BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia yang selalu menjalin hubungan dengan orang lain. dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berinteraksi satu sama lain di dalam kehidupan sehari-hari, seperti di kantor, di rumah tangga, masyarakat atau dimana saja manusia berada. Menurut paradigma Laswell komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. 1 Sedangkan menurut Wayne F.Pace, komunikasi terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi, yaitu: 2 1. Penciptaan pesan atau lebih tepatnya penciptaan pertunjukkan (display) adalah menyebarkan sesuatu sehingga sesuatu tersebut dapat terlihat lengkap dan menyenangkan. 2. Penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukkan adalah menguraikan atau memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu. Komunikasi merupakan bagian penting dalam organisasi. Organisasi terdiri atas sejumlah orang dan melibatkan keadaan saling bergantung dan berkoordinasi yang mensyaratkan adanya komunikasi. Proses kegiatan komunikasi merupakan penyampaian informasi-informasi dari perusahaan kepada karyawannya. 1 Onong U. Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: Rosdakarya,2005. Hal. 10 2 R.Wayne Pace, Komunikasi Organisasi. Bandung: Rosdakarya, 2000. Hal 26
Berdasarkan analisis peneliti, komunikasi merupakan proses penyampaian informasi atau pesan dari komunikator ke komunikan melalui media/cara tertentu agar pesan atau informasi tersebut tersampaikan secara efektif sehingga menimbulkan dampak/efek yang diharapkan komunikator ke komunikan. Di dalam suatu organisasi, seorang Public Relations Officer (pejabat humas) dalam menjalankan tugas dan fungsinya harus selalu berusaha memenuhi keinginan perusahaan atau lembaga yang diwakilinya apa dan bagaimana aktivitas dan seluruh kegiatan komunikasi harus diinformasikan agar publik internal dan eksternal perusahaan bisa memahami dari tujuan atau pesan yang akan disampaikan secara efesien dan efektivitas komunikasinya. 2.1.1 Fungsi Komunikasi Komunikasi memiliki banyak fungsi, ketika manusia berkomunikasi berarti kita melakukan interaksi dengan orang lain, kita akan merasakan interaksi tersebut yang dapat mempengaruhi orang lain secara individu ataupun massal. Menurut Prof. Dr. Deddy Mulyana yang mengemukakakan bahwa fungsifungsi komunikasi terbagi menjadi 4 yaitu: 3 1. Fungsi komunikasi sosial yaitu komunikasi untuk membangun konsep dari kita, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, 3 Deddy Mulyana. Ilmu Komunikasi suatu Pengantar. Bandung: Remaja Rosda Karya, 2010. Hal 5-33
terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang menghibur dan memupuk hubungan dengan orang lain. 2. Fungsi komunikasi ekspresif yaitu komunikasi yang bertujuan untuk mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrument nuntuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi) kita. 3. Fungsi komunikasi ritual yaitu komunikasi yang biasanya dilakukan secara kolektif yang menegaskan tentang komitmen mereka terhadap tradisi keluarga, komunitas, suku, bangsa, negara, ideologi atau agama. 4. Fungsi komunikasi instrumental yaitu komunikasi yang bertujuan untuk menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan serta mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan dan juga menghibur. Sama halnya seperti Prof Deddy Mulyana, Riswandi juga mengemukakan bahwa fungsi-fungsi komunikasi dibagi dalam 4 bagian yaitu: 4 1. Fungsi komunikasi sosial yaitu fungsi yang menunjukkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep diri, eksistensi dan aktualisasi diri, serta kelangsungan hidup, memupuk hubungan, dan mencapai kebahagiaan. 2. Fungsi komunikasi ekspresif yaitu fungsi komunikasi yang erat kaitannya untuk mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrument untuk menyampaikan perasaan-perasaan kita. 4 Riswandi. Ilmu Komunikasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2010. Hal 18-20
3. Fungsi komunikasi ritual yaitu fungsi komunikasi yang erat kaitannya dengan memungkinkan para pesertanya berbagi komitmen emosional dan menjadi perekat bagi kesatuan kelompok dan merupakan pengabdian bagi kelompok dimana individu tersebut menjadi anggotanya. 4. Fungsi komunikasi instrumental yaitu fungsi komunikasi yang memberitahukan atau menerangkan mengandung muatan persuasif dalam arti bahwa pembicara menginginkan pendengarnya mempercayai bahwa informasi yang disampaikannya akurat dan layak untuk diketahui. Komunikasi berfungsi sebagai instrumen untuk mencapai tujuan-tujuan pribadi dan pekerjaan, baik tujuan jangka pendek maupun jangka panjang. Komunikasi internal harus diakui sebagai alat yang penting bagi manajemen. Ada kebutuhan khusus bagi setiap manajer untuk memahami bahwa komunikasi yang baik adalah cara untuk mencapai tujuan perusahaan. Di samping itu, komunikasi adalah cara untuk membangun kerjasama tim yang lebih baik, bahkan komunikasilah cara untuk memperoleh uang. Berdasarkan analisis peneliti, komunikasi memiliki empat fungsi yaitu: 1. Fungsi komunikasi sosial yang menunjukkan bahwa komunikasi itu diperlukan untuk membangun konsep diri agar manusia bisa terus eksis untuk bisa mencapai kelangsungan hidup dan mendapatkan kebahagiaan.
2. Fungsi komunikasi ekspresif yang menunjukkan bahwa komunikasi erat kaitannya untuk mempengaruhi orang lain dan lebih ke arah emosional manusia. 3. Fungsi komunikasi ritual yang menunjukkan bahwa komunikasi dilakukan secara kolektif atau bersamaan mengenai komitmen emosional yang menjadi perekat satu sama lain dalam sebuah tradisi. 4. Fungsi komunikasi instrumental yang menunjukkan bahwa komunikasi bertujuan untuk menginformasikan muatan secara persuasif sehingga bisa mengubah sikap dan keyakinan pembicaranya sehingga informasi tersebut bisa layak dan akurat. 2.2 Public Relations Public Relations mempunyai peran yang sangat penting dalam berbagai bidang. Sesuai dengan fungsinya yaitu untuk menciptakan hubungan yang baik antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya baik Publik Internal maupun Publik Eksternal demi mencapai tujuan bersama. Tugas seorang Public Relations yaitu untuk membentuk opini publik yang nantinya akan berubah menjadi image terhadap organisasi atau perusahaannya. Suatu organisasi atau perusahaan sangat membutuhkan keberadaan Public Relations dalam melakukan berbagai aktivitasnya yang dilakukan menjadi fleksibel dan dinamis, dengan kata lain tidak terkesan kaku. Hal ini akan sangat berpengaruh pada kinerja karyawan sehingga mereka akan lebih termotivasi lagi untuk memajukan perusahaan atau organisasi tempat ia bekerja juga memperkuat etos kerja.
Public Relations atau hubungan masyarakat mempunyai banyak definisi. Menurut definisi International Public Relations Association (IPRA), hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen (management function). Hal ini menunjukkan bahwa hubungan masyarakat bukan alat manajemen yang dapat diadakan, dipindahkan, dan ditiadakan, melainkan fungsi yang melekat menjadi satu dengan manajemen. 5 Sasaran hubungan masyarakat adalah sasaran komunikasi manajemen dalam usaha mencapai tujuan manajemen secara efektif, manusia-manusia menjadi sasaran hubungan masyarakat dibagi menjadi dua kelompok besar, disebut khalayak dalam (khalayak yang bergiat di dalam organisasi yang pada umumnya merupakan karyawan) dan khalayak luar (mereka yang berada di luar organisasi, tetapi ada hubungannya dengan organisasi). Hubungan ke dalam pada umumnya adalah hubungan dengan para karyawan. Pemimpin organisasi atau kepala humas harus bisa berkomunikasi langsung dengan para karyawan. Ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi (personal contact). Selain itu, Public Relations sebagai wakil organisasi harus menciptakan dan membina komunikasi dua arah baik secara vertical maupun horizontal. Secara vertical, humas menyebarkan informasi seluas-luasnya kepada para karyawan, sedangkan secara horizontal humas harus menampung segala 5 Onong U. Effendy. Op.Cit. Hal 31
keluhan, tanggapan, keinginan karyawan kemudian menyampaikan kepada pimpinan organisasi untuk memecahkan segala permasalahannya. Definisi diatas mengemukakan bahwa Public relations merupakan fungsi manajemen, yang senantiasa mempunyai kegiatan yang direncanakan dan berkesinambungan untuk membentuk sikap saling pengertian antara perusahaan berguna untuk memperoleh hasil demi kepentingan bersama secara lebih produktif dan efisien. Public Relations sebagai wakil organisasi harus bisa menciptakan komunikasi yang efektif secara vertical maupun horizontal antara pimpinan dengan karyawan begitupula sebaliknya. 2.2.1. Ruang Lingkup Public Relations Melihat prinsip Public Relations yaitu mengembangkan dan membina hubungan baik. Publik sasaran dalam pelaksanaan Public Relations adalah pihakpihak yang berkepentingan terhadap organisasi atau perusahaan yang secara garis besarnya yaitu publik internal maupun publik eksternal. Berikut adalah unsur-unsur dari publik internal dan publik eksternal menurut Rhenald Kasali dalam bukunya yang berjudul Manajemen Public Relations adalah sebagai berikut: 6 Unsur-unsur Publik Internal adalah sebagai berikut: 1. Pemegang saham atau pemilik perusahaan 6 Rhenald Kasali. Manajemen Public Relations. Jakarta: Grafiti Press, 2000. Hal. 66
2. Manajer dan Top Executive, yaitu orang-orang yang memegang jabatan struktural dalam perusahaan. 3. Karyawan, yaitu orang-orang yang tidak memegang jabatan structural dalam perusahaan 4. Keluarga karyawan Unsur-unsur Publik Eksternal adalah sebagai berikut : 1. Konsumen, yaitu pihak pengguna produk perusahaan. 2. Bank merupakan pihak yang mengendalikan dana perusahaan 3. Pemerintah, yaitu pihak yang menentukan kebijakan 4. Pesaing, yaitu pihak yang dijadikan sebagai tolak ukur bagi kualitas perusahaan. 5. Media massa/pers adalah pihak yang dijadikan sebagai alat pendukung atau media kerjasama untuk kepentingan proses Public Relations 6. Komunitas, yaitu masyarakat yang tinggal, hidup dan berusaha di sekitar perusahaan.
2.2.2 Fungsi Public Relations Secara umum fungsi public relations bertujuan menciptakan dan mengembangkan persepsi terbaik bagi suatu lembaga, organisasi, perusahaan atau produknya terhadap segmen masyarakat, yang kegiatannya langsung ataupun tidak langsung mempunyai dampak bagi masa depan organisasi, lembaga, perusahaan, dan produknya. 7 Sedangkan menurut Cultip Centre bahwa penerapan fungsi Public Relations dalam manajemen diharapkan dapat menunjang aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya. Aktivitas yang diterapkan antara lain: 8 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam pencapaian tujuan bersama. 2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan pihak publiknya sebagai khalayak sasarannya. 3. Mengidentifikasikan hal-hal yang menyangkut opini persepsi, dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya. 4. Melayani keinginan publiknya dengan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama. 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau terjadi sebaliknya demi tercapai citra positif bagi kedua belah pihak. 7 Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2001. Hal 35 8 Ibid. Hal 21
2.2.2.1 Bagian-bagian dari Fungsi Public Relations Makna dan praktik Public Relations kontemporer mencakup semua aktivitas Public Relations berikut ini: 9 1. Hubungan internal. Hubungan internal adalah bagian khusus dari Public Relations yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat yang baik antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesan. 2. Publisitas. Publisitas adalah informasi yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. Metode penempatan pesan di media ini adalah metode yang tidak bisa dikontrol (uncontrolled) sebab sumber informasi yang tidak memberikan bayaran kepada media untuk pemuatan informasi tersebut. 3. Advertising. Advertising adalah informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar untuk ruang dan waktu penempatan informasi tersebut. Ini adalah metode terkontrol dalam menempatkan pesan di media. 4. Press Agentry. Press Agentry adalah penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik perhatian media massa dan mendapatkan perhatian publik. 9 Scott M Cutlip, et al. Effective Public Relations Edisi kesembilan. Jakarta: Kencana, 2007. Hal 11-27
5. Public Affairs. Public Affairs adalah bagian khusus dari PR yang membangun hubungan pemerintah dan komunitas local dalam rangka mempengaruhi kebijakan publik. 6. Lobbying. Lobbying adalah bagian khusus dari PR yang berfngsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan mempengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi. 7. Manajemen Isu. Manajemen Isu adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi, dan merespons isu-isu kebijakan publik yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan public mereka. 8. Hubungan investor. Hubungan investor adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunikasi keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar. 9. Pengembangan. Pengembangan adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela. 2.2 Komunikasi Organisasi Redding dan Sanborn mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. 10 10 Arni Muhammad,.Komunikasi Organisasi, Jakarta: Penerbit Bumi Aksara, 2004. Hal.65
Sedangkan Veithzal Rivai memberikan definisi komunikasi organisasi adalah suatu proses social yang mempunyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat. Proses komunikasi dalam struktural formal tersebut pada hakikatnya dapat dibedakan menjadi dimensi vertikal, horizontal luar organisasi. Dimensi vertikal adalah dimensi komunikasi yang mengalir dari atas ke bawah dan sebaliknya. Dimensi horizontal adalah penerimaan atau pengiriman berita atau informasi yang dilakukan antar pejabat yang mempunyai kedudukan yang sama. 11 Berdasarkan analisis peneliti, komunikasi organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi antara anggota organisasi baik secara vertikal dan horizontal dalam sebuah organisasi secara struktural. 2.2.1 Tujuan dan Fungsi Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi bertujuan untuk mempengaruhi dan mengubah sikap dan perilaku para karyawan untuk melakukan suatu pekerjaan yang sesuai dengan keinginan perusahaan agar tujuan dapat tercapai. Menurut Gary L. Kreps, fungsi komunikasi organisasi adalah membantu anggota-anggota organisasi menyelesaikan baik tujuan individu maupun tujuan organisasi dengan memungkinkan mereka untuk menerjemahkan perubahanperubahan organisasi dan yang terpenting adalah untuk mengkoordinasikan 11 Veithzal Rivai. Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2004. Hal 377
pemenuhan kebutuhan-kebutuhan pribadi mereka melalui penyelesaian tanggung jawab organisasional mereka. 12 Sementara menurut Stephen P. Robbins, ada empat fungsi utama komunikasi dalam organisasi: 13 1. Fungsi kendali. Komunikasi berfungsi untuk mengendalikan perilaku anggotanya dalam beberapa cara. Pada dasarnya organisasi mempunyai otoritas hierarki dan garis stuktural formal yang harus dipatuhi oleh setiap anggotanya. 2. Fungsi motivasi Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan kepada para karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika sedang dibawah standar. 3. Fungsi pernyataan emosi Bagi banyak pekerja, kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk melakukan interaksi sosial. Komunikasi di dalam sebuah kelompok merupakan mekanisme fundamental yang oleh para anggotanya dijadikan tempat untuk menunjukkan rasa frustasi dan rasa berbagai kepuasaan. Komunikasi adalah jalan untuk menyatakan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial. 12 Gary L. Kreps. Organizational Communication 2 nd Edition. New York: Longman, 1990. Hal 12 13 Stephan P. Robbins. Prinsip-prinsip perilaku organisasi edisi kelima. Jakarta: Erlangga, 2002. Hal 146
4. Fungsi informasi Berkaitan dengan memainkan peranan dalam memfasilitasi berbagai pengambilan keputusan. Komunikasi menyediakan informasi yang dibutuhkan individuindividu dan kelompok dalam mengambil suatu keputusan dengan menyertakan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan. Berdasarkan analisis peneliti, fungsi komunikasi organisasi adalah sebagai penyampaian informasi tentang organisais dan membantu para anggota organisasi dalam menyelesaikan apabila terjadi permasalahan di dalam organisasi tersebut. 2.3 Komunikasi Vertikal Informasi dalam organisasi mengalir secara berkesinambungan, mulai dari penciptaan, penyampaian, dan interprestasi pesan merupakan proses yang mendistribusikan pesan-pesan ke seluruh anggota organisasi. Proses pendistribusian tersebut mengisyaratkan bahwa peristiwa-peristiwa dan hubungan-hubungan antara anggota organisasi bergerak dan berubah secara berkesinambungan, peristiwa dan hubungan adalah dinamis. Suatu hubungan atau peristiwa yang dinamis melibatkan energi dan tindakan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan, artinya komunikasi organisasi bukanlah sesuatu yang terjadi kemudian berhenti, komunikasi terjadi sepanjang waktu yang mengalir dalam suatu organisasi. Menurut Onong Uchjana Effendy, mendefinisikan bahwa Komunikasi vertikal adalah salah satu bagian dari komunikasi internal karena dalam organisasi
terdapat jenjang kepangkatan yang menyebabkan adanya pegawai yang memimpin dan yang dipimpin, maka dalam menajemen tidak saja terjadi komunikasi antara pegawai yang sama status atau pangkatnya, tetapi juga antara pegawai yang memimpin dan yang dipimpin. 14 Definisi yang sama juga dikemukakan oleh Rosadi Ruslan, yang membagi komunikasi vertikal dibagi menjadi dua yaitu: 15 1. Komunikasi arus ke bawah (downward communication), yakni dari pihak perusahaan kepada para karyawannya. Media yang digunakan dalam bentuk komunikasi lisan (perintah dan instruksi), dan tulisan (nota dinas, peraturan, surat edaran, dan lain-lain). 2. Komunikasi arus ke atas (upward communication), yaitu dari pihak karyawan kepada perusahaan. Media komunikasi baik dalam bentuk lisan maupun tulisan (laporan dan informasi) mengenai pelaksanaan tugas. Dalam proses komunikasi vertikal tersebut pimpinan atau manajer memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, informasi, penjelasan dan lain-lain kepada bawahannya. Dalam pada itu, bawahan memberikan laporan, gagasan, saran dan sebagainya kepada pimpinan. 14 Onong Uchjana Effendi. Human Relations dan Public Relations, cetakan ke-viii, (Bandung: Mandar Maju,1993), hal 17-18 15 Rosady Ruslan. Opcit. Hal. 276
Disinilah dapat dilihat pentingnya peranan komunikasi dalam manajemen yaitu menunjang keberhasilan, sebagai landasan kebijaksanaan/keputusan yang diambil pimpinan, hingga untuk mencapai tujuan dan sasaran bersama pada sebuah organisasi. Berdasarkan analisis peneliti, komunikasi vertikal merupakan proses penyampaian informasi/pesan yang mengalir secara formal antara antara pimpinan dan karyawan yang berupa kebijakan maupun perintah. Sebaliknya, antara karyawan dengan pimpinan berupa keluhan, tanggapan/ masukan, dan pekerjaan yang bertujuan untuk kemajuan/perbaikan perusahaan atau organisasi. 2.3.1 Ruang Lingkup Komunikasi Vertikal Sebuah organisasi terdiri dari orang-orang dalam berbagai jabatan. Ketika orang-orang dalam jabatan tersebut mulai berkomunikasi satu dengan yanglainnya, maka berkembanglah keteraturan dalam kontak antar individu tersebut. Lokasi individu dalam pola dan jaringan yang terjadi member peranan dalam individu tersebut. Ruang lingkup komunikasi vertial yaitu komunikasi kebawah (Downward communications) dan komunikasi keatas (Upward communications). 2.3.1.1 Komunikasi ke Bawah (Downward communications)
Downward Communication adalah Komunikasi ke Bawah adalah dari atasan ke bawahan atau ke sub ordinat atau dari Bos ke karyawannya, dan dari pemegang kebijakan ke petugas pelaksana. 16 Para pemimpin lembaga atau organisasi sangat menyadari adanya perbedaaan kinerja antara satu karyawan dengan karyawan lainnya yang berada dibawah pengawasannya. Katz dan kahn menyebutkan ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan: 17 a. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan, b. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, c. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik oganisasi, d. Informasi mengenai kinerja pegawai, dan e. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission). Menurut Neni Yulianita menyatakan bahwa transpormasi informasi dari pimpinan ke bawahan merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahan yang umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi. Untuk itu, berikut adalah contoh-contoh fungsi komunikasi dari atas ke 16 Neni Yulianita. Dasar-dasar Public Relations. Bandung : LPPM UNISBA, 2007. Hal. 93 17 R. Wayne Pace. Op Cit. Hal.185
bawah (Downward Communication) yang antara lain dapat diekspresikan melalui kegiatan komunikasi. 18 a. Instruksi (perintah) Dalam iklim kerja, instruksi dapat dilaksanakan baik secara lisan yakni dapat dilakukan dalam pertemuan rapat-rapat dan dapat pula menggunakan media media misalnya telepon, maupun secara tertulis dapat berupa pemberian pengajaran sesuatu yang baru atau menyebarluaskan pada para kayawan bagaimana melakukan suatu tugas khusus baik secara lisan maupun tertulis. b. Briefing (pengarahan) Sesuai dengan pengertiannya Briefing adalah memberikan penjelasanpenjelasan secara sigkat atau pertemuan untuk memberikan penerangan secara ringkas mengenai suatu hal, situasi atau peraturan-peraturan tertentu yang ada kaitannya dengan pelaksanaan tugas sesuai dengan tujuan organisasi. c. Pemberian informasi tentang kebijakan-kebijakan perusahaan Pemberian informasi tentang aturan-aturan organisasi, aplikasi aplikasi organisasi, prosedur, sejarah organisasi dan hal-hal lain yang ada kaitannya dengan penyebarluasan informasi yang berkaitan dengan kebijakan perusahaan yang perlu diketahui publiknya. d. Melakukan Penilaian 18 Neni Yulianita, Op. Cit, hal. 94-97
Penilaian pimpinan terhadap pelaksanaan kerja bawahan dilakukan atas dasar evaluasi atau penelitian atau penilaian supervisor terhadap pelaksanaan kerja karyawan, dimana tahap selanjutnya penilaian ini harus dapat diekspresikan pada seluruh karyawan, sehingga karyawan pun dapat mengetahui kondisi dirinya dimata pimpinan, jika bagus tentu harus dipertahankan dan jika jelek maka harus dapat diperbaiki. e. Penanaman Ideologi Upaya pimpinan terhadap bawahannya untuk menyampaikan dan menanamkan ideologi di dalam diri karyawan, sehingga akan menumbuhkan adanya tingkat semangat kerja, pengabdian, rasa memiliki atau dukungan terhadap organisasi. f. Pemberian penghargaan Pemberian penghargaan dapat dilakukan pada peristiwa-peristiwa penting perusahaan, misalnya ulang tahun perusahaan. Dalam hal ini sangat penting, pimpinan perusahaan memberikan penghargaan bagi karyawan berprestasi yang dimaksudkan untuk memberikan insentif, motivasi/ dorongan-dorongan agar karyawan dapat bekerja dengan giat sesuai dengan instruksi. g. Melakukan teguran Untuk berhasilnya suatu organisasi, maka seorang pimpinan berhak dan harus mampu untuk melaksanakan teguran-teguran pada tingkatan yang lebih rendah dan bawahan yang lalai dalam menjalankan instruksi, baik secara lisan maupun tertulis.
h. Pemberian insentif dan tunjangan Pimpinan perlu dapat mempertimbangkan untuk pemberian bagi karyawan yang telah dapat mencapai target tertentu yang dirasa dapat menguntungkan pihak perusahaan. Pemberian insentif atau tunjangan dapat memberikan isyarat adanya perhatian, kepedulian dan kesadaran seorang atasan akan pentingnya peran bawahan bagi perusahaan atau organisasi. Misalnya: tunjangan hari raya, tunjangan kesehatan, tunjangan kecelakaan dan lain-lain. Komunikasi dua arah secara timbal balik dalam manajemen sangat penting, jika hanya satu arah saja dari pimpinan ke bawahan, proses menejemen besar kemungkinan tidak berjalan sebagaimana diharapkan. Pimpinan perlu mengetahui laporan, tanggapan, gagasan, atau saran dari pegawai bawahan sebagai petunjuk efektif tidaknya dan efisien tidaknya kebijaksanaan yang telah dilakukan. Selain itu, Arni Muhammad menyimpulkan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi komunikasi kebawah, sebagai berikut: 19 a. Keterbukaan Kurangnya sifat terbuka diantara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokkan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. b. Kepercayaan pada pesan tulisan. 19 Arni Muhammad, Op.Cit. hal. 110-112
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik dari pada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hal ini menjadikan mereka lebih banyak meyampaikan pesan dalam bentuk tulisan melalui bulletin atau manual. Sementara menurut hasil penelitian Dahle menunjukkan bahwa pesan akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk lisan atau tulisan. c. Pesan yang berlebihan Banyaknya pesan-pesan yang dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebankan dengan memo-memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan. d. Timing Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi kebawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan e. Penyaringan Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka, tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan.
2.4.1.2 Komunikasi ke atas (Upward Communication) Upward Communication adalah timbal balik dari komunikasi ke bawah saat menejemen membutuhkan informasi dari organisasi di bawahnya hasil dari informasi menjadi timbal balik yang diinginkan. Karyawan berbicara kepada atasan tentang diri mereka, rekan mereka, pekerjaan mereka dan metode melakukan pekerjaan serta persepsi mereka tentang organisasi (perusahaan). 20 Adapun komunikasi ke atas mempunyai beberapa fungsi atau nilai tertentu. Menurut Pace (1989) fungsinya adalah sebagai berikut: 21 a. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan. b. Arus komunikasi keatas memberikan informasi yang berharga bagi pembuatan keputusan. c. Komunikasi ke atas memperkuat apresiasi dan loyalitas karyawan terhadap organisasi dengan jalan memberikan kesempatan untuk menayangkan pertanyaan, mengajukan ide-ide dan saran-saran tentang jalannya organisasi. d. Komunikasi ke atas membolehkan, bahkan mendorong desas-desus muncul dan membiarkan supervisor mengetahuinya. 20 Neni Yulianita, Op. Cit, hal. 99 21 Arni Muhammad, Op. Cit, hal. 117
e. Komunikasi ke atas menjadikan supervisor dapat menentukan apakah bawahan menangkap arti seperti yang dia maksudkan dari arus informasi yang ke bawah. f. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah-masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam tugas-tugasnya dan organisasi. Umumnya pernyataan seorang bawahan adalah berkaitan dengan apa yang dipikirkan dan apa yang diinginkan atasanya untuk selalu didengar bawahan. Berikut contoh-contoh komunikasi dari bawah ke atas meliputi: 22 a. Permohonan bantuan Biasanya permohonan bantuan adalah dalam bentuk material. Misalnya: jika karyawan mengalami kecelakaan, sakit, melahirkan, kebutuhan rumah tangga, nasehat-nasehat dan lain-lain. b. Laporan prestasi kerja Laporan prestasi kerja dapat disampaikan oleh sebagaian pada bagian tertentu kepada atasannya yang berwewenang. Laporan ini biasanya dapat dilaksanakan dalam bentuk tulisan, misalnya laporan yang disampaikan dalam bentuk catatan-catatan, memo atau surat-surat biasa maupun secara lisan misalnya laporan yang dilakukan melalui tatap muka langsung melalui rapat-rapat atau pertemuan yang direncanakan secara formal. 22 Neni Yulianita, Op. Cit, hal.100-102
c. Saran-saran Untuk suksesnya suatu perusahaan, maka saran-saran yang diajukan secara lisan maupun tulisan pihak bawahan juga harus menjadi pertimbangan seorang pemimpin khususnya bagi pemutusan kebijakan organisasi yang akan dilaksanakan. Saran-saran dapat diajukan dalam bentuk lisan melalui rapat atau pertemuan maupun secara tertulis surat-surat langsung atau yang dimuat di media organisasi. d. Opini Pendapat publik karyawan atau bawahan yang bersifat positif maupun negatif harus dapat disampaikan dari bawahan ke atasan, walaupun pendapat tersebut negatif, seorang pimpinan seyogyanya perusahan dengan baik dan menjadi pemikiran untuk suatu kebijakan perusahan pada tahap berikutnya. e. Usulan anggaran Usulan anggaran yang di buat bawahan umumnya adalah anggaran yang diminta guna terlaksananya suatu pekerjaan yang memerlukan anggaran, biasanya dilakukan secara tertulis dalam bentuk proposal kegiatan, misalnya proposal berupa usulan anggaran untuk kegiatan promosi. Keberadaan Upward Communication dalam sebuah organisasi sangatlah penting, karena tanpa adanya komunikasi ke atas manajemen dalam hal ini atasan tidak pernah akan mengetahui bagaimana pesan disampaikan kepada bawahan, apakah telah diterima dengan baik atau tidak, karena umpan bailk (feedback) dari bawahan baik secara berupa pengajuan pertanyaan, usulan maupun kritik kepada atasan sangatlah dibutuhkan dalam hal pengambilan keputusan.
Meskipun jelas penting, tetapi komunikasi ke atas lebih jarang terjadi. Hal ini dapat terjadi karena ada hambatan psikologis antara atasan dan bawahan. Dalam menyimpulkan literature berkenaan hal ini, Gemmil menyatakan ada tiga hambatan psikologis utama yang mempengaruhi komunikasi ke atas: 23 1. Jika bawahan percaya bahwa penyikapan perasaan, opini atau kesukaran akan mengakibatkan atasan menutup atau menghindarkan pencapaian tujuan pribadinya, bawahan akan menyembunyikan atau membelokkannya. 2. Semakin sering atasan memberi ganjaran atas pengungkapan perasaan, opini dan kesulitan oleh bawahan, semakin besar keinginan bawahan mengungkapkannya. 3. Semakin sering atasan mau mengungkapkan perasaan, opini dan kesukaran kepada bawahannya dan atasannya, semakin besar pula kemungkinan keterbukaan dari pihak bawahan. 2.5 Kinerja Karyawan Menurut Stephen P. Robbins dalam bukunya Organizational Behaviour menyebutkan bahwa secara sederhana kinerja karyawan adalah fungsi dari interaksi antara kemampuan (ability) dan motivasi (motivation), tetapi masih ada bagian yang hilang dari fungsi tersebut selain kecerdasan dan keahlian dari seorang individu yang 23 Dedy Mulyana, Human Communication: Konteks-Konteks Komunikasi.Bandung: Remaja Rosda Karya, 2001. Hal 183
keduanya merupakan bagian dari kemampuan dan motivasi dari setiap karyawannya, yaitu kesempatan. 24 Gambar 2.1 Pola Kinerja Karyawan Menurut Stephen P. Robbins Abilit y Performance Motiv ation Oppo rtunit Sedangkan menurut Prof Dr. Veithzal Rivai MB.A mendefinisikan kinerja adalah hasil atau tingkat keberhasilan seseorang secara keseluruhan selama periode tertentu di dalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil kerja, target atau sasaran atau criteria yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. 25 Kinerja di dalam suatu organisasi dilakukan oleh segenap sumber daya manusia dalam organisasi, baik unsur pimpinan maupun pekerja. Banyak sekali faktor yang dapat mempengaruhi sumber daya manusia dalam menjalankan kinerjanya. 24 Stephen P. Robbins. Perilaku Organisasi. Klaten: PT Intan Sejati Klaten, 2003. Hal.6 25 Veithzal Rivai. Performance Appraisal Edisi Kedua. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada, 2011. Hal. 14
Berdasarkan analisis peneliti, kinerja adalah fungsi interaksi antara motivasi, kemampuan bekerja, kesempatan sehingga menghasilkan prestasi kerja yang ingin dicapai. Menurut Amstrong dan Baron, faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja antara lain: 26 1. Personal Factors, ditunjukkan oleh tingkat keterampilan, kompetensi yang dimiliki, motivasi dan komitmen individu. 2. Leadership Factor, ditentukan oleh kualitas, dorongan, bimbingan, dan dukungan yang dilakukan manajer dan team manajer. 3. Team Factors, ditunjukkan oleh kualitas dukungan yang diberikan oleh rekan sekerja. 4. System Factors, ditunjukkan oleh adanya sistem kerja dan fasilitas yang diberikan organisasi. 5. Contextual/situasional factors. Ditunjukkan oleh tingginya tingkat tekanan dan perubahan lingkungan internal dan eksternal. 26 Wibowo. Manajemen Kinerja Edisi Ketiga. Jakarta: Rajagrafindo Persada, 2007. Hal. 100
Sedangkan menurut Steers dalam Suharto dan Cahyono, 2005 faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja adalah: 27 a. Kemampuan, kepribadian dan minat kerja b. Kejelasan dan penerimaan atau penjelasan peran seorang pekerja yang merupakan taraf pengertian dan penerimaan seseorang atas tugas yang diberikan kepadanya. c. Tingkat motivasi pekerja yaitu daya energi yang mendorong, mengarahkan dan mempertahankan perilaku. Pelaksanaan kinerja akan sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor baik yang bersumber dari pekerja sendiri maupun yang bersumber dari organisasi. Dari pekerja sangat dipengaruhi oleh kemampuan dan kompetensinya. Sementara dari organisasi dipengaruhi oleh seberapa baik pemimpin memberdayakan pekerjanya; bagaimana mereka memberikan penghargaan pada pekerja; dan bagaimana mereka membantu meningkatkan kemampuan kinerja melalui coaching, mentoring, dan counseling. Untuk dapat meningkatkan kemampuan kinerja tersebut maka harus ada indikator untuk mengukur kinerja tersebut. Bernandin dan Russel mengemukakan bahwa ukuran-ukuran atau indikator kinerja adalah sebagai berikut: 28 27 Asri Laksmi Riani. Budaya Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2011. Hal. 100 28 Asri Laksmi Riani. Op.Cit. Hal. 99-100
1. Quantity of work: jumlah kerja yang dilakukan dalam suatu periode yang ditentukan. 2. Quality of work: kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syarat-syarat kesesuaian dan kesiapannya. 3. Job knowledge: luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan keterampilannya. 4. Creativeness: keaslian gagasan-gagasan yang dimunculkan dan tindakantindakan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang timbul. 5. Cooperation: ketersediaan untuk bekerjasama dengan orang lain atau sesama anggota organisasi. 6. Dependability: kesadaran untuk dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan penyelesaian kerja. 7. Intiative: semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan dalam memperbesar tanggungjawabnya. 8. Personal Qualities: menyangkut kepribadian, kepemimpinan, keramahtamahan dan integritas pribadi.
Sedangkan menurut Hersey, Blancard dan Johnson, Ada tujuh indikator kinerja yang digambarkan, penjelasannya sebagai berikut: 29 1. Tujuan, merupakan keadaan yang berbeda yang secara aktif dicari seorang individu atau organisasi yang dicapai. 2. Standar, merupakan suatu ukuran apakah tujuan yang diinginkan dapat dicapai. 3. Umpan balik, merupakan masukan yang dipergunakan untuk mengukur kemajuan kinerja, standar kinerja, dan pencapaian tujuan. 4. Alat atau sarana, merupakan sumber daya yang dapat dipergunakan untuk membantu menyelesaikan tujuan dengan sukses. 5. Kompetensi, merupakan kemampuan yang dimiliki oleh seseorang untuk menjalankan pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan baik. 6. Motif, merupakan alasan atau pendorong bagi seseorang untuk melakukan sesuatu. 7. Peluang, memberikan kesempatan karyawan untuk menunjukkan prestasi kerjanya. Berdasarkan analisis peneliti, indikator ukuran kinerja dapat disimpulkan bahwa kinerja dapat terukur dengan baik apabila sudah memenuhi beberapa cakupan seperti tujuan, standar, feedback, alat dan sarana, kompetensi, motif dan peluang 29 Wibowo. Op.Cit. Hal. 102-105.
terkait pekerjaan yang pada akhirnya bisa mempengaruhi kuantitas dan kualitas pekerjaan, pengetahuan tentang pekerjaan, kreatif dan bekerjasama, kesadaran dalam penyelesaian pekerjaan, inisiatif dan integritas kepribadian 2.6. HIPOTESIS Hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap rumusan masalah yang masih harus dibuktikan kebenarannya melalui penelitian, dimana rumusan masalah penelitian telah dinyatakan dalam bentuk kalimat pertanyaan. Dikatakan sementara, karena jawaban yang diberikan baru didasasarkan pada teori yang relevan, belum didasarkan pada fakta-fakta empiris yang diperoleh melalui pengumpulan data. Jadi hipotesis juga dapat dinyatakan sebagai jawaban teoritis terhadap rumusan masalah penelitian, belum menjawab yang empirik. 30 Berdasarkan hipotesis tersebut, dapat diketahui bahwa pola komunikasi vertikal (variabel X), merupakan variabel independen (bebas) artinya tidak tergantung atau terpengaruhi oleh variabel lain, sedangkan kinerja karyawan (Y) merupakan variabel dependen yang dipengaruhi dan ditentukan oleh variabel independen. Oleh karena itu, tinggi rendahnya kinerja karyawan yang dihasilkan oleh karyawan PT Citra Media Nusa Purnama sangat ditentukan oleh pola komunikasi vertikal yang 30 Sugiyono, Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D. Bandung: Penerbit Alfabeta, 2007. Hal. 64.
berlangsung di perusahaan tersebut. Artinya, jika komunikasi vertikal berjalan lancar dan efektif, maka kinerja yang dihasilkan pun akan baik pula. Secara skematis hubungan variabel tersebut dapat digambarkan sebagai berikut: Pengaruh Variabel X terhadap Variabel Y Gambar 2.2 Skema Hipotesis Penelitian Variabel X Pola Komunikasi Vertikal Variabel Y Kinerja Karyawan Keterangan: Variabel X Variabel Y : Pola Komunikasi Vertikal : Kinerja Karyawan : Pengaruh Pola Komunikasi Vertikal terhadap Kinerja Karyawan Berdasarkan uraian skema diatas, dapat dirumuskan sebagai berikut: - Ho (Hipotesis Nol) = Tidak terdapat pengaruh pola komunikasi vertikal terhadap kinerja karyawan di PT Citra Media Nusa Purnama (Media Indonesia).
- Ha (Hipotesis Kerja) = Terdapat pengaruh pola komunikasi vertikal terhadap kinerja karyawan di PT Citra Media Nusa Purnama (Media Indonesia).