PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI Penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi PENERAPAN SISTEM MODEL PENJAMINAN MUTU INTERNAL PROGRAM STUDI MANAJEMEN UNIVERSITAS PANDANARAN SEMARANG AZIS FATHONI * *UNIVERSITAS PANDANARAN SEMARANG, KETUA PROGRAM STUDI / STAF PENGAJAR Abstract PENERAPAN SISTEM MODEL PENJAMINAN MUTU INTERNAL PROGRAM STUDI MANAJEMEN UNIVERSITAS PANDANARAN SEMARANG Azis Fathoni * Abstraksi Pendidikan Tinggi memiliki peran yang sangat penting dalam penyediaan sumberdaya manusia yang berkualitas. Kualitas yang dimaksudkan sangat terkait dengan ketersediaan dosen dan tenaga kependidikannya. Kualitas tersebut akan tercapai jika ditentukan pula dengan tata pamong dan tata kelola organisasi yang diimplementasikan dalam internal manajemen PT. Perkembangan Perguruan Tinggi yang baik dapat diukur salah satunya dari komitmen pimpinan dan seluruh stakeholder dalam mengimplementasikan sistem penjaminan mutu internal secara kontinyu. Hal ini mencerminkan telah dilaksanakannya budaya mutu oleh civitas akademikanya. Implementasi budaya mutu akan berlangsung dengan terus-menerus dan didukung oleh seluruh stakeholder internal apabila semua pekerjaan dalam melaksanakaan proses pembelajaran berjalan dengan jelas antara satu unit dengan unit yang lain. Demikian pula jelas antara pekerjaan tiap dosen maupun tiap pejabat stuktural yang ada. Untuk mendukung implementasi sistem penjaminan mutu yang sesuai dengan harapan maka perlu dilakukan penataan organisasi yang dapat mengakomodasi perkembangan kebutuhan dalam memenuhi standar sesuai Standar Nasional Pendidikan. Kata Kunci : Kualitas, Tata Pamong, Penjaminan Mutu PENDAHULUAN Penjaminan mutu perguruan tinggi di Indonesia secara formal baru dimulai tahun 2003 yaitu saat muncul pedoman penjaminan mutu perguruan tinggi yang diterbitkan oleh Dikti dan Depdiknas.
Faktor yang paling memacu gerakan penjaminan mutu adalah keharusan perguruan tinggi untuk menyelenggarakan penjaminan mutu, disamping tuntutan akuntabilitas dan kualifikasi lulusan (Olssen, Mark. 2004:194). Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas), Pasal 50 ayat (6) mengamanatkan bahwa perguruan tinggi harus melakukan pengawasan secara internal atas pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Ketentuan tersebut dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan yang mewajibkan struktur pengawasan horisontal di setiap satuan pendidikan dengan menerapkan sistem penjaminan mutu pendidikan. Sistem penjaminan mutu pendidikan tersebut bertujuan agar satuan pendidikan dapat memenuhi atau melampaui standar nasional pendidikan (SNP). Selanjutnya dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dinyatakan bahwa standar nasional pendidikan tinggi (SNPT) adalah SNP ditambah standar penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sistem penjaminan mutu mencakup proses perencanaan, penerapan, pengendalian, evaluasi dan pengembangan standar mutu perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal memperoleh kepuasan. Untuk menjamin tercapainya mutu pendidikan tinggi seperti yang diamanahkan dalam UU no. 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi, maka melalui Permenristekdikti nomor 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi pasal 15 juga dengan jelas disebutkan jumlah perkuliahan setiap semester harus ditetapkan sebanyak 16 kali tatap muka termasuk Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS) Dalam pengelolaan Program Studi Manajemen dibawah naungan Universitas swasta, team penjaminan mutu tidak sebatas menjaga kualitas akademik tetapi juga kualitas ideologi yang ingin disampaikan secara jelas lewat visi - misi, sasaran tujuan yang dibuat oleh Yayasan. Menanggalkan mutu arti visi misi dapat berakibat tidak ada karakter pembeda dengan lulusan dari perguruan tinggi lain serta keunggulan terutama dalam memasuki globalisasi dan kompetisi dalam ekonomi serta pecapaian keunggulan (Thune, Christian, 2001:5; Darling, L. Hammond, 2005:468). Kedudukan Perguruan tinggi swasta seharusnya juga berfungsi sebagai layanan publik sebagaimana perguruan tinggi lainnya (Middlehurt, Robin, 2001:5). Selain itu dalam Permenristekdikti yang sama pada pasal 17, dengan jelas dicantumkan bahwa : yang dimaksud perkuliahan adalah pada proses pembelajaran berbentuk kuliah, responsi / terdiri atas kegiatan tatap muka, kegiatan penugasan terstruktur serta kegiatan mandiri. Juga diterangkan didalamanya ada kegiatan mandiri serta proses pembelajaran berbentuk seminar, pembelajaran berbentuk praktikum, praktek studio, praktek bengkel, praktek lapangan, penelitian, pengabdian pada masyarakat atau bentuk lain yang sejenis. Oleh sebab itu untuk memastikan pemenuhan jumlah tatap muka dalam kegiatan perkuliahan di prodi Manajemen Unpand sesuai peraturan di atas, maka dibentuk Tim Pemantau dan Evaluasi Perkuliahan (PEP) sebagai bagian atau gugus tugas dari Unit Penjaminan Mutu (UPM) pada Jurusan / program studi manajemen. Program studi dengan sangat jelas memberikan petunjuk dan Teknis Monitoring dan Evaluasi Perkuliahan. Program studi memberi acuan jelas dalam menjalankan kegiatan monitoring dan evaluasi dari mulai kehadiran dosen dalam perkuliahan di UNPAND yang dilaksanakan oleh Tim Pemantau dan Evaluasi Perkuliahan (PEP), dalam rangka memenuhi atau melampaui Standar Nasional. Tim PEP ini merupakan bagian dari Unit Penjaminan Mutu (UPM) tingkat jurusan/prodi yang bertugas khusus memantau, mengevaluasi dan memberi rekomendasi kepada pengelola jurusan/prodi dan fakultas dalam rangka peningkatan pelayanan akademik kepada mahasiswa. MEKANISME PENJAMINAN MUTU Dalam mekanisme peningkatan dan penjaminan mutu internal program studi manajemen selalu mengarah dari paradigma jaminan kualitas dari input proses output yang diberikan pihak universitas seperti berikut: Input Universitas Proses Output Universitas Mahasiswa, Dosen- pengajar, Staff akademik, bagian kurikulum, keuangan fasilitas Pengajaran, pembelajaran, penelitian serta penggunaan waktu dalam layanan kepada Mahasiswa Keahlian lulusan spesifikasi lulusan dalam penyerapan di pengembangan ekonomi Model pengembangan penjaminan mutu pada perkuliahan di Prodi Manajemen dikembangkan dari paradigma awal dan diformulasikan dalam model awal yang menjadi acuan bersama elemen pengendali mutu di Universitas seperti tertuang dalam model dibawah. Kehadiran unit
penjaminan mutu tingkat program studi ini ini secara umum bertujuan menyelenggarakan sebaik baiknya perkuliahan regular yang dilaksanakan. Tujuan spesifik Pemantauan dan evaluasi perkuliahan ini adalah : 1. Menciptakan dan menumbuhkembangkan budaya serta etos kerja dosen yang efektif dan efisien dalam upaya mencerdaskan mahasiswa melalui kegiatan perkuliahan secara terencana, bermutu dan berkelanjutan. 2. Menjaga agar tindakan/pelanggaran yang bersifat merugikan kepentingan perkuliahan seperti manipulasi data, kesimpangsiuran informasi, penyalahgunaan kebebasan akademik dan sebagainya, dapat dicegah sejak dini dan diberikan sanksi secara proporsional bagi yang melanggarnya 3. Menjaga kepentingan, kenyamanan dan kelancaran segenap sivitas akademika dalam melaksanakan kegiatan akademik terutama perkuliahan dengan baik dan akuntabel. Sedangkan Tugas dan Tanggung Jawab Tim Pemantau dan Evaluasi Perkuliahan (PEP) pada Unit Penjaminan Mutu (UPM) Tingkat Jurusan/Prodi yakni : 1. Melakukan rekapitulasi secara mingguan dan bulanan jumlah kehadiran fisik setiap dosen pengampu mata kuliah; 2. Melakukan monitoring dan mencatat kehadiran fisik setiap dosen pengampu mata kuliah secara rutin tiap hari sesuai jadual kuliah yang ditetapkan 3. Melaporkan hasil rekapitulasi secara tertulis setiap minggu kepada Ketua Jurusan/Prodi dan setiap bulan kepada Dekan, dengan tembusan kepada Lembaga Penjaminan Mutu (LEPENMU). Rekapitulasi bulanan ini dilaporkan Dekan dan LEPENMU secara periodik kepada Rektor. 4. Memberikan hasil evaluasi dan rekomendasi secara obyektif, transparan, akuntabel dan solvable kepada Ketua Jurusan/Prodi dan Dekan untuk peningkatan kinerja dosen dan pelayanan akademik kepada mahasiswa. Dalam penjaminan mutu yang dijalankan Prodi Manajemen melaakukan beberapa strategi. Strategi Tim Pemantau dan Evaluasi Perkuliahan (PEP) Prodi adalah : 1. Melakukan mobilisasi sumberdaya manusia, peralatan dan manajemen yang dimiliki. 2. Melakukan sosialisasi program monitoring perkuliahan dan meningkatkan kerjasama antar bidang pengelolaan universitas (akademik, administrasi keuangan, litbang dan pengabdian masyarakat) bersama-sama mahasiswa, alumni, user dan stakeholder lain. 3. Melakukan evaluasi secara periodik untuk memperbaiki serta meningkatkan kinerja tim PEP. Sedangkan prinsip kerja Tim PEP prodi Manajemen Universitas Pandanaran 1. Berorientasi kepada pemberian pelayanan yang lebih baik kepada mahasiswa, alumni, pengguna lulusan dan para multistakholder 2. Tanggungjawab bersama, kompak, tidak individual, partisipatif dan kolegial 3. Inovatif dan berorientasi pada peningkatan mutu perkuliahan secara berkelanjutan 4. Jujur, independen, akuntabel, transparan dan solvable 5. Tidak bersifat investigasi/memata-matai tapi lebih kepada mencatat fakta dan problem tentang kesinambungan dosen mengajar dengan pendekatan yang humanis, obyektif dan kooperatif 6. Gunakan hasil monitoring perkuliahan dan rekomendasi. Penciptakan dan menumbuhkembangkan budaya senang mengajar dan belajar secara mandiri dan berkelanjutan sebagai salah satu modal dasar untuk menjadi pribadi yang berilmu, beramal dan beriman menjalin kebersamaan seluruh civitas academica dalam memajukan UNPAND bukan sebagai alat untuk melakukan suatu tindakan tidak terpuji yang menyudutkan siapapun dengan alasan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Sedangkan Metoda Pelaksanaan Tim PEP Prodi menggunakan siklus Plan-Do-Check-Action (PDCA) yang secara operasional dimaknai sebagai : 1. Tulis apa yang dilakukan/dikerjakan 2. Kerjakan/lakukan yang telah ditulis 3. Lakukan monitoring, assessment, evaluasi dan rekomendasi 4. Pertanggungjawabkan apa yang telah dilakukan 5. Lakukan upaya tindak lanjut untuk pencapaian target mutu yang telah ditetapkan. Tolak Ukur Keberhasilan Penjaminan Mutu Tim PEP Prodi yakni : 1. Kehadiran dosen mengajar dan mahasiswa dalam perkuliahan secara faktual dan obyektif meningkat secara bertahap dengan jumlah minimal : a. Pada tahun pertama setelah Tim PEP Prodi bekerja = 90% dari jumlah total 14 kali tatap muka per semester b. Pada tahun ke-2 dan seterusnya setelah Tim PEP Prodi bekerja = 100% dari jumlah total 14 kali tatap muka per semester 2. Jumlah komplain dosen terhadap ketidakhadiran/ketidakaktifan mahasiswa dalam kegiatan perkuliahan menurun secara bertahap dengan jumlah maksimal : a. Pada tahun pertama setelah Tim PEP Prodi bekerja = 10 laporan/kasus per prodi b. Pada tahun ke-2 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 6 laporan/kasus per prodi c. Pada tahun ke-3 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 3 laporan/kasus per prodi d.
Pada tahun ke-4 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 0 laporan/kasus per prodi 3. Jumlah komplain mahasiswa terhadap ketidakhadiran/ketidakaktifan dosen dalam kegiatan perkuliahan menurun secara bertahap dengan jumlah maksimal : a. Pada tahun pertama setelah Tim PEP Prodi bekerja = 3 laporan/kasus per prodi b. Pada tahun ke-2 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 2 laporan/kasus per prodi c. Pada tahun ke-3 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 1 laporan/kasus per prodi d. Pada tahun ke-4 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 0 laporan/kasus per prodi 4. Jumlah komplain mahasiswa terhadap ketidakjelasan dosen dalam memberikan nilai akhir kelulusan dalam suatu mata kuliah menurun secara bertahap dengan jumlah maksimal : a. Pada tahun pertama setelah Tim PEP Prodi bekerja = 5 laporan/kasus per prodi b. Pada tahun ke-2 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 3 laporan/kasus per prodi c. Pada tahun ke-3 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 1 laporan/kasus per prodi d. Pada tahun ke-4 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 0 laporan/kasus per prodi 5. Jumlah mahasiswa yang lulus per prodi setiap tahun meningkat secara bertahap dengan jumlah minimal : a. Pada tahun pertama setelah Tim PEP Prodi bekerja = 1,20 kali dari jumlah mahasiswa yang diterima pada tahun terakhir b. Pada tahun ke-2 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 1,40 kali dari jumlah mahasiswa yang diterima pada tahun terakhir c. Pada tahun ke-3 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 1,60 kali dari jumlah mahasiswa yang diterima pada tahun terakhir d. Pada tahun ke-4 setelah Tim PEP Prodi bekerja = 1,80 kali dari jumlah mahasiswa yang diterima pada tahun terakhir 6. IPK mahasiswa setiap semester dalam KHS 2,75 dan IPK mahasiswa yang lulus 2,75 7. Lama studi mahasiswa S1 6 tahun dan D3 4,50 tahun 8. Dosen dan mahasiswa setiap tahun mendapatkan penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari institusi pemerintah dan swasta nasional atau internasional. a. Setiap tahun menyusun dan mempublikasikan karya ilmiah dan atau hasil penelitiannya pada minimal 2 seminar/lokakarya/jurnal tingkat nasional b. Setiap 2 tahun menyusun dan mempublikasikan minimal 1 buku yang terkait kompetensinya. KONSEP ACTION PLAN Sistem penjaminan mutu di Program Studi Manajemen dilaksanakan berdasarkan konsep PDCF (plan, do, control, feedback) yang merupakan inovasi dari konsep PDCA (plan, do, control, Action). Konsep ini dipilih untuk digunakan dalam sistem penjaminan Universitas karena dengan PDCF maka semua proses bisnis yang ada di Program studi dapat berjalan secara bermutu, dan merupakan lingkaran tertutup untuk selalu melakukan continous improvement. Secara garis besar,, aktivitas aktivitas yang akan dilakukan disetiap tahap konsep PDCF adalah: 1. Plan Pada tahap ini akan dilakukan: a. Mencari/ mengindentifikasi masalah yang akan diatasi/ kelemahan yang akan diperpaiki. b. Mengindentifikasi faktor penyebab permasalahan/ kelemahan tersebut. c. Merumuskan solusi terhadap masalah/ kelemahan tersebut. d. Menyusun rencana untuk untuk mengatasi masalah/ kelemahan tersebut. 2. Do Pada tahap ini akan dilakukan: a. Melaksanakan rencana yang telah disusun pada tahap plan. b. Memantau proses pelaksanaan. 3. Control Pada tahap ini akan dilakukan: a. Evaluasi apa yang telah dilakukan, apakah telah sesuai dengan rencana/ belum b. Mengindentifikasi kelemahan kelemahan yang perlu diperbaiki 4. Feedback Pada tahap ini akan dilakukan evaluasi terhadap respon/ efek yang muncul akibat penerapan sistem manajemen mutu. Siklus PDCF ini harus dilaksanakan team Pengendali Program Studi PENUTUP Model penjaminan mutu dalam lingkungan Muhammadiyah ini berdasar pada hasil temuan analisis data. Model penjaminan mutu ini dikembangkan berbasis pada kebutuhan internal Universitas Pandanaran terutama Program Studi Manajemen diharapkan terdapat kesesuaian dan dapat diterapkan dalam model penjaminan yang lebih sempurna. Secara skematik model penjaminan mutu bagi Prodi Manajemen Universitas Pandanaran diajukan sebagai hasil telaah atas kondisi yang berkembang dalam lingkungan Perguruan tinggi Swasta yang sedang berbenah untuk meningkatkan mutu kualitas Program studi.