, dan mengelola informasi dan dokumen, yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama di Jakarta pada tahun 2003. Buku ini terdiri dari 6 bagian dan bagian yang dapat digunakan sebagai acuan
8 terdapat pada bab 4 tentang Arsip Dinamis Inaktif. Bab 4 terdiri dari 2 sub bagian yaitu penyimpanan arsip dinamis inaktif dan penaksiran (appraisal) arsip dinamis, jadwal retensi dan pemusnahannya. Pada sub bagian penaksiran (appraisal) arsip dinamis, jadwal retensi dan pemusnahannya memaparkan tentang penilaian arsip, dari proses penilaian arsip akan diketahui jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip serta akan terbentuk jadwal retensi arsip. Selain itu membahas tentang metode pemusnahan arsip dinamis inaktif dengan cara antara lain pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi dan pembuburan. Buku keempat yaitu karangan Boedi Martono berjudul Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan di Jakarta tahun 1994. Buku ini terdiri atas 3 bab mengenai Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Bab yang menjadi acuan adalah pada bab 2 mengenai program penyusutan arsip. Bab ini membahas mengenai tujuan penyusutan arsip, tujuan penyusutan arsip akan tercapai apabila setiap organisasi memiliki program dan rencana pengurangan arsip. Rencana atau program tersebut dapat berwujud jadwal retensi arsip, dengan adanya jadwal retensi arsip maka akan diketahui jangka simpan arsip, permanen bahkan musnah dan serah ke lembaga kearsipan. E. SISTEMATIKA PENULISAN Sistematika penulisan bertujuan untuk memudahkan pemahaman laporan yang berjudul Pelaksanaan Penyusutan Arsip di Sekretariat Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa (PPEJ) Kementerian Lingkungan Hidup ini. Laporan ini terdiri dari 4 (empat) bab, masing-masing bab memiliki pembahasan yang berbeda. Namun demikian keempat bab tersebut masih memiliki satu keterkaitan. Bab pertama adalah pendahuluan yang terdiri dari latar belakang dan permasalahan, tujuan pelaksanaan praktik kerja lapangan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka serta sistematika penulisan. Uraian pada latar belakang terfokus pada penyusutan arsip. Penyusutan arsip dipilih karena di setiap organisasi selalu menghasilkan arsip, arsip-arsip yang sudah jarang digunakan,
9 tidak mempunyai nilai guna lagi dapat dipindahkan ke Record Center dan apabila retensi arsip sudah habis dapat diusulkan musnah untuk menghemat tempat simpan arsip dan tidak terjadi penumpukan arsip. Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah mengetahui proses pelaksanaan penyusutan arsip, mengetahui jenis-jenis arsip yang permanen (tetap disimpan) dan bernilai sementara (dapat dipindahkan ke Records Center, musnah, bahkan diserahkan ke lembaga kearsipan), dan mengetahui kendala yang dialami selama melakukan penyusutan arsip. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode studi pustaka, observasi partisipasi, wawancara dan dokumentasi. Tinjauan pustaka digunakan untuk memperkuat hasil tulisan pada laporan ini. Bab kedua laporan ini menguraikan tentang lembaga tempat PKL. Uraian tersebut adalah gambaran umum Pusat Pengelolaan Ekoregion Jawa yang terdiri dari sejarah kelembagaan; kedudukan, tugas dan fungsi; visi dan misi; lokasi; struktur organisasi; dan keadaan pengelolaan kearsipan pada lembaga tersebut. Bab ketiga adalah inti dari laporan ini. Pada bab ini dibahas mengenai penyusutan arsip yang terdiri dari tahap survai arsip, tahap penilaian, tahap penataan dan penyimpanan, dan kendala dalam melakukan penyusutan arsip. Bab ini menjelaskan tentang detail kegiatan yang dilakukan selama PKL. Tahap survai arsip menjelaskan tentang arsip apa yang dimiliki suatu instansi, dimana tempat penyimpanannya, berapa banyak volume arsip yang tersimpan dan sebagainya yang merupakan sarana untuk melakukan penilaian. Tahap penilaian merupakan tahap selanjutnya yaitu identifikasi klasifikasi, memberkaskan berkas berdasar klasifikasi, penyusunan daftar arsip berdasar klasifikasi, penilaian arsip berdasar Jadwal Retensi Arsip, dari penilaian ini akan tercipta daftar arsip musnah dan daftar arsip permanen, selanjutnya pembungkusan arsip, pemberian kode pada kertas pembungkus. Pada tahap penataan dan penyimpanan dijelaskan tentang penempatan arsip dalam boks (arsip musnah dan arsip permanen), pelabelan boks arsip, penataan boks arsip. Selain itu pada bab ini dijelaskan tentang kendala pelaksanaan penyusutan arsip antara lain sistem yang diterapkan, tempat simpan arsip inaktif/ Record Center, Sumber Daya Manusia, sarana prasarana (terdiri dari
10 alat tulis, boks arsip, rak, kertas pembungkus, kertas label, kapur barus, silica gel) dan lain sebagainya. Bab terakhir merupakan penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Pada bab ini diuraikan tentang kesimpulan yang didapat selama melaksanakan PKL dan berisi saran kepada lembaga yang bersifat membangun agar ke depannya penyusutan arsip dapat dilaksanakan dengan baik.