BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Organisasi Dalam hal ini tinjauan organisasi sangat perlu dilakukan untuk mengetahui tentang sejarah organisasi sejak dari awal pendiriannya hingga sekarang ini, atau lebih singkatnya dapat disebut dengan rangkuman kisah dari organisasi tersebut, dan dalam tinjauan ini kita dapat mengetahui struktur organisasi dimana dalam struktur tersebut kita dapat mengetahui pengelolaan dari ruang lingkup management serta tugas-tugas dari masing-masing orang yang terdapat didalam struktur organisasi tersebut. a. Sejarah Organisasi Toko Palapa Sports adalah sebuah usaha dagang yang bergerak dalam bidang penjualan alat alat olah raga. Didirikan pada tahun 2000, bertempat di Jalan Mampang Raya No.36B Jakarta Selatan. Seiringnya waktu, Toko Palapa Sports mengalami kemajuan pesat dengan meningkatnya penjualan walaupun masih menggunakan sistem manual, dalam hal semua pencatatan laporan. Dalam menjalankan usahanya, Toko Palapa Sports berprinsip untuk memberikan pelayanan yang baik kepada para pelanggannya, agar terjalin hubungan yang baik antara pelanggan dan Toko Palapa Sports.
b. Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu jaringan kerja dari semua unsur pelaksanaan kegiatan perusahaan, yang menggambarkan hubungan kerja yang resmi antara fungsi-fungsi organisasi dan orang-orang yang bertanggung jawab atas fungsifungsi tersebut, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Gambar 3.1 Struktur Organisasi Toko Palapa Sports c. Deskripsi Tugas Setiap orang yang bekerja pada Toko Palapa Sports memiliki tugas dan wewenangnya masing-masing. Dalam melakukan tugasnya, mereka dituntut agar bertanggung jawab terhadap tugas yang telah diberikan kepada mereka. Berikut ini penjelasan dari struktur organisasi diatas, berdasarkan tugas dan wewenang dari masing-masing bagian :
1. Pemilik Pemilik bertugas menyusun anggaran keuangan perusahaan, bertanggung jawab atas jalannya perusahaan, menyusun rencana pemasaran dan mengecek laporan laporan yang dirangkum setiap bulan dari masing masing bagian. 2. Bagain Penjualan a) Mencatat data pesanan dari pembeli. b) Bertanggung jawab atas pengiriman barang. c) Menerima pembayaran dari pembeli. 3. Bagian Pembelian a) Membuat laporan pembelian barang yang nantinya akan diberikan kepada pemilik b) membeli stok barang yang dibutuhkan tokopalapa Sports. 3.2 Analisa Sistem Berjalan Saat ini pembeli sulit untuk mencari informasi yang terdapat pada toko olahraga palapa sports yang tersebar dimanapun. Serta dalam melakukan promosi dengan menyebarkan brosur, spanduk dan pamflet dan mencatat data-data pembelian atas penjualan yang masih menggunakan sistem manual yang dapat menimbulkan masalah keterbatasan ruang penyimpanan berkas sehingga menyebabkan data-data yang disimpan dengan baik besar kemungkinan hilang atau rusak.
Uraian Prosedur Pemesanan Sistem Berjalan : A. Pemesanan Barang Pembeli memesan barang bisa datang langsung atau menghubungi melalui telepon. Setiap ada pesanan, begian penjualan akan memeriksa ketersediaan barang yang dipesan, apabila jenis barang yang dipesan tidak tersedia maka bagian penjualan akan mengkonfirmasi kepada pembeli. Jika jenis barang yang dipesan tersedia dan pembeli menyetujuinya maka bagian penjualan membuatkan nota. B. Pembayaran Setelah barang yang dipesan tersedia maka bagian penjualan akan membuatkan nota sebagai bukti penjualan dan sebagai bukti pembayaran yang sah. Setelah barang yang dipesan telah siap, maka bagian penjualan menyiapkan nota pembayaran yang akan ditujukan kepada pembeli. C. Laporan Pemesanan Berdasarkan bukti transaksi yang ada, maka pada akhir bulan bagian penjualan akan membuatkan laporan penjualan yang ditujukan kepada pemilik.
3.2.1 Use Case Diagram Pemesanan Barang Sistem Berjalan Gambar 3.2 Use case Diagram Pemesanan Barang Sistem Berjalan Tabel 3.1 Use case Diagram Pemesanan Barang Sistem Berjalan Nama Use Case Use Case Pemesanan Barang Aktor Bagian Penjualan, Pembeli - Pembeli pesan barang kepada bagian penjualan. - Setelah pesan barang pembeli melakukan pembayaran kepada bagian penjualan. - Bagian penjualan mencetakkan nota, setelah pembeli melakukan pembayaran atas barang yang dibeli.
3.2.2 Use Case Diagram Laporan Pemesanan Sistem Berjalan Gambar 3.3 Use case Diagram Laporan Pemesanan Sistem Berjalan Tabel 3.2 Use case Diagram Laporan Pemesanan Sistem Berjalan Nama Use Case Use Case Laporan Pemesanan Aktor Bagian Penjualan, Pemilik - Bagian Penjualan mencetakkan laporan pemesanan barang setiap periode tertentu dan diberikan kepada pemilik.
3.2.3 Activity Diagram Pemesanan Barang Sistem Berjalan Pembeli Bagian Penjualan Lakukan Pemesanan Terima Pesanan dan Catat Pesanan Cek Barang Tidak Tersedia Tersedia Siapkan Barang dan Buat Nota Gambar 3.4 Activity Diagram Pemesanan Barang Sistem Berjalan Tabel 3.3 Activity Diagram Pemesanan Barang Sistem Berjalan Nama Activity Activity Diagram Pemesanan Barang Pembeli melakukan pemesanan barang, Bagian Penjualan menerima pesanan dan mencatat pesanan, setelah itu bagian penjualan mengecek barang, Jika tidak tersedia, pembeli dapat melakukan pemesanan kembali. Jika tersedia maka bagian penjualan akan menyiapkan barang dan membuatkan nota yang akan di berikan oleh pembeli.
3.2.4 Activity Diagram Pembayaran Sistem Berjalan Gambar 3.5 Activity Diagram Pembayaran Sistem Berjalan Tabel 3.4 Activity Diagram Pembayaran Sistem Berjalan Nama Activity Activity Diagram Pembayaran Pembeli melakukan Pembayaran kepada Bagian Penjualan, setelah menerima pembayaran dari pembeli, bagian penjualan membuatkan nota dan menyiapkan barang. Lalu pembeli menerima barang dan nota dari bagian penjualan.
3.2.5 Activity Diagram Laporan Pemesanan Sistem Berjalan Gambar 3.6 Activity Diagram Laporan Pemesanan Sistem Berjalan Tabel 3.5 Activity Diagram Laporan Pemesanan Sistem Berjalan Nama Activity Activity Diagram Laporan Pemesanan Bagian Penjualan membuatkan laporan Penjualan yang akan diserahkan kepada pemilik.
3.3 Analisa Sistem Usulan Perancangan sistem perangkat lunak di deskripsikan dengan model analisis menggunakan diagram Use Case serta dilanjutkan dengan model desain. Analisis digunakan untuk pemetaan awal mengenai perilaku yang diisyaratkan system aplikasi kedalam elemen-elemen pemodelan. Untuk membantu perancangan dan melengkapi dokumentasi perancangan, digunakan Microsoft Visio yang mendukung perancangan dengan basis UML. 3.3.1 Use Case Diagram Sistem Usulan
Gambar 3.7 Use case diagram Sistem Usulan Tabel 3.6 Use Case Diagram View Web Nama Use Case Aktor Use Case Diagram View Web Pengunjung,Admin - Pengunjung dapat melihat seluruh isi konten dari web yang telah disediakan oleh admin Tabel 3.7 Use Case Diagram View Katalog Nama Use Case Aktor Use Case Diagram View Katalog Pengunjung,Admin - Pengunjung dapat melihat seluruh isi katalog yang disediakan oleh admin. - Admin dapat mengupdate katalog Tabel 3.8 Use Case Diagram Daftar Member Nama Use Case Aktor Use Case Diagram Daftar Member Pengunjung Pengunjung di haruskan melakukan pendaftaran terlebih dahulu jika ingin memesan barang.
Tabel 3.9 Use Case Diagram Login Nama Use Case Aktor Use Case Diagram Login Member Setelah pengunjung melakukan pendaftaran, maka ia mendapatkan username dan password untuk melakukan login Tabel 3.10 Use Case Diagram Memesan Barang Nama Use Case Aktor Use Case Diagram Pesan Barang Member Setelah melakukan login maka member dapat melakukan pemesanan barang Tabel 3.11 Use Case Diagram Mencetak Invoice Nama Use Case Aktor Use Case Diagram Cetak Invoice Member Setelah melakukan pemesanan barang, member harus mencetak invoice sebagai bukti pemesanan terhadap
barang yang dipesan. Tabel 3.12 Use Case Diagram Pembayaran Nama Use Case Aktor Use Case Diagram Pembayaran Member Setelah member memesan barang dan mencetak invoice maka member harus membayar sesuai dengan jumlah pesanan melalui transfer. Tabel 3.13 Use Case Diagram Validasi Nama Use Case Aktor Use Case Diagram Validasi Member, Admin Setelah member selesai melakukan pembayaran, member diwajibkan memvalidasi bukti pembayaran, sehingga admin dapat melihatnya. Tabel 3.14 Use Case Diagram Pengiriman Nama Use Case Use Case Diagram Pengiriman
Aktor Tiki Tiki akan mengirimkan barang yang telah dipesan oleh member. Tabel 3.15 Use Case Diagram Mencetak Laporan Nama Use Case Aktor Use Case Diagram Laporan Admin, Pemilik Admin akan memberikan hasil laporan penjualan kepada pemilik. 3.3.2 Activity Diagram View Web Gambar 3.8 Activity Diagram View Web
Tabel 3.16 Activity Diagram View Web Nama Use Case Activity Diagram View Web Admin menyediakan Konten-konten yang ada di web yang dapat dilihat oleh pengunjung. 3.3.3 Activity Diagram View Katalog Gambar 3.9 Activity Diagram View Katalog Tabel 3.17 Activity Diagram View Katalog Nama Use Case Activity Diagram View Katalog Admin menyediakan menu Katalog produk yang dapat
dilihat oleh pengunjung. 3.3.4 Activity Diagram Pendaftaran Gambar 3.10 Activity Diagram Pendaftaran Tabel 3.18 Activity Diagram Pendaftaran
Nama Activity Activity Diagram Pendaftaran Member melakukan pendaftaran dengan mengisi form daftar yang kemudian akan di simpan oleh sistem dalam database. 3.3.5 Activity Diagram login Gambar 3.11 Activity Diagram Login
Tabel 3.19 Activity Diagram Login Nama Activity Activity Diagram Login Untuk mengakses data, maka member harus melakukan login terlebih dahulu. 3.3.6 Activity Diagram Memesan Barang Member Sistem Lakukan Pemesanan Terima Pesanan Cek Barang [Tidak Tersedia] [Tersedia] Keterangan konfirmasi Pembayaran & Cetak Invoice Gambar 3.12 Activity Diagram Pesan Barang Tabel 3.20 Activity Diagram Memesan Barang Nama Activity Activity Diagram Pesan Barang
Member melakukan pemesanan barang, system menerima pesanan dan mengecek ketersediaan barang.jika tidak tersedia, selesai. Jika tersedia maka system akan menampilkan keterangan konfirmasi pembayaran dan pembeli akan mencetak invoice sebagai bukti pemesanan. 3.3.7 Activity Diagram Mencetak Invoice Gambar 3.13 Activity Diagram Cetak Invoice Tabel 3.21 Activity Diagram Mencetak Invoice Nama Activity Activity Diagram Cetak Invoice
Member melakukan pencetakan invoice dari hasil pemesanan dan kemudian system memproses dari hasil cetak invoice tersebut yang akan diserahkan kepada member. 3.3.8 Activity Diagram Pembayaran Member Bank Melakukan pembayaran Terima Pembayaran Gambar 3.14 Activity Diagram Pembayaran Tabel 3.22 Activity Diagram Pembayaran Nama Activity Activity Diagram Pembayaran
Member harus melakukan pembayaran setelah bertransaksi melalui transfer bank. 3.3.9 Activity Diagram Validasi Gambar 3.15 Activity Diagram Validasi Tabel 3.23 Activity Diagram Validasi
Nama Activity Activity Diagram Validasi Member diwajibkan memvalidasi bukti pembayarannya kepada admin. Karena sebagai bukti pembayaran yang sah 3.3.10 Activity Diagram Pengiriman Gambar 3.16 Activity Diagram Pengiriman
Tabel 3.24 Activity Diagram Pengiriman Nama Activity Activity Diagram Pengiriman Tiki mengirimkan barang yang telah dipesan oleh member 3.3.11 Activity Diagram Mencetak Laporan Gambar 3.17 Activity Diagram Laporan
Tabel 3.25 Activity Diagram Mencetak Laporan Nama Activity Activity Diagram Laporan admin membuatkan laporan Penjualan yang akan diserahkan kepada pemilik. 3.3.12 Sequence Diagram Menu Utama
Gambar 3.18 Sequence Diagram Menu Utama Tabel 3.26 Sequence Diagram Menu Utama Nama Sequence Sequence Diagram Menu Utama Aktor Member member dapat membuka semua menu yang ada diantaranya yaitu halaman utama, Tentang Kami, Cara Pembelian, Daftar Member, Hubungi Kami 3.3.13 Sequence Diagram Daftar Member Gambar 3.19 Sequence Diagram Daftar Member
Tabel 3.27 Sequence Diagram Daftar Member Nama Sequence Sequence Diagram Daftar Member Aktor Calon Member Calon Member dapat mengisi form pendaftran dan dapat melakukan pemesanan barang tersebut tetapi jika tidak memesan maka data tetap akan tersimpan dalam database pendaftran.
3.3.14 Class Diagram Gambar 3.20 Class Diagram Keterangan : Dalam perancangan sistem otomasi E-commerce ini menggunakan SQL sebagai sbahasa standar yang digunakan untuk mengakses database.
Tabel yang Digunakan Dalam Sistem 1. Tabel Admin Adalah Tabel yang digunakan untuk mengupdate semua informasi data-data Toko yang dimiliki oleh PalapaSports. Tabel 3.28 Admin field Type Length Uname_admin Pswd_admin 10 10 2. Tabel Contact Tabel Contact digunakan untuk menyimpan saran dan kritik member PalapaSports Untuk memberikan masukkan terhadap PalapaSports Tabel 3.29 Contact field Type length Kd_Contact Nama Email Saran Int Varchar Varchar Text 5 50 50
3. Tabel Member Adalah table yang digunakan untuk menyimpan data diri member / anggota meliputi No.KTP. Username, Password, Nama, alamat, kota, tlp, email, pekerjaan, Ussername dan, Password ini digunakan untuk login jika sudah melakukan transaksi pemesanan barang. Adapun yang menjadi Primary Key-nya adalah kd_member. Tabel 3.30 Member field Type Length kd_member uname pswd nama alamat kota tlp email pekerjaan ktp integer text 5 20 20 50 50 25 30 30 20
4. Tabel Pemesanan Adalah tabel yang digunakan untuk menyimpan data pemesanan yang telah diinputkan oleh pembeli. Tampilan tabelnya seperti berikut : Tabel 3.31 Pemesanan field Type Length no no_trans kd_produk nm_produk harga jumlah uname tgl Int 5 25 5 25 10 10 10 25 5. Tabel Produk Adalah Tabel digunakan untuk menyimpan data-data produk yang dimiliki oleh PalapaSports. Untuk membedakan antar jenis produk, maka perusahaan akan memberikan kode-kode atau yang disebut jenis atau tipe produk. Tabel produk yang akan digunakan kurang lebih seperti berikut :
Tabel 3.32 Produk field Type Length kd produk nm_produk jenis harga keterangan stok gambar int text 5 25 25 10 5 20 6. Tabel Temp Adalah Tabel yang digunakan sebagai media penyimpanan sementara untuk menyimpan barang yang dipesan oleh pembeli. Tabel Temp yang akan digunakan kurang lebih seperti berikut : Tabel 3.33 Temp field Type Length no id kd_produk int 5 20 5
nm_produk harga jumlah 50 10 10 7. Tabel Validasi Adalah table yang digunakan untuk mengetahui bahwa member telah melakukan transaksi pembayaran. Tabel Validasi yang akan digunakan kurang lebih seperti berikut : Tabel 3.34 Validasi field Type Length Kd_Validasi Nama No_Trans No_Ref_Bank Jmlh_Transfer Int Varchar Varchar Varchar Varchar 5 50 20 30 10
3.3.15 Rancangan Layar Halaman Utama Logo Beranda Tentang kami Cara pembelian Daftar member Hubungi kami Katalog Informasi Gambar 3.21 Rancangan Layar Halaman Utama 3.3.16 Rancangan Layar Daftar Member Beranda Tentang kami Cara pembelian Daftar member Hubungi kami Gambar 3.22 Rancangan Layar Daftar Member
3.3.17 Rancangan Layar Hubungi Kami Beranda Tentang kami Cara pembelian Daftar member Hubungi kami Gambar 3.23 Rancangan Layar Hubungi Kami 3.3.18 Rancangan Layar Login Admin Login administrator Username Password Masuk Refresh Gambar 3.24 Rancangan Layar Login Admin
3.3.19 Rancangan Layar Pemesan Beranda Pemesan Data Saran&Kritik Logout Gambar 3.25 Rancangan Layar Pemesan 3.3.20 Rancangan Layar Data Validasi Pembayaran Beranda Pemesan Data Saran&Kritik Logout Gambar 3.26 Rancangan Layar Data Validasi Pembayaran