1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dan Permasalahan Sebagai makhluk sosial, setiap manusia melakukan kerjasama dengan sesamanya guna memenuhi kebutuhan. Kerjasama ini dapat diwujudkan dalam bentuk organisasi yang setiap kegiatannya akan menghasilkan catatan. Catatan ini berisi informasi yang dapat digunakan untuk mendukung perkembangan organisasi. Informasi merupakan salah satu aspek penting dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Informasi dapat digunakan untuk menunjang kegiatan substantif dan fasilitatif suatu organisasi. Kegiatan substantif merupakan kegiatan pokok suatu organisasi, sedangkan kegiatan fasilitatif adalah kegiatan yang mendukung kegiatan pokok organisasi tersebut. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Di dalam arsip terkandung informasi dan bukti dari suatu kegiatan. Menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara 1. Seiring berjalannya organisasi, volume arsip akan terus bertambah. Pertambahan volume arsip ini harus diikuti dengan pengelolaan arsip yang baik. Hal ini dikarenakan pengelolaan arsip yang baik menentukan penyediaan informasi yang 1 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1.
2 cepat dan lengkap. Terlebih lagi untuk organisasi besar yang mengandalkan informasi sebagai salah satu kebutuhan utama dalam menjalankan kegiatan seharihari. Seringkali keadaan seperti ini tidak disertai dengan kesadaran bahwa arsip memegang peranan penting dalam kegiatan organisasi. Arsip dibiarkan menumpuk sehingga menyulitkan penemuan kembali. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik adalah solusi yang paling tepat guna menyelesaikan masalah yang telah disebutkan. Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan untuk kegiatan organisasi, sedangkan arsip statis adalah arsip yang sudah tidak digunakan untuk kegiatan organisasi namun disimpan permanen karena memiliki nilai informasi. 2 Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan pada suatu organisasi, sedangkan arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak digunakan lagi secara terus menerus dan hanya digunakan sebagai referensi bagi suatu organisasi. 3 Arsip aktif pada masanya akan memasuki masa inaktif sesuai dengan jadwal yang terdapat dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA). Berbicara mengenai volume arsip inaktif yang memiliki volume paling banyak, yaitu berkisar 35% (Ricks:267) maka pengelolaan arsip inaktif harus dilakukan dengan baik dan sesuai prosedur. Berdasar volume arsip yang telah 2 Boedi Martono, Arsip Korespondesi: Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), hlm.3. 3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. (Jakarta: Bumi Aksara, 1989), hlm.110.
3 disebutkan beserta penjagaan terhadap fisik dan informasinya, maka penggunaan tempat simpan untuk arsip inaktif harus diperhatikan. Jika arsip yang sudah menurun frekuensi penggunaannya namun tetap disimpan di central file, maka efisiensi ruangan tidak dapat terkendali, belum lagi kemungkinan resiko kehilangan asset organisasi. Atas dasar pertimbangan tersebut maka penyimpanan arsip dilakukan secara terpusat di pusat arsip atau (record center). International Council of Archives dalam buku yang berjudul Managing Records in Record center menyebutkan bahwa Records Centre: a building or part of a building designed or adapted for the low-cost storage, maintenance and communication of semi-current records pending their ultimate disposal 4 atau dapat dikatakan bahwa record center adalah sebuah gedung atau bagian gedung yang didesain dan diadaptasi sebagai tempat simpan arsip inaktif yang menghemat biaya, memelihara dan mengkomunikasikan arsip inaktif sampai dengan akan disusutkan. Sementara itu, Betty Ricks dalam buku yang berjudul Information and Image Management: A Records Systems Approach mengatakan bahwa Record centers are facilities designed to house inactive records. The centers are used to fulfill two major needs to serve as low-cost storage centers for inactive records and to serve as reference service centers 5 atau dapat dikatakan bahwa record center adalah tempat yang didesain khusus untuk arsip inaktif. Kegunaan record center ini untuk memenuhi dua kebutuhan utama yaitu untuk menyediakan pusat 4 International Records Management Trust: Managing Records In Records Centres. (London: United Kingdom, 1999), hlm. 6. 5 Betty Ricks., et al: Information and Image Management: A Records System Approach. (Ohio: South Western Publishing Co., 1992.), hlm. 267-268.
4 simpan yang berbiaya murah untuk arsip inaktif dan menyediakan pusat layanan rujukan. Dari kedua pendapat pakar kearsipan tersebut, dapat ditarik suatu pengertian yang disebut record center adalah tempat simpan untuk arsip inaktif, dapat berupa gedung maupun ruangan, dengan biaya murah, pengelolaan yang baik, dapat menjamin keamanan baik fisik maupun informasi arsip inaktif serta berguna untuk memenuhi kebutuhan layanan arsip inaktif. Pada prinsipnya Record center adalah tempat simpan sementara arsip inaktif. Setelah melalui penilaian dalam penyusutan kemudian akan diputuskan nasib akhir arsip tersebut, yaitu diserahkan, disimpan kembali atau dimusnahkan. Mengingat tujuan record center tersebut, maka pembangunan record center harus menggunakan biaya seminimal mungkin namun tetap mempertimbangkan keamanan fisik dan informasi arsip. Tidak jarang dalam sebuah organisasi dalam mengelola arsip aktif tidak menggunakan sistem yang baik sehingga berpengaruh juga ketika arsip tersebut memasuki masa inaktif. Masalah yang sering ditemui di lapangan adalah penumpukan arsip inaktif di gudang yang disebabkan karena mereka belum memiliki kesadaran di bidang kearsipan padahal instansi tersebut menuntut penemuan informasi dengan cepat, tepat dan lengkap. Hal ini dipengaruhi juga oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang disebut arsiparis atau petugas arsip. Ketrampilan dan keahlian mereka dalam mengelola arsip menjadikan sistem kearsipan berjalan dengan baik. Dengan begitu penyediaan informasi juga akan berjalan dengan lancar.
5 Pengaturan lokasi simpan untuk arsip inaktif juga menjadi bagian dari sistem kearsipan. Dalam siklus hidup arsip dikenal first life cycle of records atau siklus hidup arsip dinamis dan second life cycle of records atau siklus hidup arsip pada masa statis. Dalam sub sistem arsip dinamis terdapat tahapan use and maintenace atau fase penggunaan dan pemeliharaan serta disposal atau penyusutan. Kedua kegiatan ini terjadi saat arsip memasuki masa inaktif dan seperti yang telah dijelaskan bahwa arsip inaktif disimpan di record center. Dengan demikian, keberadaan record center sangat penting dalam rangka pemeliharaan khasanah arsip yang nantinya akan berubah menjadi statis. Oleh karena itu, kegiatan pengamanan dan pemeliharaan hendaknya dilakukan dengan baik dan benar agar arsip tetap lestari sampai masanya nanti akan menjadi statis. Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) Badan Karantina Pertanian Kementerian Pertanian yang menyelenggarakan tugas di bidang perkarantinaan hewan dan tumbuhan di Wilayah Yogyakarta dan sebagian Wilayah Jawa Tengah. Berkaitan dengan tugas tersebut tercipta arsip yang sudah memasuki masa inaktif dan disimpan di Record Center Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Sekilas terlihat arsip yang berada di record center tertata rapi, namun ada sebagian arsip yang disimpan dalam ordner dan langsung dimasukkan ke dalam boks. Kegiatan penyusutan di record center belum berjalan karena arsip inaktif yang berada di record center berupa arsip tidak teratur. Volume arsip inaktif cukup banyak sehingga perlu penyusunan tempat simpan agar dapat menyimpan semua arsip tersebut. Kegiatan pemeliharaan arsip inaktif belum banyak dilakukan karena terkendala sumber
6 daya manusia. Record center sebagai tempat simpan arsip inaktif perlu direncanakan dan dikelola dengan baik untuk memenuhi permintaan informasi secara cepat dan lengkap. Selain itu, aspek utama dalam pengelolaan record center adalah arsip dapat terpelihara dan terjaga baik fisik maupun informasinya. Batasan dalam Laporan Tugas Akhir dengan judul Pengelolaan Record Center di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta ini meliputi kegiatan yang berhubungan dengan manajemen secara menyeluruh yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling) yang berkaitan dengan record center. Perencanaan (planning) berkaitan dengan penentuan lokasi dan jenis record center. Ada berbagai cara dalam penentuan lokasi simpan arsip inaktif, yaitu mengenai penentuan lokasi gedung penyimpanan arsip inaktif yang memenuhi standar. Pengorganisasian (organizing) meliputi kegiatan pengaturan personil dalam melakukan kegiatan di record center. Sementara itu, kegiatan pelaksanaan (actuating) berkaitan dengan pemeliharaan record center itu sendiri, yaitu meliputi pengaturan suhu dan kelembaban, penerangan, tata ruang, penggunaan sarana dan prasarana dalam menyimpan arsip inaktif serta penjagaan arsip dari kerusakan seperti kegiatan kamperisasi dan sejenisnya. Pengawasan (controlling) adalah evaluasi dari kegiatan yang dilakukan dengan mencari kendala yang dihadapi dalam pengelolaan record center. Dalam kegiatan pengelolaan record center terdapat proses penanganan arsip inaktif. Arsip Inaktif yang disimpan di Record Center Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta berupa arsip lembaran dan arsip yang dijilid. Arsip yang berupa lembaran adalah arsip surat, sedangkan arsip
7 yang dijilid adalah arsip laporan operasional karantina hewan dan tumbuhan. Pada Laporan Tugas Akhir dibahas pengolahan arsip yang dijilid. Laporan Tugas Akhir yang membahas tema Pengelolaan Record Center adalah Tugas Akhir dengan judul Pengelolaan Record Center di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, Daerah Istimewa Yogyakarta. Pengelolaan Record Center di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, Daerah Istimewa Yogyakarta dilakukan secara tersistem mulai dari pemindahan, penataan dan pemeliharaannya. Pada Tugas Akhir tersebut dijelaskan bahwa pengelolaan arsip inaktif sudah menggunakan prosedur yang ditetapkan dalam Keputusan Kepala Kantor Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta 6. Adapula Tugas Akhir yang membahas tema serupa, yaitu Pengelolaan Record Center di PT. Angkasa Pura II (Persero) Tangerang Bandar Udara Soekarno Hatta. Pengelolaan Record Center di PT Angkasa Pura II sudah menggunakan prosedur yang terdapat dalam Standar Operasional Prosedur PT Angkasa Pura. Pengelolaan record center juga menggunakan Record Center Information System atau biasa disebut ReCIS, yaitu sebuah perangkat lunak untuk mempermudah menemukan dimana arsip disimpan 7. Berbeda dengan kedua Laporan Tugas Akhir tersebut, pada Laporan Tugas Akhir ini pengelolaan record center belum menggunakan pedoman ataupun prosedur dalam pemeliharaannya. Hal ini 6 Adrianus Yohanes Seran, Pengelolaan Record Center di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, Laporan Tugas Akhir D-III Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2013, hlm. 56. 7 Tsu Mayya, Pengelolaan Record Center di PT Angkasa Pura II (Persero) Tangerang Bandar Udara Soekarno Hatta, Laporan Tugas Akhir D-III Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, 2013, hlm. 49.
8 disebabkan karena Record Center Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta sedang dalam proses penataan. Dalam hal pemeliharaan record center memang sudah dilakukan hanya saja belum dibuat standar untuk pemeliharaannya. Dari uraian latar belakang tersebut, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut: Bagaimana pengelolaan record center di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta? Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan di record center? Selanjutnya, apa saja kendala yang dihadapi dalam pengelolaan record center di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta? B. Tujuan Dan Manfaat Praktik Kerja Lapangan Ada beberapa tujuan yang akan dicapai dalam kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini, yaitu mengetahui pengelolaan record center di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta, mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan di record center, dan mencari kendala yang dihadapi dalam mengelola record center di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Sementara itu, manfaat Praktik Kerja Lapangan bagi penulis adalah untuk mengaplikasikan ilmu yang didapat dari kegiatan perkuliahan dan mengembangkan wawasan di bidang kearsipan. Selain itu manfaat kegiatan Praktik Kerja Lapangan ini bagi Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta adalah untuk memberi saran guna perbaikan pengelolaan Record Center Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta.
9 C. Tinjauan Pustaka Dalam kegiatan Praktik Kerja Lapangan diperlukan bahan pustaka yang digunakan sebagai dasar teori. Sumber-sumber pustaka mengenai pengelolaan record center yang digunakan sebagai acuan adalah buku yang berjudul Information and Image Management: A Records Systems Approach karangan Betty R. Ricks (et al) yang diterbitkan oleh South Western Publishing Co. Pada tahun 1992. Dalam buku ini dijelaskan tentang kegunaan record center, penataan records center serta prosedur penyusutan. Kegunaan record center yaitu sebagai tempat simpan arsip inaktif dengan biaya murah. Ruang simpan arsip harus terlindungi baik fisik maupun informasinya. Keamanan dan keselamatan adalah tanggung jawab petugas arsip. Record center juga berguna sebagai pusat informasi terutama arsip inaktif. Selain itu kegunaan record center adalah untuk menyediakan tempat simpan arsip yang aman dan memungkinkan akses arsip yang murah. Buku kedua adalah buku karya Michael Roper dan Laura Millar dengan judul Managing Records in Records Centre yang diterbitkan oleh International Records Management Trust tahun 1999. Pada buku ini membahas mengenai perencanaan dan pengembangan record center sehingga relevan dengan topik Tugas Akhir. Perencanaan tersebut meliputi perencanaan struktur administrasi, yaitu pemilihan pengorganisasian arsip sentralisasi atau desentralisasi, pemilihan lokasi, sarana transportasi, komunikasi dan teknologi, petugas record center, akomodasi dan otoritas, tingkat layanan dan biaya.
10 Buku ketiga yaitu buku yang berjudul Arsip Korespondesi: Penciptaan dan Penyimpanan dalam Manajemen Kearsipan karangan Boedi Martono yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan pada tahun 1997. Dalam buku ini membahas tentang pemilihan letak lokasi record center, tata ruang dan layanan arsip. Dalam memilih lokasi untuk record center perlu mempertimbangkan beberapa faktor, yaitu faktor keamanan, faktor keselamatan, faktor pembiayaan, dan transportasi. Faktor keamanan dan keselamatan berhubungan dengan lingkungan sekitar record center, sementara faktor pembiayaan berkaitan dengan biaya yang diperlukan untuk membeli peralatan dalam pengelolaan record center. Sarana transportasi digunakan untuk kegiatan pemindahan arsip inaktif. D. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan untuk pengumpulan data adalah melalui studi pustaka, observasi, dan wawancara. Studi pustaka dilakukan dengan mengumpulkan data dari sumber-sumber bahan pustaka dan internet yang berkaitan dengan topik Tugas Akhir. Dengan membaca sumber-sumber informasi tersebut diharapkan dapat memperkuat pemahaman mengenai teori-teori yang ada. Hal ini akan mendukung dalam proses pengumpulan data karena dapat melakukan perbandingan antara teori dengan kondisi di lapangan. Sumber-sumber bahan pustaka yang digunakan berasal dari Perpustakaan Prodi Kearsipan, Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada, alamat website Badan Karantina Pertanian dan Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta.
11 Observasi dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung terhadap Record Center Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Melalui metode ini penulis melakukan tinjauan langsung guna mengetahui kegiatan pengeloaan record center yang dilakukan di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Wawancara adalah proses memperoleh data dengan cara memberi pertanyaan kepada responden dengan menggunakan panduan wawancara (interview guide). Wawancara dilakukan baik secara terstruktur maupun tidak terstruktur. Dengan metode ini penulis mengumpulkan data dengan melakukan wawancara kepada Sumber Daya Manusia di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Kegiatan ini dilakukan guna melengkapi data pada observasi. E. Sistematika Penulisan Pada penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul Pengelolaan Record Center di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta ini sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir terdiri dari empat bab. Keempat bab tersebut mengandung isi yang berbeda namun saling terkait antara bab satu dengan bab lainnya. Pada bab pertama berisi tentang latar belakang dan permasalah, tujuan dan manfaat Praktik Kerja Lapangan, metode pengumpulan data, dan sistematika penulisan. Pada poin latar belakang dan permasalahan dijelaskan alasan melakukan Praktik Kerja Lapangan di Balai Karantina Pertanian yaitu untuk mengetahui pengelolaan Record Center Balai Karantina Pertanian Kelas II
12 Yogyakarta. Metode pengumpulan data yang dipakai adalah observasi, wawancara dan studi pustaka. Pada bab kedua berisi gambaran umum Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta yang meliputi sejarah, kedudukan, tugas pokok dan fungsi, struktur organisasi, dan gambaran pengorganisasian arsip di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta. Bab ketiga berisi tentang kondisi arsip inaktif dan kondisi record center, pemeliharaan record center, Sumber Daya Manusia (SDM), sarana dan prasarana, serta kendala yang dihadapi dalam mengelola record center. Bab keempat adalah penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban atas rumusan masalah yang tercantum pada Bab I. Saran diberikan kepada Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta guna peningkatan dan perkembangan record center di masa yang akan datang.