BAB II LANDASAN TEORI II.1. Pengertian Audit Internal, SPFAIB, dan SKAI Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa pengertian pemeriksaan menurut para ahli. Adapun pengertian audit internal menurut The Institute of Internal Auditors (IIA): Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization s operations. It helps an organization accomplish its objectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes. Menurut Standar Profesi Audit Internal (2004), definisi audit internal adalah: Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang independen dan obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meingkatkan kegiatan operasi organisasi. Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuanya, melalui suatu pendekatan yang sistematis dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan risiko, pengendalian dan proses governance. Penulis menyimpulkan bahwa definisi audit intern adalah kegiatan memberikan kepastian atau keyakinan dan konsultasi yang independent dan obyektif guna meningkatkan kinerja dan nilai tambah bagi organisasi, membantu 8
organisasi untuk muwujudkan tujuannya, mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas pengelolaan risiko, pengendalian dan proses tata kelola yang baik. Definisi SPFAIB yang termuat dalam Peraturan Bank Indonesia nomor: 1/6/PBI/1999 pasal 1 angka 4 adalah: Ukuran minimal yang harus dipatuhi oleh semua bank dalam melaksanakan fungsi audit intern. Definisi SKAI yang termuat dalam SPFAIB adalah: Satuan kerja yang melaksanakan fungsi audit intern. Penugasan nama/istilah untuk satuan kerja tersebut dapat ditetapkan oleh masing-masing bank. II.2. Tugas SKAI Standar minimal tugas SKAI sesuai dengan SPFAIB adalah membantu Direktur Utama dan Dewan Komisaris dengan menjabarkan secara operasional perencanaan, pelaksanaan dan pemantauan hasil audit. Dalam melaksanakan hal ini auditor intern mewakili pandangan dan kepentingan profesinya dengan membuat analisis dan penelitian di bidang keuangan, akuntansi, operasional dan kegiatan lainya melalui pemeriksaan secara on-site dan pemantauan secara offsite, serta memberikan saran perbaikan dan informasi yang objektif tentang kegiatan yang direview kepada semua tingkatan manajemen. Disamping itu SKAI harus mampu mengidentifikasikan segala kemungkinan untuk memperbaiki dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya dan dana. SKAI harus mendapatkan jaminan dalam melaksanakan fungsinya dengan bebas 9
dan independent, oleh karena itu dewan komisaris harus menjamin bahwa fungsi SKAI dapat melaksanakan fungsinya tersebut secara independent. II.3. Kedudukan SKAI dalam Organisasi Perbankan Sesuai Dengan Peraturan Bank Indonesia No. 1/6/PBI/1999 kedudukan SKAI adalah sebagai berikut: 1. Pengangkatan dan Pemberhentian Kepala SKAI diangkat dan diberhentikan oleh direksi bank dengan persetujuan dari dewan komisaris dan dilaporkan kepada Bank Indonesia. 2. Independensi Kepala SKAI bertanggung jawab kepada direktur utama bank. Untuk menjamin independensi, kelancaran audit dan wewenang dalam memantau tindak lanjut maka kepala SKAI dapat berkomuniksi langsung dengan dewan komisaris untuk menginformasikan berbagai hal yang berhubungan dengan audit. Pemberian informasi tersebut harus dilaporkan kepada direktur utama dengan tembusan kepada direktur kepatuhan. 3. Pelaporan Kepala SKAI wajib : Menyampaikan laporan audit kepada direktur utama dan dewan komisaris dengan tembusan kepada direktur kepatuhan. Menyiapkan laporan pelaksanaan dan pokok-pokok hasil audit yang akan disampaikan kepada Bank Indonesia dengan tanda-tangan oleh direktur umum dan dewan komisaris. 10
Segera menyiapkan laporan kepada Bank Indonesia mengenai temuan audit yang diperkirakan dapat mengganggu kelangsungan hidup usaha bank. II.4. Piagam Audit Intern (Internal Audit Charter) Piagam audit intern sesuai dengan yang tertera dalam SPFAIB adalah dokumen resmi bank yang memuat misi, wewenang dan tanggung jawab SKAI. Dokumen ini dapat menggunakan nama lain sepanjang memenuhi kriteria sesuai yang termuat dalam SPFAIB. Misi, wewenang dan tanggung jawab SKAI harus dirumuskan dalam suatu dokumen tertulis yang harus disetujui oleh dewan komisaris yang selanjutnya disebut piagam audit intern. Piagam audit intern sekurang kurangnya harus mencantumkan: Kedudukan SKAI Kewenangan untuk melakukan akses terhadap catatan, karyawan, sumber daya dan dana serta asset bank lainya yang berkaitan dengan pelaksanaan audit. Ruang lingkup kegiatan audit intern. Pernyataan bahwa auditor intern tidak boleh mempunyai wewenang atau tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan operasional dari auditee. 11
II.5. Lingkup Penugasan Sesuai dengan standar profesi audit internal, fungsi audit internal melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses pengelolaan risiko, pengendalian, dan governance, dengan menggunakan pendekatan yang sistemati, teratur dan menyeluruh. 1. Pengelolaan risiko Fungsi audit internal harus membantu organisasi dengan cara mengidentifikasikan dan mengevaluasi risiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan risiko dan sistem pengendalian intern. 2. Pengendalian Fungsi audit internal harus membantu organisasi dalam memelihara pengendalian interna yang efektif dengan cara nmengevaluasi kecukupan, efisiensi dan efektivitas pengendalian tersebut, serta medorong peningkatan pengendalian intern secara berkesinambungan. a. Berdasarkan hasil penilaian risiko, fungsi audit internal harus megevaluasi kecukupan dan efektivitas system pengendalian intern, yang mencakup governance, kegiatan operasi dan system informasi organisasi. Evaluasi sistem pengendalian intern harus mencakup: Efektivitas dan efisiensi kegiatan operasi. Kendalan dan integritas informasi. Kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pengamanan asset organisasi. 12
b. Fungsi audit internal harus memastikan sampai sejauh mana sasaran dan tujuan program serta kegiatan operasi telah ditetapkan dan sejalan dengan sasaran dan tujuan organisasi. c. Auditor internal harus mereviu kegiatan operasi dan program untuk memastikan sampai sejauh mana hasil-hasil yang diperoleh konsisten dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. d. Untuk mengevaluasi sistem pengendalian intern diperlukan kriteria yang memadai. 3. Proses governance Fungsi audit internal harus menilai dan memberikan rekomendasi yang sesuai untuk meningkatkan proses governance dalam mencapai tujuantujuan berikut: a. Mengembangkan etika dan nilai-nilai yang memadai di dalam organisasi. b. Memastikan pengelolaan kinerja organisasi yang efektif dan akuntabilitas. c. Secara efektif mengkomunikasikan risiko dan pengendalian kepada unit-unit yang tepat didalam organisasi. d. Secara efektif mengkoordinasikan kegiatan dari, dan mengkomunikasikan informasi diantara, pimpinan, dewan pengawas, auditor internal dan eksternal serta manajemen. 13
Fungsi audit internal harus mengevaluasi rancangan, implementasi dan efektivitas dari kegiatan program dan sasaran organisasi yang berhubungan dengan etika organisasi. II.6. Pelaksanaan Audit Sesuai dengan SPFAIB pendekatan pelaksanaan audit dipengaruhi oleh besar organisasi, karakteristik, volume dan kompleksitas operasi masing-masing bank. Oleh karena itu, setiap pelaksanaan kegiatan audit perlu memperhatikan kondisi dari masing-masing bank. Pelaksanaan audit perlu memperhatikan kondisi dari masing-masing bank. Pelaksanaan audit dapat dibedakan menjadi 5 (LIMA) tahap kegiatan yaitu tahap persiapan audit, penyusunan program audit, pelaksanaan penugasan audit, pelaporan hasil audit dan tindak lanjut hasil audit. II.6.1. Persiapan Audit Pelaksanaan audit harus dipersiapkan dengan baik agar tujuan audit dapat dicapai dengan cara efisien. Langkah yang perlu diperhatikan pada tahap persiapan audit meliputi penetapan penugasan, pemberitahuan audit dan penelitian pendahuluan. 1. Metode Pendekatan Auditor Intern Auditor intern harus mampu menggunakan metode-metode pendekatan yang diperlukan untuk pelaksanaan audit intern, agar pelaksanaan auditnya dapat berlansung secara efektif dan efisien. Metode 14
pendekatan tersebut dapat berbeda antara satu auditor dengan auditor lainya serta dalam satu bank dengan bank lainnya, namun sekurangkurangnya auditor intern perlu memprhatikan aspek-aspek teknis seperti cara dan penetapan sampling, teknik penjualan yang akan dilakukan, minimal bukti audit yang diperlukan dan cara mendapatkanya serta memperhatikan konsep materialitas. 2. Penetapan Penugasan Penetapan penugasan audit dimaksudkan untuk pemberitahuan kepada auditor sebagia dasar untuk melakukan audit sebagaimana ditetapkan dalam rencana audit tahunan bank. Penetapan penugasan disampaikan oleh kepala SKAI kepada ketua dan tim audit dalam bentuk surat penugasan, yang antara lain menetapkan ketua dan anggota tim audit, waktu yang diperlukan serta tujuan audit. 3. Pemberitahuan audit Pelaksanaan audit intern harus dilengkapi dengan surat pemberitahuan audit dari SKAI, yang dapat disampaikan kepada auditee sebelum atau pada saat audit dilaksanakan. Dalam surat pemberitahuan tersebut antara lain dikemukakan: Penegasan kembali wewenang SKAI untuk melakukan audit sebagaimana telah ditetapkan pada internal audit charter. Rencana pertemuan awal dengan kepala satuan kerja auditee, yang dimaksudkan untuk menjelaskan tujuan audit serta sekaligus 15
mendapatkan penjelasan dari kepala satuan kerja auditee, mengenai kegiatan dan fungsi dari satuan kerja auditee. Susunan ketua dan anggota tim Informasi yang diperlukan. Selanjutnya kepala satuan kerja auditee meneruskan kepada pejabat bawahannya sebagai pemberitahuan akan dilakukan audit oleh SKAI dan instruksi untuk mempersiapkan data/informasi serta dokumen yang diperlukan. 4. Penelitian Pendahuluan Penelitian pendahuluan dimaksudkan untuk mengenal dan memahami setiap kegiatan atau fungsi auditee secara umum supaya audit dapat difokuskan pada hal-hal yang strategis sehingga auditor dapat merumuskan tujuan audit secara lebih jelas. Dalam tahap ini auditor harus mengenal dengan baik aspek-aspek dari auditee antara lain fungsi, struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab, kebijakan, sistem dan prosedur operasional, risiko kegiatan dan pengendaliannya, indikator keberhasilan, aspek legal dan ketentuan lainnya. Untuk dapat memperoleh gambaran secara menyeluruh atas system yang akan diaudit perlu dibuat satu bgan alur, sehingga karakteristik kegiatan yang berkaitan satu dengan lainnya akan dapat lebih mudah dipahami. Analisis terhadap penelitian pendahuluan tersebut digunakan sebagai dasar penyusunan audit secara lebih rinci. Informasi dan hasil analisis 16
tersebut perlu didokumentasikan secara lengkap dalam arsip permanent. II.6.2. Penyusunan Program Audit Berdasarkan hasil penelitian pendahuluan disusun program audit. Program audit menurut R.Tampubolon dalam bukunya yang berjudul Risk and System Based Internal Audit adalah sebagai berikut: a. Merupakan dokumentasi prosedur bagi auditor intrn dalam mengumpulkan, menganalisis, dan menginterprestasikan informasi selama pelaksanaan audit, termasuk catatan untuk pemeriksaan yang akan datang. b. Menyatakan tujuan audit. c. Menetapkan luas, tingkat dan metodologi pengujian yang diperlukan guna mencapai tujuan audit untuk tiap tahapan audit. d. Menetapkan jangka waktu pemeriksaan. e. Mengidentifikasi aspek-aspek teknis, risiko, proses dan transaksi yang harus diuji, termasuk pengolahan data elektronik. Adanya program audit secara tertulis akan memudahkan pengendalian audit selama tahap-tahap pelaksanaan. Program audit tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan selama audit berlangsung. 17
II.6.3. Pelaksanaan Penugasan Audit Menurut Tjukria Tawaf Tahap peaksanaan audit meliputi kegiatan mengumpulkan, menganalisis, menginterprestasikan, mendokumentasikan bukti-bukti audit serta informasi lain yang dibutuhkan, sesuai dengan prosedur yang digariskan dalam program audit untuk mendukung hasil audit. 1. Proses Audit Proses audit meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut: a. Mengumpulkan bukti dan informasi yang cukup, kompeten dan relevan. b. Memeriksa dan mengevaluasi semua bukti dan informasi untuk mendapatkan temuan dan rekomendasi audit. c. Menetapkan metode dan teknik sampling yang dapat dipakai dan dikembangkan sesuai keadaan, diantaranya pengujian atas pengndalian dan pengujian substantif atas saldo-saldo seperti validasi atas rekening simpanan dan kredit. d. Supervisi atas proses pengumpulan bukti dan informasi serta pengujian yang telah dilakukan. e. Mendokumentasikan kertas kerja audit. f. Membahas hasil audit dengan auditee. 18
2. Bukti Audit Bukti audit adalah semua data dan informasi yang dapat dipakai oleh auditor untuk mendukung temuan auditnya. Auditor intern harus memperoleh bukti yang cukup, kompeten, dan relevan untuk mendukung penyusunan kesimpulan dan rekomendasinya. Dalam hal ini auditor intern harus menggunakan pertimbangan profesionalnya untuk menentukan jumlah dan jenis bukti audit yang dibutuhkan setelah mempelajari dengan teliti keadaan yang dihadapinya. Bukti tersebut diperoleh melalui pemeriksaan fisik atau dokumen, konfirmasi, pengamatan, pengajuan pertanyaan, perhitungan dan pengujian analiti. 3. Evaluasi Hasil Audit Evaluasi terhadap hasil audit menjadi tanggung jawab dari masingmasing anggota tim audit. Dalam mengevaluasi hasil audit tersebut, tim harus menyusun kesimpulan pada tiap tingkat program audit, mengevaluasi hasil audit terhadap sasaran audit dan menyusun ikhtisar temuan dan rekomendasi hasil audit. a. Kesimpulan dari Pelaksanaan Program Audit Jika program dan prosedur audit telah selesai dilaksanakan, audior intern harus menyusun kesimpulan terhadap hasil audit yang sesuai dengan sasaran atau tujuan dari program dan prosedur audit tersebut. 19
b. Apabila auditor intern dalam melakukan pengujian menemukan penyimpangan, maka penyimpangan tersebut harus dievaluasi berdasarkan analisis sebab akibat. c. Ikhtisar Temuan dan Rekomendasi Hasil Audit Audito intern harus membuat ikhtisar temuan dan rekomendasi hasil audit. Apabila ditemukan kelemahan atau penyimpangan, maka dalam ikhtisar tersebut sekurang-kurangnya harus mengungkapkan: Fakta/keadaan yang sebenarnya terjadi. Keadaan yang seharusnya terjadi. Penyebab terjadinya penyimpangan. Dampak dari terjadinya penyimpangan. Langkah perbaikan yang telah dilakukan auditee. Rekomendasi auditor intern. 4. Supervisi Kepala SKAI harus dapat menjamin terselenggaranya supervisi atas pelaksanaan audit secara cermat dan tepat, supervisi tersebut harus dilaksanakan secara berkesinmbungan dimulai sejak awal hingga akhir penugasan audit. Kegiatan supervisi meliputi: Penyimpangan instruksi yang jelas kepada auditor intern dan persetujuan proram audit. Pengawasan pelaksanaan program audit. 20
Penetapan kecukupan kertas kerja audit. Penilaian mengenai akurasi, obyektivitas, kelengkapan, dan ketetapan waktu dari laporan hasil audit. Penilaian atas pencapaian tujuan dan sasaran audit. Bukti pelaksanaan kegiatan supervise harus didokumentasikan dan diadministrasikan. Tingkat supervisi yang dilakukan harus disesuaikan dengan kualifikasi para auditor intern dan kompleksitas permasalahan. Dalam hal pelaksanaan audit dilakukan oleh pihak lain, tanggung jawab supervise tetap berada pada kepaa SKAI. II.6.4. Pelaporan Hasil Audit Auditor brkewajiban menuangkan hasil audit kedalam laporan tertulis. Laporan harus memenuhi standar pelaporan, memenuhi kelengkapan materi dan melalui proses penyusunan yang baik. Materi laporan berupa tujuan, luas dan pendekatan audit; temuan audit; kesimpulan auditor intern atas hasil audit; pernyataan auditor intern bahwa audit telah dilakukan sesuai dengan SPFAIB; rekomendasi auditor intern; tanggapan auditee; dan hasil pengecekan komitmen auditee. Penyampaian laporan hasil audit dieruntukkan kepada direktur utama, dewan komisaris, direktur kepatuhan dan audite. Selain itu direktur utama dan dewan komisaris menyampaikan laporan pelaksanaan dan pokok-pokok hasil audit intern setiap semester kepada Bank Indonesia. 21
II.6.5. Tindak Lanjut Hasil Audit SKAI harus memantau dan meganalisis serta melaporkan perkembangan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah dilakukan auditee. Tindak lanjut tersebut meliputi: 1. Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut harus dilakukan, agar apat diketahui perkembanganya dan dapat diingatkan kepada auditee bila auditee belum melaksanakan komitmen perbaikan menjelang atau sampai batas waktu yang dijanjikan. 2. Analisis kcukupan tindak lanjut Dari hasil pemantauan pelaksanaan tindak lanjut, dilakukan analisis kecukupan atas realisasi janji perbaikan yang telah dilaksanakan auditee. Selanjutnya pengecekan kembali tndak lanjut perlu dilakukan apabila terdapat kesulitan atau hambatan yang menyebabkan tindak lanjut tersebut tidak dapat dilakukan sebagaimana mestinya. 3. Pelaporan tindak lanjut Dalam hal pelaksanaan tindak lanjut tidak dilaksanakan oleh auditee, maka SKAI memberikan laporan tertulis kepada direktur utama dan dewan komisaris untuk tindakan lebih lanjut. 22
II.7. Opini atas Reviu di PT.Bank ABC Mengacu kepada SPFAIB dan acuan penilaian dengan menggunakan Quality Assesment Manual 5 th edition yang dikeluarkan oleh IIA, kesimpulan hasil reviu akan dikategorikan sebagai berikut: Generally Conforms, maksudnya adalah penilai menyimpulkan bahwa struktur, kebijakan, prosedur aktivitas yang relevan telah dilaksanakan sebaik mungkin sesuai dengan proses yang seharusnya dan memenuhi semua syaratsyarat, standar-standar dan kode etik yang berlaku. Namun masih dimungkinkan untuk dilakukan perbaikan dan peningkatan. Partially Coforms, maksudnya adalah penilai menyimpulkan bahwa aktivitas SKAI telah berusaha sebaik mungkin untuk patuh kepada semua syaratsyarat dan standar-standar dan kode etik yang berlaku. Namun masih ada sebagian kecil tujuan yang gagal diraih. Biasanya akan ada beberapa rekomendasi perbaikan agar kedepanya mampu melaksanakan semua aktivitasnya sesuai dengan syarat, standar dan kode etik yang berlaku. juga semua tujuan dapat diraih semaksimal mungkin. Does not Conforms, maksudnya adalah penilai menyimpulkan bahwa SKAI dalam aktivitasnya tidak berusaha sebaik mungkin untuk patuh terhadap syarat, standar dan kode etik yang berlaku. Selain itu juga banyak kegagalan dalam mewujudkan tujuan dan sasarannya. 23
II.8. Penilaian Efektifitas Penulis mereviu tingkat efektivitas Divisi SKAI PT.Bank ABC dengan menggunakan perhitungan kuantitatif menggunakan data primer berupa kuisioner yang diisi oleh staff Divisi SKAI. Pertanyaan kuisioner terlampir. Karyawan Divisi SKAI memberikan penilaian terhadap setiap pertanyaan yang terdapat didalam kuisioner dengan memberikan tanda centang pada nilai 1-4 yang merupakan N. (kuisioner terlampir) Penulis akan melakukan penilaian dengan rumus sebagai berikut: Efektifitas = N1+ N2+ N3+ N4 Dimana : N1 = Nilai 1 N2 = Nilai 2 N3 = Nilai 3 N4 = Nilai 4 Pengklasifikasian Tingkat Efektifitas 35 60 = Tidak Efektif 61 85 = Cukup Efektif 86 110 = Efektif 111 140 = Sangat Efektif 24