BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan Analisis sistem yang berjalan pada PT. Rajawali Neon bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem untuk dijadikan landasan usulan perancangan analisis sistem yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada pada PT. Rajawali Neon. 4.1.1 Analisis Dokumen Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalah mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan. Dokumen yang digunakan pada sistem informasi PT. Rajawali Neon adalah sebagai berikut : 1. Nama Dokumen : Data absensi Sumber : Personalia Rangkap : 1 33
34 Fungsi : Sebagai bukti kehadiran para pegawai Item data :Nama_pegawai,jam_mauk,jam_keluar,data lembur 2. Nama Dokumen : draf gaji Sumber : Personalia Rangkap : 2 Fungsi : Sebagai bukti pembayaran gaji pegawai Item Data : nama pegawai, gaji perhari, keterangan, jumlah perminggu, uang makan, uang lembur 4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur kerja yang terlibat dalam sistem penggajian yang sedang berjalan pada PT. Rajawali Neon adalah sebagai berikut. Prosedur Penggajianyang sedang berjalan, sebagai berikut : 1. Bagian personalia membuat data absen yang akan diisi oleh para pegawai setiap harinya 2. Dari data absen yang telah diisi, bagian personalia membuat draf gaji rangkap 2, setelah itu diberikan kepada direktur untuk di validasi 3. Setelah data absen di validasi oleh direktur maka diberikan kembali kepada bagian personalia 1 untuk arsip, dan satu lagi ke bagian admin
35 4. Dari draf gaji yang sudah di validasi maka Bagian administrasi membuat slip gaji untuk di berikan kepada pegawai. 4.1.2.1. Flow Map Pegawai Personalia admin direktur Form absen Membuat data absen Data absen Data absen Mengisi data absen Data absen yg sdah di isi Data absen yg sdah di isi Membuat darf gaji Draf gaji Draf gaji Draf gaji yg Sudah di validasi Validasi Draf gaji Draf gaji yg Sudah di validasi A Membua t slip gaji Draf gaji yg Sudah di validasi Slip gaji Slip gaji Gambar 4.1. Flow Map Penggajian PT. Rajawali Neon yang sedang berjalan Keterangan : A = Arsip Draft gaji pegawai
36 4.1.2.2. Diagram Kontek Diagram conteks penggajian pada PT. Rajawali Neon sebagai berikut : Pegawai ABSENSI SLIP GAJI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DRAF GAJI DIREKTUR Draft gaji yang di acc Gambar 4.2. Diagram Conteks Pada gambar Diagram Conteks diatas menjelaskan alur tentang proses penggajian pada PT. Rajawali Neon.
37 4.1.2.3. DFD berikut : Data Flow Diagram yang sedang berjalan di PT. Rajawali Neon sebagai Dfd level 1 Slip gaji Pegawai absensi 1.0 Proses data absen Summary absensi direktur Draft gaji 2.0 Buat draft gaji Draft gaji acc 3.0 Rekap draf gaji Draft gaji 4.0 Proses slip gaji Gambar 4.3. Data Flow Diagram Yang Sedang Berjalan 4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian dari sistem informasi penggajian yang sedang berjalan, maka penulis mengevaluasi sistem tersebut sebagai berikut :
38 Tabel 4.1. Evaluasi Sistem yang sedang berjalan No Permasalahan Rencana Perancangan / Solusi 1. Untuk proses absensi pegawai masih mengandalkan data berupa berkas Dengan adanya sistem informasi yang baru dapat mempermudah proses pengolahan dan penyimpanan data menjadi teratur. 2. Untuk proses penghitungan penggajian masih menggunakan excel Dengan adanya sistem informasi yang baru dapat mempermudah proses pengolahan data penggajian menjadi lebih cepat. 4.2. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan suatu sistem yang baru, atau memperbaharui sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi hasil yang digunakan dengan tujuan memenfaatkan teknoligi dan fasilitas yang tersedia. Pada bab ini penyusun akan memberikan ususlan yang
39 merupakan sistem informasi secara komputerisasi yang diharapkan akan membantu dan mempermudah pekerjaan. 4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai berikut : 1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai sistem. 2. Memperbaiki pengelolahan data menjadi komputerisasi 3. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Untuk mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaransasaran sebagai berikut : 1. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah dipergunakan oleh pemakai sistem. 2. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancangan bangunan yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpan data, metodemetode dan lain sebagainya. 4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan 4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumendokumen, proses-proses dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan.
40 4.2.3.1. Flow Map Penjualan Yang Diusulkan Pegawai personalia direktur Data absen Input absensi Draft gaji database Validasi draf gaji Proses Data gaji Draft gaji yg sudah di validasi tidak Potongan terlambat ya Proses draf gaji Cetak draft gaji Draft gaji yg sudah di validasi Cetak slip gaji Slip gaji Slip gaji Gambar 4.4. Flow Map penggajian Diusulkan
41 Prosedur yang diusulkan : 1. Pegawai menginputkan kode pegawai ke bagian personalia sebagai data absen/kehadiran 2. Setelah data pegawai di inputkan Bagian personalia dapat memproses data tersebut, apabila pegawai terdapat keterlambatan maka akan di kenakan potongan a. aturan absensi pegawai masuk Pukul. 08.00 ( Absensi bisa dilakukan dari Pukul. 07.15 ), dan toleransi keterlambatan 15 menit dari jam masuk (8.15) apabila melewati waktu toleransi yang diberikan maka akan dikenakan potongan sebesar Rp. 2500 b. pegawai akan diperbolehkan pulang pada Pukul. 17.00, apabila lembur maka pegawai akan ada pemberitahuan sebelumnya. 3. Setelah bagian personalia menghitung secara keseluruhan maka di buatlah draf gaji 4. Draf gaji yang sudah dibuat oleh personalia akan diserahkan kapada direktur untuk di validasi 5. Setelah draf gaji di validasi oleh direktur, draf gaji tersebut di kembalikan ke personalia untuk di buat kan slip gaji 6. Personalia membuat slip gaji untuk di berikan kepada pegawai.
42 4.2.3.2. Diagram Kontek Diagram conteks penggajian PT. Rajawali Neon sebagai berikut : Pegawai Data absensi Slip gaji Sistem informasi penggajian Draft gaji direktur Gambar 4.5. Diagram Conteks Pada gambar Diagram Conteks diatas menjelaskan alur tentang proses penggajian pada PT. Rajawali Neon
43 4.2.3.3. Data Flow Diagram Data Flow Diagram yang diusulkan di PT. Rajawali Neon sebagai berikut : Slip gaji Pegawai Data absen 1.0 kehadiran Olah khadiran 3.0 Cetak data gaji Draf gaji direktur 2.0 Proses absensi Rekap absensi Bulan yang akan di proses Gambar 4.6. Data Flow Diagram yang Diusulkan 4.2.3.4. Kamus Data Kamus data berasal dari diagram hubungan entity dan dokumen-dokumen sumber input dari sistem informasi penggajian. Kamus data ini dapat digunakan untuk membuat suatu program aplikasi. Dalam kamus data ini ada beberapa dokumen yaitu : 1. Nama aliran data : Data absensi Alias : - Aliran data : data absen proses 1 Item struktur data : Nama_pegawai,jam_mauk,jam_keluar, data lembur
44 2. Nama aliran data : draf gaji Alias : - Aliran data : proses 1 direktur item struktur data : nama pegawai, gaji perhari, keterangan, uang makan, uang lembur 4.2.4. Perancangan basis data Perancangan basis data adalah langkah untuk menentukan basis data yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Basis data didefinisikan sebagai kumpulan data yang berupa suatu penyampaian informasi yang lengkap dengan jenis record yang mempunyai spesifikasi yang sama, sedangkan yang dimaksud dengan record adalah kumpulan data yang berisikan field - field yang berbeda, jumlah record pada umumnya terbatas. Perancangan basis data dapat diartikan yaitu menciptakan atau merancang kumpulan data yang terhubung dan disimpan secara bersama - sama. Basis data itu sendiri dapat diartikan sebagai: 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan satu sama lain. 2. Kumpulan data yang disimpan secara bersama - sama untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
45 4.2.4.1. Normalisasi Normalisasi merupakan metode yang formal / standar dalammengidentifikasi dasar relasi bagi primary kernya ( atau candidate key dalam kasus BCNF ), dan dependensi fungsional diantaranya atribut-atribut dari relasi tersebut. Bentuk unnormal : {nip, nama_pegawai, alamat, kd_bagian, nama_bagian, standar gaji, standar lembur, lama_lembur, kode_konfigurasi, jam_masuk, jam_keluar, jam_terlambat, denda_terlambat, nip, nama_pegawai, bagian, jml_masuk, jml_terlambat, jml_lembur, gaji perhari, denda_telat, uang_lembur, sub_gaji, sub_telat, sub_terlambat bulan, tahun, total_gaji, id_record, periode_perbulan } Bentuk normal 1: {nip, nama_pegawai, alamat, kd_bagian, nama_bagian, jam_masuk, jam_keluar, jam_terlambat, standar_gaji, standar_lembur, kode_konfigurasi, lembur, lama_lembur, denda_terlambat, sub_gaji, sub_telat, sub_lembur, gaji_perhari, bulan, uang_lembur, id_record, tanggal, periode_perbulan} Bentuk normal 2 : Tbl pegawai :{NIP*,kd_bagian**,nama_pegawai,alamat, kode_bagian, gaji/hari, lembur/jam}
46 Tbl bagian :{kode_bagian*, nama_bagian, standar_gaji/hari, standar_lembur/jam } Tbl kehadiran :{ nama_pegawai, nama_bagian, jam_masuk, jml_terlambat, terlambat, lembur, jml_lembur, sub_telat, sub_lembur, sub_gaji, periode_perbulan, lama_lembur} Bentuk normal 3: Tbl pegawai :{NIP*, nama_pegawai, alamat, kode_bagian, gaji/hari, lembur/jam, } Tbl bagian :{kode_bagian*, nama_bagian, standar_gaji/hari, standar_lembur/jam } Tbl penggajian :{nip**, nama_pegawai, nama_bagian, masuk, terlambat, lembur, gajiperhari, denda_telat, uang_lembur, sub_gaji, sub_lembur, sub_telat, bulan, tahun, total_gaji} Tbl kehadiran :{nip**, periode_perbulan, nama_bagian, jml_masuk, jml_telambat, lama_lembur,tanggal}
47 4.2.4.2 Relasi Tabel Relasi table adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan entitas yang lainnya. Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen - elemen yang berulang - ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorgaisasikan file yang untuk menunjukan entity dan relasinya yang berfungsi untuk mengakses data item sedemikian rupa sehingga database tersebut mudah dimodifikasi. Tbl pegawai nip* Nama alamat Gaji per hari Lembur per jam Kd_bagian Tbl kehadiran Periode_bulan Nip** Jam_masuk Jam_keluar Terlambat Lama lembur tanggal Tbl bagian Kd_bagian* Nama bagian Standar gaji perhari Standar lembur_perjam Tbl penggajian Nip** Nama Bagian Jml_masuk Jml_terlambat Jml_lembur Gaji_masuk Potongan terlambat Uang lembur Sub_gaji Sub_terlambat Sub_lembur SPJ Bulan Tahun Total gaji Gambar 4.7. relasi table yang Diusulkan 4.2.4.3 Entity Relationship Diagram ERD adalah bentuk bagan yang menggunakan relasi entitas suatu informasi. Entitas relasi diagram dibuat dengan menggunakan persepsi yang terdiri dari sekumpulan objek dasar yaitu entitas dan hubungan antar entitas. Derajat keterhubungan antar entitas pada suatu relasi tersebut dengan kardinalitas. Terdapat tiga jenis kardinalitas diantaranya:
48 bagian 1 Banyak pegawai N pegawai 1 memiliki N kehadiran 1 mendapatkan N penggajian Gambar 4.8. ERD yang Diusulkan 1-1 : Menunjukan hubungan satu ke Satu 1-N : Menunjukan hubungan satu ke banyak N-N : Menunjukan hubungan banyak ke banyak 4.2.4.4 Struktur File Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu struktur file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan sehingga memudahkan kerja sistem komputer. Struktur file digunakan dalam perancangan sistem karena struktur file ini menentukan struktur fisik database yang menunjukan struktur dari elemen data yang menyatakan panjang elemen data dan jenis datanya. Struktur file merupakan urutan isi datadata item yang terdaftar pada sebuah record file yang dipakai untuk sistem informasi penggajian pada PT. Rajawali Neon adalah sebagai berikut:
49 1. Tabel pegawai Nama Deskripsi Primary Key : Tbl pegawai : Tempat penyimpanan data pegawai : NIP Tabel 4.2 Struktur file pegawai No Nama Field Type Size Ket 1. NIP Text 50 Primary key 2. Nama Text 50 atribut 3. alamat Text 50 atribut 4. Gaji perhari currency 8 atribut 5. Lembur per jam currency 50 atribut 6. Kd_bagian Text 50 atribut 2. Tabel bagian Nama Deskripsi Primary Key : Tbl bagian : Tempat penyimpanan data bagian pegawai : kd_bagian Tabel 4.3 Struktur File Bagian No Nama Field Type Size Ket 1. Kd_bagian Text 50 Primary key 2. Nama_bagian Text 50 atribut 3. Standar gaji/hari currency 50 atribut 4. Standar lembur/jam currency 8 atribut 3. Tabel kehadiran Nama Deskripsi Primary Key : Tbl kehadiran : Tempat penyimpanan data kehadira pegawai : id_record
50 Tabel 4.4 Struktur File kehadiran No Nama Field Type Size Ket 1. Id_record integer 2 Primary key 2. Periode bulan integer 2 atribut 3. Nip Text 15 Foreign key 4. Jam_masuk Date/time 8 atribut 5. Jam keluar Date/time 8 atribut 6. terlambat integer 2 atribut 7. Lama_lembur integer 2 atribut 8. tanggal text 50 atribut 4. Table konfigurasi Nama Deskripsi : tbl konfigurasi : tempat pengaturan program Primary key : - Tabel 4.5 Struktur File konfigurasi No Nama Field Type Size Ket 1. Id_Record Text 50 foreign key 2. Jam_masuk Date/time 50 atribut 3. Jam_keluar Date/time 50 atribut 4. Jam_terlambat Date/time 50 atribut 5. Denda_terlambat currency 8 atribut 6. Table penggajian Nama Deskripsi : tbl penggajian : tempat proses atau mengitung gaji Primary key : - Tabel 4.6 Struktur File penggajian No Nama Field Type Size Ket 1. NIP Text 15 foreign key 2. Id_Record Integer 2 foreign key 3. nama Text 50 atribut
51 4. bagian currency 8 atribut 5. Jml_masuk Integer 2 atribut 6. Jml_terlambat Integer 2 atribut 7. Jml_lembur Integer 2 atribut 8. Gaji_masuk Currency 8 atribut 9. Denda_terlambat Currency 8 atribut 10. Uang_lembur Currency 8 atribut 11. Sub_gaji Currency 8 atribut 12. Sub_terlambat Currency 8 atribut 13. Sub_lembur Currency 8 atribut 14. Bulan Integer 2 atribut 15. Tahun Integer 2 atribut 16. Total_gaji Currency 8 atribut 4.2.4.5. Kodifikasi Kodifikasi merupakan suatu proses mempermudah dalam pengelompokan dan pemrosesan data yang terdapat dalam basis data, selain itu juga dapat menghindarkan dari kesalahan dalam penginputan data. Kodefikasinya adalah sebagai berikut: Nomor Induk Pegawai Nomor Induk Pegawai ( NIP ) pada perancangan ini menggunakan type alphabet dengan lebar 6, dimana 3 digit didepan menyatakan Kode Bagian, 3 digit dibelakang menyatakan Nomer urut pegawai Adapun pengkodeannya yaitu : AAA - XXX No urut Pegawai Kode Bagian
52 Contoh : PRS001 Ket: PRS = Berasal dari kode bagian 001= bagian produksi no urut pegawai 4.2.5. Perancangan Antar Muka Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat maka akan dibuatkan suatu aplikasi program yang berisikan tentang perancangan input dan output yang dijadikan acuan oleh pemakai (user) dalam menjalankan program yang telah dibuat. 4.2.5.1. Struktur Menu Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan program untuk memudahkan pemakai dalam menjalankan program komputer sehingga pada saat menjalankan program komputer, user tidak mengalami kesulitan dalam memilih menu - menu yang diinginkan. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut.
53 Adapun menu tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut: MENU UTAMA MASTER Transaksi Display keluar Konfigurasi Proses Daftar gaji Bagian Summary absensi Karyawan Gambar 4.9 Struktur menu 4.2.5.2 Perancangan Input Rancangan masukan yaitu desain yang dirancang untuk menerima masukan dari pengguna sistem. Rancangan masukan data ini harus dapat memberikan penjelasan dari pemakai, baik dari bentuk maupun dari masukan masukan yang harus di isi. Untuk lebih jelasnya bentuknya dapat dilihat berikut : NIP Nama JAM Ok Gambar 4.10 menu Absensi
54 Tabel 4.7 fungsi dan keterangan Absensi No Nama Objek Keterangan 1 NIP Edit.Text Untuk input NIP 2 Nama Edit.text Menampilkan nama 3 Ok Button Untuk menyimpan data absensi 1. Tampilan Form Utama Berikut Rancangan Tampilan Menu Utama : Menu Utama master transaksi Display Keluar 2. Tampilan Input Data Pegawai Gambar 4.11 Menu Utama Berikut Rancangan Tampilan data pegawai : input data browse data NIP NAMA PEGAWAI ALAMAT KODE BAGIAN GAJI/HARI LEMBUR/JAM SIMPAN HAPUS Gambar 4.12 data input pegawai
55 Tabel 4.8 fungsi dan keterangan input data pegawai No Nama Objek Keterangan 1 NIP Edit.Text Untuk input Nomor Induk Pegawai 2 Nama Pegawai Edit.text Untuk input Nama Pegawai 3 Alamat Edir text Untuk input alamat 4 Kode bagian Edit.Text Tampilan kode bagian Combo box Untuk memilih bagian 6 Gaji/hari Edit.Text Untuk tampilan gaji 7 Lembur/jam Edit.Text Untuk tampilan uang lembur 3. Tampilan data bagian Berikut rancangan tampilan data Bagian : input data browse data KODE BAGIAN NAMA BAGIAN STANDAR GAJI/HARI STANDAR LEMBUR/JAM SIMPAN HAPUS Gambar 4.13 data input bagian
56 Tabel 4.9 fungsi dan keterangan data input bagian No Nama Objek Keterangan 1 Kode bagian Edit.Text Untuk input kode bagian 2 Nama Bagian Edit.text Untuk input Nama bagian 3 Standar gaji/hari Edir text Untuk input gaji/hari 4 Standar lembur/jam Edit.Text Untuk input upah lembur 5. simpan Button Untuk menyimpan data 6 hapus Button Untuk menghapus data 4. Tampilan Rancangan untuk memilih bulan yang akan diproses : Bulan proses Gambar 4.14 memilih bulan yang akan diproses Tabel 4.10 fungsi dan keterangan Absensi No Nama Objek Keterangan 1 Bulan Edit.Text Untuk memilih bulan yang akan di proses 2 Proses Button Untuk melakukan proses
57 5. Tampilan daftar gaji seluruh pegawai Bulan tahun ok Print draft Print slip Gambar 4.15 tampilan draft gaji pegawai Tabel 4.11 fungsi dan keterangan draft gaji pegawai No Nama Objek Keterangan 1 Bulan Edit.Text Untuk bulan yang akan di proses 2 Tahun Edit.text Sesuai tahun yang di sesuaikan 3 Ok Edir text Untuk proses 4 Print draft Edit.Text Untuk mencetak draft gaji 5. Print slip. Button Untuk mencetak slip gaji 6 hapus Button Untuk menghapus data
58 6. Tampilan Rancangan summary absen pegawai : Bulan tahun ok bagian Gambar 4.16 summary absen pegawai Tabel 4.12 fungsi dan keterangan Summary absen pegawai No Nama Objek Keterangan 1 Bulan Edit.Text Untuk bulan yang akan di proses 2 Tahun Edit.text Sesuai tahun yang di sesuaikan 3 Bagian Combo box Untuk memilih nama bagian yang akan di proses 4.2.5.3. Perancangan Output Rancangan keluaran yaitu informasi yang dihasilkan oleh sistem berupa laporan dari hasil proses masukan yang diterima oleh sistem informasi. Berikut adalah rancangan keluaran :
59 1. Rancangan laporan draft gaji pegawai : Draft gaji Tanggal cetak Bulan : tahun : no nama nama bagian J_msuk J_telat J_lmbur Sb_gaji Sb_tlat Sb_lmb 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Bandung,....... Mengetahui Personalia direktur Tabel 4.17 laporan draft gaji pegawai 2. Rancangan laporan slip gaji Pegawai : Nip : Nama : Bagian : Periode : Uang masuk : Uang lembur : Denda terlambat : Total gaji : Jml masuk Jml telat Jml lembur Personalia, Tabel 4.18 laporan slip gaji Pegawai