1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada dasarnya fungsi PR (Public Relations) diperlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial (perusahaan) maupun organisasi yang nonkomersial. Mulai dari yayasan, perguruan tinggi, dinas militer, sampai dengan lembaga-lembaga pemerintah pun memerlukan Public Relations. Kebutuhan akan kehadirannya tidak bisa dicegah, terlepas dari kita menyukainya atau tidak, karena Public Relations merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan suatu organisasi secara positif. Public Relations itu sendiri terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang berkepentingan dengannya. Setiap orang pada dasarnya juga selalu mengalami Public Relations, kerena kita semua adalah makhluk sosial yang selalu bertemu dan menjalin kontak dengan orang di sekitar kita. 1 Public Relations pun selalu melakukan tugasnya secara kontinu untuk menciptakan dan menjaga nama baik (good will) dan kesepahaman bersama antara suatu organisasi dengan publiknya. Itu pun merupakan proses yang dipikirkan secara matang dan hati-hati. Karena proses tersebut juga memerlukan aktivitas yang dilakukan secara terus menerus, aktivitas di sini adalah suatu usaha untuk menciptakan dan menjaga proses kesepahaman 1 M.Linggar Anggoro.Teori profesi kehumasan.(ed.1.cet.3.jakarta.bumiaksara,2002),hal 1 1
2 bersama. Dengan kata lain aktivitas tersebut melibatkan adanya suatu dialog antara suatu organisasi dengan publiknya sehingga mereka dapat saling mendengarkan serta saling memahami. Supaya terwujudnya kesepahaman tersebut perlu adanya perubahan atau tindakan yang dilakukan oleh pihakpihak terkait. Secara tidak langsung dapat dilihat bahwa para Public Relations selalu mempertimbangkan dengan seksama bagaimana suatu program akan dimulai dan melanjutkannya secara terstruktur sehingga bermanfaat bagi organisasi serta publik yang berinteraksi dengan organisasi tersebut. Pentingnya fungsi Public Relations di perusahaan yaitu Public Relations harus memberikan kontribusi langsung terhadap suksesnya suatu bisnis. Jika tugas yang harus dilakukan adalah untuk menjaga serta mengelola reputasi dan hubungan relasi, maka efek yang ditimbulkan haruslah dapat dirasakan secara nyata, dan bukan hanya menimbulkan rasa nyaman yang semu. Menghabiskan dana untuk menciptakan suatu dialog dengan publik utama dan untuk membangun reputasi harus menghasilkan manfaat yang nyata (tangible benefit) bagi perusahaan. Supaya publik bisa dipengaruhi untuk mendukung perusahaan. Aktivitas Public Relations merupakan bagian terpadu dari suatu rencana, sedangkan rencana merupakan produk dari suatu perencanaan yang pada akhirnya perencanaan itu menjadi salah satu fungsi dasar dari proses manajemen, kemudian dari pentahapan salah satu fungsi-fungsi manajemen tersebut harus lebih dahulu diperhatikan tujuan yang hendak diraih.
3 Pada posisi tertentu yang hendak dicapai sesuai dengan perencanaan yang hendak diperhitungkan dengan baik oleh pihak yang terlibat dalam manajemen suatu organisasi yang bersangkutan, yaitu aktivitas apa dan bagaimana yang dipergunakan untuk pencapaian suatu tujuan organisasi atau perusahaan dan program kerja merupakan suatu strategi yang dijabarkan dalam langkah-langkah yang telah dijadwalkan. Sebagaimana diketahui Public Relations bertujuan untuk menegakkan dan mengembangkan suatu citra yang menguntungkan terhadap para stakeholdernya. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka aktivitas kegiatan Public Relations semestinya diarahkan pada upaya penggarapan persepsi para stakeholdernya sebagai tempat akar tindak persepsi mereka. Konsekuensinya jika strategi penggarapan itu berhasil akan memperoleh sikap tindak dan persepsi yang menguntungkan dari stakeholder sebagai khalayak sasarannya. Pada akhirnya akan tercipta suatu opini atau citra yang menguntungkan. Aktivitas Public Relations sehari-hari adalah menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi atau suatu perusahaan dengan pihak publik yang bertujuan untuk menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi tercapainya tujuan tertentu. Aktivitas Public Relations pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunikasi dengan berbagai macam simbol komunikasi, verbal maupun non verbal. Kegiatan komunikasi verbal, sebagian besar adalah pekerjaan mulai dari menulis proposal, artikel progress
4 report, menulis untuk presentasi, membuat press release, membuat rekomendasi dan sebagainya. 2 Di lihat dari ruang lingkup tugasnya, aktivitas Public Relations antara lain meliputi: 1. Membina hubungan ke dalam (publik internal) Publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari perusahaan itu sendiri, dan mampu mengidentifikasi mengenai hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat sebelum kebijakan itu dijalankan oleh suatu perusahaan. 2. Membina hubungan keluar (publik eksternal) Publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. 3 Salah satu bentuk media komunikasi adalah dengan melakukan publikasi, yang pada akhirnya media massa atau publik sebagai target sasaran akan memperoleh pengenalan, pengetahuan, dan pengertian yang mendalam sehingga dapat tercipta image positif terhadap perusahaan/lembaga yang diwakilinya. Pencapaian yang baik bagi seorang Public Relations adalah menemukan strategi untuk memperoleh terlaksananya peran dan tugas Public Relations dalam mengelola image perusahaan. Penyelenggaraan 2 Frida Kusumastuti, Dasar-Dasar Humas, Ghalia Indonesia, Jakarta, 2004. Hal 27 3 Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi), Jakarta, Penerbit PT Grafindo Persada,2002. Hal 23
5 program diharapkan mampu mempertahankan kesan positif publik terhadap perusahaan. Khususnya dalam hal Suku Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil ( Sudin Dukcapil ), Suku Dinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan ( Kominfomas ) merupakan sebuah instansi atau Perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat yang salah satunya dengan menjalankan Program sosialisasi e-ktp. Sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan bahwa, Pemerintah wajib memberikan Nomor Induk Kependudukan (NIK) kepada setiap Penduduk Indonesia serta mencantumkanya dalam setiap dokumen kependudukan dan Provinsi DKI Jakarta sebagai kota bertaraf Internasional dan memiliki tingkat mobilitas yang sangat tinggi sehingga dituntut untuk segera dapat mewujudkan Database yang akurat. KTP berbasis NIK secara Nasionalyang selanjutnya disebut KTP Elektronik adalah KTP yang memiliki Spesifikasi dan format KTP Nasional dengan sistem pengamanan khusus yang berlaku sebagai identitas resmi yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.Penerbitan KTP Elektronik adalah pengeluaran KTP baru, atau penggantian KTP karena habis masa berlakunya, pindah dating, rusak atau hilang.sidik jari adalah hasil reproduksi tapak jari tangan penduduk yang terdiri atas kumpulan alur garis-garis halus dengan pola tertentuyang disengaja diambil untuk kepentingan kelengkapan data penduduk dalam database kependudukan.personalisasi adalah pencetakan dokumen KTP
6 Elektronik dengan memasukan biodata, pas photo, sidik jari telunjuk kirikanan, dan tanda tangan penduduk.verifikasi adalah proses pemeriksaan kebenaran data dan identitas seseorang dan Identifikasi merupakan proses untuk menentukan ketunggalan identitas seseorang melalui pemadanan sisdik jari.. 4 Sosialisai e-ktp saat ini belum seluruhnya merata hanya baru beberapa bagian saja yang sudah mensosialisasikan program ini, karena keterbatasan alat yang membuat proses sosialisasi sedikit terhambat. Dalam prosesnya tersebut dilakukan pengambilan data berupa foto, tanda tangan, sidik jari, dan foto iris mata. Berbeda dengan KTP yang sebelumnya hanya menggunakan foto yang dibawa oleh warga dan tanda tangan. Namun sekarang foto dibedakan berdasarkan tahun lahir ganjil dengan background warna foto merah sedangkan genap berwarna biru. Penulis memilih Kominfomas dan Suku Dinas Kependudukan & Catatan Sipil sebagai objek tempat penelitian karena Suku Dinas Kependudukan & Catatan Sipil Jakarta Barat merupakan sebuah instansi yang berperan sangat penting dalam menyangkut seluruh masalah kependudukan, yang meliputi pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan data-informasi kependudukan, patut menjadi perhatian untuk mewujudkannya. Karena sampai saat ini, peraturan perundang-undangan yang mendukungnya masih terpisah-pisah, berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kaitan satu dengan lainnya. Perwujudan suatu sistem memang sangat 4 Media intern Suku Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
7 didambakan oleh masyarakat. Bahkan sebagai ciri dari penyelenggaraan negara yang modern khususnya bidang pelayanan masyarakat yang salah satunya dengan menjalankan Program e-ktp. Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, komunikasi merupakan bagian yang sangat penting dan merupakan tanggung jawab seluruh bagian dari organisasi tersebut. Kegiatan komunikasi secara khusus menjadi fokus utama Humas. Karena aktivitas Public Relations yang tepat akan menciptakan hasil yang baik dan positif. Untuk periode data yang akan diteliti, penulis akan meneliti aktivitas sosialisasi di Kelurahan Kemanggisan Kecamatan Palmerah Jakarta Barat. Karena untuk mengetahui jumlah penduduk yang sudah wajib KTP pada periode 2011. Karena Program elektronik KTP (e-ktp) dinilai sebagai kunci kesuksesan pesta demokrasi dalam Pemilu 2014 maupun pemilihan umum kepala daerah (pilkada) dan kedepannya akan digunakan sebagai Salah satu contoh positif, program ini adalah untuk mengurangi identitas ganda saat pemilihan umum mendatang. Oleh sebab itu, Peneliti memberi judul SOSIALISASI PROGRAM KTP ELEKTRONIK SUKU DINAS KEPENDUDUKAN & CATATAN SIPIL BAGI MASYARAKAT KELURAHAN KEMANGGISAN KECAMATAN PALMERAH JAKARTA BARAT Penulis melakukan penelitian tentang progran e-ktp pada periode Agustus Desember 2011.
8 1.2 Perumusan Masalah Sesuai dengan uraian di atas, penulis ingin merumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimana sosialisasi program KTP Elektronik Suku Dinas Kependudukan & Catatan Sipil bagi masyarakat kelurahan Kemanggisan Kecamatan Palmerah Jakarta Barat. 1.3 Tujuan Dan Signifikansi Penelitian a. Tujuan penelitian Adapun tujuan penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui apa yang dilakukan dalam sosialisasi program KTP Elektronik Suku Dinas Kependudukan & Catatan Sipil bagi masyarakat kelurahan Kemanggisan Kecamatan Palmerah jakarta Barat. b. Signifikansi Penelitian Dalam penelitian ini terdapat dua kegunaan yang akan disumbangkan oleh penulis kegunaan itu adalah : 1) Signifikansi Akademis Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi terhadap perkembangan ilmu komunikasi khususnya Public Relations dalam mensosialisasikan suatu program. Penelitian ini dapat pula menjadi referensi bagi peneliti selanjutnya.
9 2) Signifikansi Praktis 1. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan atau tambahan pengetahuan bagi Kominfomas dan suku dinas Kependudukan dan Catatan sipil dalam mensosialisasikan suatu program-program komunikasi yang dijalankan. 2. Penulis berharap dengan melakukan penelitian ini maka akan memberikan manfaat untuk instansi pemerintahan dan masyarakat tengtang Program KTP Elektronik