BAB II URAIAN TEORITIS A. Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu yang menjadi ide awal dari penelitian ini adalah penelitian yang dilakukan oleh Dian Radiani (2004) dengan judul Peranan Pengendalian Persediaan Barang Dagangan Dalam Menunjang Efektifitas Pengelolaan Persediaan Barang Dagangan (Studi Kasus Pada Toserba Yogya Garut). Hasil penelitian bahwa pelaksaan pengendalian internal yang diterapkan pada Toserba Yogya telah efektif. Hal ini didukung oleh unsur pengendalian internal persediaan barang dagangan yang memadai, penilaian resiko yang memadai dapat dilihat dari pihak perusahaan telah mengantisipasi resiko-resiko yang kemungkinan terjadi. Aktivitas pengendalian dilakukan memadai yaitu dengan pengawasan langsung. Pemantauan dilakukan oleh para supervisor dan dilaporkan pada pimpinan. B. Pengertian Usaha Kecil. Berdasarkan UU No. 9/1995 tentang usaha kecil, yang dimaksud usaha kecil adalah kegiatan ekonomi rakyat yang berskala kecil dalam memenuhi kriteria kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan seperti kepemilikan sebagaimana diatur dalam undang-undang. Usaha kecil yang dimaksud disini meliputi usaha kecil informal dan usaha kecil tradisional. Adapun usaha kecil informal adalah berbagai usaha yang belum terdaftar, belum tercatat, dan belum berbadan hukum, antara lain petani penggarap, industri rumah tangga, pedagang asongan, pedagang keliling, pedagang kaki lima, dan pemulung. Sedangkan
usaha kecil tradisional adalah usaha yang menggunakan alat produksi sederhana yang telah digunakan secara turun temurun, dan atau berkaitan dengan seni dan budaya. Menurut Machfoedz (2005: 55) Perusahaan kecil adalah perusahaan yang dikelola secara mandiri, dimiliki oleh perseorangan atau sekelompok kecil pemilik modal dengan ruang lingkup operasi terbatas. Jumlah pekerja dalam usaha kecil berkisar antara 10-50 orang. Jenis usaha kecil yang banyak diminati antara lain: 1. Usaha dibidang jasa: perusahaan yang menyediakan jasa untuk konsumen dan perusahaan lain. Usaha jasa perseorangan meliputi salon kecantikan, restoran, pompa bensin, dan cuci/cetak film. 2. Perdagangan eceran (retailing): usaha ini menjual barang secara langsung kepada konsumen. Dikawasan tempat tinggal yang tidak luas banyak didapati toko roti, toko buku dan majalah, toko kaset dan CD, toko kelontong dan sebagainya, sebagai wujud usaha kecil bidang bisnis eceran. 3. Grosir (wholesaling): usaha ini merupakan perantara di antara produsen barang dan konsumen. Pengusaha grosir pada umumnya menyalurkan makanan dan minuman, pakaian, peralatan rumah tangga, bahan bangunan, dan berbagai produk lain. Menurut Anoraga (2007: 51) usaha kecil memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Sistem pembukuan yang relatif sederhana dan cenderung tidak mengikuti kaedah administrasi pembukuan standar. 2. Margin usaha yang cenderung tipis mengingat persaingan yang sangat tinggi.
3. Modal terbatas. 4. Pengalaman manajerial dalam mengelola perusahaan masih sangat terbatas. 5. Skala ekonomi yang terlalu kecil, sehingga sulit diharapkan untuk mampu menekan biaya mencapai titik efisiensi jangka panjang. 6. Kemampuan pemasaran dan negosiasi serta diversifikasi pasar sangat terbatas. 7. Kemampuan untuk memperoleh sumber dana dari pasar modal rendah mengingat keterbatasan dalam sistem administrasinya. Untuk mendapatkan dana di pasar modal, sebuah perusahaan harus mengikuti sistem administrasi standar dan harus transparan. Menurut Agustini ( dalam Rohmadi 2000 ), ciri- ciri usaha kecil diantaranya: 1. Pengambilan keputusan di ambil sendiri. 2. Dasar pengambilan keputusannya adalah intuisi/ perasaan dan kurang menggunakan analisis- analisis maupun pertimbangan yang berdasarkan informasi pasar. 3. Penyusunan kepegawaiaan didasarkan pada hubungan kekeluargaan, persahabatan dan tidak didasarkan atas pertimbangan murni usaha. 4. Kurang gesit dan inisiatif dalam mencari data. 5. Sikap usahanya lebih bersifat menyesuaikan diri dan mengharapkan dari pada sifat menciptakan sesuatu. Hal ini ditandai dengan adanya pemeliharaan komunikasi dengan pihak-pihak pemerintah dengan harapan akan berguna bagi usahanya.
6. Skill yang dimiliki diperoleh dari warisan orang tua sehingga ada kecenderungan serba bisa tapi terbatas pada keahlian-keahlian yang sifatnya tradisional saja. 7. Pengetahuan mereka dalam pengelolaan keuangan sangat terbatas sehingga struktur kekayaan mencerminkan adanya kekurangan likuiditas dengan beban hutang jangka pendek yang sangat berat. 8. Memiliki sifat ikut-ikutan. 9. Tujuan usahanya sangat bervariasi, antara lain mencari keuntungan yang maksimum, untuk menjamin lingkungan hidup, untuk menjalankan warisan orang tua, hingga untuk menghidupi keluarga. 10. Pada umumnya tidak menjalankan pencatatan secara teratur sehingga sulit untuk melakukan fungsi pengontrolan. 11. Kegiatan usaha dicampuradukkan dengan urusan keluarga. 12. Ada kecenderungan yang sangat kuat terhadap pola kepemimpinan yang mengarah ke sistem manajer tunggal. C. Pengendalian Internal 1. Pengertian Pengendalian Internal Menurut Arens, dkk (2003:270) pengendalian internal merupakan proses yang dilaksanakan oleh dewan komisaris, manajemen, dan pimpinan yang berada di bawah mereka untuk memberikan kepastian yang layak bahwa tujuan pengendalian tercapai, yaitu: (1). Efektifitas dan efisiensi operasi. (2). Keandalan laporan keuangan
(3). Ketaatan tehadap hukum dan peraturan. 2. Tujuan Pengendalian internal Berdasarkan defenisi internal control yang dikemukakan Arens, dkk (2003:271), Tujuan umum pengendalian internal adalah sebagai berikut: a. Efektifitas dan efisiensi operasi Pengendalian internal dimaksudkan untuk menghindarkan pengulangan kerja sama yang tidak perlu dan pemborosan dalam seluruh aspek usaha serta mencegah penggunaan sumber daya yang tidak efisien. b. Keandalan laporan keuangan. Agar dapat menyelenggarakan operasi usaha manajemen memerlukan informasi yang akurat. Oleh karena itu dengan adanya pengendalian internal diharapkan dapat menyediakan data yang dapat dipercaya, sebab dengan adanya data/catatan yang andal memungkinkan akan tersusunnya laporan keuangan yang diandalkan. c. Ketaatan tehadap hukum dan peraturan. Pengendalian internal dimaksudkan untuk memastikan bahwa segala peraturan dan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan perusahaan dapat ditaati oleh karyawan perusahaan. Pengendalian internal mengarah pada sebuah proses karena pengendalian internal menyatu dalam kegiatan operasi orang maupun bagian integral kegiatan utama manajemen yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan. Menurut Arens, dkk (2003:272), ada pun tujuan khusus pengendalian internal persediaan barang dagangan yaitu:
a. Eksistensi Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat merupakan transaksi yang benar-benar terjadi dalam perusahaan. b. Kelengkapan Menyatakan bahwa transaksi yang telah dicatat dengan lengkap sehingga mencegah penghilangan transaksi dari catatan. c. Akurasi Menyatakan bahwa transaksi yang telah dicatat dengan benar. d. Klasifikasi Menyatakan bahwa transaksi yang telah terjadi, diklasifikasikan pada perkiraan yang benar. e. Ketepatan waktu Menyatakan bahwa transaksi yang dicatat pada waktu yang tepat. 3. Unsur-unsur Pengendalian Setiap perusahaan memiliki karakteristik atau sifat khusus yang berbeda karena perbedaan karakteristik tersebut, pengendalian internal yang baik pada suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lainnya. Oleh sebab itu untuk menciptakan pengendalian internal harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi tujuan perusahaan secara keseluruhan. Unsur-unsur pengendalian internal menurut Arens, dkk (2003:274) terdiri dari lima unsur, yaitu:
a. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian internal mencerminkan sikap dan tindakan manajemen mengenai pengaruh lingkungan perusahaan. Lingkungan pengendalian perusahaan terdiri dari berbagai faktor yang secara langsung bersama-sama mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian. Faktor-faktor tesebut ialah: 1) Nilai Integritas dan Etika Etika dan kejujuran merupakan dasar bagi pengendalian yang dilakukan oleh manajemen dalam mengurangi dan menekan tindakan penyelewengan yang dilakukan oleh individu-individu dalam perusahaan. 2) Komitmen terhadap kompetisi Komitmen terhadap kompetisi termasuk perkembangan manajemen akan kecakapan seseorang dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat kecakapannya, diterjemahkan kedalam keahlian dan pengetahuan yang dibutuhkan komitmen terhadap kompetensi meliputi pertimbangan manajemen dan keahlian yang dibutuhkan. Kompetisi adalah pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas individu. 3) Partisipasi dewan komisaris dan komite pemeriksa Sangat mempengaruhi kasadaran pengendalian dari perusahaan. Komite pemeriksaan dan komite audit adalah direktur direktur yang bukan tim manajemen. Dewan ini harus melaksanakan tanggung jawabnya yang dipercayakan kepada mereka dengan baik dan
mengawasi secara aktif pelaporan kebijakan serta prosedur perusahaan. 4) Struktur Organisasi Individu yang bergabung dalam organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan yang tidak dapat dicapai dengan kemampuan yang dimilikinya sendiri. 5) Pelimpahan Wewenang dan Tanggung jawab Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab untuk waktu operasi dilimpahkan dan bagaimana melaporkan dalam hubungan yang dibentuk juga meliputi kebijakan sehubungan dengan praktek bisnis yang berlaku, pengetahuan dan pengalaman personal. 6) Praktik dan Kebijakan personalia Suatu pengendalian yang baik tidak dapat menghasilkan informasi keuangan yang handal jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur karena itu penting perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang diharapkan. b. Penilaian Resiko Bertujuan unutuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola resiko yang berhubungan dengan persiapan laporan keuangan yang disajikan. Resiko dapat timbul dalam keadaan sebagai berikut: 1). Perubahan dalam lingkungan operasi perusahaan Perubahan ini dapat mengakibatkan perubahan dalam tekanan persaingan dan resiko yang berbeda secara signifikan.
2). Karyawan baru Karyawan baru memiliki pandangan yang lain atas pengendalian internal yang sedang diterapkan. 3). Perubahan sistem informasi Perubahan dalam sistem informasi dapat merubah resiko yang berhubunngan dengan pengendalian internal. 4). Teknologi Baru Teknologi yang diterapkan pada proses produksi atau sistem informasi dapat mengubah resiko yang sebelumnya telah diperkirakan. 5). Keputusan akuntansi Penerapan atau perubahan prinsip akuntansi dapat menimbulkan resiko dalam persiapan laporan keuangan. 6). Restrukturisasi perusahaan Perubahan disertai dengan perubahan pegawai dan perubahan pengawasan serta pemisahan tugas yang mungkin menimbulkan resiko baru bagi perusahaan. c. Aktifitas Pengendalian Aktifitas pengendalian terdiri dari kebijakan dan prosedur yang merasakan bahwa perlu tindak untuk meredam resiko dalam mencapai tujuan perusahaan. Secara umum aktifitas pengendalian meliputi: 1) Pemisahan Tugas yang cukup Pengendalian internal yang baik menetapkan bahwa tidak ada pegawai yang diberikan terlalu banyak tanggung jawab sehingga perlu adanya pemisahan tugas.
2) Otorisasi yang pantas atas transaksi Otorisasi berbentuk umum dan khusus untuk otorisasi umum, manajemen menyusun kebijakan bagi organisasi untuk ditaati. Untuk otorisasi khusus dilakukan terhadap transaksi individual. 3) Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen dan catatan merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan di ikhtisarkan. 4) Pengecekan independent atas pelaksanaan Sebagai contoh pegawai mungkin lupa atau sengaja tidak mengikuti prosedur jika tidak ada yang mengawasi untuk itu butuh pengawasan d. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mencatat, mengolah, mengikhtisarkan dan melaporkannya. Komunikasi mencakup pemberian pemahaman peranan individual dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengendalian internal. e. Pemantauan Pemantauan merupakan penilaian kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan dilakukan oleh orang-orang yang seharusnya melakukan tugas dengan tepat. D. Persediaan Persediaan merupakan suatu elemen yang penting bagi perusahaan karena sebagian besar aktiva perusahaan tertanam dalam persediaan. Persediaan harus
dikelola dengan baik karena sangat sensitif terhadap kekunoan, pencurian, pemborosan, kelebihan maupun akibat salah urus. 1. Pengertian Persediaan Menurut Hongren, dkk (2002:167) persediaan merupakan barang milik perusahaan untuk dijual kembali dalam kegiatan usahanya, barang-barang yang masih dalam proses, atau bahan yang digunakan dalam proses produksi. 2. Penggolongan Persediaan Menurut Mulyadi (2001:553) persediaan dapat dikelompokkan menjadi, persediaan perusahaan manufaktur yang terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan suku cadang. Sedangkan dalam perusahaana dagang persediaan hanya terdiri dari satu golongan yaitu persediaan barang dagangan yang siap untuk dijual. Persediaan dalam operasi normal setiap perusahaan merupakan komponen yang sangat aktif, yang dibeli dan dijual kembali secara terus menerus. Pada perusahaan dagang biasanya persediaan barang dagangan dalam bentuk siap pakai untuk dijual kembali pada pembeli dan melaporkan harga perolehan dari barang dagangan yang belum terjual sebagai persediaan. E. Efektivitas Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atas jasa atau kegiatan yang dijalankan. Efektifitas menunjukkan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya sasaran yang telah ditetapkan. Jika kegiatan mendekati sasaran berarti makin tinggi efektivitasnya. (othenk.blogspot.com)
Pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif merupakan aktivitas yang selalu melekat pada persediaan barang dagangan karena melalui pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif akan memberikan pendapatan maksimal bagi perusahaan. Menurut Fenix Tjendera (1997:428), pengelolaan persediaan adalah meliputi pengarahan arus, penanganan barang secara wajar dimulai dari penerimaan sampai pergudangan dan penyimpanan menjadi barang dalam pengolahan dan barang jadi sampai berada di tangan konsumen. Dalam perusahaan dagang secara luas fungsi pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan barang secara wajar di mulai dari penerimaan sampai pergudangan dan penyimpanan sampai berada ditangan konsumen. Berdasarkan uraian diatas, unsur-unsur pengelolaan persediaan barang dagangan terdiri dari: a. Prosedur pesanan pembelian persediaan barang dagangan b. Prosedur penerimaan barang dagangan c. Prosedur penyimpanan barang dagangan d. Prosedur pengeluaran barang dagangan e. Prosedur pencatatan barang dagangan f. Prosedur penilaian barang dagangan g. Prosedur pengendalian barang dagangan