FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Dokumen Level : Manual Prosedur Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA.13.11 Judul : Manual Prosedur Penetapan Akademik Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : 0 I. Tujuan dan Pengertian Tujuan manual prosedur penetapan dosen penasehat akademik ini adalah : 1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait tentang prosedur penetapan dosen penasehat akademik pada Sains dan Teknik Undana. 2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses penetapan dosen penasehat akademik Sains dan Teknik Undana. Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur penetapan dosen penasehat akademik ini antara lain : 1. Kepenasehatan akademik adalah bimbingan yang diberikan kepada setiap mahasiswa oleh seorang dosen sebagai penasehat akademik (PA) yang bertujuan agar mahasiswa yang dimaksud dapat menyelesaikan studinya sesuai batas waktu studi, dan meningkatkan mutu lulusan. 2. Akademik adalah tenaga fungsional akademik tetap yang sudah menjadi pegawai negeri sipil dengan fungsi dan tugas sebagai berikut : a) Fungsi : Memberikan arahan kepada mahasiswa dalam menyusun rencana studi Membantu mahasiswa agar dapat mengatasi masalah belajar yang dihadapi Membantu mahasiswa dalam mengembangkan sikap dan kebiasaan belajar yang baik, dan Memberikan rekomendasi mengenai tingkat keberhasilan ataupun kemunduran belajar mahasiswa untuk kebutuhan yang relevan b) Tugas : Memberikan pertimbangan dan petunjuk kepada mahasiswa dalam pengisian rencana studi (KRS) Memberi persetujuan terhadap rencana studi yang telah disusun oleh mahasiswa serta hasil yang telah dicapai pada setiap semester, dan Dapat meminta bantuan pada unit kerja lain yang terkait dalam usaha memberikan bimbingan yang efektif bagi mahasiswa yang dibimbing. II. Pihak Pihak yang Terkait 1
Pihak-pihak yang terkait dalam prosedur penetapan dosen penasehat akademik ini adalah : 1. 2. Pimpinan Jurusan (Kejur/Sekjur) 3. Pembantu Dekan I 4. Dekan III. Referensi Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur penetapan dosen penasehat akademik ini adalah : 1. Mekanisme dan Prosedur Administrasi Akademik Buku II (BAAKPSI-Undana, 2002) IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup penetapan dosen meliputi : penasehat akademik pada Sains dan Teknik Undana 1. Arahan kepada untuk mendistribusikan daftar registrasi mahasiswa baru yang dikirim BAAKPSI-Undana ke jurusan-jurusan oleh Pembantu Dekan I. 2. Pengiriman daftar registrasi mahasiswa baru ke jurusan-jurusan oleh. 3. Penetapan dosen penasehat akademik beserta mahasiswanya oleh Ketua Jurusan. 4. Pengiriman daftar penetapan dosen penasehat akademik tingkat jurusan beserta mahasiswanya ke fakultas oleh Ketua Jurusan. 5. Pembuatan Surat Keputusan (SK) dosen penasehat akademik tingkat fakultas oleh Sub Bagian Akademik. 6. Penetapan dan pengesahan SK dosen penasehat akademik oleh Dekan. 7. Penggandaan dan pendistribusian SK dosen penasehat akademik ke jurusan-jurusan dan unit-unit yang terkait serta pengarsipan SK oleh 8. Pengumuman penetapan dosen penasehat akademik beserta mahasiswanya di jurusan-jurusan oleh pimpinan jurusan. V. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur penetapan dosen penasehat akademik pada Sains dan Teknik Undana sebagai berikut : 1. Pembantu Dekan I mengarahkan untuk mendistribusikan daftar registrasi mahasiswa baru yang dikirim BAAKPSI-Undana ke jurusan-jurusan. 2. mengirimkan daftar registrasi mahasiswa ke jurusan-jurusan. 3. Ketua jurusan menetapkan dosen penasehat akademik beserta mahasiswanya di jurusan masingmasing dalam bentuk lampiran SK. 4. Pimpinan jurusan mengirimkan daftar penetapan dosen penasehat akademik beserta mahasiswanyab ke fakultas. 5. membuat SK Akademik tingkat fakultas. 2
6. Dekan kemudian menetapkan dan mengesahkan SK Akademik tingkat fakultas. 7. kemudian menggandakan dan mendistribusikan SK Akademik tingkat fakultas ke jurusan-jurusan dan unit-unit terkait serta mengarsipkan SK untuk dokumen fakultas. 8. Pimpinan jurusan mengumumkan penetapan dosen penasehat akademik untuk masing-masing jurusan sebagaimana SK Akademik yang dikeluarkan fakultas. VI. Bagan Alir Bagan alir penetapan dosen penasehat akademik pada Sains dan Teknik Undana adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan Mulai 1 Arahan kepada Sub Bagian Akademik untuk Mendistribusikan Daftar Registrasi Mahasiswa Baru ke Jurusan Pembantu Dekan I 2 Pengiriman Daftar Registrasi Mahasiswa Baru ke Jurusan Daftar Registrasi Mahasiswa Baru 3 Penetapan Dosen Penasehat Akademik dan Mahasiswanya di Jurusan Ketua Jurusan 4 Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan 3
4 Pengiriman Daftar Penetapan Dosen Penasehat Akademik besarta mahasiswa ke Pimpinan Jurusan Daftar Penetapan Dosen Penasehat Akademik besarta mahasiswa ke 5 Pembuatan SK Daftar Penetapan Dosen Penasehat Akademik besarta mahasiswa ke 6 Penetapan & Pengesahan SK Dekan SK 7 Penggandaan, Pendistribusian & Pengarsipan Pengesahan SK SK 8 Pengumuman Akademik Mahasiswa kepada Mahasiswa Pimpinan Jurusan SK VII. Lampiran Lampiran Tidak terdapat lampiran-lampiran dalam dokumen manual prosedur penelitian dan pengabdian pada masyarakat tingkat fakultas ini. 4
5